Aktualizácia recenzie a hodnotenie

Návrh zmluvy a jej vykonanie

K používateľskému rozhraniu na tvorbu zmluvy môžu neregistrovaní používatelia pristupovať ako widget alebo portál vložený na webovú stránku spoločnosti. Avšak pre tých, ktorí vstupujú na informačný panel administrátora, je najjednoduchší spôsob vytvorenia novej zmluvy pomocou karty Dokument. Ako už bolo spomenuté, spoločnosť Origin Systems prispôsobuje každý typ zmluvného dotazníka tak, aby bola platforma pripravená na použitie s prispôsobeným pohovorom ihneď po prihlásení. Môžete buď nahrať existujúci dokument, alebo začať proces pohovoru a vytvoriť svoj vlastný v rámci minút. Proces nahrávania pripomína proces rozhovoru, a to bez samotnej časti rozhovoru a odpovede na otázky. Používateľ vyberie typ zmluvy, zadá základné informácie a potom dokument nahrá. Zmluvy vytvorené prostredníctvom rozhovorov a odovzdané dokumenty sú funkčne podobné, s výnimkou prípadov, keď ich nie je možné meniť a dopĺňať. Proces zmeny a doplnenia a klonovania implikuje informáciu o rozhovore, ktorá sa nezadáva pri priamom odovzdaní dokumentu.

Na rozdiel od prístupu knižnice klauzúl k vytváraniu zmlúv, ktorý používajú nástroje ako Agiloft a Coupa Lifecycle Management Lifecycle Management, Updateraft eliminuje riziko chýb, vrátane výpočtu nesprávneho dátumu ukončenia zmluvy alebo použitia nesprávneho termínu, pretože riadený, riadený proces je vopred schválené právnym oddelením. Neexistuje žiadne riziko neúplnej alebo nevynútiteľnej zmluvy, ktorá by mohla mať za následok potenciálne pokuty alebo pokuty za dodržiavanie právnych predpisov, pretože používatelia sa v skutočnosti nerozhodujú na tejto ceste. Výhodou prispôsobeného procesu rozhodovania v stromoch s rozhodovacími právomocami je, že podnikatelia a právnici, najmä tí, ktorí nie sú oboznámení s právnymi zmluvami, si nemusia vyberať z desiatok rôznych dohôd a scenárov a rôznych precedensov, ktoré sú s nimi spojené.

Samotný proces pohovoru bol jednoduchý pri vytváraní rôznych typov zmlúv. Proces je prispôsobený tak, ako bolo uvedené. Na účely testovania sme sa však pokúsili vytvoriť niekoľko rôznych typov vopred nakonfigurovaných zmlúv. NDA, pracovné zmluvy, obchodné nájmy, súdne spory, dohody o pôžičkách, predajné zmluvy a ďalšie sú všetky podporované precedensy zmlúv.

Pri vyplňovaní dotazníka a vytváraní zmluvy sa na obrazovke zobrazuje indikátor priebehu, ktorý vám poskytuje odhadovaný zostávajúci čas. Rozhovor môžete kedykoľvek pozastaviť uvedením dôvodu a citovaním prebiehajúcej práce a kedykoľvek kliknutím na tlačidlo Prehrať pokračovať v rozhovore. Aj keď sa neúmyselne odhlásite, Updraft vám pri prihlásení uloží vaše miesto a hneď po prihlásení vás vezme späť do dotazníka. Každý dotazník na rozhovor má jedinečný identifikátor, ktorý je možné vyhľadávať.

Systém tiež automaticky extrahuje kľúčové termíny a nastavuje opakujúce sa oznámenia a udalosti. Môžete si tiež nastaviť vlastné pripomenutia s popisom, dátumom a počtom dní varovania pre dané upozornenie na zmluvu. Oznámenia boli porovnateľné s nástrojmi, ako sú Concord a ContractSafe, pri poskytovaní spoľahlivých upozornení zameraných na termíny s užitočným výberom spúšťačov e-mailov pre automatizované pracovné postupy schvaľovania.

Na konci dotazníka mi spoločnosť Updraft poskytla zakaždým možnosť zobraziť moju dokončenú zmluvu ako súbor programu Microsoft Word alebo PDF. Asi po 10 až 20 minútach na základe zmluvy v závislosti od zložitosti by som mohol vytiahnuť profesionálne napísanú právnu zmluvu odvodenú z mojich odpovedí na rozhovor. Po vytvorení zmluvy sa vždy môžete vrátiť do rozhovoru a pozmeniť ju alebo môžete nahrať novú alebo podpísanú verziu dokumentu. Informačné polia môžete tiež jednoducho aktualizovať, ak sa nechcete vrátiť späť do dotazníka. Zmluva môže byť tiež duplikovaná (v aktualizácii sa to nazýva „klonované“), je možné pridať poznámky a popisy a pripojiť k nim podporné dokumenty.

Aktualizácia má natívnu platformu elektronického podpisu a nie je integrovaná s programami Adobe Sign, DocuSign ani inými poskytovateľmi tretích strán. Injekciu môžete použiť na podpisové obrázky prostredníctvom súborov PDF, ale program Updraft sa zameriava na správu pracovného postupu pri schvaľovaní a vytváranie dôkazov o zákonnom súhlase. Správcovia môžu používateľom prideľovať úlohy a nastavovať spúšťače právnemu tímu, napríklad keď je nový vložený rozhovor ukončený a je pripravený na kontrolu.

Keď každá strana dostane e-mail, že zmluva je pripravená na podpis, natívny nástroj elektronického podpisu otvorí stránku s podpisom, ktorá zachytáva dátum a čas podpisu, ktorý sa má zaznamenať na účely nahlasovania údajov. Spoločnosť Updraft má najlepšie možnosti na vytváranie zmlúv, ktoré sme testovali, a proces podpisovania a vykonávania je hladký a bezpečne spravovaný. Aj keď neponúka integrovanú funkciu spolupráce a natívneho vyjednávania zmlúv, ktoré sú obsiahnuté v nástrojoch ako Agiloft a Onit Správa zmlúv a Kontrola a schvaľovanie zmlúv, proces vypracovania rozhovorov spoločnosti Updateraft pri samostatnom vytváraní zmlúv a tvorbe dokumentov je samostatný. Tento proces je hlavným dôvodom, prečo sme tento nástroj označili ako voľbu editora.

Rozhranie, správa a podávanie správ

Správca používateľského rozhrania Updraft je riedky a pri navigácii môže byť trochu neohrabaný, má však množstvo užitočných funkcií správy. Po prihlásení je prvá vec, ktorú vidíte, doručenú poštu, čo je zoznam úloh s okamžitým radom najpálčivejších úloh a termínov zmlúv. Karta Správa umožňuje správcom obmedziť prístup a zobrazenia na základe konkrétnych typov dokumentov a oddelení, ktoré sú zoskupené do „skupín zabezpečenia. Preto to, čo vidíte v doručenej pošte, bude závisieť od vašej roly a zmlúv, ktoré spravujete.

V doručenej pošte je farebne označená schéma, ktorá predstavuje naliehavosť. Čierna znamená, že platnosť zmluvy vypršala, zelená znamená, že je aktívna a škála oranžovej a červenej naznačuje, že sa blížia termíny. Ak kliknete na zmluvu, zobrazí sa okno s úplnou históriou transakcií a súvisiacimi informáciami. Z doručenej pošty máte niekoľko možností správy: Existujú ikony na aktualizáciu zmluvy alebo pridanie poznámok, podporných dokumentov alebo udalostí. K dispozícii sú aj ikony na zmenu stavu dokumentu alebo akcií, ako je napríklad klonovanie dokumentu alebo prevod vlastníctva na iného používateľa.

Ďalšou užitočnou oblasťou je karta Prípady, ktorá umožňuje právnemu tímu ukladať dokumenty relevantné pre konkrétny prípad spolu s vopred vyplnenými pohovormi, aby mohli navrhovať súvisiace zmluvy alebo získavať informácie od strán, čo by malo za následok viac dokumentov a transakcií spojených s prípadom. Karta Dokumenty, zmienená vyššie, obsahuje rozsiahle vyhľadávacie okno s filtrami na zoradenie podľa typu dokumentu, identifikačného čísla, konkrétnych popisov a kľúčových slov, vlastníka zmluvy alebo konkrétneho stavu dokumentu. Aktualizácia je o postupe a dokončení úloh, takže stlačením tlačidla Naspäť, keď ste uprostred akcie, sa niekedy odhlásite z používateľského rozhrania. Vďaka tomu je navigácia tam a späť o niečo menej intuitívna ako v používateľskom rozhraní podobnom Gmailu, ktoré sa nachádza v aplikácii Concord, alebo jednoduchšie skúsenosti, ako napríklad ContractSafe a Contract Hound. Nakoniec to však bola len malá dohadovačka.

Nástroje pre správu a podávanie správ sú tiež solídne, aj keď nie tak pokročilé, ako správy a vizualizácie údajov v rámci správy životného cyklu Coupa alebo Agiloft. Môžete spúšťať správy o parametroch vrátane aktívnych alebo končiacich zmlúv, konečných termínov a aktivity používateľov. Môžete exportovať údaje (vo formáte súborov CSV, Microsoft Excel alebo XML) alebo ich spustiť pomocou niekoľkých jednoduchých možností čiarového a pruhového grafu, ktoré vám program Updateraft poskytne. Prehľady je možné ďalej konfigurovať pomocou vlastných rozsahov dátumov a ďalších dokumentov, popisov, údajov alebo užívateľských filtrov.

Pokiaľ ide o panel správcov, správcovia môžu nakonfigurovať konkrétne skupiny prístupu používateľov, zabezpečenia a upozornení a vlastné typy dokumentov s pripojenými špecifickými oprávneniami. Užívateľ by teda mohol byť členom viacerých bezpečnostných skupín a mal by mať oprávnenie na prezeranie alebo úpravu konkrétnych zmlúv alebo typov dokumentov.

Otázky a odpovede týkajúce sa prirodzenej zmluvy

Updraft je solídna platforma pre správu zmlúv s dobrým výberom funkcií administrátora, vyhľadávania a kategorizácie, reportovania a správy úloh. Ale to nie je dôvod, prečo si zarába voľbu editorov. Proces vytvárania zmluvy na základe dotazníka nie je porovnateľný so žiadnym iným nástrojom, ktorý sme testovali. V kombinácii s bezproblémovými pracovnými postupmi pri schvaľovaní a podpisovaním z neho robí Updateraft pravdepodobne najjednoduchšiu platformu pre všetkých obchodných používateľov, s ktorou je možné vytvárať a plniť zmluvy. Vyžaduje si to značné nastavenie dodávateľa a počiatočné náklady, ale v prípade právneho oddelenia, ktoré chce svojej celej organizácii nechať bezpečne vypracovať zmluvy pre rôzne scenáre, vďaka aktualizačným skúsenostiam z pohovoru je proces čo najjednoduchší a najprirodzenejší.