Kontrola a hodnotenie životného cyklu zmluvy Coupa

Ak hľadáte platformu pre správu zmlúv, ktorá úplne srdečne prijíma model softvéru ako služba (SaaS), potom nie je to, čo hľadáte, riadenie životného cyklu Coupa. Toto je však vysoko funkčný produkt, ak ste náhodou jeho zamýšľaným publikom. Je to preto, že Coupa je špecializovaná platforma zameraná konkrétne na tých, ktorí sa zameriavajú na správu podnikových výdavkov a obstarávanie. Zatiaľ čo spoločnosť Coupa zaviedla do procesu workflow správy pokročilých funkcií, vrátane smerovania pracovného toku a automatických spúšťačov, redliningu a kontroly zmien a širšej prevádzkyschopnosti zmlúv v systéme. Spravovanie kontraktov sa však stalo len jednou súčasťou tohto oveľa väčšieho rámca podnikových aplikácií.

To všetko kombinuje to, aby sa riadenie životného cyklu Coupa nemuselo prispôsobiť tak širokému spektru prípadov použitia, ako sú výhercovia Editors 'Choice Agiloft alebo Updraft. Nie je to ani mocný nástroj na vyjednávanie zmlúv a spoluprácu ako Onit Contract Management, aj keď je to podobné ako Onit v tom, že je súčasťou širšieho aplikačného rámca. Žiadna z ďalších testovaných platforiem pre správu zmlúv však neponúka jednotnú obchodnú hodnotu a obchodom orientovanú analytiku, aby sa plne integrovala životný cyklus zmluvy do dodávateľského reťazca.

Štruktúra podnikových cien

Coupa preorientovala to, čo bolo kedysi zo základnej cloudovej služby, na cielené riešenie správy zmlúv spojené s nákupom, predajom a spracovaním transakcií spoločnosti. Podľa spoločnosti Coupa sa spoločnosť zameriava predovšetkým na podniky, ktorých ročné príjmy začínajú na 75 miliónov dolárov alebo viac. Toto nie je platforma pre malé a stredne veľké podniky (SMB) a neponúka bezplatné alebo vstupné predplatné softvéru ako služba (SaaS), ako napríklad to, čo nájdete v Agiloft alebo Concord. Toto je riešenie pre veľké globálne podnikové organizácie.

Správa životného cyklu zmluvy Coupa je zahrnutá ako súčasť predplatného správy výdavkov Coupa. Patria sem neobmedzené zmluvy, používatelia, varovanie a automatická spotreba a sledovanie výdavkov. Zmluvná spolupráca predstavuje dodatočný poplatok a je ocenená ako percento z predplatného správy Coupa Spend Management. Správa životného cyklu zmluvy Coupa zahŕňa možnosť vytvárať neobmedzené zmluvy vrátane tvorby, úprav a elektronického podpisu so všetkými stranami, plus redlining a kontrolu verzií.

Správa zmlúv riadená obchodom

Keďže ide o revíziu systému riadenia zmlúv, zamerali sme sa na testovanie predovšetkým na aspekty riadenia životného cyklu Coupa a spolupráce na zmluvnej spolupráci Coupa na celkovej platforme pre správu výdavkov Coupa. Prístrojová doska Coupa objasňuje, že každý aspekt skúseností plynie späť do správa výdavkov a obstarávanie. V hornom navigačnom paneli sú karty Výdavky, Žiadosti, Objednávky, Faktúry, Zásoby, Zdroje, Dodávatelia, Kontrakty a Správy, spolu s mimoriadne podrobným panelom nastavenia, ktorý vám umožňuje prispôsobiť každý aspekt modulárnej platformy - od obsahu a dodávateľov po nákupné nástroje, spúšťače automatizácie pracovných postupov, integrácie a ďalšie. Celkovo ponúka Coupa šírku funkcionality podobnej plne rozvinutému riešeniu podnikových zdrojov (ERP).

Hlavný panel vám tiež poskytuje dynamický univerzálny vyhľadávací panel pre dopyty v prirodzenom jazyku, aby ste sa mohli pohybovať podľa toho, čo potrebujete na hustej platforme. Poskytuje tiež filtre na rozbalenie podľa oddelenia alebo konkrétnych položiek. Je to systém navrhnutý na destiláciu komplexnej operácie s podnikovými dodávkami až po cielené údaje a prispôsobené zobrazenia a prístup, ku ktorému máte prístup z ľubovoľného prehliadača.

Začal som na karte Zmluvy, čo je jediné integrované úložisko všetkých dodávateľských zmlúv v systéme. Je to usporiadané v podobnom zobrazení ako v Concord alebo ContractWorks. Okrem ikon na úpravu a vymazanie záznamu zobrazuje podrobnosti, ako je dátum začiatku a uplynutia platnosti, stav zmluvy a skupiny obsahu. Horná lišta filtrov vám poskytuje možnosti na vytvorenie nového záznamu zmluvy, hromadného nahrávania súborov zo súboru, exportných zmlúv do súborov CSV alebo Microsoft Excel a množstvo filtrov na zoradenie zmlúv podľa jazyka, dátumu, časového limitu vypršania platnosti a pokročilých filtre, ktoré vám umožnia rozbaliť podľa čísla zmluvy alebo kľúčových slov. Vyhľadávací panel môže spustiť optické rozpoznávanie znakov (OCR) na zmluvných dokumentoch a súboroch PDF na identifikáciu konkrétnych slov a doložiek.

To všetko je v rámci testovaných riešení správy zmlúv pomerne štandardné. Čo je na Coupi jedinečné, je to, že na hlavnom paneli kontraktov nájdete aj tabuľky najobľúbenejších položiek a komodít v systéme. Pomôže vám to uprednostniť zmluvy na základe správy výdavkov. Všetko je tiež kontrolované oprávnením. Takže na základe skupín používateľov, prístupových rolí a skupín obsahu rôznych zmlúv nakonfigurovaných správcom na karte Nastavenie bude každému používateľovi vidieť niečo iné. Každá zmluva môže mať jednu alebo viac skupín zmlúv, ktoré ju viažu na konkrétne oddelenie alebo skupinu používateľov, na konkrétny strategický účet, konkrétnu krajinu alebo jazyk alebo na akýkoľvek iný atribút.

Pri vytváraní novej zmluvy som zadal základné podrobnosti zmluvy, ako je dodávateľ a podmienky. Zahrnul som možnosti na výber typov dokumentov a služieb, odovzdanie súvisiaceho zmluvného dokumentu a prípadné pripojenie zmluvy k hlavnej dohode. Coupa mi dal sadu preddefinovaných šablón, z ktorých som si mal vybrať pri prideľovaní dodávateľa. To mi umožní vybrať si z dodávateľov, ktorí sú v súčasnosti v systéme.

Po vytvorení zmluvy alebo nájdení zmluvy, pre ktorú ste sa rozhodli, môžete kliknúť na svoju stránku Podrobnosti. Coupa vám poskytuje nielen podrobnosti o zmluve, ako napríklad typ dokumentu a číslo verzie, ale zahŕňa aj oddiely o fakturačných údajoch, rekvizíciách, skupinách obsahu, cenách a podmienkach, varovaniach a konkrétnych položkách alebo produktoch v systéme elektronického obchodu spojenom s touto zmluvou., Sadzba a podmienky sú obzvlášť šikovné, umožňujú vám definovať čísla sporenia na zákazke ľubovoľným spôsobom, či už ide o percentuálne zľavy z katalógových cien alebo na základe minimálnych / maximálnych výdavkov. Ide ruka v ruke s funkciou „Zdroj tohto“, čo je tlačidlo, ktoré ponúka porovnateľné ceny za tovar a služby na základe dodávateľskej zmluvy, keď dôjde k opätovnému prerokovaniu.

K dispozícii je tiež predintegrovaná funkcia s ostatnými modulmi, takže ste jedným kliknutím vzdialení od zobrazovania objednávok podľa oddelenia alebo komodity, faktúr alebo akejkoľvek inej časti platformy. Coupa má svoj vlastný informačný panel s upozornením a upozornenia, spoločnosť však uviedla, že dáva prednosť integrácii so službami tretích strán, ako sú Gmail alebo Slack, aby posielala upozornenia používateľom (v akejkoľvek aplikácii alebo rozhraní, na ktorom už pracujú).

V Coupe na tejto stránke nemáte modul spolupráce a vyjednávania zmlúv, ktorý robíte v Onite. Z tohto dôvodu stlačíte tlačidlo „Autorská zmluva“ na ktorejkoľvek stránke s podrobnosťami o zmluve, aby ste sa dostali do prostredia pre spoluprácu so Zmluvou o kupóne. Tu nájdete pokročilé úpravy a redlining kontraktov, čo umožňuje viacerým stranám prijať, odmietnuť a komentovať úpravy vykonané inými stranami. Všetko sa deje v zdieľanom priestore spolupráce, ktorý má napodobňovať dokument Google. Dodáva sa s kontrolou verzií, ktorá vám umožňuje vrátiť späť zmeny, plus audit trail pre všetky úpravy a interakcie v prostredí. Môžete dokonca nastaviť interné dohody o úrovni služieb (SLA) a nastaviť pridelené okná, ako dlho musia rôzne skupiny v rámci spoločnosti rokovať. Účelom je zlepšiť časy cyklov zmlúv.

Samotná úprava zmluvy sa uskutočňuje v základnom editori WYSIWYG, s protokolom auditu na pravej strane, ktorý vám pomôže získať vopred schválený jazyk zmluvy, údaje z iných zdrojov alebo konkrétne klauzuly. Keď uložíte zmeny, Coupa vám dáva možnosť zobraziť si porovnanie verzií vedľa seba, pričom zmeny sú výslovne označené a farebne označené. Ak pozvete ďalších používateľov, uvidia sa zmeny iba od okamihu, keď začali so zmluvou. Nový používateľ uvidí automatické vyskakovacie okno, v ktorom sa nachádza hlavný vlastník zmluvy. Odtiaľ môže vlastník riadiť oprávnenia, pridávať a odoberať používateľov alebo priradiť konkrétne úlohy v prostredí spolupráce. Proces zmluvnej spolupráce a vyjednávania je v Onite centralizovanejší a jednotnejší. Coupa však poskytuje úroveň podrobnej kontroly nad procesom úprav, ktorý sa zhoduje s naším testovaním iba podľa zmien v stopách a bohatých možností formátovania aplikácie Concord.

A konečne, Coupa obsahuje priamu integráciu DocuSign na konci životného cyklu zmluvy, aby sa dokončil proces eSignature a realizovala zmluva. Coupa automaticky nahrá vygenerovaný dokument do DocuSign s jednoduchým ovládaním kliknutím a podpisom tak pre interného používateľa, ako aj pre externého dodávateľa alebo dodávateľa, ktorý uzatvára zmluvu. V Coupa jednoducho zadáte meno podpisovateľa, kliknete na Sign a Coupa zachytí IP adresu podpisovateľa. Zaznamenáva jedinečnú digitálnu stopu pre bezpečnostný audit. Dodávateľ a všetky príslušné strany potom automaticky dostanú e-mail s kópiou zmluvy vo formáte PDF.

Granulárne správy

Coupa Contract Lifecycle Management taktiež ponúka niektoré z najpodrobnejších reportov a analýz všetkých testovaných platforiem na správu zmlúv. Karta Prehľady obsahuje vlastnú metriku s názvom Perfect Fit Insights, ktorá sa zameriava na percento vašich výdavkov v porovnaní so objemom kontraktu, sumou v dolároch alebo inými faktormi, aby určila cielené „metriky úspechu“ a odporúčania na optimalizáciu zisku. Toto vykazovanie predaja zamerané na cieľ je na rozdiel od iného nástroja, ktorý som testoval, generovanie analytiky na základe zmluvy označenej zelenou, červenou alebo žltou farbou na určenie cieľov úspor pre konkrétne zmluvy s dodávateľmi. Coupa mi tiež dal odporúčania týkajúce sa úspor, efektívnosti a použitia, ako optimalizovať katalógy, faktúry a zdroje na zvýšenie návratnosti investícií (NI). Tieto inteligentné odporúčania neexistujú vo vákuu; môžete úlohu priradiť priamo zo stránky s odporúčaniami a začať podnikať kroky v oblasti prehľadov údajov.

Existuje aj mnoho ďalších prehľadov a metrík, ktoré je možné prispôsobiť konkrétnym skupinám obsahu alebo oddeleniam alebo rozrezať podľa odvetví. Napríklad mapovanie percenta výdavkov od dodávateľov v technologickom priemysle oproti dodávateľom vo výrobnom priemysle. Coupa uviedol, že spravodajské odporúčania pochádzajú z reálnych empirických údajov, ktoré boli anonymizované od stoviek podnikových zákazníkov a ich transakcií. Tieto metriky vykazovania sú, samozrejme, spojené s úzkym scenárom správy výdavkov a obstarávania, ktoré platia pre platformové služby. Analytici sa však ponoria hlbšie do poznatkov o kontraktoch zameraných na spodnú líniu ako Agiloft, Onit alebo ktorákoľvek z ďalších platforiem na správu zmlúv, ktoré boli v tomto kole zhrnuté.

Zamerané na spodnom riadku

Coupa Contract Lifecycle Management nie je platforma pre správu zmlúv pre všetky typy zmlúv a podnikania akéhokoľvek tvaru a veľkosti. Je to skôr platforma na správu a obstarávanie podnikových výdavkov s funkciami správy zmlúv a vykazovania špecializovanými na tento prípad použitia. V dôsledku toho je to oveľa vyspelejšie. Pre flexibilné vytváranie zmlúv, vyjednávanie a správu životného cyklu sú Agiloft a Concord lacnejšie, užívateľsky prívetivejšie a oveľa prispôsobiteľnejšie z hľadiska usporiadania a používateľského rozhrania. Toto nie je riešenie pre správu zmlúv SMB. Pre veľké podnikové organizácie, ktoré spravujú záplavu dodávateľských zmlúv a hustý inventár produktov medzi podnikmi (B2B), však Coupa ponúka úroveň špecializovaného a výkonného riadenia životného cyklu zmlúv s inteligentnými metrikami zameranými na návratnosť investícií, ktoré ste získali “ nenájdu nikde inde.