Otvorené systémy prechádzajú kontrolou a hodnotením

Open Systems a jej finančná platforma Traverse nemusia byť medzi domácimi operátormi malých a stredných podnikov (SMB) „domovom názvu“, ale v skutočnosti to bolo už veľmi dlho. Spoločnosť Open Systems bola založená v roku 1976 a pôvodne ponúkala účtovný systém hlavnej knihy na kľúč založený na minipočítačoch napísaný v Business Basic. V priebehu rokov spoločnosť odpredala svoje hardvérové ​​oddelenie a ponúkla aktualizovanú verziu softvéru Open Systems Accounting Software (OSAS), ktorý stále ponúka pre iné operačné systémy (OS) ako Windows vrátane Linuxu, Mac OS X a Unix.

Open Systems Traverse, ktorý tu preverujeme (ktorý začína na 175 dolárov za užívateľa mesačne), je modulárny systém účtovníctva založený na systéme Windows a plánovanie podnikových zdrojov (ERP), všeobecný účtovný systém a systém riadenia zásob, ktorý je k dispozícii v priestoroch alebo ako softvérový softvér ako služba (SaaS). Na rozdiel od mnohých iných malých a stredných podnikových (SME) účtovných systémov je Open Systems Traverse k dispozícii nielen prostredníctvom siete predajcov Open Systems, ale priamo od dodávateľa. Napriek tomu, že flexibilita nákupu a nasadenia je výnimočná, komplexnosť Open Systems Traverse na úrovni manipulácie s údajmi ju v tomto kole víťazov mierne zaostáva za víťazom Editors 'Choice Intacct.

Pohybujú sa okolo

Namiesto vývojového diagramu alebo grafu procesov, ako je to, čo môžete vytvárať pomocou aplikácií Intacct alebo Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse používa rozhranie typu Windows File Explorer, s rozšíriteľnými funkčnými kategóriami zobrazenými na paneli, ktorý zaberá ľavú stranu obrazovky. Prispôsobiteľný displej palubnej dosky zaberá väčšinu zostávajúcich nehnuteľností na obrazovke. Táto ľavá strana, panel podobný Prieskumníkovi, je rozdelená, pričom spodná časť zobrazuje ikony priečinkov súborov označené aplikačnými modulmi dostupnými v nainštalovanom systéme. Kliknite na jednu z nich a aplikácia sa rozbalí do hornej polovice panela, kde sa zobrazia funkcie a správy, ktoré sú k dispozícii v tejto hlavnej knihe. Rovnaké časti celkového systému sú dostupné prostredníctvom rozbaľovacích ponúk na páse s pásmi, ktoré sa napína horizontálne v hornej časti obrazovky.

Ak chcete získať podrobnejší rozbalenie, kliknite na údajový bod na grafike na dashboarde (kurzor myši zobrazuje podrobnosti o tomto dátovom bode). K dispozícii sú ďalšie podrobné informácie, ale iba prostredníctvom väčšiny správ.

Trochu mätúce

Ak chcete získať plnú hodnotu z akéhokoľvek účtovníckeho alebo ERP systému, je školenie nevyhnutné. Aj keď predajca môže nainštalovať a vykonať počiatočnú konfiguráciu, väčšina účtovných systémov MSP alebo systémov ERP je stále dosť komplexná na to, aby vyžadovala vyškolenú internú podpornú osobu (alebo oddelenie), aby pomohla pri každodenných úlohách, ako je napríklad konfigurácia prispôsobeného zadávania údajov a obrazoviek správ. To platí najmä pre Open Systems Traverse. Pri zadávaní údajov sa transakcie ukladajú do príslušnej tabuľky transakcií až do zaúčtovania dávky. Existujú rôzne tabuľky transakcií pre rôzne typy transakcií (A / R, A / P, G / L) a pochopenie vzťahov medzi tabuľkami ukladania údajov je rozhodujúce pre správne nakonfigurovanie obrazoviek a zostáv. Je to tak preto, že ako predvolené nastavenie, Open Systems Traverse vykonáva dávkové spracovanie a nie účtovanie a spracovanie v reálnom čase.

Našťastie, Open Systems Traverse obsahuje Design Studio, vizuálny nástroj pre správu správcov, ktorý sa používa na nastavenie a prispôsobenie formulárov a obrazoviek. Je to niečo, čo by mal váš správca systémov Traverse pravdepodobne rýchlo ovládať. Pomocou nástroja Design Studio môže správca vytvárať vlastné obrazovky na zadávanie konkrétnych údajov o obchodných procesoch a potom vytvárať individualizované správy.

Príliš veľa dobrej veci?

Ako už bolo spomenuté, Open Systems Traverse je jedným z mála účtovných a ERP systémov pre malé a stredné podniky, ktoré si môžete kúpiť priamo od dodávateľa. Pokiaľ však nemáte veľmi silné oddelenie IT, ktoré môže úzko spolupracovať s vašimi účtovníkmi, budete takmer určite lepšie pracovať s partnerom spoločnosti Open Systems, ktorý vám pomôže rýchlo a efektívne prispôsobiť a nainštalovať systém. Bez tohto druhu pomoci nie je počiatočné nasadenie, konfigurácia a prispôsobenie a dokonca aj veľa každodenných operácií náročné, ale zbytočne časovo náročné a drahé.

Tam, kde by ste mohli potrebovať nejakú radu, sa vám priblížia tie správne moduly, ktoré tvoria váš systém. Medzi dostupné moduly Open Systems Traverse patrí CRM, fixný majetok, správa skladov a produkčný inventár. Budete potrebovať odbornú pomoc pri mapovaní obchodných procesov vašej spoločnosti a pri ich zosúlaďovaní s funkciami dostupnými vo všetkých týchto moduloch, nielen preto, aby ste sa uistili, že dostanete to, čo potrebujete, ale aj aby ste sa vyhli nadbytočnosti, prekrývaniu a zbytočným nákladom.

Budete tiež chcieť venovať pozornosť tomu, čo vidia vaši používatelia, najmä pomocou testovanej verzie v cloude, pretože je to verzia, ktorá je najľahšie dostupná rôznymi mobilnými zariadeniami. Testoval som mobilný prístup pomocou prehliadača Chrome (rovnaký prehliadač, aký som použil v počítači po zvyšok testovania) pomocou tabletu so systémom Android od spoločnosti Lenovo, Apple iPad Air 2 a tabletu Microsoft Surface 3 so systémom Windows 10. Všetky tri mi dovoľujú prístup a pohyb v aplikácii, ale bolo to výrazne jednoduchšie na dvoch tabletoch (iPad a Povrch 3), ktoré mali voliteľné klávesnice spolu s touchpadmi. Určite by som odporučil mobilným používateľom voliteľnú klávesnicu alebo možno aj myš Bluetooth, ak potrebujú prístup do systému Open Systems Traverse na cestách.

Niektoré inteligentné prehľady

Ďalším miestom, kde Open Systems Traverse ukazuje svoju splatnosť, je hlásenie; Open Systems uvádza viac ako 800 dostupných prehľadov. Našťastie to nie je všetko pre používateľov hlavnej knihy, ale pre plne vyzdobený ERP systém. Modul hlavnej knihy, ktorý som preskúmal, napriek tomu obsahoval všetky štandardné výkazy, ktoré by ste si mohli želať, s jediným viditeľným opomenutím, ktoré je samostatné vyhlásenie o nerozdelených výnosoch. Avšak s filtrami správ Open Systems Traverse a Design Studio je vytváranie tejto správy jednoduchou úlohou; Len málo okolností si napriek tomu vyžaduje samostatný štvrtý finančný výkaz.

Jedna správa, ktorú som si všimol, je pracovný skúšobný zostatok (niekedy sa nazýva upravený skúšobný zostatok), niečo, čo je v týchto dňoch dosť zriedkavé (ale je zahrnuté v účtovníckej edícii QuickBooks Desktop Enterprise. Táto správa sa používa počas uzávierok období alebo na konci roka, a pozostáva zo zoznamu neupravených zostatkov na účtoch, záverečných úprav a zostatkov na upravených účtoch. Pracovný skúšobný zostatok je v programe Microsoft Excel veľmi ľahko zostaviteľný, bolo však príjemné ho zahrnúť do dostupných prehľadov.

Vybudovanie systému

Ak sa rozhodnete vyvinúť systém Open Systems Traverse od stredného účtovníctva k úplnému ERP, budete radi, že budete vedieť, že je to jednoduchý proces. Uistite sa však, že jeho sada funkcií ERP je v súlade s vašimi obchodnými potrebami. Rovnako ako v prípade mnohých tu preskúmaných systémov ERP je Open Systems Traverse v niektorých oblastiach silnejší ako v iných. Zatiaľ čo doplnky môžu poskytovať predajné miesta, maloobchodné služby a plánovanie služieb, ako aj funkčnosť odosielania a smerovania, najväčšou prednosťou Open Systems Traverse je distribúcia a výroba.

Niekoľko subsystémov je však možné uplatniť na celý rad obchodných typov vrátane riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM) a správy fixných aktív. CRM je bežný, takmer podložný základ, funkcia ERP a Open Systems Traverse to robí dobre. Okrem štandardných kontaktných informácií o zákazníkoch, ktoré sú vyvinuté v moduloch predaja a pohľadávok, CRM systému Open Systems Traverse vám umožňuje interakciu s programami Microsoft Outlook a Microsoft Office na vývoj a sledovanie predajných kampaní a materiálov a e-mailových kampaní.

Väčšina modulov v Open Systems Traverse vám umožňuje definovať svoje vlastné polia a CRM túto schopnosť podporuje, takže môžete pridať svoje vlastné aktivity a ďalšie informácie, ktoré podľa vás budú užitočné, ak budú spojené so záznamom zákazníka. Môžete tiež nadviazať vzťahy medzi kontaktmi v tej istej organizácii, napríklad ukázať organizačnú schému zhora nadol. Je to užitočné, keď rokujete s rôznymi ľuďmi v tej istej spoločnosti o rôznych produktoch alebo službách alebo si poznačíte vhodný kontakt pre konkrétne problémy alebo činnosti.

Pokračovanie v odpisovaní

Správa fixných aktív Open Systems Traverse nie je tak všeobecne použiteľná ako CRM, ale je blízko. Nie každý podnik musí sledovať fixný majetok, ale mnoho z nich má majetok, ktorý IRS vyžaduje, aby bol odpisovaný po dobu niekoľkých rokov, a nie iba vykázaný ako náklad pri jeho zakúpení. Modul „Fixed Asset“ od spoločnosti Open Systems Traverse to uľahčuje, pretože automaticky počíta odpisy konkrétneho majetku pomocou akejkoľvek predpísanej metódy odpisovania. Poskytuje tiež až štyri súbory kníh pre situácie, keď je potrebné vypočítať hlásenie odlišne. Napríklad IRS môže vyžadovať iný spôsob odpisovania, než aký chcete, aby sa majetok odrážal vo vašich knihách a finančných výkazoch. V takom prípade by ste mohli viesť dve alebo možno tri sady záznamov o odpisoch.

Modul Fixed Assets má niekoľko ďalších užitočných funkcií. Jeho analytická schopnosť „nájom verzus zakúpenie“ je užitočným príkladom, ako aj jeho funkcie „skúšobného odpisovania“, ktoré vám umožnia vyskúšať rôzne scenáre pred uskutočnením akvizície. Správa o súhrne daní z konca roka tiež odráža formulár 4562 IRS, čo je vhodné. A zatiaľ čo mnoho systémov s fixným majetkom prehliada amortizáciu, pretože sa to naozaj nevzťahuje na odpisovateľné aktíva, Open Systems Traverse má kalkulačku amortizácie pôžičiek, ktorá je užitočná na vytváranie plánov amortizácie pre také veci, ako sú pôžičky a predplatené výdavky.

Riadenie zásob

Je nemožné skontrolovať ERP bez toho, aby sme si všimli, že finančné účtovníctvo je veľká časť koláča. Napríklad, keď hovoríme o možnostiach distribúcie, nepozeráme sa iba na jednu aplikáciu, ale skôr na vzájomne prepojený systém diskrétnych funkcií. Distribúcia a výroba sú veľmi úzko spojené napríklad s inventúrou, zadaním zákazky odberateľa a nákupom - nehovoriac o dôležitej integrácii s neúčtovnými modulmi, ako je riadenie skladu a plánovanie výrobných požiadaviek (MRP).

S tým úzko súvisí správa komplexných zásob, kde Open Systems vykonáva solídnu prácu. Bolo mi to zrejmé, pretože testovací systém, ktorý som používal pri tejto kontrole, bol nakonfigurovaný s tým, čo Open Systems nazýva distribučná súprava. To zahŕňa inventár, kusovník (BoM) so zostavou, správu skladov a plánovanie požiadaviek okrem aplikácií pre predaj a nákup. Všetky sú pevne integrované, ale sú k dispozícii ako samostatné aplikačné moduly alebo tiež v rôznych kombináciách. Všetky moduly podporujú viacnásobnú prevádzku.

Modul Traverse Inventory podporuje viac skladov a položky môžu existovať v niekoľkých skladoch, ak je to potrebné. Položky sa tiež ľahko prenášajú medzi skladmi, aby sa vyhovelo náhlym zmenám dopytu. Prevody skladov môžu zahŕňať náklady na prevod pri výpočte nákladov na položku. Môžete tiež sledovať pohyby položiek v sklade.

Traverse poskytuje podporu pre všetky bežné metódy kalkulácie a zahŕňa kôš alebo serializované kalkulácie, ako aj kalkulácie konkrétnych položiek. Pri použití modulu Inventár na splnenie objednávky môžete určiť alternatívne položky, ktoré sa majú dodať, keď sú úrovne zásob nízke, za predpokladu, že položky sú rovnocenné. Open Systems podporuje mobilné zariadenia a skenovanie čiarových kódov, ale väčšina funkcií v tejto oblasti sa nachádza v aplikácii Predajná objednávka, kde je možné naskenovať položky alebo zadať do predajnej objednávky zo zariadenia. Podporuje sa aj import pre fyzické počty, takže môžete vykonávať inventúry buď pomocou pracovných hárkov generovaných systémom alebo ich importovaním z tabuľky, ak sa počty fyzických zásob zaznamenávajú týmto prístupom. Obrazovky prehľadov zásob majú vynikajúcu kapacitu rozbalenia a aj keď nie sú nadbytočné prehľady zásob, poskytované správy sú relevantné a užitočné.

Bill of Materials (BoM) je pomerne štandardný a zahŕňa súpravy na zabezpečenie podrobnejšieho prístupu, keď má váš BoM podzostavy. Modul BoM môžete použiť na zostavenie nes serializovaných položiek, ktoré obsahujú serializované podzostavy a súpravy, a samostatne sledujete náklady na komponenty, ale súprave pripisujete celkovú cenu. Môžete tiež vytvárať šarže na spracovanie zásob na základe klasifikácie ABC (kde položky „A“ poskytujú najlepšie výnosy a položky „C“ sú najmenej ziskové). Prechádzajúci inventár vám tiež umožňuje určiť rôzne farby upozornení pre úrovne zásob, aby boli viditeľné nízke alebo nízke stavy zásob.

Plánovanie požiadaviek sa vykonáva skôr v jedinom module, ako vyžadovanie operácie integrovaného plánovania materiálových požiadaviek (MRP) a plánovania distribučných požiadaviek (DRP), ako je bežnejšie. Prehľady prognóz sú flexibilné a môžete predvídať predpokladané požiadavky vo formátoch bucketed alebo bucketless a na rôznych zobrazeniach, ako sú grafy alebo tabuľky. Prognózy sa vykonávajú pomocou historických údajov a nezdá sa, že by boli také komplexné ako viaceré metódy dostupné v SAP Business One Professional. Mali by však stačiť pre mnohých používateľov.

V mnohých ohľadoch je Traverse Inventory pomerne všeobecný aplikačný modul, dokonca aj v konfigurácii distribučnej sady, ktorú som testoval. Má základné požiadavky a mala by byť schopná zvládnuť každodenné činnosti väčšiny spoločností. K dispozícii je Design Studio, ktoré vám umožňuje vytvárať vlastné zostavy, a inventár podporuje polia definované používateľom pre tie, ktoré si vyžadujú malé prispôsobenie. Aj keď existujú komplexnejšie a sofistikovanejšie moduly zásob od iných dodávateľov ERP, ako sú napríklad Syspro našich výberov editorov a Acumatica, široký výber dostupných aplikačných modulov od spoločnosti Open Systems z nej robí dobrú voľbu pre spoločnosť, ktorá chce stavať systém viac prispôsobený na mieru jeho potrebám.

Je to všetko o produkte

Zatiaľ čo niektoré z ERP systémov, ktoré som preskúmal, ako sú Epicor ERP a NetSuite OneWorld, zahŕňajú v rámci svojich out-of-box ERP schopností, vrátane riadenia Ganttovho diagramu a určovania kritickej cesty, Open Systems Traverse sa zameriava na riadenie výroby. Znie to podobne, ale v praxi je to skôr na príkaz MRP. Táto funkcia spája údaje o zákazkách odberateľa, ako aj o zásobách a mzdách, aby ste mohli určiť, čo je potrebné urobiť pre celú organizáciu na splnenie zákaziek odberateľa. Riadenie výroby predpokladá, že v skutočnosti vyrábate položky, ktoré predávate (tj vyrábate), skôr ako ich kupujete na distribúciu. Konečným produktom je výrobná zákazka, ktorá podrobne popisuje položky a materiály, ktoré potrebujete z inventára na zostavenie produktov uvedených na predajnej objednávke. Ak to vyhovuje vášmu obchodnému procesu, potom je to pekne schopný modul. Je to pekne schopný nástroj, pretože vám umožňuje podrobne rozobrať pod jednoduchý výrobný inventár pri podrobnom popise toho, čo je potrebné na vyplnenie zákaziek odberateľa (vrátane analýzy požadovaných nákladov na pracovnú silu, nástrojov a ďalších).

Celkovo sa mi páči Open Systems Traverse z pohľadu ERP. Vďaka svojej modulárnej orientácii môže byť rýchlo nakonfigurovaný tak, aby vyhovoval mnohým menším firmám, ktoré potrebujú funkcie podnikovej triedy. Môže vyhovieť spoločnostiam s viacerými pobočkami a dcérskymi spoločnosťami a dokonca podporuje potreby viacerých mien. Otvorené systémy Traverse sú cenovo dostupné a ich používanie nie je náročné, akonáhle sa dostanete na kĺb. Mnoho používateľov však bude stále chcieť spolupracovať s konzultantom alebo predajcom - prinajmenšom prostredníctvom počiatočnej inštalácie a konfigurácie - len s cieľom pomôcť doladiť systém. Softvér získal vynikajúce hodnotenie v našej recenzii jeho schopností hlavnej knihy a zachováva si rovnaké hodnotenie z hľadiska ERP.

Cena za súťaženie

Väčšina predajcov odmietla poskytnúť konkrétne ceny, ale spoločnosť Open Systems o nich bola veľmi otvorená. Open Systems Traverse obsahuje miestnu trvalú licenciu, ktorá sa určuje na základe počtu súbežných používateľov a ktoré aplikácie sa kupujú. Napríklad nákup šiestich používateľov v piatich aplikáciách by predstavoval 11 000 dolárov plus náklady na údržbu, podporu, školenie, implementáciu a podobné náklady s pridanou hodnotou. Cena cloudu sa spúšťa za 175 dolárov mesačne, čo zahŕňa predplatné Open Systems Traverse a virtuálne prostredie Microsoft Azure, na ktorom sú spustené cloudové servery systému.

Traverse má všetky zvončeky a píšťalky, ktoré by ste mohli chcieť v účtovnom systéme pre malé a stredné podniky av prípade potreby sa môžu vyvinúť do úplného ERP. Rovnako ako v prípade iných účtovných systémov a systémov ERP v tomto segmente trhu, poskytuje extrémna flexibilita aj určitú zložitosť, najmä pokiaľ ide o manipuláciu s údajmi a prispôsobenie. Ale so skúsenosťami a Design Studio, Open Systems Traverse môže byť šitý na mieru vašim prevádzkovým potrebám, a akonáhle je plne prispôsobený, poskytuje výkonné riešenie, ktoré drží svoje vlastné s akýmkoľvek konkurentom.