Video: Boney M. - Rivers of Babylon (Sopot Festival 1979) (VOD) (November 2024)
? wmode = transparent "Čo chcete vedieť o organizovaní?"
To je otázka, na ktorú často žiadam svojich kolegov a priateľov, aby získali nápady pre tento stĺpec. Naposledy som sa opýtal: „Ako môžem začať?“
Keby som mal napísať príručku pre začiatočníkov, ako sa zorganizovať, viedlo by to k jednej absolútne nevyhnutnej rade: Rozdeľte svoje projekty na menšie kúsky.
Rozdelenie cieľa na menšie ciele a každodenné úlohy je rozhodujúce pre úspech. Všetci organizovaní ľudia to robia, ale nie všetky články o radách to výslovne uvádzajú. Myslím, že to musí byť výslovné. Je to také dôležité, aby ste sa nad ním nemali lesknúť.
Skutočným tajomstvom organizácie je hľadanie spôsobu, ako sa presvedčiť, aby ste podnikli kroky, ktoré sú potrebné na to, aby sa organizácia konala a pokračovala vpred. Musíte byť schopní definovať činnosti - a to je to, o čom je rozobranie cieľa.
Kde začať s organizáciou
Predtým, ako sa môžete organizovať, musíte mať cieľ.
„Chcem byť viac organizovaný“ nie je cieľom. Skúste si predstaviť, čo vlastne chcete. Pokúste sa to vyjadriť slovami. Pokúste sa tieto slová urobiť skôr pozitívnymi a akčnými, než negatívnymi.
Povedzme, že máte pocit, že váš e-mail je mimo kontroly. Chcete usporiadať e-mail.
Negatívne definovaný cieľ: „Môj e-mail je neporiadok a už to tak nechcem.“
Pozitívne definovaný cieľ: „Chcem, aby som vždy mohol rýchlo nájsť e-mail, keď ho potrebujem.“
Pozitívny a uskutočniteľný cieľ sa zameriava na to, čo chcete vedieť (rýchlo vyhľadajte e-maily). Cieľ, ktorý sa prejavil v negatívnom smere, len opakuje problém, že váš e-mail je chaotický a ste z toho nespokojní.
Tu je ďalší príklad:
Negatívne definovaný cieľ : „Mám priveľa dokumentov. Zbavujú môj stôl a spôsobujú rozptýlenie a nenávidím ho.“ (Všimnite si, ako neexistuje jasný obraz o tom, čo sa má stať alebo ako sa má situácia zmeniť.)
Pozitívne definovaný cieľ: „Chcem minimalistický pracovný priestor, ktorý mi pomáha sústrediť sa. Chcem využiť svoj počítač a výkon OCR a hľadať efektívnejšie pri hľadaní dôležitých dokumentov.“ (Všimnite si dôraz na pozitívne slová, napríklad „zameranie“ a „efektívne“.)
Celkom doslova si musíte predstaviť, čo to chcete, a dať to do pozitívnych slov, konkrétnych, vykonateľných slov. (Prečítajte si ďalšie tipy na stanovenie a dosiahnutie cieľov.)
Ako dekonštruovať cieľ
Akonáhle budete mať cieľ a vyjadríte ho slovami, musíte ho rozobrať.
Jednoduchým spôsobom, ako dekonštruovať cieľ, je premýšľať o tom, čo by ste napísali do denného zoznamu úloh, aby ste dosiahli tento cieľ.
Nikdy by ste neuviedli zoznam úloh „Vytvorte minimalistický pracovný priestor, ktorý vedie k zameraniu.“ Skôr môžete napísať:
- jasné poháre a šálky zo stola
- skenovať papiere v doručenej pošte
- skartované skenované papiere
- narovnajte počítačové káble
(Ak ste na prvom mieste trochu stratení z toho, čo patrí do zoznamu úloh, mám obnovovací zoznam na vytváranie lepších zoznamov úloh.)
Príklad: Organizácia fotografie
Chcem vám ukázať dlhší príklad toho, ako rozdeliť veľký organizačný projekt na menšie časti, aby ste úplne zistili, ako k tomu dochádza.
Spolupracoval som s kolegou Stephanie na úplnej zmene organizácie pre digitálne fotografie (o ktorej budem písať v budúcom stĺpci). Má tisíce fotografií rozmiestnených na viacerých počítačoch a online úložných službách a chce, aby boli usporiadané.
1. Definujte cieľ. Keď sme sa prvýkrát posadili, aby sme prediskutovali projekt, spýtal som sa jej: „Čo to chceš? Aký je tvoj cieľ?“ Zastavil som ju skôr, ako mohla vôbec odpovedať. „Dovoľte mi to preformulovať. Čo chcete robiť so svojimi fotografiami, ktoré teraz nemôžete urobiť?“
Stephanie v podstate povedala, že chce mať možnosť ľahko nájsť fotografie, bez ohľadu na to, aké zariadenie používa.
2. Porozumieť problému. Moja nadväzujúca otázka znie: „Práve teraz, keď hľadáte fotografiu, ako vyzeráte? Pamätáte si dátum alebo ľudí na obrázku alebo udalosť, keď bola fotografia nasnímaná?“
Na túto otázku sa skutočne pýtali: „Aké riešenie by sme mali navrhnúť tak, aby vyhovovalo vašim potrebám?“
Povedala, že si obvykle spomína na svoje fotografie zhruba podľa dátumu, napríklad „na vysokej škole“, ale niekedy aj na ľuďoch na fotografii.
Zvažovali sme niekoľko možných riešení, ale zatiaľ sme sa s ničím neriešili. Často pomáha napredovať s niekoľkými časťami projektu organizácie, aby ste zistili, či sa vaša definícia cieľa zmení, čím viac sa dozviete o probléme.
3. Pridelte si malé úlohy. Na základe nášho stretnutia vyšla Stephanie s krátkym zoznamom úloh. Vyzeralo to takto:
Tieto štyri úlohy boli rozsahom „ďalších krokov“ Stephanie. Všimnite si, že jej zoznam je dlhý iba pár položiek. Všetky tieto úlohy by mohla ľahko zvládnuť za deň, ak by sa pripútala, alebo menej ako týždeň, ak by to urobila za deň.
4. Stanovte termíny. Spôsob, ako sledovať jednoduché a krátke úlohy, je stanoviť termíny. Rád používam aplikáciu na správu úloh, napríklad Awesome Note alebo Any.do, aby som si udržal prehľad o svojich úlohách a priradil im termíny. V prípade projektu Stephanie neviem, či si dáva konečné termíny, ale má mäkké termíny na základe toho, kedy sa rozhodneme, že sa spolu stretneme, aby sme pokračovali v projekte. Domnievam sa, že naše najbližšie stretnutie sa objaví v jej kalendári a spôsobí, že sa bude cítiť zodpovedná za to, čo povedala, že urobí.
To je to, čo je ťažké
Nie každý sa cíti zodpovedný sám za seba. Myslím si, že všetci máme stratégie na to, aby sme sa cítili zodpovední, napríklad rozprávať niekomu inému o našich plánoch alebo staviť peniaze, že niečo urobíme alebo neurobíme. Pamätanie si úlohy nie je ťažké. Stačí poslať pripomenutie na váš smartphone. Je to ťažké. Ak máte malé úlohy, ktoré sú veľmi špecifické, aspoň zvyšujete svoje šance, že budete postupovať ďalej.
Porekadlo „každá cesta začína jedným krokom“ je úplne pravda. Alebo ak dávate prednosť: „Ukázať je polovica bitky“ hovorí s rovnakým zámerom. Musíte si dať jasné a činné veci, ktoré musíte urobiť, a primerané množstvo času na ich vykonanie. Inak nikdy nebudete takí, ako začnete.
