Obsah:
Video: Mitratech Enterprise Compliance Suite (Október 2024)
Rýchla navigácia medzi kartami a farebné rozdiely medzi kartami sú vítanou funkciou pre väčšie spoločnosti alebo pre tie, ktoré majú veľké množstvo zmlúv. Pre tých, ktorí budú spravovať iba obmedzený počet zmlúv, sa môže počet kariet zdať príliš vysoký. V takom prípade by ste si mohli zvoliť jednoduchší dizajn, ako napríklad ten, ktorý ponúka zmluvne alebo Blueridge Software Assistant.
GCD má na každej karte mnoho možností na prispôsobenie. Používatelia môžu filtrovať a zoskupovať zmluvy, dokumenty, priečinky a prehrávače prostredníctvom rozbaľovacích ponúk. Používatelia môžu tiež zmeniť zobrazované stĺpce. Toto prispôsobenie je však za cenu jednoduchosti. Všetky rozbaľovacie ponuky, karty a tlačidlá na celej obrazovke sa môžu cítiť zaneprázdnené v porovnaní s čistotou programov, ako je SecureDocs ContractWorks - ktorá ponúka menej okamžitých úprav, ale poskytuje menej komplikované rozhranie.
Začíname pracovať
Keď používatelia prvýkrát navigujú cez GCD, po otvorení novej karty sa objavia úvodné okná. Tieto informácie sú užitočné najmä preto, že vysvetľujú nielen praktické veci, ktoré je možné v danej oblasti urobiť, ale aj teóriu, z ktorej vychádza táto karta. Napríklad, keď používatelia kliknú na kartu Priečinky, GCD informuje používateľa, že „priečinok v GCD zodpovedá fyzickému priečinku alebo spojivu“ a používateľovi ukazuje, ako vytvoriť nový priečinok.
Tieto užitočné kontextové okná prichádzajú na úkor rozsiahlejšej používateľskej príručky, ako sú podrobné pokyny, ktoré boli k dispozícii od zmluvného asistenta, alebo videonávody, ktoré boli k dispozícii od ContractWorks a Contract Insight. Existuje však funkcia „Opýtajte sa GCD“ pre akékoľvek otázky, ktoré môžu mať používatelia a na ktorých mini-sprievodcovia neodpovedali.
Pridanie nových zmlúv, dokumentov, hráčov, priečinkov a ďalších položiek GCD je hračkou. Tlačidlá Pridať sú prístupné z ľubovoľnej stránky na tenkej šedej lište, ktorá prechádza hornou časťou pracovného priestoru. Vďaka týmto tlačidlám bolo moje počiatočné nastavenie rýchle a bezbolestné, čo mi umožnilo pridať závistné priečinky a do pár minút ich naplniť zmluvami. Tlačidlá rýchleho pridania sú obklopené funkciami vyhľadávania a notifikáciou e-mailových správ pre ľahký prístup.
Jediným jedinečným aspektom GCD je to, že rozlišuje medzi tým, čo nazýva zmluvy a dokumenty. Spoločnosť GCD pôvodne definuje zmluvy ako konečné právne dohody, ktoré môžu zodpovedať dokumentu, mnohým dokumentom alebo vôbec. Počas procesu vyjednávania môžu používatelia pridávať dokumenty v jednej alebo viacerých etapách vrátane nových verzií, keď budú k dispozícii. Keď sa dokument (a ak) stane zmluvou, je možné ho zmeniť kliknutím na začiarkavacie políčko.
Je tiež jednoduché vytvoriť akcie a varovania, mechanizmy, pomocou ktorých používatelia chránia pred chýbajúcimi dôležitými zmluvnými udalosťami. Varovania sú priložené k zmluvám alebo dokumentom a dajú sa ľahko prispôsobiť. Upozornenia môžu byť nakonfigurované tak, aby sedeli na dashboardoch používateľov, posielali e-mailové upozornenia, priložili dokumenty a obsahovali špeciálny text. Upozornenia môžu byť vytvorené na základe dátumu vypršania platnosti, dátumu uzávierky alebo ľubovoľného dátumu, ktorý si užívateľ želá. Trvalo mi asi 30 sekúnd, kým som nastavil môj prvý výstrah, takmer bez inštrukcií. Akcie sú úlohy alebo úlohy pre konkrétneho používateľa alebo skupinu používateľov, ktoré sa tiež ľahko vytvárajú.
Pokiaľ ide o prispôsobenie, všetky polia na zadávanie údajov sú prispôsobiteľné. Nevyžaduje sa žiadne školenie alebo znalosti v oblasti IT. Polia sa mi podarilo rýchlo pridať a zmeniť poradie podľa môjho vkusu. Textové polia, rozbaľovacie ponuky a začiarkavacie políčka si vytvorili iba pár okamihov. Kalendár poskytuje dobrý vizuálny obsah pre tých, ktorí dávajú prednosť tradičnému štýlu kalendára. Môže byť prispôsobené tak, aby obsahovalo iba informácie relevantné pre zmluvu, a jej udalosti môžu súvisieť so zmluvami, dokumentmi a činnosťami pre rýchlu navigáciu.
Vyhľadávanie a podávanie správ
GCD generuje správy na základe informácií, ktoré si práve prezerá užívateľ. Pretože používateľ môže filtrovať a usporiadať všetky zobrazené informácie, môže si zostavu vytvoriť s úplnou kontrolou. Jedným obmedzením je však to, že správy sa môžu exportovať iba do programu Excel, hoci tento proces sa dá vykonať kliknutím na tlačidlo.
GCD má veľmi robustnú funkciu vyhľadávania, v ktorej možno prehľadávať všetky dátové polia zadané používateľom a text dokumentu. Jedným obmedzením v GCD je to, že výsledky vyhľadávania nemožno exportovať, ako v prípade Agiloft. Okrem toho existuje niekoľko funkcií, ktoré odlišujú GCD od iných systémov správy zmlúv. Jednou z užitočných funkcií je integrácia GCD s Microsoft Word a Outlook. Doplnok do programu Word umožňuje používateľom otvárať dokumenty priamo do programu Word, upravovať ich alebo upravovať a potom ich ukladať z aplikácie Word priamo do GCD. Existuje podobný doplnok programu Outlook, ktorý používateľom umožňuje integrovať GCD do existujúceho e-mailu namiesto toho, aby sa pokúšali priniesť diskusiu z e-mailu a do systému správy zmlúv, ako by ste našli v položke Onit.
Ďalšími zaujímavými funkciami sú tlačidlo na stiahnutie, ktoré umožňuje používateľom uchopiť najnovšiu verziu všetkých uvedených dokumentov alebo zmlúv, funkcie náhľadu verzií PDF alebo Word nahratých na GCD (ktoré sú plne prehľadateľné a umožňujú používateľom zobraziť dokumenty bez stiahnutia súboru) a schopnosť odosielať e-maily priamo z GCD.
Celkovo sa GCD dá mimoriadne ľahko naučiť a konfigurovať. Integruje sa do aplikácií, ktoré používatelia pravdepodobne už používajú (napríklad Microsoft Word, Excel a Outlook), a umožňuje rozsiahle prispôsobenie. Vyhľadávanie a podávanie správ je jednoduché, rovnako ako pridávanie nových zmlúv, dokumentov a vykonávanie akcií pracovného toku. V GCD nie je veľa problémov, a preto je GCD v tomto kole jedným z našich dvoch výhercov výberu editorov PCMag.
