Disk Google pre kontrolu a hodnotenie práce

Aplikácia Google Drive for Work začína pre svoj základný plán 5 dolárov na používateľa mesačne a predstavuje solídnu možnosť pre zákazníkov z malých a stredných podnikov (SMB), ktorí hľadajú buď riešenie úložiska podnikového cloudu, alebo nástroj na správu dokumentov s dôstojnou funkciou. Na strane služieb ukladania údajov má služba Google Drive for Work vynikajúcu sadu funkcií, ale silný, niekedy nevyhnutný tlak smerom k balíku Google G Suite bude pre niektoré organizácie predstavovať zbytočnú záťaž, čo bude mať za následok, že sa umiestni mierne za víťazov výhercov Redbox Dropbox Business a Egnyte Business.

Môžete si to vyskúšať zadarmo pomocou 30-dňovej skúšobnej verzie bez potreby kreditnej karty. Po skončení skúšobnej doby si môžete vybrať z dvoch programov: G Suite Basic a G Suite Business. G Suite Basic vám poskytuje 30 GB úložného priestoru, integrovaných kalendárov, firemných e-mailových adries a základných správcovských a bezpečnostných ovládacích prvkov. G Suite Business (10 dolárov na používateľa mesačne) vám poskytuje všetko, čo robí základný plán a pridáva pokročilé ovládacie prvky správcu, bezpečnú archiváciu dôležitých obchodných dokumentov a neobmedzené úložisko (alebo 1 TB na používateľa, ak máte menej ako päť používateľov). Základný aj obchodný plán vám poskytujú nepretržitú e-mailovú a telefonickú podporu. Disk Google for Work je vynikajúcim nástrojom na spoluprácu a úpravy dokumentov.

Na strane správy dokumentov sa produkt tiež darí dobre, ale ak potrebujete správu úloh a pracovných postupov, tým lepšou voľbou je naša voľba editorov Zoho Docs Standard.

Začíname s Diskom Google

Ak sa chcete zaregistrovať, musíte uviesť kontaktné informácie, svoje obchodné meno, počet zamestnancov a zvoliť názov svojej domény. Ak doménu nemáte, môžete si kúpiť doménu prostredníctvom spoločnosti Google alebo inej webhostingovej služby. Nakoniec si nastavíte heslo a identifikáciou série obrázkov dokážete, že nie ste robot. Predtým, ako pôjdete ďalej, musíte overiť svoju doménu, čo môžete urobiť rôznymi spôsobmi, vrátane pridania nejakého kódu HTML na svoju webovú stránku a odovzdania textového súboru do hostiteľskej služby. Vyskúšali sme niekoľko rôznych metód a bola úspešná iba s možnosťou HTML. Dobrou správou je, že ak budete neúspešní, môžete sa (ako správca účtu) obrátiť na podporu Google telefonicky, e-mailom alebo chatom.

Používateľské rozhranie služby Google Drive for Work (UI) je jednoduché. Ako správca máte vlastný informačný panel, kde môžete nastaviť profil spoločnosti, pozrieť sa na správy o používaní, spravovať zariadenia, vybrať, ktoré aplikácie Google vaša spoločnosť použije, nastaviť siete a pridať a spravovať používateľov. Do svojho účtu môžete tiež migrovať údaje z e-mailu, kontaktov a kalendára.

Disk Google pre firmy vyzerá rovnako ako Disk Google. Jediným rozdielom je, že keď sa prvýkrát prihlásite, upozorní vás na to, že máte neobmedzené úložisko, na rozdiel od spotrebného produktu, ktorý vás obmedzuje na 15 GB. Môžete však upgradovať na 100 GB (1, 99 dolárov mesačne) alebo 1 TB (9, 99 dolárov mesačne).

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Zdieľanie funguje rovnako ako na Disku Google orientovanom na spotrebiteľa. Súbory môžete zdieľať jeden po druhom alebo celé priečinky naraz. Súbory programu Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint a Microsoft Word môžete upravovať bez toho, aby ste ich prevádzali. Je to pekná inovácia, môžete však komentovať iba súbory Google. Pre každý priečinok a súbor môžete upraviť nastavenia zdieľania tak, aby boli verejné, aby boli viditeľné pre konkrétnych používateľov alebo pre kohokoľvek s odkazom. Neexistuje žiadny zrejmý spôsob zdieľania nových súborov a priečinkov. Preto je najlepšou voľbou vytvoriť jeden priečinok na uloženie všetkých súborov a podpriečinkov, ktoré chcete zdieľať. Ak máte veľký počet zamestnancov, môžete vytvoriť skupiny na uľahčenie zdieľania. V skutočnosti by ste si mali vytvoriť skupiny, inak si budete musieť pamätať na e-mailovú adresu všetkých a riskovať, že niekto niekoho opustí.

Môžete pozvať používateľov, aby si založili účet alebo pridali používateľov. V takom prípade im priradíte dočasné heslo. Môžete tiež hromadne pridať používateľov nahraním súboru CSV. Z administračnej konzoly môžete resetovať heslo používateľa a premenovať, odstrániť alebo pozastaviť používateľa. Keď pozvete nových používateľov, dostanú e-mailovú adresu s vašou doménou. Všetci používatelia majú prístup k svojej jednotke, v ktorej sú uložené ich súbory a k priečinku s názvom „Zdieľané so mnou“, ktorý je samovysvetľujúci. Môžete tiež zobraziť nedávno otvorené súbory a súbory označené hviezdičkou (ktoré sú označené ako obľúbené).

Ak ste častým používateľom Disku Google, pravdepodobne ste si všimli, že nemáte vždy úplnú kontrolu nad dokumentmi a priečinkami, ktoré s vami zdieľajú. Google vyhladil túto vrásku a teraz používatelia môžu presúvať zdieľané súbory do rôznych priečinkov a pridávať súbory do zdieľaných priečinkov. Predtým sme často nemali problém nájsť zdieľané súbory, pretože neboli usporiadané tak, ako sa nám páčili.

Aplikácia Google pre prácu obsahuje okrem Disku Google e-mail, kalendár a ďalší softvér Google. Spoločnosť Google však v súčasnosti nemá nástroj na riadenie projektov ani spôsob, ako spravovať úlohy ako tím. Preto sa radšej pozriete na Zoho Docs Standard, náš výber editorov v oblasti správy dokumentov a jeho náprotivok zo projektov zoho, ktoré tiež získali náš výber editorov.

Disk Google for Work obsahuje aplikácie pre Android a iOS, v ktorých môžete prezerať, upravovať a zdieľať súbory rovnako ako v počítači. Majitelia účtov si tiež môžu stiahnuť aplikáciu Google Admin pre Android a iOS. Používatelia systému Android teraz môžu využívať doplnky pre Dokumenty a Tabuľky, ako napríklad DocuSign pre elektronické podpisy a Scanbot pre mobilné skenovanie. Pre vlastníkov služby Google Pixel je navyše k dispozícii možnosť zálohovania, ktorá sa oplatí bližšie preskúmať.

Disk Google Work for Work má však aj skenovanie dokumentov zabudované do svojej mobilnej verzie. Pomocou telefónu môžete naskenovať fotografiu a potom interpretovať text pomocou optického rozpoznávania znakov (OCR). Táto funkcia funguje aj pre všetky súbory PDF, ktoré ste mohli uložiť na Disk Google. Celkovo má táto funkcia skenovania tiež pohodlné a nezastrašujúce používateľské rozhranie. Naskenovanie obrázka je rovnako jednoduché ako voľba možnosti „použiť kameru“ v dialógovom okne „Pridať nový dokument“.

Aj keď spoločnosť Google prepína OCR ako integrovanú s touto schopnosťou skenovania, naše testovanie neprinieslo veľmi presné výsledky. Textové vyhľadávania sa zaraďujú do súborov PDF a ak otvoríte príspevok PDF s OCR, môže sa zobraziť pomerne hrubý text. Napríklad by sme nechceli vyskúšať varenie z tohto odhadu:

Mobilnej aplikácii Disk Google nemôžete povedať, aby uložila tento recept ako súbor PDF alebo ho neskôr pomocou webového používateľského rozhrania previedla na iný. Pravdepodobne nájdete doplnok tretej strany, ktorý to urobí v prehliadači Chrome, ale pre túto kontrolu sme otestovali iba možnosti mobilnej aplikácie. Realisticky si predstavte, že funkcia mobilného skenovania na Disku Google je skôr spôsob importu obrázkov, ako vykonávanie operácií OCR, najmä v prípade veľkého množstva dokumentov. Ak je to vaša misia, potom je vám lepšie, ak použijete jednu z našich výhercov, ktorí si vybrali editorov mobilných volieb Abbyy FineScanner alebo Evernote Scannable.

Ak potrebujete pomoc, môžete získať prístup k dôkladnej znalostnej báze a fóram spoločnosti Google. Keďže spoločnosť Google ponúka spotrebiteľský aj firemný softvér s rovnakým názvom, niekedy môže byť ťažké nájsť, čo potrebujete. Správcovia môžu tiež získať podporu 24/7 telefonicky, e-mailom alebo chatom.

Bezpečnosť a integrácia

Disk Google dodržiava odvetvové smernice z hľadiska zabezpečenia, čo znamená, že je v súlade s normami ISO 27001, SOC2 a SOC3. Spoločnosť Google okrem toho podpíše dohodu o dodržiavaní zákona o prenosnosti a zodpovednosti v zdravotníctve (HIPAA), ktorá je minimálnou požiadavkou na používanie akéhokoľvek produktu cloudového úložiska v zdravotníckom priemysle. Dáta sú v pokoji šifrované pomocou 256-bitového štandardu Advanced Encryption Standard (AES) na vojenské účely a informácie prenášané do az spoločnosti Google sú vždy chránené pomocou protokolu Secure Socket Layer (SSL). Jedinou nevýhodou je, že v súčasnosti neexistuje žiadny mechanizmus pre šifrovacie kľúče spravované zákazníkom. Disk Google ponúka aj plnú podporu pre viacfaktorové overenie (MFA), aby útočníci zostali mimo. V kombinácii s vynikajúcim riešením pre audit súborov je s týmto produktom ľahké cítiť sa bezpečne.

Celá technológia Google je postavená na svojej vlastnej množine vyladených rozhraní na programovanie aplikácií (API). Disk Google nie je výnimkou. Synchronizácia hesiel služby Active Directory (AD) je k dispozícii pre podnikových používateľov prostredníctvom synchronizácie hesiel G Suite (GSPS), aby sa trochu zjednodušila správa účtov G Suite. Nejde o priamu integráciu s úplnou správou účtu, ale funguje to dosť dobre. Pre tých, ktorí to potrebujú, existuje aj široká škála konektorov aplikácií tretích strán. V prípade organizácií, ktoré potrebujú viac, získate prístup k verejnému rozhraniu API po krátkom procese registrácie a potom ho nechajte vývojári použiť, aby ďalej integrovali a prispôsobili prostredie služby Disk Google for Work.

Príklad zdieľania dokumentov a offline prístupu

Aplikácia Google Drive for Work celkovo poskytuje komplexné riešenie pre spoluprácu a ukladanie údajov nad jej už bezpečnou a výkonnou platformou aplikácií G Suite. Najlepšie časti služby Disk Google pre prácu sú jej nástroje na úpravu a zdieľanie, ako aj jej neobmedzený prístup v režime offline, čo je skvelé pre tých, ktorí potrebujú pracovať na cestách, keď sú internetové pripojenia nespoľahlivé. Je tiež skvelé, že na rozdiel od väčšiny ostatných produktov Google môžu správcovia pristupovať k živej podpore prostredníctvom telefónu, e-mailu a rozhovoru a nespoliehať sa na články a fóra pomoci. Všetky komponenty balíka G Suite sú vysoko kvalitné a dostupné, takže pre zákazníkov na trhu predstavuje atraktívnu voľbu pre novú platformu produktivity okrem správy dokumentov alebo ukladania v cloude. A pre tých, ktorí už používajú aplikácie G Suite od spoločnosti Google, je to absolútne bez premýšľania.

Jeho plné využitie však vyžaduje nákup aspoň do väčšiny balíkov produktov Google, čo nie je vhodné pre každú firmu, pretože mnohí už štandardizovali iné riešenia týchto problémov a nemusia migrovať. Ak teda hľadáte výlučne špecializované riešenie na správu dokumentov alebo jednoduchú platformu na ukladanie podnikových cloudov, môže mať Disk Google for Work ťažkosti s konkurenciou s voľbami editorov Zoho Docs Standard alebo Dropbox Business a Egnyte Business, a to aj s atraktívnymi cena a sada funkcií.