Domov obchodné Od neporiadku po papier v 5 krokoch

Od neporiadku po papier v 5 krokoch

2024

Video: Ako pripraviť lahodný čokoládový tortu Ľahký recept (November 2024)

Ak snívate o dni, keď vyhodíte svoje zápisníky, vizitky a ďalšie kúsky papiera a skutočne sa stanete bezpapierovou osobou, prečo nezačať dnes? S niekoľkými tipmi a správnymi nástrojmi môžete začať okamžite pracovať bez papiera. Najprv si však uvedomte, že ísť na papier je trochu ako schudnúť: Je to ťažšie, ako to znie. Vyžaduje si to obetavosť. Je to voľba životného štýlu viac ako projekt. A nikto neočakáva, že budeš dokonalý.

Ak chcete ísť bez papiera, musíte mať aj účel a cieľ. Rovnako ako schudnutie, ak je vaším cieľom „byť bezpapierový“, je to rovnako vágne ako „schudnúť“. Koľko sa snažíte schudnúť? Kde sa vo svojom živote snažíte byť bezpapierový? A čo je dôležitejšie, aký je konečný cieľ?

Niektoré spoločné ciele sú:

Menej neporiadok
Buďte efektívnejší alebo organizovanejší
Umožnite vyhľadávanie dokumentov a poznámok
Majte lepšie záznamy o svojom živote a práci

Niektoré z týchto otázok môžu znieť triviálne, ale z dlhodobého hľadiska sú motivujúce. Pomáhajú vám vytvárať skutočné ciele, ktoré môžete kedykoľvek vrátiť, keď sa začnete pohybovať mimo kurzu.

Krok 1: Choďte vpred, nie späť

Ak ste pripravení ísť na papier, začnite tým, že pôjdete dopredu, nie dozadu.

Mám na mysli to, že si nemyslím na to, že som vo všetkom, čo práve začínate, bezpapierový papier , čo tiež znamená ignorovanie všetkého starého papiera, ako sú hromady účtov, ktoré dúfate, že jedného dňa budú skartovať a staré zápisníky so včerajšími poznámkami. Viem, že je lákavé chcieť digitalizovať všetky tieto súbory, ale nie je to prvý správny krok.

Váš starý papier nikam nejde. Všetky tie staré dokumenty budú digitalizovať bolesť v krku, a to aj s najlepšími nástrojmi, takže sa v nich nenechajte chytiť hneď, ako začnete.

Namiesto toho premýšľajte o tom, že odtiaľto nebudete mať papier. To znamená podniknúť kroky ako:

Používanie digitálneho kalendára na nové a nadchádzajúce stretnutia
Vytváranie poznámok v aplikácii na zapisovanie poznámok (nižšie je uvedených niekoľko návrhov)
Uvedenie zoznamu úloh do aplikácie na vykonávanie úloh alebo do aplikácie na zapisovanie poznámok.

Dokonca aj vykonanie týchto troch jednoduchých vecí môže trvať dlhšie, ako si uvedomujete.

Krok 2: Vyberte niekoľko aplikácií a softvéru a držte sa ich

Existuje veľa vynikajúcich aplikácií, ktoré slúžia na zapisovanie poznámok a správu úloh. Niektoré, ktoré odporúčam, sú: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk a Wunderlist. Existuje veľa možností!

Mali by ste si tiež vyzdvihnúť program na synchronizáciu súborov, ak taký ešte nemáte. Možno ho hneď nezačnete používať, ale nainštalujte ho a jednoducho si pohodlne spravte jeho fungovanie. Medzi moje obľúbené patria Disk Google, Dropbox, Box a SugarSync.

Krok 3: Potvrdiť!

Nestrácajte príliš veľa času pokusom rozhodnúť sa, ktorá aplikácia alebo aplikácie sú úplne najlepšie. Nájdite jednu alebo dve, ktoré robia to, čo potrebujete, a pracujte s platformami, ktoré máte, a začnite ich používať. Bez ohľadu na to, ktoré nástroje si vyberiete, venujte sa na nich niekoľko týždňov.

Nechcete, aby ste vyskúšali tucet aplikácií, pretože vaše súbory a poznámky sa nakoniec rozložia všade. Potrebujete jedno alebo dve centralizované miesta, kde viete, že všetky svoje veci nájdete bez premýšľania. Vedieť, kde nájsť digitálny ekvivalent vašich dokumentov

Krok 4: Vytvorte pracovné postupy

Ďalším krokom je vývoj niektorých pracovných postupov. Toto je kognitívnejšia stránka bez papierovania. Mysli na to, že je to podobné rozvíjaniu návykov a postupov na chudnutie: naplánujte si jedlo na týždeň, vopred sa rozhodnite, kedy pôjdete do telocvične alebo si zacvičte, začnite nahrávať svoje váhy a tak ďalej. V prípade, že dôjde na papier, môžu sa vaše pracovné postupy začať malými akciami, napríklad spustením aplikácie na zaznamenávanie poznámok pred začatím schôdzky. Ďalšou úlohou je skontrolovať svoje úlohy v aplikácii s úlohami ráno.

Tieto malé kroky, ktoré začínajú s vašimi pracovnými postupmi, by sa mali stať zvykom. Páči sa mi ten, ktorý sa týka kontroly vašich zoznamov úloh alebo plánovaných schôdzok v dopoludňajších hodinách, pretože veľa ľudí už má ranné návyky (šálka kávy, čítanie počas dochádzky) a vy môžete svoj nový zvyk osloviť už existujúcim. Inými slovami, keď dáte kávu, budete si pamätať, že je čas pozrieť sa na svoj kalendár na deň.

Čo sú vaše pracovné postupy, do veľkej miery závisí od toho, aké sú vaše ciele pre prácu v papierovej podobe. Váš pracovný postup môže byť dokonca iba jednoduchým pravidlom, napríklad „Keď dostanem novú vizitku, okamžite ju urobím pomocou svojho smartfónu a nahrám ju do mojej aplikácie na zaznamenávanie poznámok.“

Krok 5: Riešenie nevyriešených problémov

Po niekoľkých týždňoch alebo mesiacoch, keď ste spokojní so svojimi novými návykmi a pracovnými postupmi a ste odhodlaní k novým aplikáciám, môžete konečne uvažovať o vytvorení projektu skenovania všetkého starého papiera vo vašom živote.

Nepokúšajte sa však urobiť tento krok, kým sa nestaneš skutočným v každodennej rutine bezpapierovej činnosti.

Život bez papiera

Pamätajte, že bez papiera je zmena životného štýlu. Rovnako ako diétu, musíte ju zobrať jeden deň po čase a odpustiť, keď skĺznete, ale rýchlo sa vrátite naspäť.

Dodatočné zdroje