Centrálne hodnotenie a hodnotenie obsahu spoločnosti Ademero

Spoločnosť Ademero Content Central (ktorá začína na $ 35 na používateľa mesačne) má na preplnenom a komplexnom trhu správy dokumentov (DM) lojálne nasledovanie. Je pochválený za to, že má k dispozícii širokú škálu možností prispôsobenia a riešení pracovných postupov, ktoré pokrývajú potreby väčšiny firiem. Používateľské rozhranie (UI) Ademero Content Central však nie je tak leštené, ako ponúkajú niektorí konkurenti. Zo všetkých nástrojov DM, ktoré sme testovali, sme zistili, že získavajú hodnotu prítomnosťou polí metadát, takže pri výbere produktu v tejto triede ich vyhľadajte.

Zhromažďovanie týchto metaúdajov a ich využitie na zlepšenie vášho podnikania spočíva v hodnote obsahu Ademero Content Central. Aj v prípade tejto možnosti však Ademero Content Central zaostáva za víťazmi našich editorských volieb Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online, pokiaľ ide o ceny, možnosti zdieľania a ukladania.

Architektúra na mieste, pocit z cloudu

Dokonca ani v dnešnej dobe riešení Software-as-a-Service (SaaS) nie je neobvyklé nájsť podnikové systémy určené pre podnikové servery v priestoroch, najmä v prípade systémov DM, ktoré zahŕňajú nielen Ademero Content Central, ale aj Computhink Contentverse., Je to preto, že mnoho firiem má vo svojich dátových skriniach jeden alebo viac starších súborových serverov, ktoré často obsahujú obrovské množstvo súborov nahromadených v priebehu niekoľkých rokov. Objavovanie, označovanie a organizácia takýchto skladov súborov je oblasťou, v ktorej systémy DM vynikajú a často predstavujú veľkú časť ich návratnosti investícií (ROI).

Ademero Content Central sa riadi známym štandardom z hľadiska architektúry a využíva Internet Information Services (IIS) a SQL Server spoločnosti Microsoft na hosťovanie aplikácie Ademero Content Central a databázy back-end. Obidva tieto nástroje back-office sú známe mnohým odborníkom v oblasti podnikových IT, ale môžu požadovať veľa administrátorov na čiastočný úväzok, ktoré zamestnávajú malé a stredné podniky (SMB), ktoré ich možno predtým nepoužili - potenciálne dôležitý bod pred akýmkoľvek rozhodnutím o kúpe. V súlade s očakávaniami dnešných malých a stredných podnikov spoločnosť Ademero Content Central sprístupňuje aj ako hostované riešenie, čím eliminuje potrebu množstva IT expertíz na strane zákazníka.

Aj keď primárna architektúra Ademero Content Central je starou školou, webový portál používateľa je viac v súlade s aplikáciami typu cloud, ktoré používatelia používajú čoraz pohodlnejšie. Ploché farby; veľké dotykové tlačidlá; a modulárny dashboard sú len niektoré z kľúčových funkcií v predvolenom používateľskom rozhraní Content Central. Ademero Content Central tiež umožňuje prispôsobenie vlastných tém, ktoré zodpovedajú vašej podnikovej kultúre alebo brandingu.

Konfigurácia katalógov

Ademero Content Central na podporu svojho zamerania na procesy používa koncepciu katalógov na zvládnutie najvyššej úrovne ukladania dokumentov. Katalógy tiež organizujú hlavné administratívne komponenty, ako sú povolenia, procesy schvaľovania a pracovné postupy, typy dokumentov a vlastné polia, ako aj zásady uchovávania. To všetko znamená, že efektívna správa katalógu je rozhodujúcim prvkom správnej konfigurácie Ademero Content Central.

Katalógy obsahujú typy dokumentov, z ktorých každý môže byť nakonfigurovaný pomocou svojich vlastných polí. Globálne polia týkajúce sa všetkých katalógov a typov dokumentov je možné spravovať aj prostredníctvom ovládacieho panela správcu. Oba typy polí podporujú množstvo konfiguračných možností vrátane typu poľa, formátu, možností zoznamu hodnôt, dokonca aj vytiahnutia zoznamu platných možností z externého zdroja údajov. Hodnoty polí sa dajú využiť aj na vytvorenie štruktúry priečinkov a na pomenovanie súborov pre rôzne typy dokumentov.

Pakety sú ďalším typom údajov, ktoré používa Ademero Content Central a ktoré pozostávajú z viacerých dokumentov s hodnotou poľa spoločného kľúča (napríklad číslo zmluvy alebo ID zamestnanca). Šablóny paketov možno nakonfigurovať tak, aby vyžadovali určité typy dokumentov, a môžu používateľa vyzvať, aby poskytol požadované dokumenty na dokončenie paketu.

Rozpoznávanie podľa zón je jednou z chladnejších funkcií, ktoré ponúka Ademero Content Central. Povedzme, že vaša organizácia má štandardný dokument pre nákup alebo pre zamestnancov na palube, rozpoznávanie zón možno použiť na definovanie oblastí (zón) v tomto type dokumentu a na vyplnenie hodnôt polí na základe optického rozpoznávania znakov (OCR) alebo hodnoty čiarového kódu. Zóny sú definované zadaním umiestnenia oblasti z ľavého horného rohu stránky, ako aj výšky a šírky oblasti. Pre konkrétny typ dokumentu možno ľahko definovať viacero zón na zachytenie viacerých údajových bodov.

Tvorca pracovných postupov siete Ademero Content Central nie je tak intuitívny ako niektoré z ostatných systémov, ktoré som preskúmal, najmä Microsoft SharePoint alebo Fluix, ale je vždy rovnako výkonný. Pracovné toky sa iniciujú pomocou spúšťacích udalostí, ktoré môžu byť zachytené z dokumentu určitého typu do poľa zodpovedajúceho určitej hodnote. Akcie pracovného toku definujú, aké kroky sa podniknú na spustených dokumentoch, vrátane zmeny priority alebo stavu, kopírovania do priečinka, odoslania e-mailu alebo dokonca vykonania externého programu. Nakoniec je možné pomocou pravidiel pracovného toku spojiť spúšťače a akcie, čo vám poskytuje flexibilitu na vykonávanie jednej alebo viacerých akcií založených na jednej alebo viacerých spúšťačoch, dokonca vám umožňuje určiť, či jeden spúšťač vykonáva akcie alebo či musia byť najprv splnené všetky spúšťače., Tento modulárny prístup k pracovnému postupu umožňuje, aby sa rôzne komponenty podľa potreby opätovne použili s cieľom zefektívniť obchodné procesy.

Poznanie je moc

Ako pri každej databáze, jedným z zložitejších aspektov pri implementácii riešenia DM je získať čo najviac údajov, bez toho, aby bol proces zhromažďovania pre používateľov príliš zdĺhavý. V mnohých prípadoch používatelia nechápu, prečo sú napríklad informácie, ktoré zhromažďujete na zdĺhavých formulároch, pre firmu prínosom. Výsledkom procesu snímania dokumentov s veľkými režijnými nákladmi tohto druhu môžu byť často používatelia, ktorí zaplňujú polia údajmi o odpade, ktoré sa nakoniec poškodia viac ako je dobré.

V rámci tohto procesu vám Ademero Content Central ponúka rôzne metódy snímania, ktoré môžu tento proces zefektívniť a skrátiť kroky pri získavaní dokumentov do Ademero Content Central. Získate tiež potrebné informácie potrebné na zabezpečenie dôležitých obchodných funkcií, ako sú vyhľadávanie, schvaľovanie, pracovné postupy a zásady uchovávania súborov. Do služby Ademero Content Central môžete pridávať dokumenty prostredníctvom nahrávania prostredníctvom prehľadávača, sledovaných priečinkov alebo začlenením kariet QCards prostredníctvom počúvania e-mailov.

Karty QC, ktoré sa podobajú titulným stránkam, sa generujú z centra Ademero Content Central a zahŕňajú čiarové kódy na identifikáciu typu vytvoreného dokumentu, ako aj kľúčové údaje, ktoré používateľ vopred pripravil. V situáciách, keď správcovia požadujú zachytenie ďalších informácií, sa do fronty kódovania pridajú nedávno pridané dokumenty, čo používateľom umožňuje rýchlo identifikovať dokumenty, ktoré potrebujú ďalšie informácie. Ademero tiež ponúka klientsky softvér CapturePoint, ktorý poskytuje niektoré vážne funkcie na efektívne zachytávanie dokumentov vo veľkom. Zahŕňa uľahčenie použitia OCR na naplnenie kľúčových polí, najmä pri skenovaní viacerých dokumentov v rovnakom formáte.

Nástroje na zefektívnenie používania kľúčových dátových polí v dokumentoch sa nezastavia po načítaní dokumentov do služby Ademero Content Central. Spoločnosť uznáva, že pri použití metaúdajov získaných v službe Ademero Content Central na iné účely mimo vášho riešenia DM môže byť užitočné. Na tento účel ponúka služba Ademero Content Central integráciu so službou Intuit QuickBooks Payments and Workday a umožňuje vám synchronizovať údaje z Ademero Content Central do týchto ďalších obchodných systémov. Máte tiež možnosť vytvárať exportné šablóny z vašich údajov, čo vám umožňuje periodicky vykonávať export údajov s rovnakými parametrami.

Aplikácia Ademero Content Central vám umožňuje udržiavať úplnú históriu revízií, ktorá pozostáva z úprav, schválení a aktualizácií vlastníctva. K starším verziám dokumentov môžete pristupovať kedykoľvek. Okrem toho spoločnosť ponúka kontextovú pomocnú dokumentáciu a 24-hodinovú podporu live chatu.

stanovenie ceny

Služba Ademero Content Central nedávno zjednodušila svoje stanovovanie cien bez ďalších cien za jednotlivé moduly alebo úrovní. Podniky používajúce hostenú verziu služby Ademero Content Central môžu očakávať, že zaplatia 35 dolárov mesačne za používateľa s dostupnými množstevnými zľavami. Tí, ktorí sa rozhodli pre miestne riešenie, hľadajú počiatočnú cenu 500 dolárov za používateľa za trvalú licenciu. Funkcie sú do veľkej miery porovnateľné medzi týmito dvomi možnosťami, aj keď vaša voľba architektúry môže z hľadiska možností sieťového pripojenia a ukladania komplikovať zložitosť.

Ademero Content Central, solídny uchádzač v priestore DM, má dostatok funkcií, vďaka ktorým je pre väčšinu spoločností uskutočniteľnou možnosťou, a niektoré výkonné funkcie, vďaka ktorým je perfektný pre ostatných. Ak funkcie, ako napríklad rozpoznávanie zón alebo možnosti integrácie s Intuit QuickBooks Payments a Workday, môžu mať pozitívny vplyv na vaše podnikanie, mali by ste sa bližšie pozrieť na Ademero Content Central.