Video: ShareFile and the New Remote Workstyle (Október 2024)
Vhodne pomenovaný Citrix ShareFile ponúka správu dokumentov vhodnú pre podniky aj malé a stredné podniky (SMB). Citrix ShareFile má bezplatnú 30-dňovú skúšobnú verziu (nevyžaduje sa žiadna kreditná karta) a tri platené programy. Osobný účet (16 dolárov mesačne účtovaný ročne) ponúka 100 GB úložného priestoru s maximálnou veľkosťou súboru 10 GB. Jedným z krokov je tímový účet (60 dolárov mesačne účtovaných ročne pre 5 zamestnaneckých účtov; 8 USD za ďalší účet), ktorý ponúka 1 TB úložiska s maximálnou veľkosťou súboru 10 GB a dodáva elektronické podpisy, mobilné úpravy, e-mailové doplnky - a integrácie tretích strán. Nakoniec, obchodný účet (100 dolárov mesačne účtovaný ročne pre 5 zamestnaneckých účtov; 10 USD za ďalší účet) ponúka neobmedzené úložisko s maximálnou veľkosťou súboru 100 GB a pridáva bezpečnostné funkcie, prihlásenie a odhlásenie súboru, pozvania do priečinkov a viac. Je to dobrý nástroj na základné zdieľanie súborov, ale ak potrebujete funkcie na spoluprácu, ako sú komentovanie a úlohy, máte radšej so štandardom Zoho Docs 'Choice's Choice.
Začíname s Citrix ShareFile
Ak sa chcete zaregistrovať v bezplatnej skúšobnej verzii Citrix ShareFile, musíte uviesť iba svoje meno a e-mail a nastaviť heslo. Ďalej zadajte názov spoločnosti, ktorý potom vytvorí vlastný web Citrix ShareFile. V hornej časti informačného panela sa zobrazuje zostávajúci čas na skúšku s odkazom na inováciu.
Keď prvýkrát navštívite svoj web, môžete si prehliadnuť funkcie, ktoré vám ukážu, ako vytvárať priečinky a spravovať povolenia, odovzdávať a zdieľať súbory s internými a externými používateľmi, požiadať o súbor a sťahovať mobilné aplikácie. Túto prehliadku, školiace videá a články podpory nájdete v časti Pomoc. Vo vašom účte je umiestnená 10-stranová príručka Začíname. Softvér vás tiež vyzve na vykonanie bežných úloh, ako je napríklad nahrávanie a zdieľanie súborov, vytváranie priečinkov a podobne.
Používateľské rozhranie Citrix ShareFile (UI) je riedke, ale nie je datované. Podobne ako Zoho Docs Standard sa podobá rozloženiu Disku Google, hoci sa odlišuje svojou farebnou schémou a grafikou. Na ľavej strane sú odkazy na vaše súbory a priečinky, zdieľané súbory, obľúbené priečinky a konektory, ktoré sú odkazmi na ďalšie služby ukladania súborov vrátane služieb Box for Business, Dropbox Business a Google Drive for Work alebo vášho počítača. Hneď pod ňou je doručená pošta, kôš a schránka na súbory na dočasné uloženie a prijatie požadovaných súborov. Môžete rozšíriť ponuku „Ďalšie možnosti“, ktorá vám umožní zobraziť denník aktivít, získať odkaz na žiadosť, pridať poznámky, pridať adresy URL, kopírovať priečinky a ďalšie. Ponuka v hornej časti hlavného panela vám umožňuje spravovať používateľov, zdieľať a požadovať dokumenty, prejsť na nastavenia pre správu (veci na vysokej úrovni) a Moje nastavenia (vaše heslo, časové pásmo atď.).
Zdieľanie dokumentov a spolupráca
Súbory môžete zdieľať tromi rôznymi spôsobmi: z účtu Citrix ShareFile, nahraním súborov z počítača alebo pretiahnutím súborov do formulára na odoslanie. Keď zdieľate súbor s externým používateľom, môžu ho zobraziť v aplikácii Microsoft Word Web App alebo si ho stiahnuť.
Na karte Správa používateľov môžete vytvoriť zamestnanca alebo klienta. U zamestnancov najskôr zadáte ich e-mailovú adresu, potom meno a adresu, potom pre nich nastavíte heslo a ak chcete, nastavíte limit šírky pásma. Potom môžete upravovať základné oprávnenia, napríklad, či používatelia môžu vytvárať priečinky na úrovni root, zdieľať adresár a meniť svoje heslo. Môžete tiež nastaviť oprávnenia správcu, napríklad prístup k súborovým schránkam iných používateľov, spravovať zamestnancov zamestnancov, upravovať informácie o fakturácii a dokonca delegovať oprávnenia správcu na ostatných. Ďalej môžete pridať používateľov do určitých priečinkov a povoliť povolenia na sťahovanie a nahrávanie a môžete nastaviť upozornenia. Môžete ich klonovať od existujúcich používateľov, ak ich máte. Ďalej môžete poslať uvítací e-mail, ktorý si môžete prezrieť alebo skopírovať aktivačný odkaz na e-mail v inom čase.
Pridanie klienta je podobný proces, s výnimkou toho, že mu môžete udeliť menej používateľských oprávnení a žiadne oprávnenia správcu. Mal som problémy s pridaním zamestnancov a klientov do priečinkov, čo bola funkcia trochu blbej. Kedykoľvek môžete ísť do používateľských účtov a znova poslať uvítacie e-maily. Ak povolíte používateľom zmeniť svoje heslo, budú vyzvaní, aby tak urobili okamžite.
Používatelia môžu prostredníctvom e-mailu požiadať, aby niekto odovzdal súbory do súboru alebo do priečinka, ktorý určia. Keď som prvýkrát poslal žiadosť, prešiel do priečinka so spamom príjemcu. Keď som sa snažil nahrať súbor, omylom som stlačil tlačidlo Nahrať pred pripojením súboru, ale nedostal som upozornenie, ktoré bolo čudné. Po úspešnom odovzdaní požadovaného dokumentu dostane žiadateľ e-mailové upozornenie.
Citrix ShareFile má doplnok Microsoft Outlook, ktorý umožňuje zdieľať a požadovať súbory priamo z e-mailovej platformy. Po jeho inštalácii a prihlásení do účtu sa po vytvorení novej správy v pravom hornom rohu zobrazia možnosti Konvertovať prílohy, Pripojiť súbory a Požiadať o súbory. K dispozícii je tiež sprievodná počítačová aplikácia Citrix ShareFile, ktorú si môžete stiahnuť, ak uprednostňujete prácu mimo webového prehľadávača. Môžete sa rozhodnúť synchronizovať všetky svoje súbory Citrix ShareFile na pracovnej ploche rovnako ako v Dropbox Business a Evernote Business.
Citrix ShareFile nemá úlohy, komentáre ani zabudované online úpravy. Aby ste mohli upravovať dokumenty online, vaša spoločnosť musí mať platené predplatné na Microsoft 365. Konkurent Zoho Docs ponúka všetky tieto funkcie. Ak chcete upraviť súbor v Citrix ShareFile bez predplatného od Microsoftu, musíte ho „skontrolovať“ a potom znova prihlásiť. Súbory môžete určiť pre prístup offline, čo je užitočné, ale môžete tak urobiť naraz. Disk Google for Work umožňuje prístup ku všetkým svojim súborom offline.
Pre jednoduché zdieľanie dokumentov robí Citrix ShareFile trik
Citrix ShareFile má základné aplikácie pre Android, BlackBerry, iOS a Windows Phone, kde môžete prezerať a zdieľať súbory a priečinky. Na svoj web Citrix ShareFile môžete pristupovať aj pomocou mobilného prehliadača.
Ak potrebujete na ceste pomôcť, má Citrix ShareFile prehľadateľnú databázu znalostí, školiace videá, príručku Začíname a komunitu používateľov. Môžete tiež odoslať žiadosť o pomoc online a zobraziť zoznam známych problémov a ich stavov. Môžete tiež pristupovať k telefonickej podpore 24 hodín denne, 7 dní v týždni, e-mailovej podpore, zaregistrovať sa naživo a dokonca získať podporu Twitteru, od pondelka do piatka, od 9:00 do 17:00 EST.
Ak potrebujete úložisko pre dôležité obchodné súbory, vzťahuje sa na vás Citrix ShareFile. Ak však hľadáte robustný nástroj na úpravy a spôsob riadenia pracovných postupov, budete sklamaní. K lepším možnostiam patrí Box for Business, Dropbox Business a náš editor Zoho Docs Standard Choice Standard, ktoré ponúkajú nástroje na spoluprácu, ako je komentovanie a správa úloh.
