Recenzia a hodnotenie projektov zoho

Nastavenie a rozhranie Zoho projektov

Stránka Zoho Projects má čistý a aktuálny vzhľad. Táto stránka je dostatočne intuitívna, že ak dokážete používať najzákladnejšie online aplikácie, ako je webmail, budete schopní prísť na to Zoho Projects za pár minút. Toto jednoduché použitie a jednoduchosť sú potrebné pre malé podniky, ktoré nemajú špecializovaného projektového manažéra pre zamestnancov.

Majitelia firiem a vedúci tímov ocenia, že projekty Zoho Projects vyzývajú ľudí, aby povolili dvojfaktorové overenie, čo pomôže udržať účty bezpečnejšie a bezpečnejšie. Dvojfaktorová autentifikácia pomáha zaistiť väčšiu bezpečnosť všetkých informácií o spoločnosti, ktoré ste zadali na svoj účet Zoho.

Rozloženie Zoho Projects dáva relevantné možnosti na dosah ruky v pravý čas. Vytvorenie účtu, vytvorenie prvého projektu, pridanie míľnikov a úloh a pozvanie ďalších ľudí, aby sa k vám pripojili, trvá len pár minút. Keď sa pripoja noví ľudia, stránka im poskytne interaktívne rady o tom, ako začať a čo robiť ďalej.

Prispôsobiteľný informačný panel vám umožňuje vidieť, ktoré grafy alebo aktualizácie sú pre vás najrelevantnejšie, takže keď sa prihlásite do svojho účtu Zoho Projects, získate snímku o projektoch alebo stave, na ktorých vám záleží. Môžete napríklad pridať miniaplikáciu Stav úlohy, ktorá zobrazuje koláčový graf a hrubý počet, koľko úloh je otvorených v porovnaní so zatvorenými. Či už sa zaujímate o pracovné výkazy alebo jednotlivé pracovné zaťaženia, môžete svoj informačný panel zodpovedajúcim spôsobom upraviť.

Komunikácia a spolupráca

Niektoré z našich obľúbených funkcií zoho projektov sa týkajú komunikácie a spolupráce. Aplikácia vám ponúka množstvo nástrojov, z ktorých niektoré si môžete zvoliť, aby ste ich počas počiatočného nastavenia zahrnuli alebo vylúčili. Jedným z dôvodov, prečo by ste mohli niektoré z týchto nástrojov vylúčiť, je to, že ak váš tím používa niektoré ďalšie aplikácie na prehľadnejšie zasielanie správ tímom alebo spoluprácu a nechcete, aby sa komunikácia uskutočňovala niekde inde.

Jedným z nástrojov, ktoré sa nám páčia, je chatovací box, ktorý je zabudovaný priamo do pracovného priestoru. Mať chatovací box znamená, že môžete klásť kolegom otázky o projektoch alebo úlohách, na ktorých pracujete, bez toho, aby ste museli prepínať do inej aplikácie.

Zoho Projects má tiež fóra, na ktorých môžete asynchrónne chatovať s kolegami, pole na aktualizáciu stavu, ktoré svojim kolegom povie, čo robíte, a informačný kanál aktivít, kde môžete vidieť všetky aktivity v rámci projektu v obrátenom chronologickom poradí.

Ďalším komunikačným nástrojom, ktorý sa nám páči, je takmer bezproblémová integrácia so Zoho Meeting. Na niektorých stránkach sa v hornej časti zobrazuje tlačidlo s názvom Zoznámte sa. Stlačte a umožní vám vytvoriť online videozáznam alebo zvukový míting na novej karte. Pred začatím schôdzky sa zobrazí výzva na pridanie ľudí na schôdzku. Vaši kolegovia dostanú v reálnom čase oznámenie obsahujúce pozvanie a odkaz na stretnutie. Môžu sa pripojiť bez nutnosti otvárania ďalších aplikácií alebo zadávania ID schôdzky.

Oznámenia Zoho Projects sú vo všeobecnosti dobre implementované, pretože niektoré z nich sú interaktívne. Napríklad môžete odpovedať na dôležité záležitosti alebo komentovať dôležité veci z oznamovacieho políčka, namiesto odkazovania na stránku, na ktorej sa nachádzajú pôvodné informácie. To je dobré pre produktivitu.

Kľúčové funkcie riadenia projektu

Sekcie pre úlohy a míľniky vám umožňujú zadávať a aktualizovať jemné podrobnosti o práci vášho projektu. Každá úloha môže mať skôr začiatočný a konečný dátum ako len konečný termín. Môžete odhadnúť, ako ďaleko ste od úlohy vzdialení, zadaním percenta.

Keď sa ponoríte do podrobností o úlohe, je tu zabudovaný časovač na sledovanie času stráveného na úlohe, hoci je obmedzený na ľudí na účte Express a vyššie plány (tj nie je to v plánoch zadarmo alebo štandardných). Ak vaša firma účtuje každú hodinu, budete chcieť zaznamenať čas na úlohu ako fakturovateľný alebo nevyfakturovateľný.

Ďalšia možnosť vám umožňuje nastaviť projekt tak, aby bol na „prísnej“ časovej osi, čo znamená, že nemôžete priradiť dátumy splatnosti pre míľniky, ktoré sú mimo časového rámca projektu.

Zoho Projects má závislosti, aj keď prísť na to, ako ich nastaviť, nie je také intuitívne ako pri použití zvyšku aplikácie. V niektorých ďalších aplikáciách na riadenie projektov, napríklad LiquidPlanner, môžete vytvoriť závislosti medzi úlohami nakreslením čiary medzi sebou v zobrazení Ganttovho diagramu. V projektoch Zoho musíte otvoriť úlohu a potom sa rozhodnúť pridať závislosť. Otvorí sa malé okno, do ktorého zadáte názov úlohy, ktorú chcete priradiť k aktuálnej úlohe a nová úloha musí byť v rovnakom zozname úloh ako druhá.

Softvér pridal zobrazenie kanban, ktoré umožňuje zobraziť úlohy ako karty v stĺpcoch. Nie je to také užitočné ako skutočná aplikácia pre aplikáciu Kanban, pretože nemôžete prispôsobiť stĺpce v Zoho Projects. Namiesto toho si môžete vybrať z niekoľkých predvolených možností, ako sú otvorené a zatvorené (nie najužitočnejšie zobrazenie), priorita alebo percento dokončené. Existuje niekoľko aplikácií pre správu projektov a správu úloh, ktoré zahŕňajú pohľady na kanban, Asana je tá, ktorá vás napadne, ale pred vytvorením projektu musíte zvoliť používanie kanban. Akonáhle ste sa rozhodli použiť túto metódu, nedá sa vrátiť. Kanban v skutočnosti nie je „názorom“ ani tak metodikou, ktorú musíte dodržať, len čo ste sa rozhodli ju používať.

Ďalšou kľúčovou funkciou riadenia projektov v projekte Zoho Projects je správa o riadení zdrojov. Pomôže vám zistiť, ktorí z vašich členov tímu majú príliš veľa práce, málo práce alebo len správne množstvo v rôznych časových obdobiach. Je to vizuálne prezentované vo veľkom diagrame, s malou rovnováhou (ako napríklad počet útržkov), čo naznačuje, koľko alebo málo práce im každá osoba pridelila za týždeň. V prípade malých tímov tak neobvyklá prezentácia údajov pravdepodobne funguje dobre. Pre veľké tímy s 50 alebo viac zamestnancami v akomkoľvek danom oddelení by bolo nočnou morou prechádzať sa a hľadať vyvažovaciu hrádzu. Veľké tímy, ktoré potrebujú dôkladné nástroje na správu zdrojov, by sa mali pozrieť na LiquidPlanner. Je to jedna zo silných stránok aplikácie.

Krátko sme sa zmienili o Ganttovych grafoch, ale pomáha vedieť, kde ich nájsť: pod tlačidlom Prehľady na úplne ľavej strane aplikácie (ak je skrytá, kliknutím na tri bodky ju odhalíte). Je to rovnaká oblasť, v ktorej nájdete využitie zdrojov, prehľady Plánované verzus Skutočné a Prehľady úloh. V Ganttovych grafoch môžete zmeniť dĺžku ťahaním a pustením na okraji panela kľúčov úloh a je tu prepínač, ktorý zobrazuje vašu kritickú cestu. Ak sa pýtate sami seba, „Čo je to kritická cesta?“ toto vymedzenie pojmu 2020ProjectManagement.com by mohlo pomôcť: „najdlhšia sekvencia aktivít v pláne projektu, ktorá musí byť dokončená včas, aby sa projekt dokončil v stanovený deň.“

Funkcia sledovania času

Zoho Projects ponúka základné sledovanie času ako súčasť komplexného balíka zameraného na riadenie projektov, ako je Mavenlink. Keď sa ponoríte do podrobností o úlohe, v pravom hornom rohu je zabudovaný časovač na sledovanie času stráveného na úlohe, a ak opustíte stránku, bude sa naďalej tikať. Časovač je obmedzený na používateľov na účte Express a vyšších programoch (to znamená, že nie sú k dispozícii v programoch Free alebo Standard). Ak vaša firma účtuje každú hodinu, potom budete chcieť buď zaznamenať čas na úlohu ako fakturovateľný alebo nevyfakturovateľný.

Do projektov sme pridali úlohu s názvom „Maľovanie úradom vlády“, aby sme mohli sledovať čas. Ak chcete zaznamenať čas, môžete kliknúť na čas v pravom hornom rohu alebo spätne zadať čas v časovom pláne. Zistili sme, že možnosť Týždenný denník je jednoduchý spôsob sledovania času. Typ týždenného denníka nájdete tak, že prejdete na Časový rozvrh a potom v pravom hornom rohu zmeníte rozbaľovaciu ponuku z Pridať čas záznamu na čas týždenného záznamu. Môžete prechádzať cez polia a zadávať počet hodín pre každý projekt. Kliknutím na úlohu v kalendári je tiež dobrý spôsob, ako zobraziť históriu projektu. Môžete priradiť podúlohy, hodiny denníka, priložiť dokumenty a sledovať problémy.

Ďalšou vlastnosťou, ktorá sa nám v projektoch Zoho páčila, je schopnosť označiť úlohu ako kritickú úlohu. Toto slúži ako dobrá pripomienka na prihlásenie a vykonanie úlohy. Plusom v projekte Zoho je schopnosť pracovať na viacerých úlohách naraz. Túto funkciu nenájdete v iných aplikáciách na sledovanie času, ako sú Hubstaff alebo VeriClock alebo dokonca TSheets, naše ďalšie voľby editorov. Zoho Projects ponúka robustnejšie riadenie projektu a funkcie sledovania času, ale produkty ako TSheets sme našli ľahšie použiteľné. Nebudete tiež môcť sledovať budúci čas ako v iných programoch, napríklad Wrike.

Zoho Projects má silné funkcie na sledovanie času správcu. Schválenia môžete sledovať vyhľadaním malej ikony vedľa modulu Timesheet. Ak kliknete na ikonu, zobrazia sa všetky úlohy a žiadosti o schválenie. Zoho Projects vám tiež umožňuje označiť všetku prácu za zúčtovateľnú alebo nezúčtovateľnú, čo pomáha pri vedení účtovníctva.

Na rozdiel od TSheets vám Zoho Projects nedovolí oddelené účty sledovať čas pre administrátora alebo zamestnanca. Povolenia ste nastavili len na to, kto môže zobraziť čo. Zoho Projects neposkytuje pôsobivé možnosti konfigurácie ako VeriClock. V projektoch Zoho môžete zamestnancom blokovať pridávanie časového rozvrhu alebo môžete nastaviť povolenia tak, aby mohli vidieť iba svoje vlastné.

Prihlásili sme sa do mobilnej aplikácie Zoho Projects a zistili sme, že stránky Feed a Home sú dobre usporiadané. Na stránke informačného kanála sa zobrazuje zoznam vykonaných akcií, napríklad priradenie úloh. Ak chcete zmeniť čas v mobilnej aplikácii, vyberte Časový rozvrh a vyberte úlohu, ktorú chcete upraviť. Kliknite na Upraviť a potom môžete zadať čas. Potom kliknite na začiarknutie v pravom hornom rohu. Chceli by sme vidieť ľahko dostupné stopky v mobilnej aplikácii. Zoho Projects však tvrdí, že používatelia v teréne by sa mohli prihlásiť po čase, keď sa skončí ich prevádzka, pretože klienti by sa mohli mračiť na pracovníkov, ktorí sa pozerajú na svoj telefón, keď pracujú, ako je napríklad prestavba domu. Chceli by sme túto funkciu vidieť.

Celkovo sme zistili, že funkčnosť sledovania času v Zoho Projects je o niečo ťažšia navigácia ako Hubstaff a TSheets, ktoré sa oba zameriavajú na sledovanie času. To je dôvod, prečo spoločnosť Zoho Projects získala v našom projekte projektového riadenia päťhviezdičkové hodnotenie editorov, ale v našom softvérovom softvéri na sledovanie času mierne zaostáva za TSheets za výber editora. Vzhľadom na úplnú funkčnosť, ktorú ponúka Zoho Projects, by mal mať nástroj na sledovanie času väčší význam. Zoho Projects však stále poskytuje hlboký a pôsobivý súbor funkcií.

Sledovanie chýb, sledovanie problémov

Ak ste tím pre vývoj softvéru, ktorý v rámci svojej aplikácie na riadenie projektu potrebuje dôsledné sledovanie chýb, máte niekoľko možností. Pre jeden, môžete importovať chyby do Zoho Projects zo súborov CSV, XLS a XLSX, ako aj z JIRA. Druhou možnosťou je použiť priložený IssueTracker, ktorý je dodávaný so Zoho Projects. Tento nástroj vám pomôže odoslať, sledovať, organizovať a opraviť problémy, ktoré sa objavia v projekte vývoja softvéru. Nie každý vo vašom účte má prístup k podrobnostiam uloženým v IssueTracker. Iba správcovia a manažéri môžu konfigurovať stav a pracovný tok problémov.

Zoho tiež predáva IssueTracker ako samostatnú aplikáciu s názvom Zoho BugTracker. K dispozícii je bezplatná verzia pre veľmi malé tímy, ale inak môžete očakávať, že zaplatíte 480 dolárov ročne až pre 15 ľudí plus ďalších 36 dolárov ročne za každú ďalšiu osobu.

Integrácie a aplikácie pre projekty Zoho

Zoho vytvára celý rad obchodných aplikácií. Z toho vyplýva, že mnohé z jeho vlastných programov sú úzko integrované so Zoho Projects alebo môžu byť aspoň také.

Už sme spomenuli, ako sa jeho nástroj na videokonferencie, Zoho Meeting, otvára, kedykoľvek sa potrebujete stretnúť s kolegami. Môžete tiež integrovať Zoho Projects do Zoho Books a Zoho Invoice pre správu svojho účtovníctva.

Projekty Zoho tiež spolupracujú so službou Google Apps. Po integrácii týchto dvoch súborov môžete nahrávať súbory priamo z Disku Google do projektov Zoho a exportovať udalosti kalendára z jedného do druhého. Môžete dokonca použiť Gmail na vytváranie úloh a odpracovaných hodín denníka.

Medzi ďalšie podporované možnosti integrácie patria Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket a Zapier. Nie je to nijako zvlášť dlhý zoznam, ale týka sa mnohých základných tém.

Zoho má mobilné aplikácie pre mnoho svojich nástrojov, vrátane Zoho Projects a Bug Tracker. Aplikácie sú v systéme Android aj iOS. Aplikácie pre správu mobilných projektov nenahrádzajú úplnú webovú aplikáciu, ale aspoň umožňujú ľuďom držať krok s dôležitými diskusiami a sledovať, aký pokrok v projekte každý robí, bez ohľadu na to, kde sa práve nachádzajú.

Dobre vyvážená aplikácia pre riadenie projektov

Zoho Projects je dobre vyvážená aplikácia na riadenie projektov. Ponúka všetky nástroje potrebné na riadenie zložitého projektu, ako sú Ganttov diagramy a widget na sledovanie času, s primeranou cenou a intuitívnym rozhraním. Je to obzvlášť atraktívne pre malé podniky, ktoré spravujú niekoľko projektov a ľudí, ale nie stovky. Trvá trochu času, kým sa naučíme jemnejšie body Zoho Projects, ale nie veľa. Celkovo sú Zoho Projects vynikajúcim nástrojom na riadenie projektov a naďalej sú výberom editorov PCMag.