Kontrola a hodnotenie účtov

Aplikácia AccountMate, ktorá bola pôvodne klientskou / serverovou aplikáciou, keď bola vytvorená v polovici osemdesiatych rokov, nadviazala partnerstvo so spoločnosťou IBM a jej minipočítačmi s cieľom napájať serverovú polovicu rovnice. Teraz si môžete kúpiť účet AccountMate na mieste alebo v cloude (hoci na inštaláciu na mieste sa začína na 3 125 $ na používateľa). Ale ako väčšina ostatných malých a stredne veľkých podnikov (SME), účtovných a správcovských aplikácií, ktoré sme testovali v našom revíznom kole, účet AccountMate sa predával iba prostredníctvom kanála poskytovateľa riešení. To znamená, že budete rokovať s partnerom a nie so softvérovou spoločnosťou. Uvedomte si, že táto skutočnosť s najväčšou pravdepodobnosťou ovplyvní konečnú cenu za vás.

Systém AccountMate je úplne modulárny. Skladá sa z povinnej súčasti System Manager a výberu ďalších modulov zameraných na konkrétne typy podnikania alebo procesy, z ktorých každý môže byť nakonfigurovaný podľa požiadaviek používateľa. Výsledkom nevyhnutnej úpravy je viac či menej vlastné riešenie. Celkovo je to solídny systém, ktorý bude atraktívny pre mnohých používateľov. Ale niektoré nedostatky v reportovaní a dizajne, ktoré nie sú také intuitívne ako iné v tejto kategórii, ho udržujú za Acumatica, Intacct a Oracle NetSuite OneWorld, víťazmi našich redaktorov v tomto priestore.

Riedke pristátie a navigácia

Na rozdiel od väčšiny malých a stredne veľkých podnikov (SME) zameraných na aplikácie, ktoré som skontroloval pre toto kolo, úvodná obrazovka účtu AccountMate je dosť neplodná. Väčšina účtovných systémov ostatných dodávateľov sa spúšťa s obrazovkou plnou miniaplikácií alebo aspoň procesným vývojovým diagramom pre navigáciu. Úvodná obrazovka účtu AccountMate je pri porovnaní pomerne riedka. Poskytuje zväčša prázdny priestor, dva pruhy pásov v hornej časti obrazovky a zvislý panel na okraji.

To neznamená, že účet AccountMate nemá rovnakú funkčnosť ako ostatné účtovnícke produkty vo svojej triede, iba to, že na prvý pohľad nie sú také intuitívne. Napríklad, zatiaľ čo mnoho ďalších aplikácií uvádza kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) na úvodnú stránku vo forme widgetov, AccountMate poskytuje zhrnutie, ktoré je prístupné prostredníctvom panela nástrojov systému, ktorý je v hornej časti obrazovky pod hlavnou lištou pásu., Táto hlavná stuha poskytuje prístup k transakciám, správam, údržbe, upratovaniu a verejným službám. Kliknutím na jednu z týchto možností sa nahradí hlavný panel s nástrojmi vhodným pre daný výber. Nie intuitívne na začiatku, ale prejdite si ho raz alebo dvakrát a budete si pamätať, ako ho používať.

Vertikálny panel na ľavej strane obrazovky obsahuje zoznam nainštalovaných modulov, skratky pre jednotlivcov, ktorí používajú systém, a tie, ktoré sa vzťahujú na skupinu používateľov (napríklad Zamestnanci účtov), ​​a ďalšie dokumenty, programy a webové stránky, na ktoré chcete ľahký prístup. Klávesové skratky vás privedú k špecifickým úlohám, ale tieto musia byť skonštruované správcom systému alebo poskytovateľom riešení podľa toho, ktorý softvér nasadil. Neexistujú žiadne šablóny, ale akonáhle budete mať skratku, môžete ju skopírovať a upraviť do inej skratky.

AccountMate nepoužíva vývojové diagramy úloh alebo procesov, ale tieto sú skutočne ilustrované v niektorých rozsiahlych inštruktážnych videách, ktoré tvoria systém pomoci. Súčasťou systému Pomocníka je aj kompletná dokumentácia k aplikáciám, Príručka Začíname a funkcia kontextovej pomoci.

Pri testovaní som nevidel veľa grafických možností. Väčšina grafiky je v sekcii Údržba rôznych modulov na karte Analýza. To je však kompenzované schopnosťou ľahko prenášať údaje zostavy do rôznych výstupných formátov vrátane programu Microsoft Excel, ktorý má vynikajúce možnosti grafovania a mapovania, alebo voliteľne do Správcu zostáv F9, ktorý tiež poskytuje významné ponuky grafov a grafov.

Jednou z funkcií, ktorá sa ukáže byť užitočnou pre takmer každého používateľa, sú možnosti rozšírenia účtu AccountMate. Z finančného výkazu alebo mnohých správ je možné prejsť z výkazu až po pôvodnú transakciu. AccountMate umožňuje otvorenie viacerých obrazoviek súčasne a tieto obrazovky môžu pochádzať z rôznych modulov. Ak chcete viac čitateľných obrazoviek, môžete ich usporiadať do dlaždíc.

A pre spoločnosti, ktoré sú predmetom auditu, existuje správa Audit Trail, ktorá sleduje transakcie späť do databázy. Nastavili ste, ktoré polia chcete sledovať a účty AccountMate majú prístup a zmeny údajov. Toto je funkcia, ktorú váš audítor skutočne ocení, a je silným faktorom pre požiadavky na vnútornú kontrolu a dodržiavanie predpisov, ako je Sarbanes-Oxley.

Mnohé z účtovných systémov pre malé a stredné podniky, ktoré som preskúmal, ponúkajú rôzne meny. AccountMate to tiež robí dobre a navyše Účtovná osnova uľahčuje zakladanie viacerých spoločností. Pri zakladaní účtu existuje prepínač, ktorý sa pýta, či je účet určený pre materskú spoločnosť dcérskej spoločnosti (alebo ak nekonsolidujete spoločnosti, tretia voľba). Konsolidácia viacerých spoločností vyžaduje voliteľný modul konsolidovanej knihy.

Dispergované, ale flexibilné vykazovanie

AccountMate tvrdí, že má niekoľko stoviek prehľadov. To môže platiť, ak prevádzkujete každý modul, ktorý je k dispozícii, ale v moduloch System Manager a General Ledger je podstatne menej. Ako už bolo povedané, správy, ktoré sú tu, sú tie, ktoré považujete za užitočné. Tiež som zistil, že nastavenie prehľadu je jednoduchšie ako ponuky mnohých iných výrobcov. Jednoduchými prepínačmi môžete vybrať funkcie, ako sú porovnávacie správy.

Pri diskusii o možnostiach vykazovania účtu AccountMate by sa mali uviesť dve veci. Prvým je, že si môžete vybrať medzi všeobecne akceptovanými účtovnými zásadami (GAAP) a medzinárodnými štandardmi finančného výkazníctva (IFRS). Túto možnosť ponúka aj niekoľko účtovných balíkov pre malé a stredné podniky, ktoré som testoval, a je to rozhodujúca vlastnosť, ak prevádzkujete nadnárodnú spoločnosť, pretože formáty finančných správ sa líšia v iných krajinách ako v USA.

Jedna správa, ktorú mi chýbala, bol pracovný skúšobný zostatok, ktorý je veľmi užitočný pri uzávierkach období. AccountMate má však rozsiahle možnosti exportu (a tiež možnosti importu), takže nie je problém exportovať dostupné údaje Trial Balance do programu Microsoft Excel a pridať niekoľko stĺpcov, ktoré umožňujú prácu s úpravami a zatváraním položiek. S nástrojmi správcu som zistil, že nie je ťažké vytvoriť jednoduchý prehľad ad hoc.

Druhou pozoruhodnou vlastnosťou je, že AccountMate poskytuje zdrojový kód na generovanie všetkých svojich prehľadov. Možno kúpiť ďalšie moduly zdrojového kódu, ale do počiatočného nákupu sú zahrnuté súbory RPT a PRG pre tieto moduly. AccountMate obsahuje nástroje, ktoré poskytujú pomerne malé vylepšenia správ bez toho, aby sa museli ponoriť do kódu. Ak však máte vy alebo váš poskytovateľ riešení odborné znalosti v oblasti programovania, môžete zostaviť akúkoľvek správu, ktorú by ste mohli potrebovať, alebo vykonať rozsiahle prispôsobenie zoskupených správ.

Rozšírenie do ERP

Okrem sady funkcií hlavnej knihy (G / L) je AccountMate tiež plnohodnotnou platformou pre plánovanie podnikových zdrojov (ERP). Podobne ako v prípade niektorých iných úplne modulárnych systémov, ktoré sú tu preskúmané, napríklad Acumatica, má AccountMate tendenciu byť trochu skreslený smerom k špecifickému typu právnickej osoby. V takom prípade výber modulov robí z AccountMate silnú voľbu pre výrobné spoločnosti z dôvodu dostupnosti niekoľkých modulov, ktoré rozširujú zásoby, ako aj silné finančné moduly pre proces obstarávania a distribúcie (tj spracovanie predaja a nákupných objednávok).

Ďalšou oblasťou, v ktorej je AccountMate silná, je analýza a podávanie správ. V makroúrovni vám AccountMate Business Alerts, založené na jeho moduloch Info-Alert, umožňujú nastaviť parametre dátových podmienok, v ktorých chcete, aby boli pracovníci upozornení na prekročenie určenej úrovne. Tieto podmienky môžu byť niečo ako to, že zákazník prekročil svoj úverový limit, alebo možno niektoré nákupné objednávky neboli splnené do prisľúbeného dátumu splatnosti. Niektoré z týchto funkcií sa nachádzajú v samostatných moduloch zákazky odberateľa a iných predajcov, ale upozornenie Business Alerts umožňuje nastaviť tieto podmienky na makroúrovni pre celú spoločnosť. Môžete tiež určiť akcie, ktoré sa automaticky vykonajú pri zistení stavu, napríklad odoslanie upomienky na platbu, keď dôjde k stavu úverového limitu.

Ako bolo uvedené, AccountMate poskytuje kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) v časti Zhrnutie. Ak potrebujete podrobnejšiu analýzu a grafické možnosti, môžete si kúpiť AccountMate Business Analysis Powered by F9 alebo Business Intelligence Module. F9 uľahčuje vytváranie zložitých analytických tabuliek z údajov obsiahnutých v databáze AccountMate pomocou Sprievodcu zostavami, ktorý vás prevedie týmto procesom. Modul Business Intelligence (BI) rozširuje počet a typy výkazov o predaji, zákazníkoch, predajcoch a ďalších oblastiach a umožňuje vám vytvoriť vlastné dashboardy, ktoré by mohli chýbať v základných moduloch.

Riadenie zásob

Základné schopnosti správy účtov AccountMate môžu byť rozšírené prostredníctvom svojej modulárnej architektúry. To umožňuje zákazníkom pridať ďalšie moduly na vylepšenie inventára s viacerými funkciami a funkciami. Medzi tieto ďalšie moduly patrí Customer Inventory Manager, ktorý vám umožňuje spravovať položky inventára pomocou čísel položiek a dielov zákazníkov. Potom je tu špecifikácia inventára, ktorá vám umožňuje kategorizovať váš inventár podľa charakteristík, ako je farba, veľkosť, štruktúra a hmotnosť, pretože sleduje náklady a množstvo podľa tejto špecifikácie. Nakoniec je tu modul kiting, ktorý rozširuje možnosti účtu BM (Bill of Materials), takže vám umožňujú zoskupovať položky a vytvárať skupinu vyššieho poriadku, ktorá sa používa ako položka v BoM. Medzi ďalšie voliteľné a súvisiace moduly patria výrobný modul, ktorý poskytuje vylepšené výrobné BoM, a modul plánovania materiálových zdrojov (MRP), ktorý je funkčný, ale nie tak komplexný, niektoré z modulov MRP iných výrobcov, najmä Acumatica a Syspro. Testovací systém, ktorý mi poskytol na preskúmanie, mal všetky uvedené moduly.

Spôsob, akým AccountMate zorganizoval svoje funkcie v týchto rôznych moduloch inventára, vám bohužiaľ pravdepodobne neušetrí. Ak prevádzkujete niečo iné ako veľmi základný inventár, budete musieť kúpiť takmer všetky vyššie uvedené ďalšie moduly súvisiace s inventárom, aby ste mohli upgradovať na plne funkčný systém. To platí najmä v prípade, že prevádzkujete spoločnosť na výrobu ľahkých výrobkov s výrobnými problémami. Zásoby účtu AccountMate, a to aj s modulom Výroba, neobsahujú komplexné funkcie na úrovni dielne, hoci ponúkajú možnosť sledovať pracovné objednávky, rozpracované a dodacie lehoty, ako aj dodacie lehoty dodávateľa.

Zaujímavou schopnosťou, ktorú som si všimol v module Výroba, je schopnosť priradiť číslo kroku komponentu, ktorý sa používa pri výrobe dokončenej položky. Budete chcieť pozorne sledovať zásoby týchto položiek, pretože stretnutie so zásobou dôležitého komponentu použitého vo výrobnom procese môže zastaviť výrobu.

Rovnako ako u väčšiny ostatných inventárnych systémov, ktoré som testoval, má AccountMate's Inventory komplexné metódy kalkulácie nákladov vrátane First-In First-Out (FIFO), Last-In First-Out (LIFO) a Priemerné náklady. Systém podporuje štandardné kalkulácie a v prípade potreby ho môžete rozšíriť o konkrétne položky a sériové čísla. Podporované sú rôzne sklady, ako sú zásobníky, a tie môžete v inventárnom zázname špecifikovať aj tieto, ako aj merné jednotky, kód výnosov, súpravu a ďalšie špecifikácie položiek. Podporované je aj čiarové kódovanie.

Podporuje sa úplný presun zásob medzi skladmi a do výpočtu hodnoty prevedeného inventára môžete zahrnúť náklady na dopravu a iné náklady (náklady na vykládku). Môžete tiež vytvoriť sklady na prepravu lodí na podporu prepravy priamo od dodávateľov k zákazníkom. Užitočnou vlastnosťou je možnosť kúpiť tú istú položku inventára od rôznych dodávateľov pomocou rôznych nákladov a dokonca aj rôznych merných jednotiek.

Celkovo som bol ohromený inventárnymi schopnosťami AccountMate. Početné moduly dostupné pre zásoby a ďalšie oblasti ERP znamenajú, že si môžete vytvoriť dobre prispôsobený systém výberom funkcií, ktoré chcete povoliť a nasadiť. Rovnako ako v iných oblastiach aplikácie ERP aplikácie AccountMate, jej moduly zásob majú veľké množstvo užitočných prehľadov, ktoré sa dajú ľahko generovať a sú ľahko zrozumiteľné. Rovnako ako v prípade celého systému ERP poskytuje AccountMate zdrojový kód, takže predajca by mal byť schopný prispôsobiť systém za primeranú cenu vrátane vytvorenia vlastných prehľadov a dashboardov. Jedinou nevýhodou, ktorú musím spomenúť, je to, že v testovacom systéme zásob, ktorý mi bol poskytnutý, chýbali pokročilé predpovedacie a analytické schopnosti, ktoré sú vlastné niektorým zo systémov iných dodávateľov, medzi ktoré patria nielen Syspro, ale aj SAP Business One Professional. V module Výroba môžete robiť určité predpovede, ale nie v rozsahu dostupnom v niektorých aplikáciách Zásoby iných dodávateľov.

Nie je silný vo všetkých oblastiach

Len málo z ERP systémov, na ktoré sme sa pozerali, je rovnako silné vo všetkých smeroch, a to určite platí pre účet AccountMate. Skutočné riadenie projektov (PM), spracovanie náročných požiadaviek na materiály (MRP) alebo funkcie Supply Chain Management (SCM), ako napríklad inventár Just-In-Time (JIT), má len obmedzený účinok. Inventár je však silný v niektorých oblastiach, ako je napríklad Kitting (hoci to vyžaduje samostatný modul) a sledovanie zásielok.

Mzdy sú pomerne všeobecné, ale mali by byť primerané pre mnohých používateľov v priestore MSP. Jedno pozoruhodné opomenutie je, že má obmedzenú schopnosť priradiť rôzne mzdy tomu istému zamestnancovi na základe vykonávanej práce, čo je v mnohých spoločnostiach s odborovými zmluvami potrebné. A v týchto spoločnostiach je často potrebné aj podávanie správ rôznym odborovým zväzom, čo je ďalšia schopnosť, ktorá nie je zabudovaná do účtu AccountMate (toto obmedzenie však môžete obísť pomocou dôkladného plánovania a náhradných riešení).

Ešte dôležitejšie je, že AccountMate v súčasnosti neponúka moduly ľudských zdrojov (HR) alebo Point-of-Sale (POS). Nie je to zďaleka samo osebe, pretože niekoľko systémov SME ERP, ktoré som preskúmal, ponúka rozšírené možnosti správy ľudských zdrojov alebo výhod. Keďže však softvér na správu ľudských zdrojov a súvisiace technológie stále získavajú na popularite, bolo by pekné mať prístup k takým funkciám z jednej celofiremnej platformy ERP. Ak potrebujete silné schopnosti v týchto oblastiach, možno budete lepšie hľadať iného dodávateľa pomocou vertikálnejších verzií ich systému ERP alebo vyšetrovania niektorých partnerov a vývojárov tretích strán špecializujúcich sa na doplnky a vertikálne implementácie, ktoré rozširujú možnosti účtu AccountMate.

Generické alebo vertikálne?

S ohľadom na tieto obmedzenia ponúka AccountMate výber modulov, ktoré vám umožnia zostaviť si vlastný ERP systém pomocou len základných komponentov, ktoré sa vzťahujú na vašu prevádzku. Poskytuje možnosti viacerých spoločností (s konsolidovaným účtovným modulom) a viacúčelového účtovníctva a pre spoločnosti, ktoré sa zameriavajú na výrobu a distribúciu, sú moduly Kitting, Lot Control a Manufacturing dobre navrhnuté a mali by spĺňať väčšinu požiadaviek malých výrobcovia a veľkoobchodníci.

Riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) je ďalším základným kameňom väčšiny implementácií ERP, ktoré sa často integrujú do nejakého druhu predajného modulu. S účtom AccountMate je implementovaný do niekoľkých samostatných modulov. K dispozícii je modul Customer Relationship Manager, ktorý poskytuje komplexné správy o každej zaznamenanej transakcii s potenciálnym zákazníkom, dodávateľom, kontaktom alebo pobočkou. K dispozícii je tiež samostatný modul Contact Manager, ktorý je úzko integrovaný do balíka Microsoft Office; umožňuje vám vytvárať predajné kampane a získavať údaje z finančných záznamov a zahrnúť ich do kontaktných materiálov zákazníka. Tretí modul súvisiaci so zákazníkom, Upsell Management, vám umožňuje udržiavať zoznam doplnkových alebo predpredajných položiek, ktoré si môžete vybrať, aby sa dali rozmiestniť v aktuálnej objednávke alebo konkrétne zacieliť na zákazníka, ak si myslíte, že existuje šanca, že by ste ich mohli v predpredaji zaujať. Tento konkrétny modul som neskúmal, ale je to dobrý nápad a mal by byť cenný pre každú spoločnosť, ktorá vykonáva priamy predaj.

Cena sa môže rýchlo pridať

AccountMate je úplne modulárny, čo znamená, že v mnohých prípadoch budete musieť platiť za funkcie, ktoré potrebujete, pretože budú súčasťou voliteľného modulu. Opäť platí aj opak: ak nepotrebujete konsolidácie viacerých spoločností, nemusíte kupovať modul konsolidovanej knihy. Rozpočet je ďalším voliteľným modulom, ako sú moduly pre subjekty, ktoré vykonávajú distribúciu a výrobu.

Ako už bolo spomenuté vyššie, môžete si vybrať, ktorú verziu AccountMate potrebujete: verziu, ktorá beží na Microsoft SQL, alebo verziu, ktorá beží na Express Version SQL. AccountMate pre SQL Express je najlacnejšou možnosťou, ale je obmedzená na päť používateľov. „Zoznamová cena“ úplnej verzie servera Microsoft SQL Server sa začína jednorazovým poplatkom 3 125 $ na používateľa, s povinnými poplatkami za údržbu v prvom roku a voliteľnými v nasledujúcich rokoch. Tento buy-in vás dostane k systémovému manažérovi, hlavnej knihe, splatným a prijatým účtom, predajným objednávkam, nákupným objednávkam, bankovému vyrovnaniu, kontrole zásob, kitingu, šarži a niekoľkým modulom zdrojového kódu. Samozrejme, rovnako ako iný softvér pre malé a stredné podniky, aj tu sú pred poplatkami nevyhnutného poskytovateľa riešení, ktoré nazbierate, pretože tento softvér nemôžete jednoducho kúpiť od výrobcu a nainštalovať ho sami. Táto požiadavka môže výrazne zvýšiť vaše konečné náklady v závislosti od toho, koľko musí partner urobiť počas počiatočného nasadenia a dlhodobej údržby.

S verziou SQL Express bude balík Small Business Pack pre jedného používateľa stáť 4 000 dolárov a zahŕňa systémového manažéra, hlavnú knihu, záväzky a pohľadávky a bankové vyrovnanie.

Z pohľadu ERP poskytuje veľa dostupných modulov AccountMate veľkú flexibilitu v spôsobe konfigurácie systémov podľa vašich konkrétnych potrieb za predpokladu, že mu neprichádzajú žiadne konkrétne funkcie potrebné pre vaše podnikanie. Znamená to tiež, že nákupná cena sa zvyšuje s každým pridaným modulom, takže konečná cena môže byť podstatne vyššia ako základná cena. To nie je kritika, pretože väčšina systémov ERP v tejto skupine recenzií vás postaví na rovnakú pozíciu. Znamená to však, že sa musíte dôkladne venovať vašim potrebám a prispôsobiť ich schopnostiam, ktoré poskytuje základný systém a každý voliteľný modul. Týmto spôsobom neukončíte platby za funkcie a funkcie, ktoré nepotrebujete a nikdy nebudete používať.

Obyčajný, ale výkonný

V porovnaní s niektorými inými účtovnými systémami v tomto kole, ako je Acumatica alebo dokonca QuickBooks Enterprise Solutions, nie je AccountMate veľmi honosný. A nie som na navigáciu príliš zapôsobený, najmä hneď po vybalení z krabice predtým, ako partner zmení nastavenia na nastavenie skratiek.

Ale jednoducho pomocou aplikácie, nemal som veľa problémov obísť. A páči sa mi ľahkosť filtrovania správ a skutočnosť, že môžete prejsť z mnohých miest v systéme až po pôvodnú transakciu. Plnohodnotný systém s väčšinou dostupných modulov pobeží dosť peňazí, ale platí to takmer o všetkých produktoch na trhu MSP. Celkovo možno povedať, že AccountMate funguje dobre, ponúka použiteľné funkcie, vynikajúcu dokumentáciu a e-learning.