Kontrola a hodnotenie obsahu na počítači

Mnohé zo systémov na správu dokumentov, ktoré sme preskúmali, rovnako ako veľké percento IT systémov ako celku, prechádzajú z lokálnych aplikácií typu klient-server na cloudové aplikácie typu SaaS (Software-as-a-Service)., Vo väčšine prípadov to prináša výhody pre zákazníka aj pre dodávateľa. Ruka v ruke s týmto cloudovým prechodom je pohyb smerom k zjednodušeným používateľským rozhraniam (UI) zameraným na generáciu zvýšenú pomocou Apple iPad.

Program Computhink Contentverse (ktorý začína profesionálnym plánom na 15 dolárov mesačne za mesiac) tieto trendy vybočuje a namiesto toho sa rozhoduje pre architektúru klient-server buď v miestnom prostredí, alebo v hosťovanom prostredí. To je blízko k aplikácii SaaS, ale nie úplne to isté. A zatiaľ čo niektoré konštrukčné prvky použité v jeho používateľskom rozhraní budú pre používateľov systému Windows 10 známe, ako napríklad páska nástrojov v štýle Microsoft Office v hornej časti obrazovky, jedno prídavné meno, ktoré nemôžete použiť na jeho popis, je „jednoduché. " Vďaka týmto idiosynkrasám, ktoré to vážia, aj keď ponúka niektoré výkonné funkcie správy dokumentov na úrovni podniku, sme zistili, že zaostáva za víťazmi našich editorov Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online.

Bohaté vlastnosti podniku

Nie je pochýb o tom, že program Computhink Contentverse je zameraný na podniky, ktoré sa snažia dosiahnuť konzistentnosť a súlad s procesom správy dokumentov. Computhink Contentverse ponúka možnosť vytvoriť organizačnú štruktúru orientovanú na priečinky pomocou metafory kabinet / zásuvka / priečinok. Používa sa na manipuláciu so zabezpečením a spravovanie typov dokumentov takým spôsobom, aby boli metadáta súborov správne vyplnené. Tieto metadáta súborov, ktoré sú v Computhink Contentverse známe ako „indexové polia“, pomáhajú opísať dokument, jeho účel alebo informácie o vlastníctve a vedú pokročilejšie funkcie. suchas uchovávanie súborov, vyhľadávanie a pracovný tok. Dôležitá poznámka pre správcov IT: Mnoho komplexnejších podnikových funkcií je nakonfigurovaných pomocou samostatnej administračnej aplikácie, napríklad konfigurácie typov dokumentov, používateľov, zásad uchovávania údajov a ďalších.

Zásady retencie sú hlavnou požiadavkou pre spoločnosti pôsobiace v sporných podnikoch. Predchádzanie strate dôležitých obchodných dokumentov je kľúčovou vlastnosťou obchodov IT, ktoré sa snažia zachovať súlad a obmedzujú právne vystavenie. Computhink Contentverse poskytuje sadu nástrojov na správu zásad uchovávania údajov prostredníctvom správcovskej konzoly. To zahŕňa konfiguráciu použiteľného priečinka, typu dokumentu, stavu a akcie. Tieto politiky založené na podmienkach vám umožňujú označiť súbory, ktoré spĺňajú určité pravidlo, iba na čítanie, aby sa predišlo zmenám alebo vynútili archiváciu alebo vymazanie po stanovenom časovom období. Pred vykonaním akcie môžete prípadne odoslať e-mailové oznámenie. Každá politika sa vzťahuje na jeden priečinok a môže mať iba jednu akciu, vďaka čomu je ich spravovanie pomerne neefektívne. V ideálnom prípade by ste mohli na jednu politiku uplatniť viacero podmienok a akcií a potom túto politiku presadiť globálne alebo vo viacerých priečinkoch; dúfame, že to uvidíme v budúcich vydaniach.

Ďalšou funkciou správy dokumentov, ktorú väčšina spoločností plánuje implementovať, je pracovný tok, ktorý Microsoft SharePoint robí dobre spolu s menej známym hráčom Ademero Content Central. Ak je správne implementovaný, pracovný tok správy dokumentov môže zlepšiť efektivitu a súlad s predpismi prostredníctvom automatizácie, ktorá sa spustí v indexových poliach alebo priečinkoch. Konfigurácia pracovných tokov je trochu zložitejšia ako politika uchovávania údajov, ale Computhink Contentverse poskytuje v administračnej aplikácii konfiguračný modul pracovného toku. Počnúc počiatočným uzlom, ktorý sa spustí v novom dokumente v priečinku, nastavenou hodnotou indexu alebo manuálnym výberom pracovného postupu používateľom, je možné s dokumentmi zaobchádzať primerane na základe akýchkoľvek kritérií, ktoré vybral váš správca IT. Pracovné toky môžu byť rovnako jednoduché ako smerovanie dokumentu jednému užívateľovi na schválenie alebo dosť komplexné na zvládnutie podmienečných rozhodnutí a smerovanie viacerým signatárom na vrstvené schválenie.

Schopnosť redigovať dokument, blokujúci citlivé informácie, je ďalšou populárnou požiadavkou pre mnohé podniky, ktoré potrebujú kontrolovať, aké informácie sa sprístupňujú rôznym používateľom, zákazníkom, partnerom a iným klasifikáciám. Redigovanie dokumentov v aplikácii Computhink Contentverse riadi užívateľ, a zahŕňajú použitie nástrojov na anotáciu dokumentov na výber obsahu dokumentu, ktorý sa má skryť. Zmenenú verziu dokumentu môžu používatelia zobraziť s príslušnými povoleniami, zatiaľ čo dokument si môžu prezerať iba používatelia s heslom redigovania.

Povolenia pre priečinky sú jednou správcovskou funkciou, ktorá sa nenachádza v správcovskej aplikácii. Používatelia (za predpokladu, že majú príslušné povolenia) môžu spravovať povolenia v štruktúre priečinkov Computhink Contentverse. Tento proces zahŕňa výber skupiny alebo užívateľ, a použitie povolení, ako je vytváranie dokumentov, ich úprava a zdieľanie (prostredníctvom e-mailu, tlače atď.). Povolenia pre priečinok možno nakonfigurovať tak, aby zdedili z nadradeného priečinka, čo umožňuje efektívne uplatňovanie povolení.

Okrem riešení dodržiavania predpisov a kontroly dokumentov mnoho spoločností hľadá možnosti na zefektívnenie zdieľania dokumentov a spolupráce. Služba Computhink Contentverse neposkytuje v tejto oblasti veľkú hodnotu, najmä preto, že primárne metódy zdieľania sú prostredníctvom e-mailu, faxu alebo tlačenej kópie dokumentu.

UI potrebuje prácu

Zrátané a podčiarknuté: Nie sme fanúšikmi používateľského rozhrania, ktoré ponúka spoločnosť Computhink Contentverse, a máme zoznam dôvodov, prečo. Prispôsobiteľné panely majú svoje využitie, ale v polovici času jednoducho strácajú miesto, pretože v skutočnosti nezobrazujú žiadne informácie, kým nie je vybraný alebo upravený dokument. Je tiež dosť ťažké nájsť tlačidlo na vykonanie určitej funkcie. Jedným z hlavných dôvodov, prečo spoločnosť Microsoft implementovala používateľské rozhranie s pásikmi, bolo poskytnúť centrálnu (kontextovo citlivú) oblasť pre nástroje. Veľké percento funkcií v aplikácii Computhink Contentverse je k dispozícii iba prostredníctvom kontextovej ponuky alebo ponuky kliknutím pravým tlačidlom myši. Aj keď je kontextové menu samo o sebe mocným nástrojom, je neúčinné a ťažké sa ho naučiť ako primárnu metódu navigácie.

Je iróniou, že vzhľadom na to, že spoločnosť Computhink má radosť so štandardom Microsoft UI, dokonalý kontrast s používateľským rozhraním Computhink Contentverse je víťazom editora spoločnosti Microsoft SharePoint Online. Spoločnosť Microsoft bola dlho ohováraná kvôli komplexnosti a nedostatočnej použiteľnosti, a preto zmiernila bolesť zo začiatku svojej práce so systémom správy dokumentov. Výkonní používatelia a správcovia majú stále možnosť využívať pokročilé funkcie, ale sú vhodne usporiadaní za dizajnom, ktorý obsahuje najbežnejšie nástroje, ktoré používatelia požadujú, a snaží sa uľahčiť prácu s firemnými dokumentmi a nie ich ťažšie. Computhink má nejakú prácu, aby emuloval tieto schopnosti s Computhink Contentverse.

Celkovo možno povedať, že okrem funkcií zdieľania dokumentov a spolupráce, ktoré sú značným opomenutím, je sada funkcií Computhink Contentverse konkurencieschopná s najlepšími riešeniami správy dokumentov, ktoré sme preskúmali. Ak je to pre vás dosť, potom vedzte, že úroveň profesionálneho obsahu v rámci programu Computhink Contentverse stojí v hosťovanej konfigurácii 15 dolárov na používateľa mesačne, hoci jeho funkcie sú trochu obmedzené. Verzia Enterprise (ktorá je tá, ktorú sme testovali) obsahuje veci, ako sú anotácie a stiahnutia a väčšia podpora výstupných formátov, a mesačne vám prinesie 33 dolárov na používateľa. Ak sa rozhodnete pre architektúry nasadenia na mieste alebo hybridné, budete musieť spoločnosť kontaktovať kvôli cenovým informáciám.

Bohužiaľ, používateľské rozhranie je vážne chybné a malo by sa posudzovať z hľadiska jeho nákladov v dôsledku straty účinnosti alebo dokonca požiadaviek na školenie v porovnaní s lepšie navrhnuté ponuky ako Microsoft SharePoint Online a Ascensio System OnlyOffice. Pokiaľ sa vám nedarí prekonať nedostatok skutočného zdieľania dokumentov a vaši používatelia dokážu spracovať menej než intuitívne používateľské rozhranie, väčšina sa bude chcieť vyhýbať obsahu Computhink Contentverse, kým spoločnosť neprepracuje svoj frontend.