Kontrola a hodnotenie inteligentných listov

Každý úspešný podnik už používa tabuľky a pravdepodobne na oveľa viac, než len na zostavovanie rozpočtu. Smartsheet zmení tieto známe riadky a stĺpce buniek na aplikáciu na riadenie projektu. Výsledkom je jedinečný hybrid, ktorý zvládne všetko od zostavovania rozpočtu a výkazníctva až po správu zdrojov a sledovanie úloh. Táto cloudová aplikácia určite robí tabuľky hárčivejšími a pre určité druhy práce môže byť vhodnejšie ako tradičnejšia platforma pre riadenie projektov. Ak ste však mali viac na zreteli pravdu, pozrite sa na našich tradičnejších výhercov editorov v oblasti riadenia projektov, projektov zoho a tímovej práce.

Ceny a plány

Smartsheet ponúka štyri úrovne služieb a 30-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu. Nemá však bezplatnú úroveň služieb. Existujú dva typy programov, do ktorých sa môžete zaregistrovať priamo z webovej stránky: Standard Individual (19 dolárov na osobu za mesiac alebo 168 dolárov na osobu pri platení ročne) a Standard Business (32 dolárov na osobu za mesiac alebo 300 dolárov na osobu ročne). Kedysi existovala možnosť s názvom Tím Smartsheet Team, ale bola ukončená.

Okrem toho má Smartsheet Enterprise plán a Enterprise Premier. Obe tieto úrovne služieb sú určené pre veľké organizácie, ktoré potrebujú rozsiahle kontroly administrátora a zabezpečenia. Požiadajte spoločnosť o cenovú ponuku na niektorú z možností podniku.

Ak chcete získať bezplatnú skúšobnú verziu, potrebujete pracovnú e-mailovú adresu, čo znamená, že nejde o zrejmý bezplatný e-mailový účet. Nepotrebujete však kreditnú kartu. Bezplatná skúšobná verzia má tiež určité obmedzenia. Napríklad môžete mať naraz iba 50 listov. Tabuľky však môžete zdieľať s neobmedzeným počtom spolupracovníkov a pridať kolegov, aby vyskúšali niektoré z funkcií podnikateľského plánu. Každý človek má tiež 5 GB priestoru. Môžete si zahrať s formulármi Smartsheet (jedná sa o webové formuláre a iné druhy formulárov na zhromažďovanie údajov), ale nemôžete ich publikovať, keď používate skúšobnú verziu zdarma.

Rozdiel medzi štandardným individuálnym a štandardným firemným účtom spočíva v obmedzeniach niektorých funkcií a funkcií správy používateľov. Jednotlivé účty môžu mať 10 spolupracovníkov na položku, celkom 10 hárkov, päť prehľadov a jeden informačný panel. Táto úroveň je dodávaná s 50 GB úložného priestoru na licencovaného používateľa. Firemné účty získavajú neobmedzených spolupracovníkov, prehľady a dashboardy a môžu mať 100 listov na licencovaného používateľa. Obchodné účty tiež získavajú 100 GB úložného priestoru na licencovaných používateľov; kontroly pre správu používateľov, skupín a zdrojov; a prístup k denníkom aktivít.

Porovnanie cien

Ako sa porovnáva cena a hodnota karty Smartsheet s inými aplikáciami? Skutočne záleží na tom, ako službu používate. Napríklad, ak ho používate na riadenie projektov, cena je porovnateľná s aplikáciami stredného rozsahu v tejto kategórii, ktoré bežia okolo 30 až 45 dolárov na osobu a mesiac. Aplikácie pre riadenie projektov s najvýhodnejšou cenou stoja kdekoľvek od menej ako 5 do 12 dolárov na osobu a mesiac.

Ak používate Smartsheet viac z databázy a uhlov tabuľky, môžete ho porovnať s Airtable. Prenosné náklady sú nižšie, začínajúc na 12 USD na osobu a mesiac až po 24 USD na osobu a mesiac. Táto aplikácia má tiež bezplatnú úroveň služieb, takže si ju môžete vyskúšať tak dlho, ako potrebujete.

Začíname s programom Smartsheet

Smartsheet má veľa spoločného, ​​ak ste ochotní vykonať nejakú prácu. Takmer všetko, čo môžete urobiť v tabuľkovom procesore, môžete robiť aj v aplikácii Smartsheet. Nie všetko o aplikácii je však veľmi intuitívne a mali by ste si naplánovať investíciu do sledovania videonávodov a učenia sa in a out programu.

Keď začnete s programom Smartsheet, ktorý sa spúšťa v cloude (prostredníctvom webovej aplikácie) a v systéme iOS a Android, vytvoríte buď prázdny list alebo vyberiete šablónu. Šablóny sú usporiadané podľa kategórií, ktoré zahŕňajú ľudské zdroje, marketing, IT, projekty, predaj a ďalšie oblasti. Aby ste získali predstavu o rozsahu, nájdete šablóny pre najbežnejšie použitia, ako sú Formulár spätnej väzby od zákazníkov a Ročný kalendár podľa dňa, ako aj cielenejšie použitia, ako napríklad údržba nehnuteľností na prenájom, správa o nákladoch, predajný plán od spoločnosti Rep. a plán udalostí a rozpočet. Potom existujú šablóny pre riadenie projektov, ktoré konkrétne zahŕňajú:

• Agilný projekt s Ganttom
• Sledovanie problémov s formulárom
• Plán spustenia projektu
• Projekt s Ganttovým a rozpočtovým variantom
• Projekt s pevným termínom a Ganttom
• Rada pre plánovanie sprintu

Bez ohľadu na to, ako sa ponoríte do aplikácie, na obrazovke sa zobrazia prekrytia, ktoré vysvetľujú všetky hlavné funkcie. Tip na náradie a odkaz na dokumentáciu a školiace videá sú vždy na dosah, ktoré budete niekedy potrebovať. Aj keď ste v Exceli, Smartsheet vás niekedy môže občas pustiť. Nie všetky vzorce sú v oboch aplikáciách rovnaké.

Smartsheet udržuje upravené rozhranie. Tabuľka zaberá stred obrazovky. Panel s nástrojmi od spoločnosti Microsoft v hornej časti obsahuje tlačidlá na formátovanie a možnosti na zmenu zobrazenia. Ak je súčasťou vášho listu Ganttov diagram, môžete si ho pozrieť; objaví sa napravo od buniek. Posuvníky umožňujú zmeniť šírku okien a lepšie tak prispôsobiť váš pohľad.

Skladací ľavý bočný panel umožňuje zobraziť všetky hárky, ktoré ste vytvorili alebo ktoré s vami ľudia zdieľajú. Pomocou neho sa rýchlo pohybujete medzi svojimi listami.

Na pravej strane rozhrania je niekoľko ikon, ktoré umožňujú zobraziť všetky rozhovory, ktoré sa uskutočnili v tomto hárku, prílohy a komentáre súvisiace s požiadavkami na kontrolu. V závislosti od úrovne prístupu a typu účtu sa vám môžu zobraziť aj žiadosti o aktualizáciu, denník aktivity, tlačidlo publikovania, ktoré zviditeľní hárok na verejnej adrese URL a zhrnutie hárku.

Funkcie a použitie

Smartsheet robí z tabuliek údaje dynamickejšie pre guru iných ako Excel medzi nami. Každý riadok alebo stĺpec môže byť rozbaľovacia ponuka vlastných hodnôt, zoznam kontaktov, dátum, začiarkavacie políčko, symbol atď. Ak chcete napríklad vytvoriť zoznam úloh, mohli by ste zaškrtávacie políčka umiestniť nadol do jedného stĺpca a pomenovať ho Dokončené a potom vedľa neho umiestniť stĺpec s názvom Názov úlohy. Môžete dokonca pridať tretí stĺpec obsahujúci váš zoznam kontaktov, aby ste mohli pridať prideleného. Smartsheet vám umožňuje priradiť k úlohe aj viac ľudí. V stĺpci Zoznam kontaktov musíte zvoliť povoliť viac kontaktov na bunku.

Ak uvažujete o použití inteligentného listu iba na jednoduché sledovanie úloh, môžete ho tiež porovnať s inými aplikáciami na správu práce, ako sú Airtable a Trello. Najmä spoločnosť Trello si vysoko cení to, že sa ľahko používa. Môže to urobiť iba zlomok toho, čo Smartsheet dokáže, ale ak všetko, čo od aplikácie potrebujete, je spôsob, ako spolupracovať a sledovať úlohy, Trello by sa mohol lepšie hodiť.

Na rozdiel od Trello však môžete do zoznamu úloh pridávať hierarchie v Smartsheet. Kliknutím môžete odsadiť riadky pod rodičovské riadky. Môžete ľahko presúvať bunky a riadky do nadradených riadkov alebo z nich, alebo ich môžete presunúť a všetky podradené riadky chytiť za nadradené riadky.

Chcete svoju tabuľku zobraziť iným spôsobom? Pridajte stĺpec pre dátumy začiatku a konca a pre list môžete vygenerovať Ganttov diagram. Pridajte niekoľko ďalších stĺpcov a upravte niektoré nastavenia. Úlohy môžu byť na Ganttovom diagrame spojené tak, aby odrážali začiatok jedného a druhého konca. Ganttov diagram bohužiaľ nezdieľa obrazovku s tabuľkou.

Smartsheet vyniká pridaním tých druhov nástrojov, ktoré si prajete, aby štandardné tabuľky poskytované užívateľsky príjemnejším spôsobom. Napríklad jeho nástroj na podmienené formátovanie vám umožňuje definovať štýl výplne parametrov. Vytvorenie hárku, ktorý automaticky zvýrazní každý riadok s hodnotami, ktoré chcete zdôrazniť, trvá iba niekoľko kliknutí. To isté platí pre systém generovania prehľadov, ktorý vypĺňa nové listy na základe vašich zadaných kritérií.

Pretože program Smartsheet obsahuje všetky nástroje tabuľky a projektového manažéra, môžete vytvárať výkonné hybridné dokumenty. Napríklad by ste mohli vytvoriť rozpočtovú tabuľku, ktorá používa vzorce na výpočet výdavkov na každý projekt v spoločnosti, a môžete tiež určiť, kto je zodpovedný za každý projekt, ako ďaleko tento projekt napredoval a načasovanie začiatku každého projektu. a koniec.

S programom Smartsheet môžete samozrejme urobiť omnoho viac. Napríklad môžete prepojiť bunky na jednom hárku s bunkami na úplne inom hárku, čo umožňuje tok údajov medzi projektmi. Môžete vytvoriť webové formuláre na zhromažďovanie údajov, ktoré sa automaticky pridajú do príslušného hárka. S niektorými finaglingmi môžete do Ganttovho grafu pridať ukazovatele priebehu. S ešte jemnejším doladením môžete zobraziť a spravovať, koľko práce je priradené každej osobe vo vašej spoločnosti, a podľa toho vyvažovať záťaž. Táto služba môže tiež importovať vaše staré tabuľky, čo vám umožní zdokonaliť váš existujúci organizačný systém.

Ďalšie užívanie karty Smartsheet

Smartsheet má niekoľko pekných funkcií, ktoré stojí za to sa naučiť. Pracovné toky sa oplatí preskúmať. Workflows je funkcia, ktorá vám umožní vytvoriť si vlastnú automatizáciu v aplikácii. Nastavíte niektoré parametre a po splnení podmienok sa automaticky vykoná ďalšia akcia. Môžete napríklad vytvoriť nasledujúci pracovný postup: Po 1. januári, keď je akákoľvek položka označená ako „dokončená“, upozornite Mary Manager so správou, ktorá jej pripomína prácu s klientom.

Rozhranie Workflows sa ľahko používa, aj keď nevyzerá veľmi pôsobivo, s pomerne rudimentárnym dizajnom.

V predchádzajúcej kontrole programu Smartsheet sme si všimli, že to nie je ideálny systém na sledovanie času, podávanie správ a niekoľko ďalších bežných obchodných úloh. Určite by ste mohli nájsť a prispôsobiť šablónu, ktorá vyhovuje vašim špecifickým potrebám, alebo by ste mohli vytvoriť systém, ak ste dostatočne zběhlý v tabuľkách. V súčasnosti však v aplikácii nie je nič na sledovanie času. Keď sme sa opýtali zástupcu spoločnosti na tento problém, spomenuli, že spoločnosť Smartshee nedávno získala 10000 stôp, obchodnú aplikáciu na plánovanie zdrojov, plánovanie projektov a sledovanie času. Očakávame, že v čase dôjde k väčšej synergii medzi týmito dvoma aplikáciami.

V predchádzajúcej recenzii, ktorá sa zmenila, je ešte niečo, ako Smartsheet ukladá údaje. Predtým neexistovalo žiadne automatické ukladanie. Museli ste manuálne stlačiť tlačidlo Uložiť, čo je pre aplikáciu typu cloud veľmi neobvyklé. Teraz však existujú možnosti na automatické ukladanie v intervaloch. V osobných nastaveniach nezabudnite vybrať dve možnosti: Automatické uloženie po 1 minúte nečinnosti a Automatické uloženie zmien, keď opustím hárok, správu alebo informačný panel. Tieto nastavenia sú lepšie, ale stále nie sú ideálne. Chceli by sme vidieť, že program Smartsheet má v predvolenom nastavení automatické ukladanie pre každú aktivitu.

Integrácia a mobilné aplikácie

Po vybalení Smartsheet spolupracuje s množstvom ďalších aplikácií a služieb, ako sú napríklad Box, Dropbox a Disk Google. K dispozícii je tiež rozsiahly obchod s aplikáciami na pridanie ďalších funkcií. Ak nemôžete nájsť to, čo potrebujete, môžete pomocou aplikácie Zapier pripojiť Smartsheet k iným aplikáciám alebo pracovať s API Smartsheet.

Z mobilného hľadiska má Smartsheet aplikácie pre systémy iOS a Android. Mobilná aplikácia je dobre optimalizovaná v tom zmysle, že nie je taká ohromujúca a závratná, ako si viete predstaviť pre tabuľkovú aplikáciu. Funguje to najlepšie napríklad pri doháňaní diskusií alebo pri kontrole súborov.

Najlepšie a najhoršie z oboch svetov

Smartsheet je výkonný nástroj na riadenie projektov, a to dobrým aj zlým spôsobom. Pre mnohých projektových manažérov prichádzajú tabuľky so znalosťou a flexibilitou. Spracovávajú nespracované údaje a môžete ich zostaviť tak, aby robili, čo chcete. Naučiť sa ich používať však môže byť svedomité, ak ešte nemáte rýchlosť. Okrem toho množstvo prispôsobenia, ktoré niekedy potrebujú, môže vyžadovať zručnosti, ktoré sú záhadou skutočného počítačového programovania.

Dobré: Smartsheet je výkonný a flexibilný s enormnou časťou dokumentácie pomoci a videonávodov. Zlá: Nakoniec musíte ovládať softvér na riadenie projektov aj tabuľkový softvér.

Ak sa v uličke znie správa projektov pomocou tabuliek, nenájdete nič lepšie ako Smartsheet. Ak ste malá firma, ktorá potrebuje rýchlo zvládnuť riadenie projektu bez toho, aby ste mali po ruke Excel Master, držte sa niečoho, čo je užívateľsky príjemnejšie. Vašou najlepšou voľbou by mali byť naše projekty Zoho Editors 'Choices, ktoré sú vynikajúce pre malé podniky s rozpočtom, tímová práca, ktorá sa vyznačuje ľahkým používaním, a LiquidPlanner, čo je najlepšie pre veľmi veľké organizácie s komplexnými potrebami.