Video: Центр поддержки предпринимательства «Мой бизнес» заработал в полную силу (November 2024)
Ak spravujete typickú kanceláriu pre malé a stredne veľké podniky (SMB), je dôležité začať rok na správnej nohe. MSP musia rýchlo postupovať, aby reagovali na nové príležitosti, keď sa objavia, a mať pevný kancelársky základ, na ktorom môže vykonávať túto prácu, je pre úspech rozhodujúci. Našťastie sa uistite, že vaša firma je v najlepšej forme, možno dosiahnuť pomerne rýchlo. Je pravda, že ide o hojnosť auditov; buď vďačný, že ani jeden z nich nie je z IRS. Postupujte podľa šesťbodového kontrolného zoznamu uvedeného nižšie a vaša kancelária bude pripravená prijať akúkoľvek výzvu, ktorú môže 2016 priniesť.
1. Pripravte sa na daňové obdobie
V obchodnom svete sa prakticky vždy pripravujete platiť dane tak či onak. Začiatok roka (ak sa zhoduje s finančným rokom vašej spoločnosti) je však obzvlášť dôležitý. Začnite tým, že si sadnete s finančnou hlavou, aby ste urobili audit obrazu z minulých kníh.
Iste, môžete sa dostať do studeného potu, keď sa slovo „audit“ a „financie“ používajú v jednej vete, ale prekonáte to: nehovoríme o umiestňovaní agentov IRS. Ide o audit, ktorý má za cieľ poskytnúť vám, váš vodca a všetkým súčasným alebo potenciálnym investorom, že vaše financie - a v konečnom dôsledku vaša organizácia - fungujú tak, ako by mali byť. Overujete čísla za minulý rok, hodnotíte obchodné a finančné postupy a porovnávate to, čo sa skutočne stalo, s tým, čo ste očakávali, ako aj s tým, čo ste nahlásili. Audit môžete nechať vykonať interným vedúcim účtovníctva alebo externou spoločnosťou alebo CPA. Môžete dokonca vytvoriť malú pracovnú skupinu, ktorá bude pracovať ako skupina. To, čo hľadáte, zahŕňa:
Všetok príjem získaný v predchádzajúcom roku az akého zdroja,
Všetky výdavky vynaložené v predchádzajúcom roku, akým spôsobom platby, ktorým príjemcom platby a ktoré boli pridelené do ktorého rozpočtu; venovať osobitnú pozornosť výdavkom na kanceláriu, technológiu, služby tretích strán a výdavky na obchodnú infraštruktúru,
Prehľady bankových výpisov,
IRS a štátna / obecná daň (ak existujú) podania recenzie,
Overte, či sa dodržiavajú správne postupy účtovania; ak nie, pochopte prečo, pretože by to mohlo byť spôsobené špecifickým obchodným procesom, ktorý si môže vyžadovať revíziu, a
Výsledky auditu vložte do podrobnej správy (jedná sa o nástroj, ktorý chcete počas roka skutočne použiť, takže ho skráťte, usporiadajte a hodnotite - nie je taký objemný, že nič nenájdete).
Správne, tento audit by nemal trvať dlhšie ako týždeň a jeho správa poskytuje základný nástroj, na základe ktorého je možné použiť všetko - od nákupných plánov po predajné ciele.
2. Audit hardvéru
Z pohľadu vedúceho kancelárie sa vedieť, kde sú peniaze, je len prvým krokom. Teraz musíte tiež vedieť, kde je všetko ostatné. Začnite s technologickým hardvérom. Môže to znieť očividne, ale pre mnohé malé a stredné podniky sa to rýchlo stáva nebezpečnou zónou - najmä pre tie, ktoré sa k stredne veľkým rozmerom nakláňajú viac ako malé. Je to kvôli fráze Prineste si vlastné zariadenie (BYOD). Toľko IT odborníkov nenávidí a toľko používateľov zamestnáva všetok hardvér, na ktorý sa môžu dostať - z ľubovoľného zdroja a často plateného za podivné alebo nepochopiteľné spôsoby. Prinajmenšom vložte tieto informácie do organizovanej tabuľky, na ktorú sa môžete odvolať počas tohto a nasledujúceho roku. Ešte lepšie je vložiť informácie do špecializovanej aplikácie na správu stolných počítačov, ako je Microsoft System Center Configuration Manager alebo MMSoft Pulseway.
Začnite audítorskou správou z kroku 1, pretože by mala obsahovať oficiálny zoznam vašich nákupov hardvéru. Potom sledujte, ktoré zariadenia sa skutočne používajú (je zaručené, že nájdete nejaké prekvapenia). Niektorí zamestnanci budú používať osobné zariadenia, za ktoré platili, aby vykonávali prácu, zatiaľ čo iní budú používať spotrebiteľské zariadenia na pracovné a osobné úlohy, ktoré spoločnosť zaplatila. Zistite, kto má čo, či sa používa správne, a ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa, či môže byť lepší spôsob platby.
Akonáhle ste sa prebrali touto morou nových technológií, nezabudnite vykonať tradičný hardvérový audit, aby ste našli počítače, servery, tlačiarne a iný kancelársky hardvér, ktorý sa blíži ku koncu životnosti alebo ku koncu životnosti. prenájom, takže viete, čo bude potrebné obnoviť tento rok a kedy. Spolupracujte s obchodnými zástupcami hardvéru a so svojím účtovným oddelením na vypracovaní plánu vyradenia tohto staršieho hardvéru a jeho nahradenia novými jednotkami.
3. Audit softvéru
Softvérové audity majú rovnaký základný cieľ ako hardvérový audit: Zistite, čo ste nainštalovali, kde sú nainštalované, ako bol zaplatený (to znamená, do ktorého rozpočtu bol pridelený) a ktoré licencie alebo predplatné sa chystajú obnoviť. Nezabudnite ich označiť vo svojom kalendári.
Rovnako ako v prípade hardvérového auditu sa však v modernej dobe softvérový audit trochu skomplikoval. Podobne ako zamestnanci pracujúci s osobnými zariadeniami, mnohí tiež využívajú svoje vlastné cloudové služby. Môže k tomu dôjsť, pretože jeden používateľ sa rozhodne prihlásiť sa na konkrétnu službu, alebo dokonca celý tím rozmiestňuje cloudovú službu medzi sebou.
Tieto služby sa často platia prostredníctvom opakujúcich sa poplatkov priradených k osobným alebo firemným kreditným kartám a účtovníctvo môže mať problém zistiť, čo sa kupuje. To môže priniesť chyby v účtovníctve, ale tie sú menšie v porovnaní s potenciálnymi problémami v oblasti IT, keď tieto cloudové služby požadujú od používateľov prevzatie softvéru (ktoré IT nielen otestovalo, ale úplne ho obišlo). Vymažte takýto softvér, uistite sa, že je za to primerane zaplatený, a potom sa rozhodnite, či ho ponecháte alebo nahradíte efektívnejším riešením.
Na tradičnejšej úrovni použite softvérový audit na osobitnú pozornosť bezpečnostnému softvéru - tri príklady sú antivírusový počítač, virtuálna súkromná sieť (VPN) a šifrovanie. Toto sú stavebné bloky riešení, ktoré môžu zastaviť proces v jeho stopách, ak sa ich licencie skĺznu, takže sa uistite, že viete, kedy je potrebné obnoviť licencie a predplatné a ktorí používatelia ich budú potrebovať.
Po uplynutí doby auditu softvéru je tiež vhodné preskúmať postupy zálohovania a bezpečnosti údajov. Zvyčajne sa to týka hardvéru aj softvéru, ale je to požiadavka pre väčšinu softvérových procesov, takže mu nedajte krátke zmenšenie. Vyskúšajte plány zálohovania a obnovy po havárii (DR), aby ste sa uistili, že stále fungujú, audit zálohujte údaje lokálne aj v cloude, aby ste sa uistili, že nie sú poškodené, a pozrite sa, čo ste za tieto riešenia zaplatili v predchádzajúcom roku. uvidíme, či vieš lepšie.
4. Audit siete
Potrebujete svojho IT vedúceho na pomoc s týmto. Sieťový audit vám umožňuje:
Zistite, akú sieťovú infraštruktúru práve používate (fyzickú aj v cloude),
- Zladenie tejto infraštruktúry s podnikovými procesmi, ktoré na nej bežia, na overenie kapacity, a -
Vyhodnoťte nielen to, čo platíte, ale či dostávate to, za čo ste platili; Toto je obzvlášť dôležité pre všetkých poskytovateľov internetu a mobilných sietí.
Analyzujte svoje pripojenie k internetu, a to nielen do kancelárie, ale aj na akékoľvek externé webové servery, cloudové služby alebo telekomunikačné a vzdialené lokality. Získali ste výkon, za ktorý ste zaplatili? Ak si vaše interné oddelenie IT nie je istý, ako tieto informácie otestovať, obráťte sa na sieťového poradcu tretej strany. Nakoniec sa uistite, že IT aktualizuje vaše kancelárske smerovače, prepínače a ďalší sieťový hardvér, aby používali najnovší firmvér. Predtým, ako to všetko uvediete do prevádzky, uistite sa, že sú všetky testované pomocou vašej súčasnej sady aplikácií kritických pre podnikanie. Ak máte vzdialené servery alebo telekomunikačné zariadenia, ktoré sa pripájajú z domu, uistite sa, že ich sieťový hardvér bliká a je tiež bezpečný.
5. Prejdite sa okolo kancelárie
Môže to znieť obrátene, ale je to vážny krok. Prostredníctvom tabuľky alebo riadiaceho panela nemôžete nájsť všetko, čo potrebujete vedieť o svojej firme. Vstaň a choď na prehliadku. Porozprávajte sa so zamestnancami o tom, ako robia svoju prácu, najmä o tímových a procesných vodcoch. Pochopenie toho, ako sa práca vykonáva, je kľúčom nielen k nasadeniu správneho nástroja pre správne zamestnanie, ale často aj k objaveniu nových príležitostí na úsporu alebo príjem.
Na svetskejšej strane si prečítajte, ako vyzerá vaša kancelária a ako funguje na fyzickej úrovni. Dávaj pozor na:
Kancelársky nábytok,
Rozvádzače a kuchynské spotrebiče,
Tabule, obrazovky, telefóny a konferenčné miestnosti
Zdieľané kancelárske prístroje - drviče, tlačiarne, faxy.
Uistite sa, že sú tieto veci potrebné, v dobrom funkčnom stave, a či sú dodávané so spotrebným materiálom, ktorý potrebujú na prevádzku (napr. Toner, papier atď.).
6. Analyzujte svoje obchodné a marketingové plány
Prešiel si na čísla. Teraz je čas vyzdvihnúť hlavu a pozrieť sa na celkový obraz vašej organizácie, a to vždy začína s obchodným plánom. Posaďte sa so svojim vedúcim a podrobne prečítajte svoj plán. Ste tam, kde by ste mali byť (čo znamená, kde je podľa vášho plánu)? Je spôsob, akým podnikáte, stále najefektívnejší? Opýtajte sa na túto otázku bez ohľadu na to, či podnikanie funguje optimálne; vždy môže existovať lepší spôsob. Uveďte zoznam svojich obchodných procesov, konzultujte s nimi kľúčové procesy, podrobne ich zmapujte a potom ich podrobne zvážte. Existujú účinnejšie nástroje, softvér alebo služby, pomocou ktorých by ste mohli byť konkurencieschopnejší? Robia títo ľudia správnu prácu? Sú procesy efektívne alebo nadbytočné? Cieľom nie je vystreliť ľudí alebo mikroorganizovať; je to úplne pochopiť, ako vaše podnikanie podniká, polievku na orechy.
Prejdite minulý rok na marketingový plán podobným okom. Skontrolujte výsledky a opýtajte sa, či ste skutočne na tom, kde by ste mali byť, keď sa výsledky porovnávajú s nákladmi. Kde ste slabí a ako môžete vylepšiť? Venujte osobitnú pozornosť:
Prieskum trhu,
Propagácia a reklama,
Udalosti a
Tlačové vzťahy.
V rámci tohto cvičenia nezabudnite analyzovať svoje webové profily a profily sociálnych sietí online. Oslovujú tých správnych zákazníkov? Sú aktuálne? Boli aktualizované popisy produktov alebo služieb, ceny a dokonca aj názvy výkonných pracovníkov? Dôkladne skontrolujte tieto údaje, pretože zákazníkom online sa nič nevypne rýchlejšie, než keď kliknú na webovú stránku, o ktorej si myslia, že nie je udržiavaná.
Iste, je ľahšie napísať týchto šesť krokov, ako to urobiť. Hovoríme o značnom množstve práce, o tom nie je pochýb. Ale ak sa pripnete a dostanete tých správnych ľudí, aby vám pomohli, dá sa to dosiahnuť za pár týždňov. A tieto dva týždne môžu pre váš biznis platiť zvyšok procesu, výdavky a dokonca aj dividendy.
