Kontrola a hodnotenie asistenta zmluvy so softvérom Blueridge

Počínajúc 899 dolármi pre vydanie Standard, je program Blueridge Software Contract Assistant niečo zo starej školy na trhu správy zmlúv. Tam, kde väčšina konkurencie prijala model nasadenia v cloude, sa spoločnosť Blueridge prilepila na staršiu metódu lokálnej inštalácie sťahovania a spúšťania. Stále je to pomerne bohaté riešenie, ktoré sa používa viac ako 15 rokov pre zákazníkov, ako sú úverové združenia, nemocnice, farmaceutické spoločnosti a ďalšie organizácie, ktoré potrebujú uchovávať údaje za bránou firewall.

Od nášho úvodného preskúmania prešiel kontraktný asistent skromnými vylepšeniami funkcií a prispôsobenia. Ale tri vydania produktu (Standard, Pro a Enterprise) sú stále vizuálne podobné, so širokou škálou ponúk a funkcií v porovnaní s menej riedkymi používateľskými rozhraniami (UI) novších možností založených na cloude. Spoločnosť Blueridge Software tvrdí, že sa rozhodla zostať v softvérovom priestore klient / server namiesto konkurencie s desiatkami podobných riešení založených na cloudu.

Zmluvný asistent neponúka žiadne možnosti na vytváranie zmlúv, vyjednávanie alebo vstavané možnosti spolupráce. Môžete sa obrátiť na aplikáciu Concord alebo Editors 'Choice Updraft. Asistent kontraktu nie je tak nekonečne prispôsobiteľný, ani nabitý koncovými funkciami správy životného cyklu kontraktu ako Editors 'Choice Agiloft. Ak však vaša firma alebo organizácia uprednostňuje lokálne nasadenú možnosť bezpečného ukladania zmlúv (s podrobnými možnosťami kategorizácie a správcovskými funkciami), potom je zmluvným asistentom dobre vybavený nástroj. Poskytuje vám silné prehľady a varovania a skvelé používateľské príručky, ktoré vás informujú o rýchlosti.

Ceny a plány

Ako už bolo spomenuté, zmluvný asistent prichádza v troch rôznych vydaniach: Standard, Pro a Enterprise. Rôzne vydania poskytujú rôzne úrovne služieb v závislosti od veľkosti vašej firmy alebo počtu používateľov. Cena edícií sa pohybuje od 899 do 8 999 dolárov. Zmluvný asistent začína na 899 dolárov za vydanie Standard, čo je verzia pre jedného používateľa nainštalovaná na vašom počítači. Táto verzia je ideálna pre výhradných vlastníkov alebo organizácie, v ktorých na dohľad nad zmluvami vo vašom systéme je potrebný iba jeden správca.

Táto edícia základnej úrovne prichádza s úplnými elektronickými záznamami, podporou viacerých databáz, základnými poľami a podporou súborov a neobmedzenými „alarmovými udalosťami“ alebo upozorneniami na jednu zmluvu. Získate tiež jednoduché a pokročilé vyhľadávanie, prehľady a prispôsobenie kategórií a oblastí zmlúv. Ak chcete získať ďalšie funkcie prehľadov zostavených na mieru, môžete sa vydať na vydanie Standard Edition Plus, cena za 1 198 dolárov. Poskytuje vám prístup k voliteľnému nástroju Design Designer. Na rozdiel od určovania cien služieb typu SaaS (Software-as-a-Service - SaaS) je základná cena pre každé vydanie jednorazová cena, na rozdiel od opakujúcich sa nákladov na predplatné každého produktu založeného na cloude, ktorý bol preverený v tomto kole., Vo všetkých vydaniach je bezplatná 30-dňová skúšobná verzia.

Jedným z hlavných rozdielov medzi týmito tromi vydaniami je možnosť vkladať zmluvy alebo dokumenty priamo do databázy. V edíciách Standard a Pro môže užívateľ prepojiť lokálnu verziu dokumentov so svojím profilom v Pomocníkovi kontraktu. V takomto prípade môže byť profil dokumentu na asistentovi zmluvy prepojený s jeho umiestnením na jednotke alebo serveri, ale dokument sa v skutočnosti nikdy neodovzdá do databázy. Pre používateľov vydania Standard a Pro by pravdepodobne nebolo potrebné ukladanie v databáze, pretože dokumenty by sa mohli rovnako ľahko uchovávať v osobnom počítači používateľa alebo na zdieľanej jednotke pre malú skupinu. Pre veľké spoločnosti alebo firmy by sa však takáto dohoda pravdepodobne ukázala ako nepraktická tak z hľadiska výkonu, ako aj z hľadiska bezpečnosti.

Vydanie Pro je produkt lokálnej siete (LAN) navrhnutý pre malé a stredne veľké podniky (SMB) alebo malé pracovné skupiny v rámci organizácie. Cena základnej licencie je 3 439 dolárov (päť používateľov), za príplatok však môžete pridať ďalšie sedadlá. Vydanie Pro obsahuje funkcie integrácie dokumentov s Laserfiche a podporu viacerých používateľov so základným zabezpečením a oprávneniami.

Nakoniec je vydanie Enterprise cena za základnú licenciu 8, 999 dolárov (päť používateľov). Toto je produkt SQL Server / Client LAN / WAN (wide area network), ktorý sa dodáva s celou radou pokročilých funkcií kategorizácie a ukladania dokumentov. Medzi tieto funkcie patria skrinky a podpriečinky, fulltextové vyhľadávanie, opakujúce sa výstrahy, úplné prispôsobenie, ukladanie databázových dokumentov a vlastné vykazovanie spojené s povolením používateľa. Voliteľná ročná údržba predstavuje 18 percent z celkovej kúpnej ceny všetkých programov. Získate tak dostupnosť aktualizácií produktu a prístup k telefonickej podpore (na rozdiel od bezplatnej e-mailovej podpory). Inovovať na inú verziu môžete kedykoľvek. Ceny ďalších licencií pre používateľov sú odstupňované, pričom cena za licenciu klesá so zvyšujúcim sa objemom vydaní Pro a Enterprise:

Vydanie Pro:

1-4 licencie: 299 dolárov

5-9 licencií: 269 dolárov

10+ licencie: 229 dolárov

Napríklad, ak si dnes kúpite dve ďalšie licencie, zaplatili by ste každú 299 dolárov. Ak si neskôr zakúpite ďalšie tri licencie, za každú z nich by ste zaplatili 269 dolárov.

Vydanie organizácie:

1-9 licencií: 599 dolárov

Licencie 10 - 24: 529 dolárov

Licencie 25 - 49: 449 dolárov

Licencie 50 - 99: 379 dolárov

100+ licencií: 299 dolárov

Neobmedzené licencie: 59 999 USD (vrátane základnej licencie)

Napríklad, ak si dnes zakúpite ďalšie tri licencie, zaplatíte každú 599 dolárov. Ak si neskôr zakúpite osem ďalších licencií, za každú z nich by ste zaplatili 529 dolárov.

Začíname pracovať

Edície Contract Assistant Pro a Enterprise je možné nainštalovať na osobné počítače alebo virtualizovať (tj nainštalovať na aplikačný server so systémom Citrix alebo Terminal Services alebo ako webovú aplikáciu s vlastným hosťovaním pomocou Citrix XenApp.) Inými slovami, zmluvným asistentom je klient / serverový softvér hostený vo vašej sieti bez údajov v cloude. Ak chcete povoliť prístup k databáze vo väčších podnikoch, znamená to, že budete musieť nainštalovať server Microsoft SQL Server s edíciou Enterprise. Nezabudnite sa obrátiť na softvér Blueridge so žiadosťou o podrobnejšie informácie o tom, aké budú požiadavky typu back-end pre vaše prostredie. Zistite, ktorá verzia servera SQL Server a Windows Server sa vyžaduje a či sa tieto prostriedky dajú spustiť virtuálne alebo si vyžadujú vlastný fyzický server.

Aby som otestoval vydanie Standard pre aktualizovanú kontrolu, pripravil som bezplatnú skúšobnú verziu a stiahol softvér do môjho počítača so systémom Windows 10. Softvér Blueridge neposkytuje sťahovanie Mac. Spoločnosť tvrdí, že podporuje systémy Windows 7, 8 a 10, ale po stiahnutí softvérového balíka som bol vyzvaný na stiahnutie staršej verzie.NET Framework pred pokračovaním v inštalácii. Jednalo sa o malé stretnutie s kompatibilitou. Po stiahnutí.NET Framework 3.5 SP1 (na rozdiel od aktuálnej verzie 4.7) sa však inštalácia rýchlo dokončila a bol som v prevádzke.

Po otvorení vám asistent zmluvy ponúkne veľa funkcií a možností. Robí to však v usporiadaní, ktoré je lepšie zorganizované ako drvivá ponuka ponúk v softvéri Great Minds Software Contract Advantage a Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant ponúka veľké zdroje a dokumentáciu pomocníka, ktoré vám pomôžu s nastavením, navigáciou a používaním. Okamžite som dostal kontextové okno na tému „Začíname v 10 jednoduchých krokoch“, ktoré prešli cestovnou mapou produktu a príručkou QuickStart. Kapitoly sú indexované a prehľadávateľné, takže si môžete vytvoriť vlastné obľúbené položky v príručke a vo všetkých zdrojoch pomoci softvéru Blueridge. Dokumentácia pomocníka a všeobecné jednoduché použitie zdrojov mi uľahčili a urýchlili príjemné používanie používateľského rozhrania.

Na hlavnom paneli sú karty pre správu zmlúv, databázu a podávanie správ, možnosti a nástroje, hromadné aktualizácie (úpravy viacerých kategórií, záznamov alebo záznamov používateľov) a pomocníka. K dispozícii je tiež panel nástrojov podobný programu Microsoft Word s tlačidlami na vytvorenie a uloženie novej položky zmluvy, ako aj tlačidlá Odstrániť, Späť a Hľadať. Na ľavej strane je abecedný index zmlúv na rýchle vyhľadávanie v databáze, rozdelený do kategórií a zložiek. Poplachové hlásenia, ktoré „zvonia“ (čo znamená, že je potrebné vyriešiť stlačenie konečných termínov), sa zobrazujú načerveno.

Pod lištami ponuky sa nachádza pracovný priestor, ktorý je rozdelený na okná nastaviteľnej veľkosti. Okná sú zoskupené podľa typov informácií a ponúkajú karty Index zmlúv, Informácie o zmluvách, Kľúčové dátumy, Kategórie, Kľúčové prvky / Klauzuly, Prehľad, Odkazy na súbory a Poznámky a komentáre (čo je rozsah funkcií spolupráce asistenta kontraktu). Knižnica klauzúl je podobná ako v Agilofte a vlastná štruktúra označovania je podobná ako u ContractWorks.

Správa životného cyklu zmluvy

Po dokončení Sprievodcu rýchlym štartom je rovnako užitočná Príručka používateľa s pokynmi na pokročilejšie zadávanie a konfigurácie. Príručka používateľa poskytuje veľmi presné pokyny na vytváranie databáz a konfiguráciu rôznych dátových polí.

Samotný proces správy zmlúv je jednoduchý a mimoriadne prispôsobiteľný. Pri pridávaní nových položiek zmlúv alebo úpravách súborov zmlúv môžete premenovať alebo skryť polia, pridať titulky používateľa (na karte Možnosti a nástroje) a spravovať kľúčové dátumy a výstrahy. Kategórie môžete tiež pridať a spravovať a extrahovať pomocou okien na pravej strane stránky s podrobnosťami o zmluve. V edíciách Pro a Enterprise to robíte prostredníctvom administračného modulu. Rovnako ako v prípade Agiloft a ContractSafe, správcovia môžu pridávať používateľov a nastavovať povolenia na prezeranie konkrétnych zmlúv alebo prvkov používateľského rozhrania. Na rozdiel od týchto nástrojov však na to nemusíte ísť do správcovského panela. Všetky polia je možné upravovať z hlavnej stránky. Vydanie Pro vám poskytuje iba možnosti na čítanie alebo úplné privilégiá. Vydanie Enterprise má však podrobnejšie zabezpečenie konkrétnych záznamov a rôznych databáz, do ktorých používateľ patrí. Edícia Contract Assistant Enterprise môže tiež vytvoriť tzv. Zobrazenia, aby skryla konkrétne polia pre rôzne skupiny používateľov alebo spoločnosti, alebo aby zobrazovala konkrétny kabinet alebo priečinok. Pridanie nového záznamu je rovnako jednoduché ako kliknutie na tlačidlo Nový a vytvorenie kópie existujúcej šablóny záznamu.

Keďže kategorizujete iba existujúce a čakajúce zmluvy, nevytvárajú ste novú zmluvu, ale iba databázu. Pokiaľ ide o vyhľadávanie, môžete spúšťať dotazy podľa textu, kľúčového slova, dátumu alebo polí, napríklad meny alebo typu zmluvy. Všetky polia sú prehľadateľné a dajú sa stiahnuť do štandardných alebo vlastných prehľadov. Neexistuje však žiadne optické rozpoznávanie znakov (OCR), pretože prehliadač kontraktov vyžaduje, aby bol dokument editovateľným textom alebo zmluvou PDF predtým, ako ho databáza indexuje.

Táto organizácia je dôležitá, pretože spôsob organizácie zmluvného asistenta sa točí okolo viacerých databáz. Počet databáz, ktoré môže užívateľ vytvoriť, nie je nijako obmedzený, ale naraz môžete mať otvorenú iba jednu databázu. Pre podnikových administrátorov je to užitočný spôsob, ako spravovať citlivé zmluvy, ktoré vaša organizácia uprednostňuje oddeliť z povolení alebo z bezpečnostných dôvodov.

Správy sa môžu spúšťať rôznymi spôsobmi vrátane individuálneho profilu zmluvy, indexu databázy alebo iba podskupiny zmlúv, ktoré spĺňajú určité kritériá. Správa sa dá rýchlo vygenerovať na základe vybranej zmluvy alebo všetkých zmlúv v určitej databáze, ktorú je možné objednať a usporiadať rôznymi spôsobmi.

Používatelia môžu tiež spustiť prehľad pomocou výsledkov konkrétneho vyhľadávania, čo im umožňuje obmedziť vykazované zmluvy na základe požadovaných kritérií. Ako pri takmer každej službe, čím väčšie množstvo prispôsobenia, tým zložitejšie je. K dispozícii sú základné a pokročilé filtre. Funkcia základného vyhľadávania sa ohýba úplne podľa želania používateľa, ale robí tak s celým radom začiarkávacích políčok a filtračných polí. Základné vyhľadávanie sa dá filtrovať podľa štandardných polí filtra alebo polí definovaných používateľom. Dôvtipnejší používatelia môžu prejsť na rozšírené vyhľadávanie, čo je tabuľka, ktorá reaguje na logickú logiku. Zmluvný asistent je jediný nástroj, ktorý sme testovali na podporu logického vyhľadávania.

Vydanie Enterprise má ďalšie možnosti vyhľadávania, ktoré umožňujú priložiť dokumenty, poznámky a poznámky k kľúčovým prvkom. Parametre vyhľadávania, ktoré sa budú opakovane používať, sa môžu uložiť na budúce použitie. Spustil som vyhľadávanie aktívnych a čakajúcich zmlúv a pridal som rozšírené filtre dátumov. Keď sa vygeneruje správa, zobrazí sa v samostatnom okne. Toto je vítaná funkcia, pretože slúži ako okamžitá ukážka správy. Keď je používateľ so správou spokojný, možno ho exportovať do rôznych formátov vrátane HTML, PDF, RTF, obyčajného textu, TIF alebo Microsoft Excel. Trvalo to trochu dozadu a neskôr, ale nakoniec som bol schopný nechať svoju správu zobraziť podľa potreby. Napriek tomu by to mohlo byť problematické pre väčšie organizácie alebo ľudí, ktorí sa pokúšajú importovať väčšie súbory.

Spravovanie zmluvy so starou školou je správne

Zmluvný asistent je táto možnosť pre podniky a organizácie, ktoré nechcú plne spravovaný cloudový produkt. Táto platforma veterán vám dáva plnú kontrolu nad vašimi dátami a zmluvnou databázou za bránou firewall. Dodáva sa s komplexnými zdrojmi pomoci, ktoré vám pomôžu orientovať sa v tradične navrhnutom používateľskom rozhraní a prispôsobiť všetko, čo je v dohľade. Neexistujú žiadne automatizované pracovné toky, žiadne priame integrácie a nič na ceste natívneho vytvárania zmlúv, spolupráce, vyjednávania alebo elektronického podpisu. Agiloft a Concord sú lepšie možnosti, ak chcete, aby cloudová platforma spravovala celý životný cyklus zmluvy a pracovala s externými stranami. Ak však hľadáte bezpečnú miestnu správu zmlúv, potom je zmluvný asistent osvedčenou možnosťou, ktorá vám poskytne to, čo potrebujete.