Usporiadajte: 7 spôsobov, ako automaticky organizovať kontakty jill duffy

Koľko e-mailových adries používate? Koľko kontaktných databáz máte ako výsledok? Udržiavanie aktuálneho adresára je bolesť, pretože si vyžaduje častú aktualizáciu. Našťastie existuje niekoľko spôsobov, ako automatizovať proces aktualizácie a zálohovania vášho zoznamu kontaktov.

Tu sa s vami podelím o sedem spôsobov, ako môžete automaticky usporiadať svoj zoznam kontaktov. Päť z trikov používa IFTTT, bezplatnú webovú stránku a službu, ktorá znamená „ak je to tak, potom“. Služba IFTTT funguje takto: Autorizujete ju na prístup k rôznym online účtom, ktoré používate, ako sú Gmail, Evernote, Kontakty v systéme iOS atď. Potom vytvoríte „ak toto, potom“ scenáre (alebo „recepty“, ako sa volajú), ktoré služba vykonáva. O chvíľu vám ukážem niekoľko príkladov. Na vytvorenie receptov nemusíte vedieť, ako kódovať alebo písať skripty. Je to naozaj veľmi jednoduché.

Radšej používam web IFTTT na obrazovke počítača alebo prenosného počítača v plnej veľkosti, ale ak chcete pracovať na mobilnom zariadení, existuje aplikácia IFTTT pre iPhone a nedávno vydaná aplikácia IFTTT pre Android.

Tu je päť spôsobov, ako používať IFTTT (a dva bonusové spôsoby, ktoré používajú nástroje iné ako IFTTT), ktoré vám pomôžu usporiadať, zálohovať a spravovať váš adresár. Zaregistrujte sa a získajte bezplatný účet IFTTT. Tieto recepty vyhľadajte v sekcii „Prehľadávať“ na webe. Všimnite si, že recepty tu zahrnuté sú podobné, ale využívajú rôzne služby. Ďalšie návrhy na automatizáciu nájdete v časti 101 Najlepšie ifttt recepty.

1. Ak príde nový e-mail v Gmaile, potom na Disk Google pridajte „Z adresy“

Povoľte tento recept a keď príde nová správa v Gmaile, do tabuľky na Disku Google sa automaticky pridá záznam o e-mailovej adrese odosielateľa. Pri testovaní tohto receptu som si všimol, že dostanete duplikáty, čo je trochu nepríjemné a menej ako ideálne. Ak máte inteligentný a automatizovaný spôsob zrušenia duplikácie tohto zoznamu, zdieľajte ho v komentároch!

2. Ak sa do kontaktov pre iOS pridá nový kontakt, potom na disk Google pridajte „From Address“

Táto automatizácia funguje rovnako ako automatizácia pred tým, s výnimkou toho, že namiesto nových prichádzajúcich správ Gmail používa kontakty iOS. V dôsledku toho netrpí duplicitným problémom uvedeným vyššie. Na druhej strane je určený iba pre používateľov Apple.

3. Ak sa do kontaktov iOS pridá nový kontakt, potom na pozvanie na pripojenie na LinkedIn

Zapnite tento recept a pomôže vám udržiavať databázu spojení LinkedIn. Môžete ho používať okrem iných receptov iOS Contact (nie ste obmedzení iba na jeden), ale znova, iba ak ste používateľom Apple.

4. Ak do Gmailu príde nový e-mail, pripojte e-mailovú adresu odosielateľa k poznámke v Evernote

Tento recept je jediný v tomto zozname, ktorý nebol vopred vyrobený v IFTTT a je k dispozícii v sekcii „Prehľadávať“, ale zdieľam ho, takže by mal byť teraz verejne dostupný. Rovnako ako v prípade predchádzajúceho receptu služby Gmail (číslo jedna v tomto zozname) budete mať pri príchode nových e-mailov duplicitné záznamy, minimálne však budete mať zálohu svojich kontaktov.

5. Ak sa do kontaktov iOS pridá nový kontakt, pripojte poznámku k poznámke Evernote

Tu je ďalší pre používateľov iOS. Zálohujte svoje kontakty v systéme iOS na Evernote. Ako je napísané, tento recept zachytí meno odosielateľa, telefónne číslo, e-mailovú adresu, adresu, príslušnosť (organizácia / spoločnosť), pracovnú pozíciu, poznámky a dátum pridania. Ak chcete, môžete upraviť recept a vylúčiť ktorékoľvek z týchto polí.

Dva bonusové triky

Aj keď IFTTT je vynikajúca služba, ktorá sa ľahko používa, mám dve ďalšie taktiky na organizovanie kontaktných informácií.

6. Poslať správy ďalej na vlastnú variáciu vašej adresy v Gmaile

Jeden používa starý trik Gmailu. Ukázalo sa, že obdobia uvedené vo vašej adrese v Gmaile neovplyvňujú doručovanie pošty. Takže a obe sa doručujú na ten istý účet. Trik teda spočíva v nastavení pravidla v Gmaile, ktoré filtruje rôzne variácie vašej adresy v Gmaile. Nastavil som také pravidlo, že ak sa prichádzajúca pošta odosiela na moju osobnú adresu Gmail s dvoma špeciálne umiestnenými bodkami v mene, správa preskočí doručenú poštu a bude označená ako „Kontakty“. Túto adresu používam, keď dostanem e-mail na svoju pracovnú adresu, ktorý od niekoho, kto sa tiež stáva osobným kontaktom: správu odovzdám na svoju osobitnú variáciu v adrese Gmail alebo na odpoveď. Výsledkom je, že títo ľudia a história e-mailov sú teraz v mojom osobnom Gmaile, je ich možné úplne vyhľadávať, ale sú mimo dosahu mojej doručenej pošty.

7. Automatické pridávanie do kontaktov prichádzajúcich a existujúcich e-mailov

Druhým trikom je použitie bezplatnej aplikácie EasilyDo pre Android alebo EasilyDo pre iPhone. Je to aplikácia osobného asistenta s desiatkami automatizácií, ktoré môžete voliteľne povoliť. Má automatizáciu s názvom Kontaktné informácie, ktorá hľadá nové a existujúce kontaktné informácie z e-mailových účtov, ktorým ste jej udelili povolenie na prístup. Potom pridá ľudí, ktorých nájde, do účtov Kontakty, Evernote, Salesforce a LinkedIn alebo podľa toho, čo si vyberiete. EasilyDo zvyčajne rozpozná, keď už kontakt existuje, ako sa zbaviť problému s duplikáciou, ktorý som zaznamenal v niektorých ďalších automatizáciách, a má dokonca aj automatickú de-duplikáciu, ktorú môžete spustiť, aby ste vyčistili svoje existujúce kontakty.

Udržiavanie kontaktov organizovaných, zálohovaných a aktuálnych je jedným z tých prác, ktoré si vyžadujú určitú údržbu. Ale keď automatizujete túto údržbu, na vašich pleciach nezostane prakticky žiadna práca.