Dláždené systémy preverujú a hodnotia zmluvu

CobbleStone Systems Insight Insight (ktorý sa začína na 59 dolárov za užívateľa mesačne) je ďalší vysoko prispôsobiteľný systém správy kontraktov, ktorý ponúka množstvo rôznych funkcií na uľahčenie procesu uzatvárania zmlúv. Spoločnosť, ktorá pôsobí už 20 rokov, slúži širokej škále klientov - od vlád, cez malé skupiny až po veľké organizácie. Dôležitou poznámkou je, že zmluva Insight je jedným z relatívne mála systémov správy zmlúv, ktoré ponúkajú voľne prístupnú skúšobnú verziu priamo zo svojej webovej stránky. Aj keď je veľa informácií o funkcii Contract Insight konfigurovateľné, Agiloft, jeden z víťazov výberu editorov PCMag, má ešte väčšie možnosti prispôsobenia. Navyše ponúka bezplatnú úroveň služieb, čo znamená, že budete môcť vyhodnotiť obsah svojho srdca bez časového limitu.

Ceny a plány

Existujú tri rôzne vydania, ktoré ponúkajú rôzne úrovne služieb: Enterprise, Express a Work Group. Cobblestone ponúka porovnávaciu tabuľku rôznych vydaní na svojej webovej stránke, ale vydania Enterprise v podstate prichádzajú s ďalšími funkciami pracovného toku, indexovaním fulltextového textu, hromadným importom, návrhárom prehľadov online a systémom hodnotenia zmlúv medzi predajcami a klientmi. Všetky vydania prichádzajú s neobmedzeným úložiskom pre zmluvy a dáta.

Riešenia spoločnosti Cobblestone môžu byť nasadené na mieste u zákazníka alebo hostované spoločnosťou v modeli Software-as-a-Service (SaaS) a ceny sa líšia v závislosti od toho, ktorú možnosť využijete. Možnosti na webe sa oceňujú pri nižšej periodicite, zatiaľ čo na stránkach sú vyššie a jednorazové. Vydanie pracovnej skupiny nie je k dispozícii ako SaaS a vydanie Express nie je k dispozícii na mieste. Vydanie Express začína na 59 dolárov mesačne na používateľa. Vydanie Enterprise sa začína na 5 000 dolárov ročne pre päť používateľov. Rovnako ako niekoľko ďalších produktov v tomto kole, vrátane asistenta softvérovej zmluvy Blueridge a výhodnej softvérovej zmluvy Great Minds, zmluva Insight vyžaduje na spustenie vydania Enterprise vydanie inštanciu Microsoft SQL Server 2005 alebo novšiu.

Jednoduché rozhranie

Rozhranie má jednoduchý dizajn: biele pozadie s rôznymi odtieňmi modrej farby na označenie pruhov a tlačidiel. Zdá sa, že vedľa rozbaľovacích ponúk sú ikony, ktoré podľa všetkého „znižujú“ text. Zdá sa, že možnosti ponuky zasiahnu všetky hlavné kategórie akcií, ktoré bude manažér zmlúv potrebovať, vrátane zmlúv, zamestnancov, spoločností, správ a prehľadov a správy a nastavenia.

Keď sa užívateľ prvýkrát prihlási, predvolené zobrazenie je kalendár zmlúv, ku ktorým je užívateľ priradený. Môže to byť nakonfigurované tak, aby obsahovalo alebo nahradilo „dashboardy“ a „doky“, čo sú v podstate personalizované správy, ktoré sa automaticky aktualizujú. Užívateľ môže napríklad nakonfigurovať dok, ktorý zobrazuje všetky aktívne zmluvy, ku ktorým sú priradené, alebo zmluvu, ktorá zobrazuje všetky zmluvy, ktorých platnosť vyprší počas nasledujúcich 30, 60 alebo 90 dní. Táto funkcia poskytuje používateľovi pri prihlásení informácie, ktoré sa ho najviac týkajú.

Podobne ako pri výbere Agiloft našich editorov, jednou z najvýraznejších vlastností systému je hĺbka prispôsobenia. Štatistiky kontraktov sú vo vyšších vrstvách systémov správy kontraktov, ktoré správcom umožňujú vytvárať a meniť polia údajov o kontraktoch, automatizovať a usmerňovať proces schvaľovania a obmedzovať prístup používateľov na podrobnej úrovni, a to aj podľa typu zmluvy, konkrétnej zmluvy alebo konkrétnej oblasti.,

Začíname

Insight Contract Insight prichádza s inštruktážnymi videami, ktoré chodia nových používateľov prostredníctvom nastavenia systému a vykonávania bežných úloh. Videá ukazujú používateľom, ako presne tieto funkcie vykonávať, a nastavujú prehľad zmlúv presne podľa svojich predstáv. Ale keď som zistil, že videá sú veľmi ľahko stráviteľné, na druhej strane, navigácia v systéme Wiki Help bola trochu náročná. Široký záber produktu robí z inteligentného vyhľadávania wiki trochu fušku. Po nájdení je však pomocná dokumentácia jasne uvedená spolu s ilustráciami.

Pridanie novej zmluvy do systému je jednoduché: Stačí kliknúť na položku „Pridať zmluvu“. Tu však Insight Insight pridáva vrstvu profilov kontraktu. Toto je informácia o databáze a pracovnom postupe, ktorú systém potrebuje na spracovanie dokumentu a správu jeho životného cyklu. Profil zmluvy sa môže vytvoriť spolu s odovzdaním súboru zmluvy alebo sa môže vytvoriť na základe informácií o predajcovi alebo klientovi. Skutočný proces zadávania zahŕňa vyplnenie príslušných formulárov, ktoré môže správca systémov alebo Cobblestone prispôsobiť v takmer neobmedzenej kombinácii, ak používate softvér v modeli SaaS. Polia môžu byť pridané alebo odstránené na základe typu zmluvy, obmedzené na základe ID užívateľa alebo triedy používateľov a nakonfigurované tak, aby akceptovali iba určité typy informácií, ako napríklad celé číslo, dátum, mena alebo položka z rozbaľovacieho zoznamu.

Po zadaní všetkých údajov môže užívateľ ďalej prispôsobiť profil dokumentu zmluvy. Na pravej strane zmluvného profilu sa nachádza zoznam, ktorý poskytuje používateľom rôzne možnosti vrátane úloh a e-mailov, priradenia zamestnancov, tlače, obnovovania, zmlúv o prepojení, histórie prehľadov a e-mailov. Okrem toho môžu používatelia pripojiť k zmluvnému profilu neobmedzený počet súborov.

Pridanie zamestnaneckých a firemných profilov je rýchle a bezbolestné pomocou panela Hlavné menu. Vyplnením jednoduchého formulára na pridanie zamestnanca alebo spoločnosti do systému sa používatelia môžu chrániť pred nepresnosťami vo vyhľadávaní a vykazovaní. Napríklad, ak neexistovali žiadne predchádzajúce profily spoločnosti, jeden používateľ by mohol napísať „XYZ Corp.“ a druhý mohol napísať „XYZ Corporation“, čo by mohlo spôsobiť vynechanie zmlúv z výsledkov vyhľadávania a správ.

Vyhľadávanie je tiež vysoko prispôsobiteľná záležitosť. Vyhľadávať je možné v ktoromkoľvek poli a potom sa môže zúžiť na základe akejkoľvek kategórie súvisiacich informácií. Stĺpce údajov je možné ľahko meniť a konfigurovať podľa predstáv užívateľa. Keď je vyhľadávanie správne nakonfigurované, správu môžete vytlačiť alebo exportovať do Wordu, Excelu alebo PDF. Okrem prispôsobiteľných funkcií obsahuje systém množstvo prednastavených vyhľadávaní a prehľadov a používatelia si môžu vytvoriť vlastné ad hoc vyhľadávanie pre budúce použitie.

Beyond the Basics

Užitočnou funkciou sú Žiadosti, ktoré by pravdepodobne boli užitočnejšie pre väčšie spoločnosti. Ako by ste očakávali, funkcia Request umožňuje používateľom požiadať o novú zmluvu od príslušnej osoby. Používateľ klikne na „Pridať novú žiadosť“ a pridá príslušné informácie. Správcovia môžu na základe poskytnutých informácií určiť, kto bude o žiadosti informovaný.

Pre pokročilejších používateľov má zmluva Insight skutočne užitočnú funkciu pre tých, ktorí často používajú zmluvy založené na šablónach. Pomocou funkcie Balíky môžu správcovia nastaviť šablóny, ktoré vytiahnu metadáta zo zmluvy alebo profilu spoločnosti. Správcovia môžu tiež vytvárať knižnice klauzúl na pomoc pri vytváraní zmlúv.

Cobblestone umožňuje ďalšie prispôsobenie zmluvy Insight prostredníctvom rôznych doplnkových modulov. Jedným z najužitočnejších doplnkov je modul Document Collaboration a eSign, ktorý je v podstate verziou online podpisového systému Cobblestone System. Modul umožňuje, aby bola zmluva v plnom rozsahu podpísaná online, a to tak členmi organizácie, ako aj protistranami. Overuje totožnosť podpisovateľa. Ak by vaša organizácia uprednostnila program DocuSign, spoločnosť Cobblestone môže tento program začleniť do životného cyklu zmluvy.

Existujú ďalšie moduly, ktoré sú k dispozícii pre celý rad ďalších okolností a ktoré sa vo všeobecnosti zameriavajú na konkrétne odvetvie alebo druh práce. Jedným z dostupných modulov je napríklad portál pre verejný prístup, ktorý umožňuje zverejňovanie určitých zmlúv na webe. Túto funkciu by využívali najmä verejné subjekty, ktoré by podliehali zákonom o slobode informácií. K dispozícii sú tiež moduly na správu objednávok, vzťahy medzi dodávateľom a klientom a konektor Salesforce. Tieto doplnky umožňujú ešte väčšie prispôsobenie podľa potrieb používateľa.

Contract Insight je veľmi prispôsobiteľné riešenie, ale pre niektorých bude mätúce a skľučujúce. Podobné systémy, ako napríklad Agiloft, zmiernili niektoré z týchto problémov s prispôsobením prispôsobením pomocou starostlivo implementovaného prístupu sprievodcu. Contract Insight však ponúka veľa modulov a doplnkov, ktoré pomáhajú prispôsobiť produkt potrebám zákazníka, takže stojí za to pozrieť sa na spoločnosti s mnohými pracovnými postupmi a zložitými požiadavkami na vytváranie zmlúv.