Preskúmanie a hodnotenie správy zmlúv Gimmal

Gimmal Contract Management je ďalší vysoko prispôsobiteľný systém správy zmlúv bohatý na funkcie, ktorý sa okamžite odlíši svojou obrovskou cenovkou: 20 000 dolárov ročne. Nedovoľte, aby vás šok z nálepky zlepšil; Gimmal Contract Management (predtým známy ako Prodagio pred získaním spoločnosti začiatkom tohto roka) je flexibilné riešenie, ktoré ponúka všetky základné funkcie správy zmlúv a ponúka množstvo ďalších funkcií, ako je automatizácia pracovných postupov, generovanie zmlúv na základe šablón a user Úlohy, ktoré môžu priniesť niektorým peniaze za peniaze. Víťaz nášho editora Choice Choice Agiloft však ponúkol rovnocennú úroveň prispôsobenia s menšou zložitosťou a nižšou cenou.

Ak uvažujete o Gimmale, pravdepodobne bude najväčšou prekážkou zložitosť. Akonáhle budete mať Gimmal nakonfigurovaný tak, ako potrebujete, je to vynikajúci systém, ale je dôležité si uvedomiť, že množstvo prispôsobenia, ktoré systém vyžaduje, vážne skomplikuje život administrátorov poverených implementáciou. Ešte viac nešťastia, nie je možné vyskúšať skôr, ako si kúpite. Agiloft má rovnakú úroveň prispôsobenia, ale dokáže byť menej zložitý, pretože sa rozhodol pre konfiguráciu založenú na sprievodcovi, čo by mal Gimmal zvážiť.

Celkovo možno povedať, že počiatočná cena pre Gimmal je určite menšia pre menšie organizácie. Takéto spoločnosti by sa mali ubezpečiť, že im licencia pre jedného používateľa nebude slúžiť lepšie, a mali by sa dôkladne pozrieť na tému Získanie zmlúv, víťaza výberu druhého editora PCMag. Gimmal Contract Management je priamo zameraný na stredné a veľké podnikové organizácie, ktoré budú musieť softvér vyhodnotiť na základe prispôsobenia verzus komplexnosti a údržby.

Možnosti a plány tvorby cien

Gimmal ponúka tri rôzne vydania, ktoré sa líšia zväčša podľa maximálneho počtu používateľov, ale aj podľa rôznych úrovní schopností a zložitosti.

Je iróniou, že vydanie Essentials s najnižšou cenou umožňuje neobmedzený počet používateľov. Edícia Essentials je zameraná na tých, ktorí väčšinou hľadajú archív zmlúv a nemusia sa integrovať s inými systémami alebo majú neštandardné zmluvy alebo pracovné postupy. Vydanie Advanced je určené pre jednotlivé oddelenia veľmi veľkých firiem alebo stredne veľkých organizácií s menej ako 25 používateľmi, ktorých potreby sú špecializovanejšie a ktoré si pravdepodobne vyžadujú integráciu s existujúcimi systémami. Nakoniec je vydanie Enterprise určené spoločnostiam s viac ako 25 používateľmi a špecializovanými potrebami nad rámec vydaní Advanced.

V čase písania tohto textu Gimmal ešte stále nezačlenil Prodagio do svojich webových vlastností. A s počiatočnou cenou 20 000 dolárov je pochopiteľné, že podrobné informácie o cenách nebudú dostupné prostredníctvom internetu, ale skôr podľa jednotlivých zákazníkov priamym kontaktom s obchodnými zástupcami Gimmalu. Gimmal tiež neponúka bezplatnú skúšobnú verziu na prevzatie alebo na prístup, takže pri testovaní pred nákupom sa budete spoliehať aj na pracovníkov predaja.

Icon-Heavy Interface

Rozhranie Gimmal je náročné na ikony, a preto je pomerne ľahko navigovateľné. Veľké ikony v pravom rohu obrazovky pokrývajú všetky oblasti dôležité pre správu zmlúv, vrátane Dokumentov, Moje úlohy, Správy, Vyhľadávanie a Správca (pre tie, ktoré sú určené ako správcovia). Po výbere ikony sa karty nad pracovným priestorom zmenia, aby odrážali danú kategóriu dostupných informácií.

Formát oblasti dokumentov Gimmal bude okamžite známy každému, kto použil počítač so systémom Windows. Ikony na vykonávanie základných funkcií sa spúšťajú v hornej časti pracovného priestoru (napr. Nová zložka, importovať dokument a kopírovať), pričom vľavo je index súboru podobný súborovým skrinkám, ktorý sa nazýva Cabinet. Spoločnosť Gimmal sa rozhodla pre osvedčený dizajn, vďaka ktorému je intuitívne začať.

Karta Dokumenty je obzvlášť užitočná, pretože obsahuje metódu organizácie ukladania zmlúv (skrinky) organizovanú spoločnosťou, ale poskytuje používateľom aj karty s rýchlym prístupom k ich najnovším dokumentom a zoznam, v ktorom môžu ukladať svoje „obľúbené“ zmluvy. Okrem plne prispôsobiteľného zobrazovania stĺpcov s údajmi o zmluvách sa pri prezeraní zoznamov zmlúv objavujú vedľa zmlúv ikony, ktoré označujú, kedy sú k dispozícii pripomenutia, povinnosti, súvisiace dokumenty alebo poznámky. Považoval som to za užitočnú funkciu, takže som okamžite zistil, ktoré zmluvy obsahovali tieto ďalšie typy informácií.

Dokumenty je možné generovať pomocou šablón alebo priamo importovať do systému. Každý dokument je vybavený kontextovým panelom, v ktorom sú ľahko dostupné všetky informácie o zmluve. Očakávajú sa všetky polia vrátane súvisiacich dokumentov, poznámok, pripomienok a audit trail. Gimmal však prichádza aj s mnohými ďalšími oblasťami vrátane zmluvných záväzkov, ktoré je možné pridať, kontrolných zoznamov administratívnych obchodných procesov, ktoré je možné priradiť, pracovného toku zmlúv, ktorý je možné zobraziť, a priložených kontaktov, ktoré je možné spravovať.

Správy sú jednoduché. Jednoducho si vyberte typ správy zo zoznamu, zadajte údaje správy (napr. Zúžte dátum alebo názov dokumentu, typ alebo ID) a vygenerujte. Celý proces trvá iba pár sekúnd. Gimmal prichádza s množstvom predvolených štandardných správ, ale nové správy môžu tiež generovať správcovia prostredníctvom jednoduchého procesu. Správa sa dá vytlačiť alebo exportovať do formátu CSV (po možnosti pridať, odstrániť alebo zmeniť poradie stĺpcov údajov) a môže sa otvoriť v Exceli.

Ak požadované informácie nie sú dostupné prostredníctvom prehľadu, je k dispozícii robustná súčasť vyhľadávania. Používatelia majú na výber medzi rýchlym a pokročilejším vyhľadávaním. Rýchle vyhľadávanie skenuje údaje zadané používateľom, ako aj priložené dokumenty. Skvelá vlastnosť aplikácie Gimmal spočíva v tom, že prichádza so schopnosťami optického rozpoznávania znakov (OCR), ktoré prevádzajú obrazové súbory PDF do prehľadávateľných dokumentov. Výsledky vyhľadávania sú veľmi užitočné a zahŕňajú percentuálne hodnotenie a kontext zápasov. Túto funkciu som zistil ako obzvlášť užitočnú pri preosievaní veľkého množstva výsledkov vyhľadávania a vyhýbaní sa zapadnutiu otvorením a kontrolou výsledkov jednej zhody.

Pre používateľov hľadajúcich konkrétnejšie informácie poskytuje pokročilejšia funkcia vyhľadávania používateľom nástroje na nájdenie takmer akejkoľvek zmluvy. Užívatelia môžu vyhľadávať konkrétne slová alebo frázy, typy dokumentov, obsah ktoréhokoľvek konkrétneho poľa alebo dokonca veľkosť súboru v ľubovoľnej mysliteľnej kombinácii. Po nájdení požadovaných výsledkov môže používateľ zvýrazniť požadované položky a kliknutím pravým tlačidlom myši exportovať do súboru CSV, vďaka čomu môže akékoľvek vyhľadávanie alebo zoznam podliehať hláseniu. Ak používateľ pravdepodobne použije vyhľadávanie znova, môže sa uložiť a dokonca zverejniť všetkým používateľom, aby sa tento proces v budúcnosti urýchlil.

Začíname pracovať

Gimmal ponúka služby dostupné po vybalení, ktoré je možné vytvoriť za jeden deň, ako aj komplexnejšie integrácie a špecializácie. Out-of-the-box verzia softvéru by pravdepodobne poskytla potrebné schopnosti pre tých, ktorí hľadajú základné funkcie správy zmlúv, vrátane obchodu, sledovania a varovania, vyhľadávania a správy.

Pre tých, ktorí chcú ďalej automatizovať svoje obchodné procesy, je možné vytvoriť pokročilejšie funkcie. Dôvtipnejší správcovia môžu vytvárať pracovné postupy, ktoré automatizujú proces schvaľovania nových zmlúv, kontrolné zoznamy úloh, ktoré sú priložené k zmluvám, a šablóny, ktoré sa môžu vyplniť údajmi zadanými používateľmi.

Gimmal ponúka širokú škálu užitočných zdrojov a celú záložku Referencie v časti Dokumenty. Táto časť obsahuje návody na vytváranie šablón, rýchle referenčné príručky, školiace videá a používateľské príručky. Ak sa na konkrétny problém nevzťahuje žiadny z týchto zdrojov, pravdepodobne bude mať odpoveď úplná používateľská príručka s viac ako 250 stranami. Zákaznícka podpora je navyše k dispozícii prostredníctvom ročnej dohody o podpore.

Gimmal Contract Management ponúka vysoko prispôsobiteľný systém, ktorý môže byť prispôsobený potrebám konkrétneho zákazníka. Napriek množstvu služieb, ktoré Gimmal ponúka, vytvorilo rozhranie, ktoré je ľahko navigovateľné a intuitívne. Ponúka mnoho funkcií, ktoré presahujú základné funkcie správy zmlúv, aby ďalej automatizovali obchodné praktiky a šetrili drahocenný čas zamestnancov. Prispôsobenie však môže byť skľučujúce a náročné na vyzdvihnutie a cena môže byť pre menšie organizácie vysoká.