Úplné hodnotenie a hodnotenie

Rozhranie a základné vlastnosti

Agiloft prispôsobuje každú implementáciu na základe individuálnych obchodných potrieb, takže to, čo vidíte v Agiloft, je úplne spojené s vašou úlohou používateľov a konkrétnymi pracovnými postupmi správy zmlúv prispôsobenými vašej organizácii. Na rozdiel od platformy, ako je Coupa Contract Lifecycle Management, ktorá sa zameriava na správu zmlúv výlučne na scenáre správy výdavkov a obstarávania, Agiloft je prázdna tabuľka, ktorú môžete prispôsobiť každému prípadu použitia v podniku.

Užívateľské rozhranie vanilky (UI) sa môže javiť trochu staromódne, ak sa používa, bez akejkoľvek úpravy. Agiloft vám však umožňuje prispôsobiť farby, značky a rozloženie podľa vašich predstáv alebo podľa webových stránok vašej spoločnosti. Aby som otestoval aktualizovanú platformu, prihlásil som sa do štyroch rôznych portálov prispôsobených konkrétnym úlohám. V závislosti od toho, či som sa prihlásil ako správca, manažér zmluvy, schvaľovateľ zmluvy alebo užívateľ zmluvy, videl som iné usporiadanie dostupných funkcií a polí.

Vo všetkých používateľsky definovaných dashboardoch je prvá vec, ktorú vidíte, prispôsobený dashboard s grafmi a widgety a ľavou navigačnou ponukou, ktorá zobrazuje dostupné „tabuľky“ platformy, nedávno otvorené záznamy a zmluvy a akúkoľvek úlohu, ktorú „ boli mi pridelené. V hornej časti používateľského rozhrania je tiež univerzálny vyhľadávací panel, ktorý umožňuje spúšťať dotazy na každú zmluvu, súbor, stránku a záznam v databáze. Na účely tejto kontroly sme testovali z hľadiska manažéra zmlúv, schvaľovateľa a používateľa z rôznych prispôsobených používateľských rozhraní.

Po prihlásení na portál manažéra kontraktov mi boli okamžite poskytnuté grafy prebiehajúcich kontraktov založené na widgetoch a nadchádzajúce vypršania platnosti a obnovenie kontraktov. Dostal som tiež zoznam záznamov na správu aktívnych zmlúv. Ikona Pošta vedľa každej zmluvy mi poskytla možnosti nastaviť upozornenia alebo automatizované akcie týkajúce sa konkrétnej akcie zmluvy alebo priradiť úlohu inému používateľovi. Z tejto stránky by som tiež mohol importovať a exportovať zmluvy, skontrolovať zmluvu, ktorú som chcel hromadne upravovať atď. Ako manažér zmluvy som mal potom v ľavom menu veľa možností. Podarilo sa mi zobraziť zoznamy všetkých ľudí a spoločností spojených so zmluvami v rámci a mimo organizácie, ako aj všetky zmluvy v systéme so stromovou ikonou. To mi umožní vidieť diagram vzťahov používateľov a spoločností pridružených k tejto zmluve. Rovnako ako v prípade správy kontraktov Onit a kontroly a schvaľovania kontraktov, existujú aj pracovné postupy schvaľovania na sledovanie zmlúv, ako aj typov kontraktov a schopnosť vytvárať rôzne šablóny. Agiloft vám tiež umožňuje vyhľadávať podľa konkrétnych klauzúl v zmluve a prehľadávať knižnicu špecifickú pre klauzuly. Na ilustráciu rozdielu v užívateľských rolách portál kontraktu schvaľujúci zobrazoval iba tabuľky základného adresára a kontraktu bez akejkoľvek hlbšej funkčnosti; používateľovi zmluvy by sa možnosť schválenia nezobrazila.

Aby som otestoval spôsob, akým Agiloft zvláda životný cyklus zmluvy, vytvoril som novú zmluvu, nastavil pre ňu pracovný postup schvaľovania a sledoval zmluvu od začiatku až po podpis. Keď kliknete na tlačidlo Nová zmluva, Agiloft otvorí podrobné okno so závratnou ponukou možností. Každý nový záznam má v predvolenom nastavení identifikačné číslo a potom som mal možnosť zvoliť si, či ide o zmluvu, subdodávku, rámcovú dohodu alebo dodatok k existujúcej zmluve. K dispozícii je tiež typ zmluvy, ktorý vám ponúka všetky prispôsobené typy a šablóny, z ktorých si firma vybrala. Medzi tieto typy a šablóny patrí zmluva o službách zákazníkom, dohoda o mlčanlivosti, pracovná zmluva, predajca a partnerská zmluva.

Vybral som zmluvu o službách zákazníkom a pridelil ju internému zákazníckemu tímu (Agiloft vám umožňuje vytvárať vlastné skupiny, tímy a oddelenia). Odtiaľ som nakonfiguroval svoju zmluvu o teste PCMag tak, aby sa automaticky obnovovala každých 12 mesiacov, a potom som zadal dátum začatia a ukončenia zmluvy, sumu a informácie o spoločnosti spojené so zmluvou. So sprievodcom zmluvou sa môžete dostať tak hlboko do detailov, ako chcete. Tento sprievodca vám umožní priradiť priložené dokumenty a aktíva, nakonfigurovať e-maily a úlohy a samozrejme nastaviť pracovné postupy a podpisy schvaľovania s úplnou históriou a záznamom o audite spojeným s záznamom. Súvisiace prílohy a aktíva môžu obsahovať aj osvedčenia o poistení spojené so spoločnosťou alebo zmluvou.

V závislosti od vašich používateľských oprávnení môže manažér zmluvy alebo správca po dokončení uložiť svoje zmeny v zmluve alebo kliknutím na tlačidlo „Odoslať na kontrolu“ ich odoslať na ďalší krok v procese. Celkovo sa proces vytvárania zmlúv cítil v porovnaní so zefektívnenými skúsenosťami platforiem, ako sú Concord a ContractWorks, omnoho drvivejší. Ale to je len preto, že Agiloft vám poskytuje podrobnejšie možnosti a polia ako akékoľvek iné riešenie, ktoré sme testovali. Prispôsobenie vám umožňuje zefektívniť pracovný postup správy zmlúv tak, ako si želáte.

Pokročilé pracovné postupy, výkazy a integrácie

Agiloft svieti, pokiaľ ide o pokročilé funkcie správy zmlúv a automatizáciu pracovných postupov. Na portáli správcu môžete vidieť celú škálu funkcií obsiahnutých v platforme, ak sa rozhodnete ju do tej miery prispôsobiť. Začína to pokročilým vyhľadávaním a dynamickejšími natívnymi možnosťami úprav.

Nový panel Rýchle vyhľadávanie má predvolené textové vyhľadávanie, takže môžete zadať akékoľvek kľúčové slovo a Agiloft prehľadá všetky tabuľky v databáze spolu s každým dokumentom a súborom PDF v systéme pomocou OCR. Rozbaľovaciu ponuku vyhľadávania môžete tiež nakonfigurovať tak, aby vyhľadávala konkrétne polia, napríklad nájdenie každej zmluvy, ktorá je k nej pripojená. Správcovia vyberajú, ktoré polia sa zobrazia v rozbaľovacej ponuke vyhľadávania, a môžete tiež uložiť vyhľadávania pre rýchly opakovaný dotaz. Ak ste hľadali konkrétny záznam a chcete vykonať zmeny za chodu, nové funkcie úprav v tabuľke a priame úpravy súborov vám umožnia skontrolovať a upraviť dokument v programe Microsoft Word. Potom ho môžete znova uložiť, keď ste hotoví, s úplným protokolom zmien, ale bez toho, aby ste museli ukladať lokálnu kópiu dokumentu.

Podávanie správ je tiež rozsiahle. V administračnom rozhraní obsahuje každá karta v ľavej ponuke možnosť Grafy a správy, ktorá vám umožňuje extrahovať analytické údaje o všetkých aspektoch životného cyklu správy zmlúv. Napríklad v časti Úlohy môžete vidieť priemernú dobu, ktorú zamestnanci potrebujú na dokončenie úloh, alebo môžete informácie rozdeliť podľa tímov alebo oddelení. Prehľady schválení vám môžu pomôcť identifikovať prekážky pre nevybavené zmluvy. Prehľady spúšťané v celej databáze zmlúv vám môžu pomôcť pri určovaní priorít na základe peňažnej hodnoty, vypršaní platnosti, pokroku alebo množstva ďalších faktorov. Pri vytváraní nového prehľadu by som si mohol vybrať z 10 rôznych typov grafov (čiara, stĺpec, viac osí, meradiel, koláč, zúženie atď.), Pridať filtre dátumu a záznamu, pridať ďalšie formátovanie a prispôsobenie, naplánovať opakovanie prehľadu na akomkoľvek základe a pošlite správu e-mailom konkrétnym používateľom, oddeleniam alebo tímom. Hotové grafy a reporty nie sú najkrajšie v porovnaní s Concord alebo Coupa Contract Lifecycle Management, ale Agiloft ponúka zďaleka najpokročilejšie prispôsobenie reportov, ktoré sme testovali.

Ak využijete možnosti Agiloft's Workflow BPM (bez ďalších nákladov, ak máte platený plán), môžete na vrchole svojho životného cyklu správy zmlúv vrstviť výkonnú automatizáciu pracovného toku. Vylepšený grafický editor pracovných postupov vám poskytuje prehľad o všetkých stavoch, v ktorých môže byť záznam, a o všetkých transakciách, ktoré sa uskutočňujú v rámci zmluvného procesu. Odtiaľ je ľahké pridávať akcie a spúšťače do ktoréhokoľvek kroku životného cyklu zmluvy, ktorý je vyvolaný zmenami v zázname. Ak teda zmluva zasiahne 60 dní pred jej obnovením, môžete nastaviť spúšťač e-mailu tak, aby v tomto kroku pracovného postupu vypálil e-mail.

Nakoniec, Agiloft ponúka silný zoznam integrácií a prístup k programovému rozhraniu API (API). Táto platforma neponúka proprietárnu funkciu eSigning. Namiesto toho sa rozhodnete prispôsobiť skúsenosti s integráciami Adobe Sign a DocuSign v závislosti od obchodných potrieb alebo preferencií. Agiloft tiež ponúka integrovanú integráciu so spoločnosťou Salesforce pre predajcov na synchronizáciu kontaktov, spoločností a záznamov o zmluvách priamo so systémom riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Agiloft tiež ponúka integráciu kalendára s Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange a Rescue by LogMeIn. Pokiaľ ide o rozhranie API a zabezpečenie, synchronizuje sa Agiloft s protokolmi OAuth 2 a SAML 2. Integruje sa tiež s protokolmi LDAP a Active Directory (AD). Ak ste sa prihlásili na odber plánu Enterprise, získate prístup aj k rozhraniu REST API spoločnosti Agiloft, rozhraniu API, rozhraniu Python a Perl a integrácii JSON.

Tam, kde prispôsobenie vyhovuje jednoduchosti

Agiloft je najviac prispôsobiteľné systémy správy zmlúv na trhu. Jeho prístup k prispôsobeniu na základe sprievodcu uľahčuje konfiguráciu ako mnoho iných systémov. Môže byť pripravený vyradiť sa z krabice a vďaka svojej bezplatnej úrovni služieb je pre malé podniky uskutočniteľný, pretože je výkonný pre veľké podniky. Agiloft bol už v minulosti nástrojom Editors 'Choice a jeho vylepšenia použiteľnosti, dynamických úprav a automatizácie pracovných postupov iba posilňujú jeho pozíciu na vrchole priestoru správy zmlúv.