Recenzia a hodnotenie firmy Evernote

Môžete si myslieť, že Evernote je jednoduchá platforma na vytváranie poznámok, ale rozšírila sa oveľa ďalej, aby zahrnula nástroje na zdieľanie dokumentov a spoluprácu. Je to vynikajúci nástroj na zaznamenávanie relácií brainstormingu, ukladanie dokumentov a vkladanie zvuku a obrázkov do poznámok. Najlepšie je však pre malé tímy s obmedzenými potrebami; väčšie spoločnosti, ktoré potrebujú robustné nástroje spolupráce, budú sklamané.

Spoločnosť Evernote Business ponúka bezplatnú 30-dňovú skúšobnú verziu, ktorá vyžaduje kreditnú kartu vopred. Potom zaplatíte 12 dolárov za používateľa mesačne až pre 25 používateľov; Ak potrebujete viac ako to, môžete kontaktovať predaj pre vlastný plán. Spoločnosť Evernote taktiež ponúka bezplatný základný plán, plán Plus (34, 99 dolárov ročne) a prémiový plán (69, 99 dolárov ročne). Podnikateľský plán pridáva kontroly správcu a správu používateľov. Aj keď ponúka funkcie spolupráce, zdieľanie dokumentov a offline prístup ku všetkým súborom na všetkých vašich zariadeniach, stále nemôže konkurovať štandardu Zoho Docs Standard, nášmu výberu editorov v tejto kategórii.

Začíname s programom Evernote for Business

Registrácia do programu Evernote Business je jednoduchá. Najprv zadáte kontaktné informácie a vytvoríte heslo, potom pridáte fakturačné informácie a vyberiete platobný plán a nakoniec súhlasíte so zmluvnými podmienkami Evernote. Môžete platiť ročne kreditnou kartou (120 USD na používateľa), mesačne kreditnou kartou (12 USD na používateľa) alebo ročne faktúrou (120 USD na používateľa). Ďalej môžete pozvať členov tímu jednotlivo alebo hromadne alebo ich uložiť na neskôr; môžete tiež vyplniť svoj profil obrázkom, číslom mobilného telefónu a veľkosťou vašej spoločnosti.

Športové tlačidlá na ovládacom paneli, ktoré bežia po ľavej strane obrazovky, slúžia na pridávanie poznámok, vyhľadávanie, otváranie pracovného rozhovoru, vytváranie skratiek, prezeranie poznámok a poznámkových blokov a značiek. Nižšie si môžete zobraziť podrobnosti o svojom účte a správcovskej konzole. Napravo od týchto tlačidiel je zoznam vašich poznámok, ktoré sú rozdelené na osobné poznámky (nezdieľané) a obchodné poznámky (zdieľané s ostatnými). Zoznam môžete zoradiť podľa dátumu vytvorenia, kedy bolo naposledy aktualizované, alebo podľa názvu. Ak umiestnite kurzor myši na poznámku, zobrazia sa tlačidlá na zdieľanie, nastavenie pripomienok, pridanie skratiek alebo vymazanie. Kliknite na poznámku a môžete si ju prezrieť na pravej konzole.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Aj keď môže byť program Evernote primárne známy ako softvér na zaznamenávanie poznámok, môžete ho tiež použiť na ukladanie a zdieľanie súborov, hoci nie rovnakým spôsobom ako program Box for Business alebo Dropbox Business. Môžete si vytvoriť poznámkové bloky, ktoré sú v podstate priečinky a poznámky v nich, ale ak chcete zdieľať dokumenty, musíte ich pripojiť k poznámke. Ak chcete dokumenty upravovať, musíte ich otvoriť v aplikácii Evernote pre stolné počítače; Môžete si prezerať ukážky iba súborov z online rozhrania. Po úprave dokumentu pomocou aplikácie pre počítač a jeho uložení sa príloha aktualizuje na všetkých platformách a používateľoch, takže ho nemusíte znova odovzdávať. Jedna vynikajúca funkcia: keď vložíte súbor do Evernote, tento obsah sa bude dať prehľadávať úplne.

Váš účet Evernote môže byť teraz prepojený s Diskom Google; Po jeho povolení môžete do poznámkových zošitov a poznámok Evernote ľahko vkladať súbory Google. Akékoľvek úpravy do súboru Google sa automaticky uložia, čo slúži ako riešenie pre kolaboratívne úpravy. Podobne môžete vo svojom účte Disk Google prepojiť na poznámky Evernote. To vám umožní využívať funkcie, ktoré sa vám páčia na oboch platformách. Môžete tiež prepojiť Evernote s Dropbox a Box pre cloudové úložisko a Basecamp, pre správu projektov.

Spoločnosť Evernote Business má tiež k dispozícii celý rad šablón, napríklad kalendár, nástroj na sledovanie výdavkov, telefónny denník a ďalšie dokumenty špecifické pre dané odvetvie.

Používateľov môžete pozvať jednotlivo alebo hromadne vložením adries do políčka. Pozvaní musia potom vytvoriť účet alebo sa prihlásiť do existujúceho účtu a vyplniť profil. Potom je používateľ vyzvaný, aby si stiahol aplikáciu pre stolné počítače bez možnosti preskočenia, pokiaľ neotvoríte nové okno a neprihlásite sa. Bolo to trochu nepríjemné, aj keď je pre prístup k niektorým funkciám potrebná aplikácia pre stolné počítače.

Aj keď spoločnosť Evernote nie je pripojená k vašej doméne, ako je napríklad Disk Google for Work, môžete svoju doménu zadať v nastaveniach a každý, kto má e-mailovú adresu končiacu touto doménou, sa bude môcť automaticky pripojiť k vášmu firemnému účtu; nevyžaduje sa žiadna pozvánka ani schválenie.

Ak chcete zdieľať jednotlivé zápisníky a poznámky, použite vstavaný pracovný rozhovor, ktorý mi pripadal trochu únavný. Musel som prehľadať časť pomocníka Evernote, aby som zistil, ako zdieľať Notebooky a iný obsah s celým svojím personálom. Ukázalo sa, že ide o ďalšiu funkciu len pre stolné počítače. Tam kliknete na tlačidlo zdieľania na notebooku a vyberiete možnosť „publikovať notebook“. Potom si môžete vybrať povolenia: zobraziť, upraviť alebo upraviť a pozvať.

Členovia tímu môžu spolupracovať pomocou poznámok, ale používatelia nemôžu súčasne upraviť poznámku. Upozorní vás, ak sa pokúsite otvoriť poznámku, že niekto už upravuje, môžete ju však stále otvoriť. V takom prípade, ak urobíte nejaké úpravy, Evernote vytvorí druhú kópiu súboru, ktorá by mohla byť mätúca. Neexistuje spôsob, ako zablokovať ostatných používateľov zo súboru.

Veľkou výhodou je, že máte prístup k všetkým svojim prenosným počítačom a súborom z ľubovoľného zariadenia, a to aj v režime offline. Je to oveľa pohodlnejšie ako vyberať dokumenty jeden po druhom pre prístup offline, ako to robíte s Citrix ShareFile a Dropbox Business.

V poznámkach môžete vytvárať kontrolné zoznamy a nastavovať pripomenutia pre riadenie projektov v malom rozsahu. Evernote obsahuje aplikácie pre Android, iOS a Windows, ktoré ponúkajú offline prístup k vašim súborom.

Spoločnosť Evernote Business vám poskytuje základnú správu dokumentov

Ak potrebujete pomoc, máte prístup do vzdelávacieho centra spoločnosti Evernote, ktoré obsahuje návody na začatie práce, návody a články o riešení problémov. Podporu môžete kontaktovať aj pomocou webového formulára; keď zadáte konkrétne kľúčové slovo súvisiace s vaším problémom, spoločnosť Evernote poskytuje odkazy na články, ktoré môžu zodpovedať vašu otázku. Po registrácii dostanete aj Užívateľskú príručku spoločnosti Evernote Business.

Spotrebiteľský softvér spoločnosti Evernote sa veľmi ľahko používa; jeho podnikateľský plán ponúka viac funkcií a, bohužiaľ, viac komplikácií. Páči sa mi, že ponúka offline prístup ku všetkým súborom na všetkých vašich zariadeniach, ale pri úprave dokumentov sa nemusíte spoliehať na počítačovú aplikáciu alebo Disk Google. Ak potrebujete túto funkciu, odporúčame vám pozrieť sa na spoločnosť Box Business, Disk Google for Work alebo náš štandard Zoho Docs 'Choice Choice.