Obsah:
Video: Shoeboxed Demo (Október 2024)
Väčšina aplikácií pre mobilné skenovanie, ktoré sme v tomto kole vyhodnotili, má inú úlohu. Shoeboxed (ktorý začína na bezplatnej cenovej úrovni) kladie svoju pozornosť predovšetkým na pomoc majiteľom malých podnikov pri spravovaní účteniek a vizitiek. Ostatné dokumenty majú druhotnú pozornosť. To však neznamená, že Shoeboxed ich považuje za nedôležité, ale zaobchádza sa s nimi podstatne menej naliehavo. Pre mnoho firiem je to úplne v poriadku; ale ak hľadáte širší rozsah funkcií skenovania, budete sa chcieť pozrieť na víťazov nášho výberu editorov Abbyy FineScanner a Evernote Scannable.
S Shoeboxed môžete začať zadarmo, ale ak máte záujem o optické rozpoznávanie znakov (OCR), bezplatná verzia „pre domácich majstrov“ je skôr „je to pre mňa to pravé?“. trial; spracováva text iba päť dokumentov a jeden príjem za mesiac. Môžete zhromaždiť toľko dokumentov, koľko chcete, ale vo verzii pre domácich majstrov musíte sami prepisovať údaje z obrázka (napr. Zadaním sumy potvrdenia, dodávateľa, kategórie atď.).
Realisticky by ste začali s jedným zo vstupných cenových plánov, ako je napríklad plán pre jedného používateľa (9, 95 dolárov mesačne), ktorý vám umožní skenovať 50 dokumentov a elektronické potvrdenky mesačne. Za 29, 95 dolárov mesačne môžu dvaja používatelia pridať 150 dokumentov a získať integráciu Intuit QuickBooks Online; plán 99, 95 dolárov mesačne podporuje 1 000 dokumentov a viac ako 10 používateľov.
Všetko je potvrdenie, pokiaľ nie je
Shoeboxed (ktorý môžete spustiť v systéme Android alebo iOS) vyladí všetky jeho funkcie pre malé a stredné podniky (SMB), ktoré chcú spravovať kolísavú zbierku papierových potvrdení, vizitiek a iných prchavých transakcií, ktoré sa plazia až po dno cestovného batohu., Shoeboxed by sa dal uviesť do prevádzky ako špecializované, hoci obmedzené, riešenie na správu dokumentov, ale jeho silné stránky ležia niekde inde. Ak je vašou primárnou potrebou spracovať stohy papiera, niektorá z našich možností editora je lepšou možnosťou. FineScanner pravdepodobne drží mierne okraje nad Evernote, ak sa jedná o veľmi veľké stohy papiera.
Shoeboxed však svieti, keď ho použijete podľa plánu, čo menas zachytáva príjmy a sledovanie výdavkov a v menšej miere zaznamenáva informácie z vizitiek. V predvolenom nastavení Shoeboxed predpokladá, že akýkoľvek dokument, ktorý fotografujete, je potvrdením o transakcii; ak s ním chcete zaobchádzať inak, musíte úmyselne zmeniť typ dokumentu na „vizitku“ alebo „iný“.
Nie je pochýb o tom: Shoeboxed robí vynikajúcu prácu pri zachytávaní potvrdení, s niekoľkými spôsobmi, ako zbierať obrázky a dáta. Môžete posielať potvrdenky e-mailom na vyhradený e-mailový identifikátor, importovať existujúce obrázky z fotoalbumu, dať Shoeboxed pokyn na automatické importovanie potvrdení z účtu Gmail, pomocou doplnku webového prehľadávača orezať potvrdenie na webovej stránke, nahrať súbor z na plochu alebo poštou spoločnosti poštovú obálku plnú kúskov papiera (nechať ich prevziať tedium). Shoeboxed má tiež mobilné funkcie s podporou GPS na sledovanie najazdených kilometrov na účely vykazovania výdavkov. Ale pretože táto recenzia je o Shoeboxed ako o mobilnom skeneri, som na to upozornil.
Mobilná aplikácia vám pomôže vyfotiť dokument a označiť ho na neskoršie spracovanie, napríklad „refundovateľný“ alebo daňovú kategóriu podnikania („jedlo“ alebo „letenky“). Aplikácia pre Android a iPhone má trochu odlišné používateľské rozhranie; aplikácia pre Android predpokladá, že je všetko účtenka, zatiaľ čo aplikácia pre iPhone vás požiada, aby ste zistili, či ide o potvrdenku alebo vizitku. V oboch prípadoch (voliteľne) pridáte kategórie a poznámku („klientsky obed“) pri zadávaní dokladu alebo neskôr.
Presnosť extrahovaného textu je extrémne vysoká, pretože je pod dohľadom ľudí. Keď do Shoeboxed odošlete potvrdenie alebo vizitku na spracovanie, podstúpi sa extrakcia údajov a potom sa overí skutočnými ľuďmi. Spoločnosť tvrdí, že spracovanie môže trvať až 24 hodín, ale zvyčajne je oveľa rýchlejšie; zatiaľ čo pri testovaní som zistil, že nasledujúci deň je presný.
Ak ste netrpezliví, môže to byť problém, aj keď konečné výsledky sú vynikajúce. Pretože sa každá textová analýza započítava do mesačného limitu používania vášho plánu, možno za ňu nebudete chcieť platiť za každý dokument. V každom prípade vám Shoeboxed ponúka možnosť manuálneho zadávania údajov, čo je dostatočné pre množstvo potrieb malých podnikov. Väčšina malých a stredných podnikov chce len sledovať, koľko sa minúlo v obchode s batériami, a dať ju do daňového vedra „kancelárskych potrieb“ bez toho, aby boli nútení zaznamenať, ktorá kreditná karta bola použitá, aj keď je vytlačená na účtenke.
Správa údajov vo webovej aplikácii
Nech už zadáte akékoľvek obrázky alebo údaje, akýmkoľvek spôsobom, všetko sa uloží do centrálneho úložiska vo webovej aplikácii Shoeboxed, kde sú dáta a obrázky usporiadané, kategorizované a prehľadateľné.
Prístrojová doska organizuje dokumenty ako účtenky, vizitky a iné s dobrým náhľadom, ktorý zobrazuje textový popis dokumentu (tj všetko, čo ste zadali alebo spoločnosť spracovala) a súvisiaci obrázok. Je ľahké zistiť, čo čaká na manuálne alebo automatické spracovanie textu, a označiť jednotlivé položky pre „Urobím to sám.“ Aj keď v mobilnej aplikácii môžete zadávať text ručne, je to určite rýchlejšie s reálnou klávesnicou a monitorom, ako je napríklad priblíženie obrázka, aby sa zistilo tajomné písanie alebo mumlanie cudzích typov vizitiek.
Vizitky môžete exportovať do kontaktov Google, ako archív Evernote alebo ako súbor CSV (a teda importovať do LinkedIn, iných správcov kontaktov alebo dokonca na platformy pre riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), ako je napríklad Salesforce).
Čokoľvek si môžete stiahnuť ako PDF, čo je pravdepodobný osud väčšiny skenov, ktoré zachytíte ako „iné“ dokumenty. Žiadny z „iných“ dokumentov, ktoré som predložil organizácii Shoeboxed for OCR, sa nevrátil s textom pripojeným za textovú menovku (v prípade dvojstránkového textu knihy to bol názov „50 potravín“ - nie jediný riadok text knihy). Dokumenty „Iné“ nie sú v žiadnom prípade usporiadané, s výnimkou vlastného označovania.
Nezabudnite však, že Shoeboxed je špeciálne nastavený na sledovanie výdavkov. Je mimoriadne ľahké kategorizovať a označovať príjmy, vytvárať správy (napr. Všetky cestovné náklady za tento mesiac) a vizualizovať, kam peniaze smerujú. Shoeboxed má tiež veľa partnerstiev s inými aplikáciami Software-as-a-Service (SaaS), ako napríklad priame pripojenie k účtovnému plánu Xero alebo automatické archivovanie dokumentov na Evernote, keď ich Shoeboxed spracuje.
Je zrejmé, že Shoeboxed dokáže dobre robiť to, čo hovorí - pomáha vám zbierať príjmy a sledovať výdavky - a čokoľvek iné, čo dosiahne, je pekný doplnok. Nepýtajte sa na to, aby ste robili viac, ako sľubuje, a mali by ste sa vám páčiť.
