Dôkladné preskúmanie a hodnotenie

Pracujúce je najnovšie online platové miesto, ktoré sme testovali. Bol vyvinutý rovnakou spoločnosťou, ktorá vyrába TaxSlayer, online osobnú daňovú prípravu, ktorá sa začala ako malý rodinný podnik v daňovom konaní v roku 1965. Je to dobrý štart týmto novým smerom a ponúka niečo, čo konkurenti neponúkajú. zadarmo: vstavané časové hodiny. Stránka umožňuje neobmedzené spracovanie miezd a hĺbkové záznamy a portály zamestnancov, ako aj prístupové oprávnenia, ktoré je v niektorých prípadoch možné definovať až na úroveň obrazovky. Vynikajúce používateľské rozhranie a navigačné nástroje uľahčujú riešenie aj neskúseným mzdovým manažérom. Bolo by však jednoduchšie, keby bola online pomoc robustnejšia a ak by Workful prevzal zodpovednosť za zadávanie daní zo mzdy, ako to robí Editor's Choice Gusto a iní.

Nepárne ceny

Ceny spoločnosti Workful sa nepodobajú žiadnej konkurencii. Neexistuje žiadna základná cena; platíte iba 10 dolárov za zamestnanca mesačne (ak sa vyplácajú mesačne; 8 dolárov mesačne, ak sa vypláca ročne) s minimálnym poplatkom 50 dolárov mesačne. Ak máte menej ako päť zamestnancov, stále platíte za päť. Vďaka tomu je Workful jedným z drahších stránok, ktoré sú tu recenzované. Iba mzdy v službe QuickBooks Full Service Payroll sú vyššie, 80 USD mesačne plus 4 USD na zamestnanca mesačne. Základná verzia softvéru Patriot je absolútne najlacnejšia za 10 dolárov mesačne plus 4 dolárov za zamestnanca mesačne; stránka však neodovzdáva dane zo mzdy na tejto úrovni.

Nastavenie je funkčné

Po vytvorení používateľského mena a hesla sa služba Workful opýta na názov vašej spoločnosti, počet zamestnancov a kontaktné informácie. Potom vás systém vyzve, aby ste vybrali funkcie, ktoré sú pre vás dôležité (sledovanie prestávok, podávanie správ, portál zamestnancov atď.), Tento krok je však voliteľný. Keď kliknete na toto tlačidlo, vstúpite na domovskú stránku Pracovné stránky, kde sa zobrazí otázka, či chcete získať pomoc s nastavením.

Potom sa v rozbaľovacom okne zobrazí zoznam štyroch krokov na palube, pomocou ktorých budete postupovať, napríklad nastavenie hodín a rozvrhnutie platieb. Nemusíte to robiť priamo z obrazovky nastavenia. Okno môžete len zavrieť a vykonať nastavenie pomocou nastavení hlavnej stránky, ale získate tak dobrú predstavu o tom, čo je potrebné urobiť pred spustením mzdy.

Prvým krokom je nastavenie času. Pracovné prichádza so vstavanými časovými hodinami, pre ktoré budete musieť nastaviť parametre. Toto je jedinečné medzi mzdovými webmi, ktoré sme skontrolovali. Zadáte úradné hodiny svojej spoločnosti a uvediete, či sa hodiny automaticky dostávajú do miezd a či budú zahrnuté prestávky. Musíte tiež povedať pracujúcemu, ako nájsť zamestnancov, aby mohli hodiny prichádzať a odchádzať. Existujú dve možnosti: Môžete im to povoliť iba vtedy, keď sú v sieti vašej spoločnosti Wi-Fi alebo ak sa nachádzajú v určitom počte stôp od jedného z vašich kancelárskych miest.

Môže to znieť komplikovane, ale nie je to tak. Jednoducho zadáte názov svojej siete Wi-Fi alebo poskytnete fyzickú adresu svojej firmy spolu s maximálnou povolenou blízkosťou (koľko metrov od skutočnej kancelárie môžu byť a ešte stále dokážu a odchádzajú?). Váš platový rozvrh bude nasledovať. Aká bude frekvencia vašich miezd? Týždenný? Raz za dva týždne? Aký dátum bude označený na konci prvého výplatného obdobia a aký bude prvý dátum výplaty?

Vynikajúce záznamy zamestnancov

Ďalej sa zobrazí výzva na zadanie záznamov zamestnancov. Páči sa mi spôsob, akým Workful zobrazuje informácie o zamestnancoch v jednotlivých záznamoch. Existuje šesť záložiek divízií, z ktorých niektoré som nevidel na webových stránkach konkurentov - náklady a časové hodiny. Kliknutím na kartu Profil zobrazíte štandardné kontaktné informácie, dátum narodenia a číslo sociálneho zabezpečenia. Na karte Časové hodiny sa zobrazujú hodiny a výstupy za týždeň.

Obrazovka Dokumenty je archívom osobných súborov, ako sú príručky zamestnancov a hodnotenia zamestnancov. Ak pracovník odoslal výdavky, zobrazí sa na karte Náklady spolu so stavom schválenia. Karta Časový limit otvára najlepšiu a najkomplexnejšiu informačnú obrazovku, ktorú som za týmto účelom videl. Môžete prepínať medzi tromi podporovanými typmi: dovolenka, chorý a PTO. Táto stránka tiež zobrazuje - v číslach aj v grafe -, koľko celkových hodín sa nahromadilo a aký je aktuálny zostatok (to sa dá manuálne upraviť). Tiež vám povie, koľko hodín bolo schválených a použitých a koľko čaká na vybavenie. V tabuľke nižšie je uvedená história pracovného voľna zamestnanca.

Podrobnosti o maticiach a maticiach, ktoré musíte pre zamestnanca uviesť, nájdete na karte Mzdy: informácie o priamom vklade, federálne a miestne zrážky, typy zárobkov a počiatočné zostatky všetkých predtým dokončených miezd. Niekoľko typov zárobkov prichádza štandardne a je tu zahrnutá dovolenka a chorá doba, ale nemôžete pridať svoje vlastné typy, ako je to možné v službe OnPay a ďalších.

Záznamy dodávateľa sa spracúvajú osobitne. Musíte zadať iba mená a e-mailové adresy; Pracovníci pošlú dodávateľom e-mail, ktorý ich odvedie na obrazovku, kde môžu dokončiť svoju účasť na palube.

Nakoniec zadáte informácie potrebné na pripojenie vášho bankového účtu k funkčnému pre priame vklady. Musíte zadať názov banky a typ účtu, smerovacie číslo a číslo účtu. Musíte tiež uviesť informácie vedúceho úradníka (meno, dátum narodenia a číslo sociálneho zabezpečenia) a obrázky formulára autorizácie ACH a vodičského preukazu správcu, ako aj jeho číslo sociálneho zabezpečenia.

Komplexný navigačný panel s nástrojmi

Po zavretí nástroja na integráciu stránok, bez ohľadu na to, či ste dokončili všetky kroky, uvidíte hlavné používateľské rozhranie. Pracovne sa otvára jeho informačný panel; k tomuto sa môžete kedykoľvek vrátiť kliknutím na jeho ikonu, ktorá je prvou v rade odkazov, ktoré sa zobrazujú po ľavej zvislej table. Pracovný informačný panel nie je taký robustný ako program SurePayroll. Hore sa nachádzajú oznámenia o úlohách, ktoré si vyžadujú pozornosť (napríklad žiadosti o voľno). Nižšie sú uvedené informácie o nedávno dokončených mzdách a prognózach ďalších s odkazmi na pravidelné a mimobicyklové mzdové cykly. Na pravej vertikálnej table sa zobrazí zoznam zamestnancov spolu s ich aktuálnym stavom hodín (vypršaný / vypršaný).

Druhý odkaz nadol otvára úplný zoznam zamestnancov s aktuálnym stavom hodín pre každého pracovníka. Kliknite na meno a otvorí sa zodpovedajúci záznam zamestnanca. Odtiaľto môžete zadať nové záznamy a prepojiť sa na organizačnú schému, ktorú Workful automaticky vytvorí tak, že sa pozriete na toho, ktorý manažér je priradený každému pracovníkovi - nezvyčajná a vítaná funkcia. Záznamy o dodávateľovi sa uchovávajú oddelene od zamestnancov v časti Pracovné. Každý záznam je rozdelený do dvoch oblastí. Prvým je základný kontaktný profil a druhý obsahuje finančné informácie, ako sú bankové nastavenia (pre priamy vklad), miera výplaty a história platieb.

Karta s názvom Document Warehouse otvára zúčtovacie stredisko pre osobné dokumenty, ktoré ste nahrali, verejné aj súkromné. Ďalším odkazom nadol je mzdy; viac o tom neskôr. Čas vypnutý otvára zoznam všetkých zamestnancov a počet hodín, ktoré nazbierali a strávili, ako aj aktuálne zostatky a neprítomnosti čakajúce alebo schválené. Tu môžete pridávať a upravovať pravidlá. Pracovné tiež poskytuje grafický kalendár, ktorý sleduje udalosti, ako sú narodeniny a sviatky, dni výplaty a dni, kedy sú konkrétni zamestnanci mimo kancelárie. Ďalšia obrazovka zobrazuje zoznam výdavkov a ich schválený / zamietnutý stav.

Workful's Reports sú dosť skromné. Pravdepodobne budú zrelé, ale zatiaľ nespĺňajú štandard stanovený webmi, ako je napríklad OnPay. Existuje ich iba sedem a väčšinou ide iba o zobrazenie údajov, ktoré je možné prispôsobiť iba podľa rozsahu dátumov. Jedným z nich je jednoduchý zoznam zamestnancov s ich dátumami zamestnania, narodeninami a telefónnymi číslami; ďalší zobrazuje výdavky na zamestnancov. Iní ponúkajú väčšiu hĺbku, ako sú napríklad detaily mzdového registra a daňová zodpovednosť. Okrem týchto nedostatkov nie je možné prehľady exportovať do žiadneho iného formátu, iba na webe.

Posledná ikona na paneli s nástrojmi navigácie otvára firemné nastavenia webu. Toto je miesto, kam smerujete, ak ste nedokončili nastavenie alebo kedykoľvek musíte niečo zmeniť. Okrem nastavení, o ktorých som už hovoril, sú tu dve poznámky: Najprv si môžete nastaviť svoju integráciu s QuickBooks Online (žiadne ďalšie integrácie nie sú podporované). A môžete priradiť používateľské oprávnenia, ktoré majiteľom, správcom a správcom dávajú možnosť prístupu alebo zmeny, prezerania a schvaľovania konkrétnych prvkov stránky. Tieto úlohy sú podrobnejšie ako úlohy iných stránok, ktoré som skontroloval - dokonca aj tých, ktoré sú v meste Gusto. V niektorých prípadoch môžete povolenia obmedziť na úroveň obrazovky.

Dobré zamestnanecké portály

Každá mzdová služba, ktorú sme preverili v roku 2019, ponúka zamestnanecké portály - webové stránky chránené heslom, na ktorých sú uložené osobné informácie každého pracovníka a sú k nim prístupné. Pracovné sú lepšie ako ostatné, na ktoré som sa pozrel. Vyzerajú a fungujú ako hlavné stránky správcu s veľmi podobným panelom nástrojov pre vertikálnu navigáciu. Zamestnanci môžu vidieť svoje profily a kontaktné informácie pre spolupracovníkov; ich história hodín a dokumenty; a ich kalendáre, výdavky a stav voľna. V časti Finančné účtovníctvo sa zobrazuje ich miera príjmu, bankové informácie, výplaty a zrážky. Jediná správa poskytuje prehľad výdavkov a najazdených kilometrov. Zamestnanci môžu sledovať osobné výdavky v službe Workful bez toho, aby ich museli predkladať.

Informačné panely portálov poskytujú zamestnancom rýchly pohľad na niektoré kľúčové informácie. Zobrazujú aktuálny stav časových hodín a históriu týždňa, ako aj správy od správcu, pripomenutia akýchkoľvek neúplných úloh na palube a graf zobrazujúci súčty PTO.

Hlavná udalosť: Spustenie mzdy

Ako je to v prípade každej mzdovej služby, organizovanie skutočného priebehu mzdovej agendy je ľahká časť, keď už máte všetko nastavené. Ak chcete začať platiť, kliknite na položku Spustiť mzdu na informačnom paneli alebo vyberte ikonu Mzdy na ľavom vertikálnom paneli s nástrojmi. Ak existujú vynikajúce schválenia výdavkov, Workful vás upozorní a dá vám šancu ich vyriešiť pred spustením mzdy. Potom sa otvorí obrazovka Výplaty miezd s kompenzáciou, dovolenkou a práceneschopnosťou jedného zamestnanca (Gusto vás navštívi druhou obrazovkou) a budú zobrazené podrobnosti o zadržaní. Na rozdiel od konkurentov, ktorí zobrazujú zoznam všetkých zamestnancov, ktorí majú iba odpracované hodiny, inú kompenzáciu (bonus, provízie) a odpočty za dane a výhody, musíte kliknúť na meno každého zamestnanca v ľavom zvislom podokne a vykonať výplatu objavia sa informácie.

Toto je nezvyčajný prístup, ale fungovalo by to pre vedúceho mzdovej agendy, ktorý chce pred schválením mzdovej agendy vidieť všetky drobnosti. Väčšina webových stránok ponúka možnosť výberu výplatného pásku pred povolením mzdy, čo je podľa mňa lepší spôsob, ako to vyriešiť. Ak máte veľa zamestnancov, bude potrebné venovať viac času prehľadaniu zoznamu v zozname Efektívne.

Na pravej strane obrazovky Výplaty miezd je tabla znázorňujúca súčty miezd a daní za celý beh. Ak všetko vyzerá dobre, kliknite na tlačidlo Odoslať. Objaví sa obrazovka Podrobnosti o výplatách za mzdu, ktorá opäť zobrazuje zárobky a odpočty každého zamestnanca. Na tejto obrazovke môžete tlačiť šeky alebo útržky. Nikde sa v nej však presne neuvádza, koľko peňazí sa odpočíta z bežného účtu na priamy vklad a dane a v aký deň. Existuje celkom zaplatená mzda a medzisúčty za rôzne dane zo mzdy, ale žiadne celkové súčty.

Aj keď služba Workful vypočítava dane zo mzdy, prevádza ich do formulárov alebo pracovných hárkov a pripomína vám, kedy je potrebné vyplniť prihlášky, zatiaľ vám ich neposiela, ako väčšina konkurentov. Stále musíte písať šeky a posielať ich poštou alebo prenášať platby elektronicky. Spoločnosť v súčasnosti testuje správu tohto procesu pre používateľov v jednom štáte a dúfa, že v nadchádzajúcich mesiacoch bude zavádzať viac štátov.

Pracujúce je slabé na mobile

V mobilných aplikáciách spoločnosti Workful (k dispozícii pre systémy Android a iOS) nemôžete prevádzať mzdy, ako je to v prípade miezd QuickBooks. Neexistuje žiadna správcovská aplikácia, iba taká, ktorá je určená pre zamestnancov, aby ich používali, keď potrebujú hodiny a hodiny načasovať a kedy je čas na odoslanie výdavkov. To znamená, že zamestnanecká aplikácia je rovnako intuitívna ako atraktívna. Otvára sa pre hodiny času, kde zamestnanci musia jednoducho kliknúť na odkaz, aby sa dali úder. Vidia tiež týždenný pracovný čas. Kliknutím na navigačný odkaz v ľavom hornom rohu a výberom položky Odoslať výdavky sa zachytí fotografia s potvrdením a vytvorí sa záznam s príjemcom, čiastkou a kategóriou.

Dúfam v prácu

Pracujúce má niektoré výnimočné vlastnosti (portály zamestnancov, časové hodiny, podrobné oprávnenia používateľov) a niektoré veľké deficity (mobil, prehľady a dane zo mzdy). Je však mladá a tešíme sa, až ju dozrievame. Medzitým odporúčame našu editorskú voľbu Gusto, ktorá vyniká vo všetkých oblastiach a ponúka vynikajúcu používateľskú skúsenosť - spolu s funkciami, ktoré najčastejšie potrebujú noví aj skúsení manažéri miezd.