Recenzia a hodnotenie papierového stopovača

PaperTracer (ktorý začína na 15 USD na používateľa za mesiac) je zmysluplným a hlboko prispôsobiteľným riešením postaveným na príprave, zachytávaní a správe dokumentov, ktoré pokrýva potreby spoločností v oblasti správy dokumentov (DM). Vďaka granulárnej kontrole a flexibilite pri manipulácii s metadátami dokumentu je toto riešenie schopné správy dokumentov. PaperTracer ide nad rámec uchovávania dokumentov a poskytuje používateľom nástroje na zhromažďovanie a sledovanie údajov. Funkcie spolupráce a zdieľania zaostávajú a ceny sa môžu rýchlo zvýšiť, ak sa kapacita úložiska zvýši. PaperTracer zaostáva hneď za víťazmi našich redaktorov Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online v našom prehľade softvérových riešení DM kvôli nedostatku v týchto oblastiach.

Používatelia, roly a bezpečnosť

Z pohľadu administrátora IT znamená hodnotenie akéhokoľvek systému DM venovať osobitnú pozornosť bezpečnosti, pretože slabá bezpečnosť by mohla mať za následok nielen stratu dát, ale mohla by tiež vystaviť organizáciu porušeniam, pokiaľ ide o predpisy, priemyselné normy alebo podnikové politiky. Väčšina podnikovo zameraných systémov DM, ktoré sme v tomto kole súťažili, vrátane tých, ktorých sa to netýka iba víťazov našich editorov, ale aj Adobe Document Cloud Standard, venuje veľkú pozornosť bezpečnosti z týchto dôvodov.

PaperTracer uspokojí bezpečnostné požiadavky väčšiny firiem z dôvodu širokého rozsahu bezpečnostných kontrol. Najdôležitejšie z nich sú správa používateľov a skupín, časový limit relácie a vymáhanie dĺžky hesla (zložitosť hesla však nie je konfigurovateľná). Systém PaperTracer je v súlade so zákonom o prenosnosti a zodpovednosti v zdravotnom poistení (HIPAA) so stálym záznamom o všetkých prístupoch k údajom. Systém má 2048-bitové šifrovacie prostredie, používa zabezpečenú autentifikáciu užívateľa a je schopný vytvoriť úplný auditovací záznam všetkých prístupov k údajom, aktualizácií a smerovania.

Povolenia v rámci aplikácie PaperTracer sú podobne silné. Správcovia majú možnosť riadiť prístup používateľov alebo skupín k oddeleniu alebo podľa jednotlivých dátových polí. Používatelia obmedzujú prístup a môžu zobraziť alebo pridať / upraviť práva na podrobnej úrovni. Je tiež možné spravovať povolenia pre konkrétne záznamy, ktoré účinne prepisujú povolenia priradené k tomuto záznamu predtým pomocou iných metód.

Okrem komplexných možností povolenia ponúka PaperTracer aj podávanie správ zameraných na zabezpečenie primeraného bezpečnostného postoja. Správa o prístupe identifikuje povolenia priradené rôznym zdrojom, ako aj prístup, ktorý majú jednotliví užívatelia a skupiny. Funkcia protokolu auditu sa môže použiť na sledovanie rôznych akcií vykonaných v určitom časovom období a / alebo konkrétnym používateľom. Záznamy týkajúce sa prezerania alebo smerovania dokumentov je možné skryť, aby sa znížilo množstvo údajov, ktoré sa majú preosiať. V ideálnom prípade by sa tieto audítorské údaje mohli exportovať do súboru PDF alebo Microsoft Excel, táto možnosť však nie je k dispozícii.

Je to všetko o údajoch

Ďalšou dôležitou vlastnosťou aplikácie PaperTracer je schopnosť prispôsobiť pole metadát vo výnimočne vysokej miere. Tam, kde vám ostatné systémy správy dokumentov umožnia prispôsobiť tieto polia, PaperTracer spracuje tieto polia ako tradičný databázový systém, umožní vám definovať typ poľa, automatické hodnoty (na základe parametrov, časové značky alebo používateľa vykonávajúceho akciu), potenciálne hodnoty vo forme zoznamu hodnôt a dokonca aj konfiguráciu polí podľa potreby alebo iba na čítanie. Polia môžu byť tiež zoskupené, aby užívateľovi predstavili pohľad so zadaním údajov v záložkách, a môžu byť nakonfigurované ako hierarchia s nimi, takže ak je vybraná určitá hodnota, sprístupnia sa ďalšie polia.

PaperTracer má tiež funkcie na správu údajov, ktoré presahujú rámec konfigurácie vlastných polí. Jednak sú funkcie prehľadov v súlade s tým, čo by ste očakávali od obslužného programu na správu údajov, a ponúka trochu prispôsobenia, pokiaľ ide o to, ktoré polia sa používajú na zobrazenie, filtrovanie, triedenie a zoskupovanie. Ďalej môžu manažéri vykonávať hromadný import pomocou programu Microsoft Excel alebo hromadné zmeny pomocou nástroja na hromadné úpravy, ktorý vám umožní nájsť záznamy obsahujúce pole s určitou hodnotou a aktualizovať tieto polia jednotlivo alebo všetky naraz. Pridajte tieto funkcie dátovej platformy dohromady a mnoho firiem by mohlo používať program PaperTracer nielen na správu dokumentov, ale aj na riadenie všetkých svojich operácií zhromažďovania údajov.

Zameranie na správu zmlúv

Správa zmlúv má zo svojej podstaty závažné právne dôsledky a je to zvyčajne pozorne sledovaný obchodný proces nielen z hľadiska bezpečnosti, ale aj integrity a integrácie pracovných postupov. PaperTracer obsahuje schopnosť tvorby zmlúv, aby sa zefektívnil vzťah medzi uzatváraním zmlúv a správou dokumentov.

Funkciu na tvorbu zmlúv PaperTracer môže povoliť správca a používa šablóny definované správcom pomocou častí zmlúv a doložiek, z ktorých každá môže byť prepopulovaná spoločným jazykom poskytnutým právnym tímom spoločnosti. Akonáhle sú tieto oddiely a ustanovenia vytvorené, sú spojené s jedným alebo viacerými typmi zmlúv. Tieto šablóny zmlúv sa dajú zostaviť pomocou polí na zadávanie používateľov, ktoré umožňujú používateľom rýchlo vyplniť zmluvu príslušnými informáciami, buď z polí v PaperTracer, alebo pomocou manuálneho zadávania.

Používatelia s príslušnými povoleniami môžu iniciovať zmluvu, vyplniť polia údajov, ktoré sú zdrojom jazyka zmluvy, zahrnúť príslušné oddiely a ustanovenia, ako aj verbovať špecifické pre zámer zmluvy. Po vytvorení zmluvy v rámci aplikácie PaperTracer ju možno nasmerovať na schválenie a podpisy ako ktorýkoľvek iný dokument. Môže ísť o manuálny proces spustený používateľom alebo o začlenenie pracovného postupu, ktorý koordinuje s používateľmi interné alebo externé organizácie.

Ceny a schopnosti

PaperTracer sa dodáva v dvoch vydaniach: Express a Enterprise. Vydanie Express je zamerané na malé a stredne veľké podniky (SMB) a ceny sa určujú na základe výberu šablóny pracovného toku, používateľov a úložiska. Každá šablóna pracovného toku má cenu 30 dolárov mesačne a zahŕňa priemyselné možnosti, ako sú správa aktív, správa kliník, palubná dochádzka zamestnancov, správa zmlúv a správa advokátskych kancelárií. Používateľom pripadá mesačne ďalších 15 dolárov na používateľa a ukladací priestor je 25 dolárov za gigabajt (GB) každý mesiac.

Vydanie Enterprise obsahuje praktickejší prístup k implementácii, s nástrojom PaperTracer, ktorý pomáha vašej firme s prispôsobovaním pracovných postupov, importovaním údajov a pripravením systému na prevádzku. Ceny za toto vydanie závisia od vašich obchodných požiadaviek, ale vzorová ponuka, ktorú sme dostali, zahŕňala náklady na nastavenie 2 000 dolárov za počiatočné nastavenie a licenciu, 1 000 USD za školenie administrátora a 30 dní potrebnej podpory, ako aj ďalších 300 dolárov mesačne za 3 GB. hostovaného úložiska, piatich interných používateľov a neobmedzeného počtu externých používateľov.

Určite existuje trh pre PaperTracer, najmä medzi podnikmi, ktoré hľadajú systém na zber údajov, nielen dokumenty. Náklady PaperTraceru však určite treba zvážiť, najmä ak vaše požiadavky na ukladanie dát budú významným faktorom. Zrátané a podčiarknuté: Pred nákupom nezabudnite dôkladne zmapovať svoje potreby podľa možností aplikácie PaperTracer. Ak sa zoradia, potom je to solídne riešenie. Ale ak sú vaše potreby väčšmi bežné, možno budete chcieť naďalej hľadať.