Kontrola a hodnotenie riadenia zmlúv

Onit Contract Management začína na 3 000 $ mesačne a je menej samostatným riešením ako jeden kus oveľa väčšieho aplikačného ekosystému Onit, ktorý pokrýva nielen správu zmlúv, ale aj riadenie obchodných procesov (BPM), predaj, ľudské zdroje (HR), súlad, IT a ďalšie. Zákazníci pracujú v tomto rámci prostredníctvom Onit App Builder, ktorý v podstate umožňuje zákazníkom vytvárať prispôsobiteľné pracovné postupy v rámci akýchkoľvek obchodných procesov, ktoré chcú. Toto je veľmi silný koncept, ak zákazníci prijmú celú platformu. Len pre správu zmlúv je to však o niečo zložitejšie ako väčšina konkurencie a určite drahšie, čo ju drží za víťazmi našich Editors 'Choice v tejto kategórii, Agiloft a Updraft. Ak však hľadáte flexibilnú platformu s komplexným vykazovaním, ktorá dokáže obratne spravovať zmluvy a má viac ako dostatok priestoru na rozšírenie v rámci vašej organizácie, potom Onit bude na túto úlohu.

Ceny a integrácia

Cena riešení pre správu kontraktov spoločnosti Onit sa začína na 3 000 $ mesačne, ale spoločnosť uviedla, že ceny závisia výlučne od konfigurácie. Ceny spoločnosti Onit sa môžu meniť v závislosti od zložitosti pracovných postupov a ďalších faktorov. Za riešenie sa však počíta s použitím predplatného modelu bez obmedzení používateľov alebo licencií. Poplatky za predplatné zahŕňajú údržbu softvéru, podporu a aktualizácie.

Integrácie spoločnosti Onit sú ponúkané tiež na zákazku, ale platforma podporuje štandardnú metodológiu pre vývoj a poskytovanie integračných bodov v závislosti od špecifikácií klienta. Štandardné rozhrania spoločnosti Onit pozostávajú z integrácií úrovní úrovní SFTP / FTP a HTTPS, ako aj z programovacích rozhraní SOAP a REST (API). Integrácia systému Onit s funkciami DocuSign, Adobe Sign a Hello Sign pre funkčnosť eSignature.

V závislosti od požiadaviek klienta spoločnosť Onit uviedla, že spoločnosť vybudovala integráciu SOAP pre platformy vrátane IBM Emptoris a OpenText, integrácie REST s rozhraniami Google API a súborové integrácie s protokolmi a službami od Active Directory (AD) a SharePoint po SAP, Workday. a integrácia na úrovni SQL so spoločnosťou Tableau, medzi inými službami. Onit tiež podporuje bezpečnostné protokoly vrátane autentifikácie jedným prihlásením SAML 2.0 (SSO) a autentifikácie OAuth 2.0.

Zmena životného cyklu zmluvy

Onit používa prístup založený na zákazníckych aplikáciách a pomocou Onit App Builderu prispôsobuje skúsenosti organizácie potrebám spoločnosti a oddelení. Predvolený informačný panel Správa zmlúv a Kontrola zmlúv a schvaľovanie sa od nášho počiatočného preskúmania príliš nezmenil, čím sa lineárny kalendár zmluvných aktivít založil na časovej osi tak, aby sledoval stav zmlúv v systéme.

Predvolené rozloženie rozhrania Onit je sivé a podobné aplikácii Microsoft Excel, ale hlavný panel sa objaví s farbou pozdĺž chronologického zobrazenia časovej osi. Interaktívne widgety prehľadov nižšie zobrazujú rýchle okamžité widgety počítadiel s číslami vypršania platnosti a schválenia kontraktu a rozpismi typov kontraktov, hodnotou a počtom kontraktov v každej fáze životného cyklu v koláčových, stĺpcových a čiarových grafoch. Namiesto toho, aby sa údaje prehľadov a analytické údaje ukladali na samostatnú kartu, napríklad v prípade programov Agiloft a Concord, spoločnosť Onit centralizuje údaje prehľadov ako prvú vec, ktorú uvidíte, keď sa prihlásite. Tým sa zabráni únavnému preplávaniu databáz alebo e-mailových reťazcov za údaje potrebuješ. Aj keď nie je celkom veľa možností prispôsobenia prehľadov, ako sú metriky návratnosti investícií podľa Agiloft alebo ROI, ako sa nachádzajú v správe životného cyklu Coupa Contract Interactive, interaktívne prehľady sú dobre navrhnuté a widgety a polia drag-and-drop dashboardu sú úplne prispôsobiteľné.

Ponuka navigácie naľavo obsahuje aj podrobnejšiu stránku s prehľadmi. Tu môžete vytvárať prehľady ad hoc filtrované podľa skupín, fázy, typu zmluvy atď. Tieto informácie možno uložiť ako to, čo Onit označuje ako uložené „zobrazenia“, dostupné v ponuke a odoslané ako týždenné správy alebo vo vlastnom časovom rámci. alebo exportované ako súbory programu Microsoft Excel. Pohľady sa môžu vytvárať aj na oddelení a na osobnej úrovni, takže metriky a pohľady na paneli generálneho poradcu by sa napríklad líšili od výkonných údajov.

Ak chcete začať skutočný proces prijímania zmluvy, jednoducho stlačte veľké tlačidlo plus (+) v pravej hornej časti rozhrania vedľa vyhľadávacieho panela. Odtiaľto uvidíte prispôsobiteľný zoznam možností na základe typov zmlúv a požiadaviek vybavených vaším oddelením. Mal som možnosť podať novú žiadosť o právne služby, novú revíziu zmluvy, formulár správy zmluvy, štandardnú dohodu o mlčanlivosti (NDA) alebo dohodu o dôvernom charaktere informácií (CDA).

Forma, ktorú vidíte, je úplne prispôsobiteľná, ale môže byť štandardizovaná ako základná šablóna pre rôzne typy zmlúv. Na zadanie nového formulára na preskúmanie a schválenie zmluvy som zadal názov a dátum zmluvy, oddelenie, s ktorým bola spojená, spolu s typom zmluvy, sumou, uplynutím platnosti a poznámkami. Potom som mal možnosť zadať informácie pre ďalšie strany spojené s dokumentom a nahrať skutočný spis zmluvy. Onit nepodporuje tvorbu zmlúv v rámci platformy; zameriava sa laserom na potrubný životný cyklus zmluvy, počnúc žiadosťou o zmluvu a chronologickým vývojom prostredníctvom obchodného schválenia, právneho a finančného preskúmania, podpisovania a vykonávania.

Najdynamickejšou súčasťou tohto procesu je spolupráca a vyjednávanie, ktoré umožňujú všetky vstavané funkcie prítomné v každom zmluvnom súbore. Nové zmluvy a žiadosti sa pridávajú do hlavného zmluvného registra, ktorý je prístupný z ľavého menu. Menu správ aj archív zmlúv je možné nakonfigurovať s neobmedzeným počtom vlastných zobrazení. Môžete napríklad podrobne rozobrať zmluvy od konkrétneho dodávateľa alebo tretej strany, podľa typu zmluvy alebo oddelenia alebo dokonca prostredníctvom zložitejšieho pohľadu, napríklad „Všetky NDA v právnom systéme“.

Keď kliknete na zmluvu, zobrazí sa horná časť schvaľovacieho potrubia s ikonami, ktoré ukazujú, v ktorej fáze procesu sa každá zmluva momentálne nachádza. Vľavo môžete prechádzať cez základné podrobnosti zmluvy spolu s metrikami životného cyklu, vrátane toho, ako dlho zmluva čaká na obchodné schválenie, právnu kontrolu alebo finančnú kontrolu, či je zmluva mimo zmluvy na podpis, atď. Ďalej je to vstavaný modul spolupráce s možnosťou zverejňovania komentárov, odkazov a príloh na základe zmluvy. Ďalšou šikovnou funkciou je jedinečná e-mailová adresa vygenerovaná automaticky pre každú zmluvu, ktorú je možné použiť pri akejkoľvek korešpondencii a rokovaniach týkajúcich sa zmluvy mimo systému Onit.

Najdôležitejšie je, že na pravej strane každej stránky zmluvy je panel volieb, ktorý vám umožňuje aktualizovať aktuálny stav životného cyklu zmluvy (automaticky sa odráža v zobrazení hornej časovej osi) a možnosti vstupu do zmluvného rokovania so špecifickými používateľmi natívne v rámci zmluvy. súboru. Onit vám tiež poskytuje dynamickú schopnosť priraďovať úlohy v tomto prostredí a spájať zmluvy a úlohy s väčšími projektmi. Panel tiež poskytuje možnosti na pridávanie nových účastníkov, pridávanie poznámok pri rokovaniach o zmluve a zobrazenie úplnej histórie auditovacích záznamov o akciách používateľov, úpravách zmlúv a rokovaniach, fázových zmenách, odoslaných e-mailov a ďalších.

Iba spoločnosť Concord poskytla túto úroveň vstavanej spolupráce, auditovateľnosti a správy úloh na platformách, ktoré sme testovali počas tohto kola, a nie s úrovňou natívnych fázových zmien a vyjednávacích funkcií, ktoré sa nachádzajú v službe Onit. Toto rozhranie vytvára neutrálny portál pre zástupcov na prerokovanie dohôd, zdieľanie zmien červenej linky a fáz aktualizácií, až kým nie je pripraviteľná zmluva pripravená na podpis. ContractWorks vám poskytuje podobný pohľad zhora nadol na sledovanie životného cyklu zmluvného dokumentu, ale bez pridanej komponenty spolupráce a vyjednávania, ktorú poskytuje Onit na vyriešenie celého pracovného toku v rámci zdieľaného portálu.

Nakoniec, keď je zmluva pripravená na podpis a fáza je aktualizovaná na „Pripravená na podpis“, Onit vám umožňuje drag and drop podpisové polia do dokumentu - synchronizované s DocuSign, Adobe Sign alebo Hello Sign - a odoslať zmluvu na poskytovatelia elektronického podpisu. Môžete nastaviť automatizovaný postup schvaľovania zmluvy, ktorý nasmeruje zmluvu z jednej strany na druhú na podpis. Akonáhle je zmluva podpísaná prostredníctvom poskytovateľov eSignature tretích strán, Onit automaticky presunie zmluvu do fázy „Vykonané“, priradí dátum vykonania a vloží podpísaný súbor PDF do poľa Vykonaná zmluva. Odtiaľ som mohol kliknúť do súboru PDF a listovať, aby som videl podpísané polia na rôznych miestach zmluvy.

Dynamická platforma na vykonávanie zmlúv

Onit nie je lacný v porovnaní s väčšinou ostatných produktov testovaných v tomto kole. Má však najlepšie natívne funkcie pre spoluprácu, vyjednávanie a správu počas celého životného cyklu zmluvy, s podrobnou kontrolou do úplného pracovného toku. Editors 'Choice Agiloft má úspech v prispôsobovaní a vytváraní správ, zatiaľ čo program Concord vám poskytuje jednoduchšiu používateľskú skúsenosť s výkonnými funkciami na tvorbu zmlúv. Avšak pre podniky, ktoré hľadajú platformu pripravenú na podnikanie, ktorá dokáže zvládnuť rokovania viacerých strán a uzavrieť zmluvu od žiadosti a schválenia až po podpis a vykonanie - a to všetko v rámci centralizovanej skúsenosti - je Onit manažérom životného cyklu zmlúv.