Usporiadajte: 10 stratégií pre lepšie a efektívnejšie zoznamy úloh

Aký efektívny je váš zoznam úloh? Pomáha vám to naplánovať si deň? Pomáha vám to pri určovaní priorít? Alebo je to nekonečný zoznam vecí, ktoré považujete za vinné za to, že ste to ešte neurobili, a preto teraz pravdepodobne nebudete robiť vôbec?

Dobrý zoznam úloh má moc nielen tvarovať váš deň, ale aj sústrediť vašu pozornosť na to, čo je pre vás najdôležitejšie. Zapísaním svojich úloh efektívne rozdelíte svoje väčšie ciele na lepšie zvládnuteľné časti. Týždenná úloha čistenia papierov, ktoré sa nahromadili na vašom stole, vám môže pomôcť dosiahnuť väčší cieľ zostať v organizácii a ísť bez papiera. Dokonca aj zoznam obchodov s potravinami môže naznačovať väčší cieľ dobre sa najesť alebo variť viac doma.

Keď sa naučíte, ako vytvoriť efektívny zoznam úloh, môžete svoju myseľ lepšie prispôsobiť svojim skutočným cieľom. Dobrý zoznam úloh by vám mal poskytnúť návod, nie vás naplniť strachom. Tu je niekoľko tipov na zlepšenie zoznamov úloh.

1. Vyberte tú správnu aplikáciu pre vás

Prvým krokom pri vytváraní lepšieho zoznamu úloh je rozhodnutie o tom, kde si ho ponechať. S papierovým zoznamom úloh nie je nič zlé. Ak to funguje pre vás, skvelé. To znamená, že existuje veľa dôvodov, prečo je naozaj dobrá aplikácia zoznamu úloh lepšia:

• Úlohy majú zabudované pripomenutia.
• Digitálne zoznamy sa dajú ľahšie editovať ako papierové, takže môžete upraviť svoje priority a podľa potreby objasniť svoje úlohy.
• Nemôžete prísť o digitálny zoznam uložený v cloude. Ak nie ste prirodzene organizovaná osoba, môže to byť kľúčová výhoda.
• Rôzne zobrazenia v aplikácii s úlohami vám umožňujú zobraziť iba úlohy, ktoré sú momentálne relevantné.
• Aplikácie zoznamu úloh môžu spolupracovať; môžete priradiť úlohy iným ľuďom a dostať upozornenie, keď ich dokončia.
• Môžete si vybrať aplikáciu zoznamu úloh s funkciami, ktoré vás motivujú, či už ide o krásny dizajn alebo o zážitok zo hry.

Existuje obrovský počet aplikácií v zozname úloh. Môžete stratiť produktivitu celého dňa skúmaním všetkých aplikácií na správu úloh, ktoré sa zobrazujú pri vyhľadávaní v ktoromkoľvek obchode s aplikáciami. Po testovaní mnohých z nich, tie, ktoré odporúčam najviac, sú:

• Todoist
• Any.do
• Asan
• veci

Niektoré ďalšie aplikácie, ktoré sú za určitých okolností skvelé, sú Úlohy Google (na integráciu s aplikáciami G Suite), Microsoft To-Do (ak používate Microsoft Office alebo Windows 10), Habitica (ak máte radi gamifikáciu) a Omnifocus (pre tie ktorí do svojich úloh pridávajú veľa detailov). Avšak je ich toľko. Ak žiadny z nich nezasiahne vaše nadšenie, spýtajte sa svojich priateľov (najmä vašich organizovaných), čo používajú. Vyskúšajte niekoľko a vyberte si ten, ktorý sa vám páči a ktorý zálohuje vaše informácie do cloudu, aby ste nikdy nestratili nič.

Ak potrebujete pomoc so sledovaním úloh, pretože sa zdá, že vždy prebiehajú alebo sú pozastavené, aplikácia aplikácie kanban board, napríklad Trello, vám môže slúžiť lepšie ako tradičnejší zoznam úloh.

2. Zarobte viac ako jeden zoznam

Veľmi málo ľudí má iba jeden zoznam úloh. Vytvorte zoznam úloh pre prácu a samostatný zoznam pre osobné úlohy. Možno budete mať spoločný zoznam úloh v domácnosti, zoznam v niektorých dňoch, v ktorom napíšete veci, ktoré by ste chceli robiť, ale nie sú naliehavé a ďalšie.

Mať viac ako jeden zoznam vám pomôže sústrediť sa. Keď ste v práci a ste pripravení prijať niektoré úlohy súvisiace s prácou, nechcete sa rozptyľovať skutočnosťou, že v deň voľna musíte piecť narodeninovú tortu.

Všetky vynikajúce úlohy vám umožňujú vytvárať viac zoznamov. Začnite s niekoľkými, ktoré sú jednoduché a zrejmé, ako napríklad:

• Práca
• osobné
• domácnosť

Možno pre vás má zmysel mať projekt A a projekt B skôr ako všeobecný zoznam práce. Čo ešte potrebujete? Zoznam môžete kedykoľvek zmeniť.

3. Pridajte čo najrýchlejšie nové úlohy

Keď sa vám do hlavy objaví nová úloha, napíšte ju do svojho zoznamu úloh čo najrýchlejšie. Ak má vaša úloha nejakú klávesovú skratku na pridanie novej úlohy, prečítajte si ju. Ak má vaša aplikácia skratku mobilného telefónu, nastavte ju.

Ak do svojho zoznamu úloh pridáte úlohy hneď, ako na ne pomyslíte, môžete zabrániť tomu, aby ste sa v nich zdržiavali. Po zapísaní si už nemusíte pamätať.

4. Priradiť termíny splatnosti

Ak má úloha dátum splatnosti, pridajte ju do svojho zoznamu úloh. Dátumy splatnosti vám pomôžu určiť priority.

Nie každá úloha potrebuje v reálnom živote pevný a rýchly termín na prijatie úlohy do svojho zoznamu úloh. Pridelte dátum úlohám vždy, keď viete zhruba, kedy si myslíte, že to dokážete.

Je to účinné z dvoch dôvodov: Najprv väčšina aplikácií, ktoré sa majú robiť, vám umožní zistiť, čo je splatné „dnes“, „zajtra“ a „tento týždeň“, bez ohľadu na to, v akom zozname sú. Takže môžete vidieť všetko, čo je potrebné “ dnes “vo vašom pracovnom zozname, osobnom zozname atď. Po druhé, zadaním termínov na vykonanie úloh efektívne plánujete týždeň, čo je vynikajúca stratégia riadenia času.

5. Revidovať každý deň

Začnite každý deň sledovaním zoznamu úloh pre daný deň a hodnotením, či je to primerané. Potom to upravte. Ak máte dnes príliš veľa úloh a viete, že sa k nim nedostanete, pripravujete sa na neúspech.

6. Obmedzte sa na tri až päť denných úloh

V priemere som sa odhlásil medzi tromi a piatimi úlohami. Ak som na deň neúmyselne naplánoval 12 úloh, viem, že sa k nim nedostanem, čo znamená, že ich musím zmeniť prioritu a zmeniť ich dátumy splatnosti. Ak zistím tento potenciálny problém pred začiatkom môjho dňa, dokážem sa skôr prispôsobiť, než aby som sa cítil vystresovaný pri všetkých tých úlohách, ktoré som chcel robiť a nie.

Aký je váš denný limit úloh? Závisí to od toho, aké druhy úloh si zapíšete a aké ťažké je splniť. Ak v priebehu času sledujete, koľko úloh si každý deň odhlasujete - najlepšie aplikácie, ktoré to pre vás robia - dozviete sa maximum. Akonáhle poznáte maximum, môžete obmedziť svoje denné úlohy na rozumné číslo.

7. Zapíšte úlohy, nie ciele alebo ciele

To, čo píšete do zoznamu úloh, je dôležité. Naplňte svoje zoznamy skôr úlohami než cieľmi a cieľmi. Aby ste to dosiahli, musíte poznať rozdiel medzi nimi.

Ciele sú dosiahnuté výsledky vo veľkom obraze alebo požadované výsledky. Zvyčajne je ťažké ich vyčísliť. Príkladom je „plynulosť v hindčine“. Uvedenie toho na zoznam úloh by nebolo príliš efektívne.

Ciele sú ukazovatele na ceste k dosiahnutiu cieľa. Je oveľa jednoduchšie ich zamieňať s úlohami, pretože ciele sú špecifickejšie a kvantifikovateľnejšie. Príkladom cieľa môže byť „konverzovať v hindčine o mojich obľúbených filmoch“.

Aké sú úlohy? Úlohy sú kroky, ktoré podniknete na dosiahnutie cieľa. Zlomte cieľ a máte svoje úlohy. Veľmi často ide o jednotlivé udalosti, aj keď sa môžu opakovať. Úlohou môže byť „naučiť sa tri nové hindské slovesá“ alebo „študovať po dobu 30 minút“.

Úlohy - nie ciele alebo ciele - patria k zoznamu úloh.

8. Udržujte svoje ciele a ciele oddelené

Definovanie cieľov a cieľov je dôležitou súčasťou vytvárania lepších a efektívnejších zoznamov úloh. V dokonalom svete sú úlohy, ktoré vykonávate, v prvom rade pri dosahovaní vašich cieľov. Ak nie, prečo strácate čas tým, že ich robíte? Musíte vedieť, aké sú vaše ciele, ale nepotrebujete ich na zozname úloh.

Svoje ciele a ciele si napíšte niekde inde. Ak váš zoznam úloh obsahuje sekciu poznámok, vložte ich tam. Ak vediete denník, môžete napísať svoje ciele a štvrťročne alebo ročne ich revidovať. Občas odkazujte na svoje ciele, ale nenechajte sa rozptyľovať od konkrétnych vecí, ktoré musíte urobiť dnes.

9. Často sa pozrite na zoznam úloh

Účinný zoznam úloh vás prevedie celým dňom. Pozrite sa na to na začiatku týždňa a naplánujte si čas. Pozrite sa na to na začiatku dňa a zrevidujte svoj plán na tento deň. Pozrime sa na to po obede, aby ste vedeli, na čo iné sa musíte sústrediť po zvyšok dňa. Ak sa v úlohe stratíte alebo potrebujete prestávku, pozrite sa na zoznam úloh, ktorý obsahuje niečo málo a ľahké, s ktorým sa medzitým dokážete vyrovnať.

Čím viac sa pozriete na svoj zoznam, tým viac mu budete veriť. Čím viac tomu dôverujete, tým menej si musíte pamätať, aké úlohy musíte robiť. Čím menej si musíte pamätať, tým viac uvoľníte svoju myseľ, aby ste sa zamerali na danú úlohu.

10. Nechajte prehľadávať zoznam úloh

Ak sa pozeráte na svoj zoznam úloh často - a myslím si, že by ste mali - rýchlo si uvedomíte, aké užitočné je vidieť na prvý pohľad to, čo potrebujete, a nie prostredníctvom hĺbkového čítania.

Na napísanie svojich úloh používajte prísny jazyk alebo skratku. Mnoho aplikácií má hodnotenie priority alebo hviezdy, ktoré môžete pridať a ktoré vám umožňujú zvýrazniť kľúčové úlohy. Ak to pomôže, skopírujte úlohy. Použite ikony, ktoré vám poskytnú ďalšie informácie o úlohe, napríklad či si vyžaduje telefonický hovor alebo súvisí so zdravotnou starostlivosťou. Bez ohľadu na to, ako rýchlo sa pozeráte na svoj zoznam úloh, mali by ste mať možnosť získať veľa informácií o tom, čo treba urobiť.

Srdce produktivity

Veľký zoznam úloh je v centre osobnej produktivity. Je také potešením nájsť aplikáciu na správu úloh a proces, ktorý vám vyhovuje. Odškrtnutie položiek na zozname vám poskytne pocit úspechu a je kľúčovým prvkom organizácie. Spoľahlivý systém úloh robí život ľahším a menej stresujúcim.