Kontrola a hodnotenie dokumentov, listov a snímok Google

Intuitívne rozhranie

Ako ste očakávali na základe iných ponúk spoločnosti Google, služba Dokumenty Google vyniká svojím elegantným, vysoko použiteľným rozhraním a rýchlym výkonom. Takmer všetko na paneloch nástrojov a ponukách má jasne označený ekvivalent na klávesnici, takže napríklad môžete vložiť komentár buď kliknutím na ikonu alebo stlačením Ctrl-Alt-M v systéme Windows alebo Cmd-Option-M v MacOS.

Funkcie, ktoré sú v tradičných aplikáciách mätúce, sú v dokumentoch Google jasné, čiastočne preto, že sú obmedzenejšie. Napríklad štýly odsekov sú obmedzené na deväť samostatných štýlov, jeden pre normálny text, druhý pre rôzne názvy a nadpisy. Každý z týchto štýlov môžete upravovať v ponuke Nástroje a svoje upravené štýly môžete uložiť ako predvolené hodnoty pre všetky dokumenty, nemôžete však vytvárať nové štýly, ako je to možné v programe Word alebo Pages.

Na druhej strane vloženie ceny živých akcií do pracovného hárka Tabuľky Google je bez námahy - jednoducho použite zabudovanú funkciu GOOGLEFINANCE - zatiaľ čo rovnaká funkcia zostáva v Exceli a číslach prekvapivo komplikovaná.

Revízie a spolupráca

Služba Dokumenty Google vždy uložila všetky vaše revízie a umožnila návrat do pôvodného stavu dokumentu v prípade, že ho potrebujete. Keď spolupracujete na dokumente a otvoríte ho potom, čo ho niekto iný upravil, upozorní vás na posledné zmeny a uloží podrobné záznamy o revíziách, podobne ako voliteľná funkcia Sledovanie zmien v kanceláriách a iCloud.

Online verzie balíka Office a desktopové aj online verzie aplikácií iCloud majú podobné, ale menej podrobné sledovania najnovších verzií dokumentov. Program Microsoft Office vám umožňuje zapnúť jemnozrnné sledovania zmien v dokumente v aplikácii pre stolné počítače a potom pokračovať v sledovaní zmien v tom istom dokumente v kancelárii online. Naopak, aplikácie iCloud majú nepríjemný gotcha. Ak zapnete funkciu Sledovanie zmien v dokumente v aplikácii Apple Desktop na pracovnej ploche, môžete dokument zobraziť, nie upravovať, iba vo verzii iCloud stránok.

Preskúmanie služby Dokumenty Google

Najnovšou novou funkciou v službe Dokumenty Google je tlačidlo Preskúmať, ktoré sa otvorí v paneli na pravej strane okna prehliadača a zobrazuje informácie a návrhy na základe toho, čo sa zobrazuje v dokumente. Napríklad, ak kliknete na tlačidlo Preskúmať v pracovnom hárku, v podokne sa môžete spýtať na vaše údaje, vrátane navrhovaných otázok, napríklad „Čo je medián stĺpca D?“ Formátovacie pole navrhuje vylepšenia vizuálneho zobrazenia vašich údajov, napríklad pridanie tieňovania do striedajúcich sa riadkov.

Ďalšie pole analýzy zobrazuje grafy zobrazujúce rôzne vizualizácie vašich údajov, podobne ako odpovede, ktoré môžete získať z funkcie kontingenčnej tabuľky Excelu, ale sú ponúkané bez akejkoľvek práce z vašej strany. Pri úprave prezentácie v časti Prezentácia ponúka rámček Preskúmať obrázky online súvisiace s predmetom aktuálnej snímky a môžete ich pretiahnuť priamo do snímky. Program Microsoft Office má porovnateľné výskumné funkcie, ale nie je ich použitie také jednoduché alebo flexibilné.

šablóny

Ak si pamätáte prvé dni služby Dokumenty Google, pamätáte si, že jeho šablóny dokumentov boli zvyčajne elegantné, ale extrémne minimálne. Všetko, čo sa zmenilo v ére širokopásmového pripojenia, keď sťahovanie zložitej grafiky trvá príliš dlho alebo vôbec. Google vzal podnet od spoločností Apple a Microsoft a teraz poskytuje vizuálne nádherné šablóny pre dokumenty, pracovné hárky a najmä pre prezentácie. Na rozdiel od návrhov šablón spoločnosti Apple od spoločnosti Google nevyžaduje, aby ste boli profesionálnym grafickým dizajnérom, a prezentačné šablóny služby Google Slides sú bohaté na živé a energické návrhy snímok, ktoré môže použiť ktokoľvek.

Ak chcete získať predstavu o schopnostiach spoločnosti Google pri navrhovaní webových aplikácií, vyskúšajte Prezentácie Google v prehliadači a porovnajte ich s webovou verziou PowerPoint spoločnosti Microsoft. Microsoft sa spolieha na redukovanú verziu známej aplikácie Office Ribbon, rozhrania určeného pre stolné aplikácie, kde táto páska obsahuje desiatky funkcií do kompaktného panela nástrojov v hornej časti obrazovky. V webových aplikáciách balíka Office sa páska s obmedzenými funkciami niekedy javí ako zbytočná, namiesto možností zobrazovaných vo verzii pre počítače sa zobrazuje medzera. Môže sa to tiež javiť ako neefektívne, pretože na karte Pásovka sa skrývajú ďalšie funkcie rozloženia, ktoré by ste mohli chcieť použiť bez prepínania kariet.

Google používa tablu na pravej strane okna pri mnohých funkciách, ktoré spoločnosť Microsoft vkladá do pásu a zároveň zobrazuje štandardnú lištu nástrojov, ktorú často používate, a efekt je jemne, ale viditeľne efektívnejší a priateľskejší ako model balíka Office. Napríklad v časti Prezentácie môžete zmeniť prechody v pravej časti okna a zároveň pristupovať k základným funkciám formátovania a kreslenia na hornom paneli nástrojov.

Integrácia dokumentov Google s Microsoft Office

Dokumenty Google môžu importovať dokumenty balíka Microsoft Office s pôsobivou vernosťou a tiež importujú formáty s otvoreným zdrojovým kódom, aké používajú súbory LibreOffice. Neočakávajte, že bude importovať dokumenty Apple iCloud od spoločnosti Apple - ale okrem aplikácie iCloud nie je možné importovať dokumenty iCloud. Môžete exportovať z dokumentov Google v kanceláriách, otvorených dokumentoch (OpenOffice a LibreOffice), PDF, HTML a ePub - oveľa užitočnejšiu škálu možností exportu, ako môžete nájsť kdekoľvek inde.

Prekladač Google môžete tiež použiť na prevod dokumentu do iného jazyka s predvídateľne nerovnomernými výsledkami; podobná funkcia využívajúca online nástroje spoločnosti Microsoft je zabudovaná do balíka Microsoft Office. Široká škála doplnkov tretích strán poskytuje funkcie zabudované do balíka Microsoft Office, napríklad hromadnú korešpondenciu, tlač Avery Label a pokročilejší editor rovníc, ako poskytuje spoločnosť Google. Ak však potrebujete funkcie, ako sú tieto, pravdepodobne ste v Office lepšie.

Sú pre vás Dokumenty, Tabuľky a Prezentácie Google?

Mali by ste prerušiť kábel na Microsoft Office, LibreOffice alebo iCloud a prepnúť na Dokumenty Google? Ak ste spokojní s úpravami v okne prehliadača a nevadí vám ukladanie údajov na servery spoločnosti Google a nemusíte sa obávať straty prístupu na internet, existuje veľa dôvodov, ako to urobiť. Dokumenty Google určite používam vo všetkých svojich dokumentoch, na ktorých chcem, aby spolupracovali ostatní ľudia, pretože funkcie spolupráce tohto balíka sú plynulejšie a najmä rýchlejšie ako čokoľvek iné, čo ponúka konkurencia.

Používam však Microsoft Office na Windows a Mac na všetko ostatné, pretože žiadna online sada nedokáže vyrovnať výkon a flexibilitu kancelárskych aplikácií tak vyspelých a plnohodnotných ako Word, Excel a PowerPoint - a ak potrebujem upraviť kanceláriu Dokument online, dokonca aj prehliadač Office, má niekoľko funkcií, ako sú napríklad koncové poznámky, ktoré služba Dokumenty Google nemá.

Ak vo svojom účte Google nemáte nastavené Dokumenty Google, odporúčame vám ho teraz nastaviť. Môžete použiť svoju existujúcu e-mailovú adresu a nemusíte si nastavovať účet Gmail. Bude to trvať dlho, kým bude zodpovedať plnému výkonu lokálne nainštalovaného kancelárskeho balíka, ale online kancelársky balík spoločnosti Google vyzerá úžasne, rýchlo a pravdepodobne robí všetko - alebo takmer všetko - čo potrebujete na dokončenie svojej práce. Dokumenty, apartmány a prezentácie Google zdieľa našu voľbu editora pre kancelárske balíky online s balíkom Microsoft Office 365.