Usporiadajte: 11 tipov na efektívnejšie spravovanie e-mailov

E-mail nás môže prinútiť cítiť sa, že sa snažíme udržať hlavu nad vodou. Sú vaše stránky doručenej pošty dlhé? Začínate každý deň čítať e-maily, myslíte si, že odpoviete na najdôležitejšie správy, len aby ste si vyhľadali a uvedomili si, že hodina skĺzla a zatiaľ ste nič neurobili? Dochádza vám e-mail málo miesta každých pár dní? Cíti sa e-mail ako multiplikátor produktivity alebo zabijak produktivity?

Efektívnejšie spracovanie e-mailov vyžaduje len niekoľko jednoduchých trikov, takže sa tým necítite dobre. Niektoré z týchto tipov sa spoliehajú na funkcie, ktoré sa nachádzajú vo väčšine e-mailových programov, ale iné sú spôsoby, ako zmeniť svoje zvyky, takže malé každodenné interakcie s e-mailom vám pomôžu udržať krok s ich správou.

Premýšľajte o tom ako o čistení zubov. Existuje rozdiel medzi každodennou zubnou hygienou a návštevou zubného lekára, ale musíte urobiť oboje. Mali by ste čistiť dvakrát denne a niť raz denne, a tieto návyky sú mimoriadne dôležité pre zdravé zuby. Každých šesť mesiacov by ste mali navštíviť aj zubného lekára, ktorý vám poskytne dôkladnejšie čistenie, röntgenové lúče a inú preventívnu starostlivosť. Denná hygiena zabraňuje hromadeniu väčších problémov. Návštevy u zubára vám pomôžu zachytiť a napraviť problémy, ktoré sa objavujú skôr, ako sa vymknú spod kontroly.

Samozrejme, aj so zubami sa môžu veci pokaziť. Nehoda by ich mohla vyradiť alebo by vaše gény mohli dopadnúť na ne, rovnako ako nový projekt alebo zmena pracovnej pozície môže náhle spôsobiť výbuch e-mailu. V každom prípade to neznamená, že by ste mali prestať pravidelne chodiť na zubára alebo s zubárom - alebo si každý deň čistiť e-maily. Ak máte neočakávaný problém, stále musíte dodržiavať dobré návyky, aby ste všetko udržali pod kontrolou.

Keď v krátkom čase zmeníte spôsob interakcie s e-mailom - kedy a ako si to skontrolujete, ako často vymažete správy atď. - z dlhodobého hľadiska to uľahčí váš život.

Tu je niekoľko najlepších tipov, ako znížiť zaťaženie e-mailov. Dovoľte mi varovať, že tieto tipy sú zakorenené v bežnom slova zmysle a neposkytujú kúzelnú guľku, čo znamená, že vám nebudú fúknuť vašu myseľ alebo sa stanú nočným pocitom. Ale ani niť nebude.

1. Odstrániť najskôr

Pri otvorení doručenej pošty musíte najskôr skontrolovať, čo môžete odstrániť. Pozrite sa na predmet a odosielateľa. Je to nezdravé? Je to propagačný e-mail, ktorý si nikdy nečítate? Je to oznámenie od vášho spolupracovníka, ktoré v predmete hovorí, že dnes bude vonku, a nie je pravdepodobné, že by pre vás boli akékoľvek ďalšie informácie v tele e-mailu relevantné? Ak áno, vyhoďte to.

Všetky správy, ktoré označíte ako nedôležité, by sa mali vyberať a hromadne presunúť do koša. Ak nie ste v určité ráno v zhone, môžete skúsiť identifikovať jedného alebo dvoch bežných e-mailových správ, od ktorých sa chcete odhlásiť.

Prečo je dôležité urobiť tento krok ako prvý? Keď okamžite vymažete irelevantné správy, uľahčí sa vám zobrazenie ostatných správ. Keď uvidíte zostávajúce správy, môžete rýchlejšie triediť dôležité správy. Ak dokážete identifikovať dokonca päť alebo desať percent svojej dennej prichádzajúcej pošty ako „s najväčšou pravdepodobnosťou nevyžadujúcu akciu“, aby ste ju mohli okamžite odstrániť, budete v oveľa lepšom stave, aby ste mohli začať svoj deň produktívne.

2. Použite viac ako jednu e-mailovú adresu

Nemôžem obstáť v marketingových e-mailoch alebo potvrdeniach o preprave, omnoho menej pripomienok mojej banky, aby zaplatili svoje účty za kreditné karty, keď už sú nastavené na automatické platby. (Sk.) Všetky tieto správy by preplnili môj priečinok doručenej pošty a sťažili by mi nájdenie dôležitých e-mailov, okrem toho, že mám stratégiu na ich riešenie.

Pre všetky tieto správy s nízkou dôležitosťou používam samostatnú e-mailovú adresu.

Existuje niekoľko spôsobov, ako to urobiť. Na tento účel si môžete vytvoriť úplne nový e-mailový účet, a to je spôsob, akým to robím, alebo si pomocou svojho aktuálneho účtu môžete vytvoriť aliasovú adresu. Väčšina poskytovateľov e-mailu vám to umožní. Potom vo svojom e-mailovom účte vytvoríte pravidlo alebo filter, takže všetky správy odoslané do aliasu preskočia doručenú poštu a prejdú do inej zložky. Nazvite to Doručená pošta 2 alebo Nízky význam alebo čokoľvek chcete.

Jednou z výhod použitia samostatnej e-mailovej adresy na tento účel je to, že túto nevyžiadanú poštu, niekedy nazývanú šedá pošta, oddelíte od svojej dôležitej pošty. Ak spoločnosť okrem toho predá vašu e-mailovú adresu na iný distribučný zoznam, žiadne nové a nežiaduce marketingové správy sa nekončí ani v primárnej doručenej pošte. Treťou výhodou je, že vás tieto správy nevyrušujú, pretože sa musíte prihlásiť do iného e-mailového programu alebo prejsť do inej schránky, aby ste k nim mali prístup.

3. Napíšte krátky text

Pri písaní e-mailov povedzte, čo máte na mysli, buďte jasní a struční. Prečo? Krátke písanie pomáha ľuďom, ktorí čítajú vašu správu, dospieť k veci a efektívnejšie spracovať ich e-maily. Môžu vyzdvihnúť váš tón a odpovedať v naturáliách, ktoré vám uľahčia život.

Niektoré situácie si vyžadujú úplné vety a formálny jazyk, ale fragmenty môžu byť v e-maile veľmi účinné. Použite ich, keď to má zmysel. Gramatická polícia za vami nepríde. Určite je niekedy potrebné, aby ste boli veľmi podrobní a využívali výhody e-mailu v papierovej podobe - je tu záznam o všetkom. Všeobecne sa však hovorí, že sú výstižné, jasné a priame.

Nie každý je zbehlý v skrátenosti a môže sa prejaviť ako stroskotanec. Ak nechcete, aby zneli nepriateľsky, môžete pridať emodži alebo výkričník. Alebo jednoducho dajte ľuďom vedieť, že sa snažíte byť v e-maile struční a nemali by to brať osobne.

4. Použite skupiny alebo distribučné zoznamy

Ak opakovane posielate správu tej istej skupine ľudí, nastavte si alias skupiny alebo e-mailu. V programe Outlook sa to nazýva distribučný zoznam. V Gmaile prejdite na Kontakty (Contacts.google.com), vyberte ľudí, ktorých chcete pridať do skupiny, a kliknite na ikonu menovky. Pomenujte svoju skupinu. Po uložení môžete zadaním tohto názvu automaticky napísať správu každému v skupine.

Používanie skupín nielen šetrí čas tým, že eliminuje potrebu zadávať meno každej osoby, keď pošlete poštu skupine, ale tiež vás nastaví na jednoduché odstránenie taktiky, ako to vysvetlím neskôr.

5. Vytvorte šablóny alebo vopred pripravené odpovede

Ak stále posielate správu, nepíšte ju od začiatku. Znova použite to, čo ste už napísali vytvorením šablóny alebo vopred pripravenej odpovede, ako to nazýva Gmail.

Niekoľko príkladov správ, ktoré ľudia často posielajú, je v poradí:

• Ďakujem za oslovenie, ale nemám záujem,
• Potvrdzujem príjem. Ďakujem a dajte mi vedieť, ak potrebujete z môjho konca niečo iné, a
• To znie ako práca pre naše právne oddelenie. Najlepším kontaktným miestom je…

Po nastavení niekoľkých šablón môžete odpovedať na správy, ktoré by za normálnych okolností zaberali zbytočný čas bez toho, aby ste o tom veľa premýšľali, čo vám umožní pokračovať v dôležitejšej práci.

6. Opakované použitie predmetových línií

Opätovné použitie odoslaných správ prostredníctvom šablón a vopred pripravených odpovedí zvyšuje vašu efektivitu minimalizovaním písania. Opakované použitie predmetových riadkov vám umožní ľahšie a rýchlejšie odstrániť alebo archivovať staré správy. Vysvetlím, ako ďalej.

7. Zoradiť podľa Odstrániť

Dátové limity môžu preniknúť na kohokoľvek, dokonca aj na vysoko organizovaných ľudí. Uvoľnenie miesta vám umožní odstrániť správy, ktoré nepotrebujete hromadne. To je druh fušky, o ktorej si môžete myslieť, že je podobná ako pri zubárovi. Nemusíte to robiť každý deň, ale robiť to pravidelne a pravidelne pomôže predchádzať väčším problémom. Za obzvlášť užitočné považujem tri spôsoby vymazania.

Najprv rozdeľte svoju poštu podľa veľkosti súboru alebo prílohy a zahoďte tie najväčšie, ktoré nepotrebujete. Dôvod, prečo sa zameriavam na odoslané správy, je ten, že ak som poslal prílohu, existuje veľká šanca, že vlastním súbor, a preto mám inú kópiu uloženú niekde inde.

Druhou metódou je zoradenie odoslanej pošty podľa predmetu a vyhľadávanie správ, ktoré pravidelne posielate. Ak posielate týždennú správu s predmetom „Čistenie chladničky dnes o 16:00“, môžete ich rýchlo zobraziť, vybrať a odstrániť naraz.

Po tretie, usporiadajte správy podľa príjemcu. Pravdepodobne máte niekoľko kolegov, priateľov alebo skupiny ľudí, ktorým často posielate e-maily. Je pravdepodobné, že mnohé správy odoslané medzi vami a nimi nie sú veľmi dôležité. Ak ich už nikdy viac nebudete potrebovať, vyberte viac správ naraz a hromadne ich vymažte.

8. Vypnite upozornenia a zatvorte e-mail na zameranie

Získanie upozornenia na obrazovke o každej prichádzajúcej správe je neuveriteľne rušivé a rušivé. Hádal by som, že drvivá väčšina pracovníkov by bola lepšia, keby boli e-mailové upozornenia úplne deaktivované. Je to užitočné iba v najvzácnejších prípadoch. Takže vypnite upozornenia.

Podobne zatvorte svoju e-mailovú aplikáciu alebo kartu svojho prehľadávača, ak potrebujete vykonávať vysoko sústredenú prácu najmenej 30 minút. Bolí ma napísať ten tip, pretože viem, že ho takmer nikto nebude nasledovať. Vlastne to robí veľmi málo ľudí, ale ja by som si želal presvedčiť viac ľudí, aby to vyskúšali. Predstavte si, ako oveľa ľahšie bude nájsť svoj tok, ak nebudete rozptyľovaní e-mailom.

Spomeňte si na posledný čas, keď ste pracovali v režime offline, či už bolo v lietadle bez Wi-Fi alebo keď bol váš internet mimo prevádzky. Alebo možno ste pracovali z časového pásma, v ktorom nemáte veľa ďalších kolegov, a preto ste na dlhý deň nemali prerušenia e-mailov. Uzavretím e-mailu získate takmer úplnú replikáciu toho, že ste neboli prerušení, a zároveň budete mať podľa potreby prístup k ďalším informáciám online.

9. Kooptujte automatické odpovede

Pokiaľ ide o predchádzajúci tip, povedzme, že nezatvoríte svoje e-mailové okno, pretože sa obávate, že sa vás niekto pokúsi skontaktovať s urgentnou záležitosťou a bude vám chýbať. Riešenie? Nastavte správu mimo kancelárie alebo s automatickou odpoveďou, ktorá hovorí: „Ak je to veľmi naliehavá záležitosť, pošlite mi text / hovor / správu mi…“ a uveďte svoje telefónne číslo, úchytku Slack alebo preferovanú linku komunikácie.

10. Odstrániť! Alebo ukladajte súbory do priečinkov

Neprijatý e-mail je často dobrým úmyslom, ktorý sa nenaplnil. Vedieť, kedy sa pustiť. Nezastavujte sa na správy, ak s nimi pravdepodobne nikdy neurobíte nič. Ponechanie nepodstatných správ v doručených je veľmi neproduktívne, rušivé a pripomína iba to, čo by ste chceli robiť v dokonalom svete, ale nemôžete.

Neprinášajú vám žiadne výhody tým, že sú vo vašej doručenej pošte.

Ak sa zdá, že odstraňovanie správ je vážne, presuňte ich do nového priečinka. Zavolajte do priečinka Čaká sa alebo Dobrý úmysel. Dôležité je dostať ich z doručenej pošty. Počkajte niekoľko mesiacov. Zistite, koľko ste sa niekedy vykopali alebo na ktoré ste odpovedali. Ak je odpoveď nulová, možno je treba najprv zvážiť ich vymazanie.

11. Pravidelne vyprázdňujte kôš

Pravidelne vyprázdňujte kôš. Odstránením koša sa uvoľní miesto. Väčšina e-mailových programov vrátane programu Outlook obsahuje nastavenie na automatické ukladanie koša pri ukončení aplikácie. Ak si nikdy nepamätáte odpadky z koša, odporúčame vám zapnúť túto funkciu.

Väčšina ľudí pravdepodobne nemusí odpadky vyprázdňovať viac ako raz za mesiac alebo raz za štvrťrok. Pri odstraňovaní koša hrozí nebezpečenstvo, pretože kôš je miesto, kde chodíte na záchranu e-mailov, o ktorých ste si mysleli, že ich nepotrebujete, ale ukázalo sa, že to urobíte. Zachránil som veľa správ z koša, zvyčajne v ten istý deň, keď som ich tam dal.

Ako vytiahnuť núdzový kábel

Ak teraz hľadáte v doručenej pošte čistú tabuľu, môžete vyskúšať posledný trik:

1. Vytvorte nový priečinok. Do júla 2019 (alebo aktuálny mesiac a rok) ho pomenujte Stará doručená pošta alebo Mail.

2. Vyberte všetko v doručenej pošte. Presuňte všetko do nového priečinka.

• 38 tipov pre Gmail, ktoré vám pomôžu dobiť e-mail
• Push pre nulové e-maily Push pre nulové e-maily
• 4 spôsoby, ako bojovať proti preťaženiu e-mailom v kancelárii 4 spôsoby, ako bojovať proti preťaženiu e-mailom v kancelárii

Voila. Ste v doručenej nule a nemuseli ste ani vyhodiť jedinú správu.

Nikto neočakáva, že budete musieť cez noc prepracovať chaotickú schránku. Prispôsobte si pár pozitívnych návykov. Vykonajte niekoľko pravidelných akcií, napríklad vyprázdňovanie koša alebo hromadné odstraňovanie odoslanej pošty, aby ste sa cítili, ako by ste pokročili.