Kontrola a hodnotenie zmluvných prác

ContractWorks začína na 600 dolárov mesačne, účtuje sa ročne, a za túto cenu poskytuje dobre navrhnutú platformu pre správu zmlúv, ktorá sa výrazne zameriava na kategorizáciu, sledovanie a schvaľovanie zmlúv. Nanešťastie to pre niektorých znamená, že nemá veľkú podporu pri tvorbe zmlúv, zákonných rokovaniach tam a späť, ani vstavaných funkciách spolupráce. Toto cielené zameranie na funkcie znamená, že budete musieť starostlivo zmapovať svoj obchodný postup na schopnosti softvéru, pretože nejde o nástroj na vykonanie všetkých krokov. To je predovšetkým to, čo ho drží za víťazmi našich editorov v tejto oblasti, Agiloft a Updraft.

Ceny a plány

Na rozdiel od Agiloftu a väčšiny dodávateľov v oblasti správy zmlúv, ContractWorks neoceňuje užívateľské licencie. Tento produkt začína na 600 dolárov mesačne, účtovaný ročne, pre jeho 12-mesačný plán. Ďalšou možnosťou stanovenia ceny je 750 dolárov mesačne pre trojmesačný plán, účtovaný štvrťročne. Môžete začať s štvrťročným plánom a prejsť na ročné predplatné podľa svojich potrieb. Oba plány prichádzajú s bezplatnou skúšobnou verziou a poskytujú vám neobmedzené množstvo používateľov, ukladanie dokumentov, podporu a školenie plus bezplatnú implementáciu. Získate tiež prispôsobiteľné výstrahy, správy, povolenia, denníky auditu, migráciu a nastavenie dokumentov, vlastné budovanie značky a množstvo ďalších funkcií vrátane funkcií označovania dokumentov a šablón na platforme.

Jedinou vecou, ​​ktorú spoločnosť ContractWorks pridelí užívateľský limit, sú elektronické podpisy, za ktoré spoločnosť uviedla na trh natívnu funkciu elektronického podpisu v marci 2017. Organizácie získajú päť používateľov elektronického podpisu zadarmo bez ďalších poplatkov, ale ďalší používatelia prichádzajú v baleniach po piatich elektronických podpisoch používateľov za 1 200 dolárov ročne. ContractWorks sa neintegruje s programami Adobe Sign, DocuSign alebo inými dodávateľmi eSignature tretích strán, pričom uprednostňuje centralizáciu v rámci svojej platformy ako natívnu funkciu. ContractWorks tiež ponúka zľavu pre neziskové organizácie, ako aj objemové balíčky pre právnické firmy alebo firmy poskytujúce profesionálne služby, ktoré chcú ponúkať správu zmlúv prostredníctvom ContractWorks ako fakturovateľnú službu.

Správa životného cyklu zmluvy

ContractWorks udržuje svoje užívateľské rozhranie (UI) jednoduché. Táto skúsenosť je založená na ikonách a ľahko sa naviguje. Horná ponuka má iba šesť kariet: Dokumenty, Značky / Šablóny, Používatelia, Správy, Podpísať a Nastavenia a panel univerzálneho vyhľadávania. K dispozícii je päť predvolených rolí s prispôsobenými zobrazeniami funkcií, ku ktorým máte prístup: správca, úplný prístup, iba sťahovanie, iba zobrazenie a žiadny prístup. Môžete však pridať svoje vlastné prispôsobené úlohy s prístupom k špecifickým dokumentom, zložkám, miestnostiam atď. Na rozdiel od správy zmlúv Agiloft a Onit a kontroly a schvaľovania zmlúv, keď sa prihlásite, nevidíte vlastný informačný panel s widgety v reálnom čase. a správy. ContractWorks vás zavedie priamo do archívu dokumentov, aby ste sa pustili do práce.

Stránka Dokumenty je usporiadaná ako e-mailová schránka. Uprostred je hlavná doručená pošta, vlastná štruktúra priečinkov na ľavej strane na usporiadanie dokumentov a tlačidlá v hornej časti na hromadné odovzdávanie zmluvy, vytváranie nových priečinkov, kopírovanie, sťahovanie a pridávanie príloh k dokumentom. Na presun dokumentov do priečinka Doručená pošta môžete použiť aj presúvanie myšou bez nutnosti použitia tlačidla Odovzdať. Funkcia prílohy je užitočná na pridanie poradia zmien alebo dodatkov k hlavnej zmluve a pri tomto zázname v priečinku Doručená pošta sa zobrazia priložené dokumenty.

Aj keď v kontrakte ContractWorks nemôžete v skutočnosti upravovať zmluvy, kliknutím na dokument sa otvorí natívny prehliadač PDF, ktorý zobrazuje dynamický vodoznak prispôsobený používateľovi ako pridanú funkciu zabezpečenia, aby sa zachovala dôvernosť zmluvy. Ďalšou šikovnou funkciou zabezpečenia je dvojfaktorová autentifikácia, ktorá ma pri každom prihlásení vyzvala na zadanie kódu odoslaného na moje mobilné zariadenie.

Najunikátnejšie funkcie v ContractWorks sa točia okolo značiek, šablón a vyhľadávaní. Značky v systéme môžu byť ľubovoľné oblasti, ktoré chcete vo svojej zmluve dať vyhľadávať alebo zaznamenať. Ide o mimoriadne flexibilnú funkciu kategorizácie, ktorá môže obsahovať text, dátumy, čísla, percentá alebo odpoveď typu áno / nie. Môžete napríklad vytvoriť „Automatické obnovenie?“ alebo „Dôvernosť?“ na rýchle zapnutie alebo vypnutie tohto nastavenia pre zmluvu. Značky vstupujú do flexibilnejšej kategorizačnej štruktúry, ktorá definuje, ako ContractWorks pristupuje k správe zmlúv.

Pri vytváraní novej značky môžete pridať aj rozbaľovaciu ponuku, ktorá pridá značku do konkrétneho oddelenia v rámci vašej firmy alebo do väčšej šablóny zmluvy. Ak teda pridávate značky pre pracovné zmluvy, môžete do rozbaľovacej ponuky pridať oddelenie ľudských zdrojov (HR), zatiaľ čo v prípade dohody o mlčanlivosti (NDA) môžete pridať právne oddelenie. Značky sa dajú ľahko vytvoriť na karte Značky / šablóny a potom sa môžete vrátiť k doručeným dokumentom a priraďovať značky ku konkrétnym zmluvám. UI ContractWorks je podobne riedke a intuitívne ako rozhranie Concord, ale ide oveľa hlbšie do podrobnej kategorizácie a vyhľadávania zmlúv.

Šablóny sú rozšírením tejto myšlienky. Zoskupujú značky na základe typu zmluvy, čo klientom pomáha sledovať rovnaké 5-10 ustanovení o nájomnej zmluve, napríklad na rýchle vyhľadanie tohto typu zmluvy na rozdiel od zmluvy o predaji, zmluvy o partnerstve, dohody NDA alebo zmluvy o pôžičke. Šablóny nesúvisia s tvorbou zmluvy; sú to ďalšie nástroje na správu a kategorizáciu. Značky a šablóny môžu používať iba správcovia alebo používatelia s úplným prístupom.

Pri testovaní platformy ako správca sa mi podarilo vytiahnuť viacero značiek do testovacej šablóny a označiť ako požadované polia predvolené polia, ako sú dátumy začiatku a konca, termín a hodnota zmluvy. Potom by som mohol nastaviť opakujúce sa upozornenia konkrétnym používateľom, ako aj automatické aktualizácie a automatické obnovovanie na základe akéhokoľvek intervalu, ktorý som nastavil. Je to užitočné pri zmluvách o predplatnom, ktoré sa obnovujú štvrťročne alebo ročne. Môžete nahrať dokument na priradenie k šablóne zmluvy, aj keď opäť to nie je úplná šablóna na tvorbu zmlúv, ako by ste našli v nástrojoch, ako je Agiloft. Značky a šablóny ContractWorks sú prispôsobiteľnejšie a ľahšie použiteľné ako tradičné prístupy a navyše sú úplne prehľadateľné.

Po nahraní dokumentov a pridaní značiek a šablón môžete spravovať podpisujúcich a elektronické podpisy na karte Podpis. Ako administrátor môžete určiť svojho päť podpisujúceho alebo nastaviť šablónu podpisu, ktorá bude korešpondovať s konkrétnymi typmi zmlúv. V takom prípade môžete dokument označiť konkrétnymi umiestneniami, pre ktoré potrebujete podpis a kto je signatárom, a potom ho uložiť ako šablónu. Ak ste už nastavili šablónu, môžete kliknutím na ikonu pera na karte Dokumenty okamžite poslať zabezpečený odkaz na podpísanie e-mailom. Všetci podpisujúci dostanú vyplnenú kópiu zmluvy vo formáte PDF, ktorá im bola zaslaná e-mailom, a na karte Podpis môžete filtrovať podľa dokončených, nedokončených alebo zrušených podpisov.

Funkcia eSigning je jednoduchá a funkcia natívneho podpisovania bude čoskoro integrovaná so službou Salesforce a bude k dispozícii v aplikácii Salesforce AppExchange, ktorú podľa zmluvy ContractWorks bude môcť odoslať dokument vytvorený v službe Salesforce priamo do poľa ContractWorks na ukladanie a podpis, ako aj na vytiahnutie polí Salesforce. priamo do platformy ako značky.

Správy a oznámenia

ContractWorks stále pripravuje svoju funkčnosť reportovania, existuje však množstvo funkcií a analýz, s ktorými môžete pracovať. Na karte Prehľady môžete spravovať prehľady aj súvisiace upozornenia v zobrazení kalendára. Pri vytváraní nového prehľadu som si mohol vybrať zo všetkých svojich značiek a šablón ako stĺpce, ktoré sa dajú načítať, a zároveň som mohol filtrovať údaje, ktoré môj prehľad vytiahol pomocou kľúčových slov alebo konkrétnej šablóny. Potom som správu exportoval ako súbor PDF a Microsoft Excel.

Po vytvorení prehľadu vám na kartách Kalendár upozornení a Prehľad upozornení môžete nakonfigurovať e-maily a súvisiace upozornenia pre konkrétnych používateľov. Všetky svoje prehľady si môžete zobraziť aj na karte Uložené prehľady. A čo je najdôležitejšie, ContractWorks vám poskytuje protokol auditu na sledovanie všetkých aktivít používateľa a úplnú históriu každej zmluvy v systéme. Správy v zmluve sú viac o pohybe dokumentov v systéme ao krokoch, ktoré užívatelia vykonávajú, sledovaní, kedy je dokument nahraný, presunutý, premenovaný a kedy sú zmenené podrobnosti, aby sa zabezpečila sledovateľnosť a chyby úlovku. V tejto súvislosti vykonáva svoju prácu audit trail, reporting a kalendár oznámení. Možnosti prehľadov však nie sú ani zďaleka tak hlboké ani zdobené interaktívnymi grafmi a grafmi, ako sú grafy v Agiloft a Onit alebo metriky trendov a odporúčania, ktoré nájdete v prehľadoch generovaných správou životného cyklu Coupa Contract.

Virtuálna kartotéka pre zmluvy

ContractWorks sa ľahko používa, precízne vo svojej kategorizácii zmlúv a medzi najlepšími skúsenosťami, ktoré sme testovali na bezpečné uloženie a sledovanie zmluvných dokumentov. Platforma tiež svieti, pokiaľ ide o rýchle vyhľadávanie prostredníctvom štruktúry označovania a šablón. Jeho natívna funkcia eSigning navyše funguje dobre. Ak hľadáte tvorbu zmlúv, rozsiahlejšie vykazovanie a hlbšie funkcie životného cyklu správy zmlúv (napríklad automatizáciu pracovných postupov, správu verzií a integrovanú správu spolupráce a úloh), potom je voľba editora Agiloft výkonnejšou a prispôsobiteľnejšou. voľba. Avšak pre zákazníkov, ktorých sa primárne týka smerovanie a správa dokumentov po vytvorení, s veľkou bezpečnosťou a komplexnou auditovateľnosťou, je ContractWorks inteligentne navrhnuté a realizované riešenie pre tieto aspekty správy zmlúv.