Začnite nový rok správne: smb it checklist

Začať rok hneď z pohľadu IT znamená priniesť toľko objednávok do chaosu, ako len môžete. Týždne medzi Vianocami a Novým rokom sú zvyčajne pokojné, pokiaľ ide o žiadosti o pomoc v oblasti IT, nasadenia a ďalšie randomizované úlohy správy. Väčšina januára nasleduje tento príklad, pretože zvyšok organizácie sa vracia z prázdnin a pomaly sa rozvíja. Tieto týždne sú užitočné pre manažérov IT, ktorí potrebujú čas na nastavenie svojich domov, aby poskytli pevný technologický základ pre zvyšok roka. Nasleduje šesť kľúčových krokov, ktoré by mali IT manažéri podniknúť čo najskôr v roku 2016.

1. Naplánujte obnovenie hardvéru

Dúfajme, že ste udržiavali presný protokol auditu hardvéru, ktorý pokrýva celú vašu infraštruktúru na mieste, vrátane nielen počítačov a notebookov, ale aj sieťového hardvéru, tlačiarní a stále sa rozširujúcej kategórie mobilných zariadení. Kto má čo; kde sa nachádza; základné identifikačné informácie, ako sú sériové čísla, a čo je najdôležitejšie, dátumy obnovenia nájomného. Poznamenajte si, aký hardvér sa v tomto roku a kedy obnoví, a nezabudnite to zohľadniť vo svojich projektových plánoch. Venujte osobitnú pozornosť tomu, čo mobilné zariadenia používajú vaši zamestnanci, pretože stále viac ľudí používa osobné mobilné zariadenia na prácu (ktoré môžu niesť zbytočné platobné zaťaženie a bezpečnostné riziká).

2. Vykonajte dôkladný audit softvérových licencií

Ak ste minulý rok dodržali správny postup, mali by ste už vykonať softvérový audit. Ale v prípade, že ste to neurobili, tento krok určite nechcete preskočiť.

Rovnako ako pri vašom hardvérovom audite však zistíte, že používatelia tiež robia osobné rozhodnutia vo svojich softvérových portfóliách. Podobne ako zamestnanci pracujúci s osobnými zariadeniami, mnohí tiež využívajú svoje vlastné cloudové služby. Môže k tomu dôjsť, pretože jeden používateľ sa rozhodne prihlásiť sa na konkrétnu službu, alebo dokonca celý tím rozmiestňuje cloudovú službu medzi sebou.

Tieto služby sa často platia prostredníctvom opakujúcich sa poplatkov priradených k osobným alebo firemným kreditným kartám a účtovníctvo môže mať problém zistiť, kto za čo platí. To je pre nich zlá správa, ale môže vás tiež zahryznúť počas rozpočtového času IT, takže ich čo najskôr prekonajte. Tento trend môže tiež spôsobiť veľké bolesti hlavy z hľadiska bezpečnosti, pretože veľa takzvaných cloudových služieb skutočne núti používateľov sťahovať moduly na strane klienta, ktoré nevyhnutne preskočia váš obvyklý testovací proces. Ak neviete, čo beží na zariadeniach vašich používateľov, nemôžete ich primerane chrániť.

V tradičnejšom zmysle sa uistite, že váš softvérový audit pokrýva aj zvyčajné základne, čo znamená presné posúdenie toho, ktorý softvér je nainštalovaný, kde je spustený, kto má prístup verzus kto má licencie a kedy platnosť týchto licencií vyprší. Venujte osobitnú pozornosť bezpečnostnému softvéru - tri príklady sú antivírusové programy, virtuálne súkromné ​​siete (VPN) a šifrovanie.

3. Trpia týmto bezpečnostným auditom

Isté, audity IT bezpečnosti sú len o niečo príjemnejšie ako návšteva IRS, ale dobrá správa je, že sú absolútne kritické a vysoko špecializované. To znamená, že máte veľký dôvod na to, aby ste si najali konzultanta, ktorý vám tento proces zasiahne. Či už to robíte vy alebo niekto z externých odborníkov, uistite sa, že sú podrobne uvedené nasledujúce informácie:

Pridajte audity- Prirovnajte proces k údajom o audite hardvéru a softvéru.

Analýza ochrany identity - ako kontrolujete prístup k podnikovým IT zdrojom a údajom v priestoroch aj v cloude.

Analýza zabezpečenia v cloude - Samostatne analyzujte všetky vaše cloudové operácie, či už ide len o niekoľko koncertov mimo úložiska alebo o plnohodnotnú aplikáciu SaaS (Software-as-a-Service), ktorá beží v kľúčovom obchodnom procese.

Analýza údajov a analýza obnovy po katastrofách (DR) - Ako sa riešilo minuloročné riešenie a mali ste tento rok vyriešiť slabé miesta alebo nepredvídané scenáre?

Celková analýza auditu - Nemôžete to dať žiadnemu konzultantovi; použite správu o bezpečnostnom audite na zhodnotenie úrovne bezpečnosti prevádzky IT a zistite, nielen tam, kde je potrebné urobiť zlepšenia, ale aj kde môžete ušetriť peniaze pomocou rôznych bezpečnostných riešení alebo taktiky.

4. Naučte sa svoje obchodné procesy

V malej spoločnosti sa to môže uskutočniť na niekoľkých stretnutiach jeden na jedného. V stredne veľkej spoločnosti budete pravdepodobne mať šancu na pár obedov. Názov hry je „Ako to naozaj funguje?“ Cieľom je najprv zistiť, aké kľúčové procesy sú vo vašom podnikaní, vďaka ktorým funguje (čo znamená, že umožňujú zarobiť peniaze a fungovať) a kto tieto procesy vedie alebo vlastní. Potom si s týmito ľuďmi urobte čas na tvár a nechajte ich, aby vás podrobne popísal, ako sa tieto procesy dejú; čo je skutočne dôležité pri ich realizácii; aké nástroje sa dnes používajú na uskutočnenie tejto práce; a to, čo by títo ľudia chceli vidieť, želali by sa alebo by sa len chceli trápiť.

Iba pomocou týchto informácií môžete skutočne pridať hodnotu. Vaša odbornosť nie je len v tom, čo sa deje v technológii; dokáže tvorivo aplikovať technológiu, aby sa tieto procesy zarobili rýchlejšie, lacnejšie alebo konkurencieschopnejšie. Len vtedy, keď skutočne viete, ako veci fungujú, môžete túto prácu robiť efektívne, dokonca ľahko. Venujte teda nejaký čas svojej obrazovke a spoznajte svojich spolupracovníkov. Budete prekvapení, ako sú radi, že majú tieto rozhovory a koľko vaše interné zásoby môžu v dôsledku toho vzrásť.

5. Porozprávajte sa s marketingom

IT a marketing sú zvyčajne dve oddelenia, ktoré nemajú nič spoločné so sebou, okrem povrchových interakcií. Ale s rozšírením okolo marketingu sociálnych médií hrá technológia čoraz dôležitejšiu úlohu v celkovom marketingovom pláne vašej spoločnosti. Takže po začiatku roka môže chat počas zvyšku roka vyplácať veľké dividendy. Medzi kľúčové veci, ktoré bude pravdepodobne chcieť prediskutovať, patria:

Správa prítomnosti online a sociálnych médií - Mnoho marketingových oddelení nemá potuchy o úrovni sofistikovanosti, ktorú majú k dispozícii, pokiaľ ide o správu online marketingových kampaní; pridaním svojej odbornosti tu môžete okamžite vytvoriť celoročný technologický plán pre obe strany.

Zhromažďovanie a ukladanie údajov - Marketingoví ľudia majú tendenciu žiadať všetko so zámerom zistiť, ako ich neskôr použiť. Bolo by to v poriadku, ak by „všetko“ nezahŕňalo ani potenciálne petabajty údajov o webe, transakciách a sledovaní zákazníkov. Pochopenie toho, čo títo ľudia zhromažďujú dnes a čo majú zajtra zhromaždiť, môže diktovať vašu stratégiu ukladania údajov na celý rok.

Analýza údajov - Ak správcovia databáz (DBA) doteraz zodpovedali otázky týkajúce sa obchodných informácií (BI), pripravte sa na zmeny. Pri výraznom zvýšení zberu údajov dôjde k rovnakému nárastu ťažby týchto údajov. Načítanie toho na plecia jedného alebo dvoch prepracovaných DBA je pravdepodobne chyba. Namiesto toho skontrolujte, či samoobslužné nástroje podnikových informácií (BI) (napríklad Microsoft Power BI alebo Tableau Desktop) môžu pomôcť vašej organizácii. Porozprávajte sa s oddeleniami marketingu, financií a iných odvetví náročných na údaje o tom, aké informácie hľadajú, a potom zistite, či môžete nasadiť nástroje, ktoré im umožnia vykopať tieto nugety sami.

6. Dostaňte sa do plánovania

Ak ste už vykonali uvedené kroky, máte presnú predstavu o tom, akú technológiu vaša spoločnosť používa, ako sa používa a koľko to stojí. Máte tiež dobrý výhľad na diery, ktoré perforujú túto situáciu - kde platíte príliš veľa; kde sú potenciálne bezpečnostné riziká; čo bude potrebné tento rok aktualizovať alebo obnoviť a ďalšie.

Pomocou týchto zistení môžete začať mapovať váš IT rok. Musíte zistiť, koľko projektov môže vaše oddelenie zvládnuť nad tými, ktoré sa musia stať (napríklad obnovenie licencie, nové zavedenie hardvéru z dôvodu obnovenia nájomného a podobne). Plánovanie s pridanou hodnotou môžete začať až po zmapovaní týchto nepovinných projektov.

Keď sa však dostanete do tejto fázy, musíte podniknúť niekoľko dôležitých krokov:

Stretli ste sa s vedúcimi procesov v prvej línii; teraz stretnúť s vrchným vedením. Ľudia v prvej línii vám poskytli informácie o tom, ako veci fungujú a kde vám môžu pomôcť, ale perspektívu veľkého obrazu vám môže poskytnúť iba vrcholový manažment. Potrebujete obe perspektívy, aby ste prišli s efektívnym technologickým plánom.

Pracujte na „predaji“ projektov skôr, ako strávite čas hodnotením a testovaním. Zistenie, ktoré nástroje budú vo vašej organizácii najlepšie fungovať, môže byť únavné a časovo náročné. Nerobte to ďalej, kým nezískate vstup od zainteresovaných strán z prvej línie a od vrcholového manažmentu. Inými slovami, predajte svoj nápad na projekt ľuďom, ktorí budú mať z toho úžitok skôr, ako na ne strávite akékoľvek významné hodiny práce.

Pri predaji projektov sa nezamerajte iba na úspory nákladov. Mnoho IT manažérov sa snaží nájsť lacnejšie riešenia všetkých nástrojov, ktoré sa dnes používajú. Niekedy je to dobrý uhol - najmä pri veciach, ako sú mobilné hovory a dátové tarify. Ale pre softvér orientovaný na úlohy a cloudové služby je lepšie hrať so zameraním na zvýšenú funkčnosť. Pripravte ukážky navrhovaných riešení pre zúčastnené strany, aby ste videli, čo pre nich môže váš plán urobiť, a vy získate oveľa viac pozornosti ako pri najúžasnejšej rozpočtovej tabuľke.

Nepreháňajte to. Akonáhle budete mať pozornosť vrcholového manažmentu a buy-in od zúčastnených strán procesu, je ľahké sa nechať unášať tempom a vzrušením. To môže viesť k príliš sľubným výsledkom, ktoré zase vedú k zlyhaniu projektu a závislosti. Pri plánovaní projektu buďte veľmi opatrní. Poskytujte nárazník nielen z hľadiska času, ale aj z hľadiska rozpočtu, v prípade, že potrebujete najať pomoc mimo, aby ste niečo včas dokončili. Pamätajte, že IT musí tiež reagovať na nepredvídané situácie. Kľúčom preto je zabezpečiť, aby ste mohli nasadiť do zajtra a zároveň efektívne riešiť dnešný deň.