Video: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (Október 2024)
Zdieľanie dokumentov a spolupráca
Zdieľanie súborov je podobné ako v službe Disk Google, kde môžete zadávať e-mailové adresy a nastavovať povolenia výberom súboru a kliknutím na tlačidlo Zdieľať. Dokumenty majú tiež trvalé odkazy na zdieľanie mimo softvéru. Používatelia tiež môžu zdieľať celé priečinky a vytvárať skupiny, aby sa uľahčilo zdieľanie s viacerými kolegami. Jednou z príjemných funkcií je, že môžete zdieľať dokument, ale pre väčšiu bezpečnosť ho chrániť heslom; môžete dokonca nastaviť dátum vypršania platnosti, kedy všetci, s ktorými dokument zdieľate, stratia prístup. Súbory je možné kontrolovať a odhlasovať (inými slovami, uzamknuté), aby sa zabránilo prekrývaniu úprav.
K dokumentom môžete pridať úlohy, ak ich potrebujete poslať kolegovi na kontrolu alebo revíziu. Keď kolegovi priradíte úlohu, príjemca dostane upozornenie a odkaz na súvisiaci dokument; po dokončení úlohy dostanete upozornenie.
Ak už používate balík Google G Suite (predtým nazývaný Google Apps for Work), môžete svoj účet integrovať do produktov Zoho. Zoho Docs Standard sa môže integrovať s Diskom Google a správou používateľov Google. Pokúsil som sa prepojiť svoje účty Zoho Docs Standard a Google G Suite. Po povolení niektorých povolení a prihlásení do služby Google som bol vyzvaný, aby som pokračoval v nastavovaní - a potom som bol strašidelný. Obrazovka bola presmerovaná na môj účet Zoho Docs bez známok toho, že spoločnosť Google bola integrovaná. Po prečítaní článku pomocníka som objavil riešenie: stlačil som tlačidlo Nahrať, z rozbaľovacej ponuky som vybral Disk Google a potom som vyzvaný na overenie. Po úspešnom pripojení účtov môžete nahrávať súbory a priečinky z Disku Google. Priečinok Dropbox môžete tiež synchronizovať so zložkou Zoho Docs nepretržite alebo iba raz. Obe tieto integrácie sú skvelým spôsobom, ako využiť vlastnosti Zoho pri súčasnom používaní známeho softvéru na ukladanie údajov v cloude. Ak chcete povoliť digitálne podpisy, môžete tiež prepojiť aplikáciu Adobe Sign.
V rámci Zoho Docs Standard môžu používatelia vytvárať a upravovať dokumenty pomocou programu Zoho Writer, ktorý obsahuje funkciu zmeny stopy, digitálne podpisy a množstvo pokročilých nástrojov na úpravu. Môžete napríklad vytvárať makrá, farebné grafy a kontingenčné tabuľky. Dokumenty, tabuľky a prezentácie je možné exportovať ako súbory PDF, Windows a ďalšie súbory. Môžete tiež upravovať súbory offline; zmeny sa synchronizujú, keď sa vrátite do režimu online.
Jednou z vynikajúcich funkcií je možnosť súčasne upravovať dokument s vašimi kolegami. Komentáre vás a vašich kolegov sa zobrazia na obrazovke každého používateľa a sú označené menom editora. Používatelia môžu počas celého procesu komentovať a četovať. Každý súbor má históriu verzií a môžete sa kedykoľvek vrátiť k predchádzajúcej verzii.
Aplikácia Zoho Docs Standard je k dispozícii pre Android a iOS, kde môžete pristupovať, vytvárať a upravovať súbory na cestách. Stiahol som aplikáciu pre Android, ktorá má zodpovedajúce používateľské rozhranie (UI) a otvorí sa do priečinka Nedávne dokumenty. Môžete zobraziť všetky svoje priečinky, usporiadať ich podľa názvu alebo dátumu a prehľadávať súbory.
