Cloudová kontrola a hodnotenie dokumentácie

Pokiaľ ide o systémy na správu dokumentov, DocuWare Cloud je už dlho považovaný za silného uchádzača vo vesmíre, a to od chvíle, keď sa systém Microsoft Windows 3.0 stal správou dokumentov. Cena DocuWare Cloud je cena 300 dolárov mesačne pre inštanciu veľkosti pre malú firmu s až štyrmi používateľmi a 20 GB úložného priestoru. Platforma obsahuje silnú sadu podnikových funkcií vrátane vynikajúcich možností importu dokumentov a spracovania formulárov. Hoci je to veterán v odbore, chýba mu integračná a zdieľacia funkčnosť, ktorú našli víťazi Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online, ktorí získali výhercov Editors 'Choice, ale je to solídna ponuka, ktorú treba stále zvážiť.

Základy

Podobne ako v prípade Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud patrí priamo do kategórie podnikov, ktoré sa majú používať na správu dokumentov so zvonmi a píšťalkami. Vedie však k svojmu užívateľskému rozhraniu (UI), poskytuje používateľom nástroje, ktoré potrebujú na vykonávanie bežných úloh, a zároveň odkladá pokročilejšie možnosti pre výkonných používateľov alebo správcov. Primárne zobrazenie, ktoré väčšina vidí s DocuWare Cloud, je rozdelené do dvoch základných zobrazení. Navigačná tabla na ľavej strane vám poskytuje prístup k vašej doručenej pošte, vyhľadávaniu dokumentov, zoznamom, ktoré sú vám k dispozícii, a k úlohám. Na pravej strane sú ďalšie možnosti, ktoré ponúkajú prehliadač dokumentov spolu s nástrojmi na vytváranie poznámok. Ak je vybratý dokument, ľavá tabla vám tiež ponúka možnosť úpravy polí indexu, a to buď ručne alebo kliknutím na text v dokumente, čím sa pole indexu naplní automaticky.

Zoznamy sú primárnym kontajnerom dokumentov viditeľným pre používateľov a sú definované správcom. Zobrazenie zoznamu poskytuje užitočnú možnosť pre používateľov, aby vytvorili odkaz priamo na zoznam bez toho, aby museli dekonštruovať adresu URL. Zoznamy zobrazujú nielen dokumenty dostupné v danom kontajneri, ale umožňujú vám tiež zobraziť, exportovať a zdieľať indexové polia pre tieto dokumenty vo forme súboru CSV.

Ľavá navigačná tabla ponúka niekoľko zaujímavých možností vzájomného prepojenia dokumentov: zošívanie a klip. Zošívačky aj svorky kombinujú dokumenty na neskoršie použitie a sú reverzibilné. Funkcia zošívania sa vzťahuje iba na súbory PDF a buď skombinuje viacero PDF do jedného PDF, alebo rozdelí viacstranový dokument PDF na jednotlivé stránky. Orezanie umožňuje spojenie viacerých typov dokumentov pri zachovaní samostatných dokumentov.

Importujú sa dokumenty

Existuje niekoľko možností na získanie dokumentov do DocuWare Cloud, naprieč širokou škálou scenárov použitia. Dokumenty môžete importovať prostredníctvom webového klienta alebo môžete nainštalovať aplikáciu DocuWare Cloud Scan, aby ste mohli skenovať dokumenty priamo do aplikácie DocuWare Cloud. Správcovia môžu tiež nakonfigurovať vlastné ovládače tlačiarne, aby používatelia mohli zefektívniť niektoré importné úlohy, napríklad indexovanie a spracovanie formulárov. Správcovia majú tiež možnosť nakonfigurovať priečinok FTP, takže dokumenty sa okamžite ukladajú do konkrétnej oblasti v službe DocuWare Cloud, čo umožňuje niekoľko scenárov, ako sú hromadné nahrávania, programové alebo plánované dovozy alebo integrácia so softvérom tretích strán.

Ďalšou oblasťou aplikácie DocuWare Cloud vyniká optické rozpoznávanie znakov (OCR). Väčšina systémov na správu dokumentov podporuje OCR, ale schopnosť prispôsobenia motora je funkcia, ktorá sa často nevidí. DocuWare Cloud umožňuje správcom optimalizovať modul OCR na výkon alebo presnosť na základe aktuálnych obchodných potrieb. OCR engine sa dá naučiť, podobne ako slovník kontroly pravopisu, nahrávať zoznamy slov, ktoré sa môžu vo vašej firme bežne používať, aby sa optimalizoval proces OCR.

Spracovanie formulárov

DocuWare Cloud robí skvelú prácu v tom, že umožňuje elektronické formuláre pre interné použitie alebo pre scenáre orientované na zákazníka. Proces začína tým, že správca vytvorí šablónu formulára pomocou nástrojov na tvorbu formulárov. V prostredí DocuWare Cloud existujú dva typy formulárov. Webové formuláre sú pomerne základné, pretože konečný produkt vyzerá a vyzerá so šablónou navrhnutou správcom. Na druhej strane zlúčené formuláre vezmú údaje zhromaždené prostredníctvom šablóny formulára a potom tieto údaje prekryjú do existujúceho dokumentu na základe preferencie správcu. Oba typy formulárov sa používajú aj na zaplnenie indexových polí a môžu sa využívať aj na iné úlohy a integrácie súvisiace s údajmi.

Pomocou návrhára formulárov DocuWare Cloud môžete do formulára pretiahnuť rôzne prvky a rýchlo ich umiestniť na požadované miesto. Polia môžete označiť a podľa potreby označiť. Pokyny môžete rýchlo umiestniť aj tam, kde ich potrebujete. Zlúčenie formulárov vyžaduje odovzdanie výstupnej šablóny, začlenenie polí zo šablóny formulára do výstupnej šablóny a nakonfigurovanie základných možností formátovania textu pre každé pole. Výsledkom oboch typov formulárov je, že novo vyplnený formulár sa uloží do vášho skladu dokumentov podľa vášho výberu, ako aj do polí indexu vyplnených údajmi formulára alebo statickými hodnotami. Nakoniec môžete počas tohto procesu nakonfigurovať povolenia a umožniť jednotlivým používateľom spravovať alebo používať formulár. Máte tiež možnosť zverejniť formuláre a nechať externých používateľov vyplniť a odoslať formuláre.

Administratívne funkcie

Enterprise admins budú veľmi bezpečnostnými schopnosťami DocuWare Cloud. Povolenia je možné konfigurovať na niekoľkých úrovniach, ale podobne ako v Dokmee sú najčastejšie v súborových skriniach. Môžu obsahovať viac dialógov, čo sú prvky, ktoré umožňujú používateľom prístup alebo ukladanie dokumentov. Dialógy v zozname sú kolekcie dokumentov založené na dotazoch, ktoré sú nakonfigurované pomocou grafického editora alebo pomocou príkazu SQL. Dialógové okná úložiska sa používajú na identifikáciu indexových polí, ktoré sa používajú, keď je dokument uložený do pamäte, zatiaľ čo dialógové zoznamy výsledkov určujú polia použité pre zobrazenie zoznamu dokumentov a editačných polí indexového poľa. Nakoniec sa používajú dialógové okná priečinkov na identifikáciu štruktúry priečinkov používaných na ukladanie a navigáciu dokumentov. Štruktúra priečinkov je vytvorená umiestnením indexových polí alebo statických hodnôt na rôzne úrovne priečinkov, aby sa hierarchia vytvorila podľa vašich predstáv.

Pre administrátorov, ktorí chcú svojim používateľom uľahčiť život, ponúka DocuWare Cloud tiež nejakú pomoc. Dva príklady presadzujú možnosti indexového poľa a automatizujú obchodné procesy. Polia pre rôzne typy dokumentov možno nakonfigurovať tak, aby používali zoznamy hodnôt na účely vyhľadávania a overovania, buď zo statického zoznamu, z jedného generovaného z údajov v rámci DocuWare Cloud, alebo dokonca z hodnôt z externého zdroja údajov. Vzťahy s dokumentmi je možné definovať buď v rámci jednej skrinky alebo medzi dvoma skrinkami porovnaním kľúčových polí.

Zvážte náklady

Nevýhodou DocuWare Cloudu je jeho mierne hmlisté stanovovanie cien. Na rozdiel od väčšiny konkurencie budete musieť spoločnosť kontaktovať kvôli presnej cene, pretože DocuWare Cloud má cenu za veľkosť inštancie a nie za používateľa. Ako už bolo spomenuté vyššie, inštancia DocuWare Cloud s veľkosťou pre malú firmu s až štyrmi používateľmi a 20 GB úložného priestoru vám pobeží 300 dolárov mesačne. Väčšia inštancia podporujúca 40 používateľov a 100 GB úložných nákladov bližšie k 1 500 $ mesačne. Bez ohľadu na vaše potreby používateľov a ukladacích priestorov budete chcieť kontaktovať obchodný tím DocuWare Cloud a prediskutovať vaše obchodné požiadavky a ich vplyv na vašu mesačnú sadzbu.

Ako celok ponúka DocuWare Cloud dostatok funkcií, aby sa stal atraktívnym riešením v priestore správy dokumentov. Schopnosti obklopujúce elektronické formuláre sú užitočné najmä pre mnohé podniky a presvedčivé sú aj niektoré administratívne prvky. Aj keď mierne zaostáva za našimi voľbami editorov Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online, pokiaľ ide o integráciu a jednoduché použitie, oneskorenie nie je o moc. Z tohto dôvodu zostáva DocuWare Cloud voľbou správy dokumentov, ktorú je dobré preskúmať.