Video: Desktop Search Made Easy with Lookeen – an Introduction (Október 2024)
Nástroje na vyhľadávanie na počítači, ako je napríklad Axeen's Lookeen Desktop Search (58 dolárov za štandardnú verziu), boli kedysi prospešnou kategóriou v oblasti utilit, ale od integrovaného vyhľadávania Microsoftu do Windows neboli také populárne. Ale ak ste si v priebehu rokov vybudovali na vašom pevnom disku veľké množstvo údajov a musíte byť schopní rýchlo a pravidelne nájsť akýkoľvek náhodný súbor alebo e-mail, program ako Lookeen alebo X1 Search, naše editory ' Výber nástroja na vyhľadávanie v počítači vám môže uľahčiť život. Namiesto toho, aby ste zbytočne strácali údržbu hierarchickej štruktúry priečinkov pre svoje e-maily, môžete napríklad nechať všetko, čo odošlete, do priečinka Odoslané a všetky prichádzajúce správy, ktoré uchovávate, umiestnite do priečinka Už prečítané a program umožní nájsť, čo potrebujete, keď potrebujete ono.
S čím Lookeen pracuje
Lookeen sa v skutočnosti dodáva v štyroch verziách: Lookeen Free, ktoré spoločnosť Axonic nazýva Home verzia, Standard (prehodnotené tu), Business a Enterprise, na ktoré sa spoločnosť Axonic kolektívne odvoláva ako na verzie Professional alebo Business. Kľúčové obmedzenie pre aplikáciu Lookeen Free je, že indexuje a prehľadáva iba súbory bez podpory e-mailov. Všetky štyri však zdieľajú rovnaké funkcie indexovania a vyhľadávania a všetky používajú rovnaký programový kód. Po nainštalovaní programu môžete kedykoľvek inovovať zakúpením licencie pre výkonnejšiu verziu a zadaním nového registračného kľúča.
V krátkosti, obchodná verzia (83 dolárov za sedadlo) pridáva skupinové politiky, aby administrátorovi uľahčila inštaláciu na viacerých pracovných staniciach. Verzia Enterprise (116 dolárov za sedadlo) tiež pridáva schopnosť pracovať so zdieľanými indexmi v tíme a schopnosť pracovať ako vyhľadávací klient so serverom Lookeen, čo je samostatný nástroj na indexovanie na podnikovej úrovni. Pri tejto kontrole som otestoval funkcie, ktoré zdieľajú všetky tri verzie Professional.
Pre svoje testy som nainštaloval Lookeen do systému Windows 7. Podľa Axonic to tiež funguje s Windows Vista, 8, 8.1 a 10. Spoločnosť tvrdí, že dokonca pracuje s XP, hoci to nie je oficiálne podporované. Jediným e-mailovým klientom, s ktorým pracuje, je Microsoft Outlook. A potrebujete verziu 2003 alebo novšiu. Na svoje testy som použil program Outlook 2007 s lokálnym súborom PST. Ak používate Microsoft Exchange Server 2003 alebo novší, môžete tiež program s lokálnym súborom OST alebo priamo so svojím serverom Exchange.
Začíname
Inštalácia a nastavenie aplikácie Lookeen je väčšinou jednoduché, ale ťažšie, ako by to mohlo byť, pretože niektoré možnosti nie sú dobre vysvetlené. Napríklad môžete nainštalovať program tak, aby pracoval iba ako doplnok programu Outlook (aj keď stále indexuje a vyhľadáva súbory na pevnom disku) alebo ako samostatný program, takže ho môžete použiť bez prvého spustenia programu Outlook. Na žiadnej z inštalačných obrazoviek však nie je nič, čo by vám to hovorilo alebo ako by ste to nastavili tak či onak. Dozor nad týmto spôsobil, že inštalácia programu trvala trochu dlhšie, ako som si želal. Našťastie je to jednorazová záležitosť a iba menšie ťažkosti.
Vo väčšine prípadov je nastavenie jednoduché. Stiahnite si súbor z Lookeen a spustite ho. Inštalačná rutina vás prevedie krátkym úvodom do používania programu, ako aj obrazovkami nastavenia, ktoré vám umožnia určiť, čo sa má indexovať, čo by normálne zahŕňalo váš súbor Outlook.pst a výber jednotiek alebo priečinkov súborov. Po dokončení aplikácie Lookeen vytvorí index na pozadí a indexuje úplný text každého súboru, e-mailu a e-mailovej prílohy.
Dĺžka času indexovania závisí od rýchlosti vášho počítača, od toho, koľko má indexovať a od nastavenia, ktoré vyberiete pre čas spracovania. Nechal som ho na predvolené nastavenie a nevšimol som si žiadny vplyv na čas odozvy pri písaní v programe Word. Môžete tiež upraviť nastavenie na nižšiu úroveň, ak je to potrebné, aj keď je program aktívne indexovaný.
Rôzne možnosti vám umožňujú nastaviť, ako často sa má indexovať a či sa má indexovať v reálnom čase, keď sa vytvára každý súbor alebo sa každý e-mail zapisuje alebo prijíma. Ciele indexu môžete tiež kedykoľvek pridať alebo zmeniť, pridať priečinky alebo jednotky alebo ich odstrániť zo zoznamu indexov.
Jednou z obzvlášť dôležitých možností, ak archivujete vaše súbory PST programu Outlook - napríklad na konci každého roka - ale niekedy je potrebné nájsť e-maily z predchádzajúceho roka, je možnosť pridať archívne súbory do indexu. Ich pridanie nie je také jednoduché ako pri vyhľadávaní X1, ale po ich pridaní je nájdenie starých e-mailových správ rovnako ľahké ako nájdenie nových.
vyhľadávanie
Program môžete vyvolať tak, že dvakrát kliknete na Ctrl - alebo dvakrát kliknete na ikonu Lookeen v oblasti upozornení - a potom napíšete hľadanú frázu, alebo môžete napísať frázu do textového poľa, ktoré program pridá do programu Outlook, a potom zavolať program stlačením klávesy Enter.
V oboch prípadoch Lookeen rýchlo prehľadá index a zobrazí zoznam všetkých prístupov spolu s počtom položiek, ktoré našiel. V zozname môžete zvýrazniť jednotlivé výsledky a zobraziť obsah v podokne náhľadu na pravej strane okna Lookeen. Keď nájdete požadovanú položku, môžete na ňu dvakrát kliknúť a otvoriť ju s programom, ku ktorému je priradená.
Ak zistíte príliš veľa prístupov na pohodlné prechádzanie výsledkami, môžete zúžiť vyhľadávanie pomocou jedného alebo viacerých rozbaľovacích zoznamov a textových polí Lookeen a zvoliť zahrnutie napríklad Všetko, alebo len Pošta, Prílohy, Kontakty, Poznámky, schôdzky alebo súbory.
Ostatné dostupné filtre sa menia podľa typu položky, ktorú hľadáte. V prípade pošty môžete okrem vyhľadávania v celom texte každej správy zadať okrem iného vyhľadávacie frázy pre polia Predmet, Od a Do. Podobne v prípade súborov môžete použiť vyhľadávacie frázy pre priečinok, súbor (čo znamená názov súboru) a cestu, ako aj celý text. Môžete tiež prispôsobiť zoznam polí, ktoré sa majú zobraziť ako filtre, a zoradiť zoznam podľa polí jednoduchým kliknutím na názov poľa.
Okrem týchto základov vám Lookeen umožňuje vytvárať zložitejšie vyhľadávacie frázy, takže napríklad pri vyhľadávaní výrazu John -Smith v poli From sa vráti zoznam všetkých e-mailov od všetkých menom John okrem Johna Smitha, vyhľadávanie výrazu „John Smith“ sa vráti odkazy na John Smith, ale nie John Q. Smith , a vyhľadávanie výrazu „dog cat“ ~ 10 vráti iba položky, ktoré zahŕňajú psa do 10 slov od mačky.
Bohužiaľ, narazil som na nejaké chyby v testoch. Napríklad po prispôsobení dostupných polí tak, aby zahŕňali prípony súborov ako filter, bola voľba zrušená, keď som nasledujúci deň zapol počítač. Spoločnosť Axonic tvrdí, že ide o známu chybu a očakáva jej opravu pri ďalšej aktualizácii.
Dôležitejšou otázkou je, že spoločnosť Lookeen nepriniesla vždy výsledky, keď spustila plánovanú opätovnú indexáciu. Bolo to zrejme spôsobené tým, že som spustil testy na staršom systéme s obmedzenou pamäťou a pomalšou rýchlosťou podľa súčasných štandardov. Keď som program nastavil na indexovanie menej agresívny, problém sa znova neobjavil.
záver
Ak potrebujete vyhľadávací nástroj, ktorý ponúka o niečo väčší rozsah, mali by ste zvážiť vyhľadávanie X1, čo uľahčuje napríklad zahrnutie archívnych súborov PST do vašich vyhľadávaní, a tiež môže indexovať a vyhľadávať položky uložené online v schránke. účet v Microsoft SharePoint a sortiment webových e-mailových stránok vrátane Gmailu.
