Recenzia a hodnotenie od Rubex by efilecabinet

Rubex by eFileCabinet (začínajúci na $ 15 na užívateľa za mesiac) je riešenie na správu dokumentov typu SaaS (Software-as-a-Service (SaaS)), cloudové úložisko a zdieľanie súborov navrhnuté tak, aby pomohlo firmám ísť do papierovej podoby a efektívne organizovať svoje súbory a Dokumenty. Rubex by eFileCabinet, ktorý je ideálny pre malé a stredne veľké podniky (SMB) vyžadujúce riešenie založené na cloude, uľahčuje bezpečné zdieľanie dokumentov v rámci organizácie a navonok, ako aj nastavenie uchovávania a dodržiavania dokumentov. Rubex by eFileCabinet tiež automaticky uchováva históriu životnosti dokumentu vrátane toho, aké zmeny boli vykonané, kto to urobil a kedy. Aktívne ukladá všetky informácie potrebné pre budúce audítorské záznamy.

Rubex by eFileCabinet sa môže pochváliť komplexnou funkciou vyhľadávania, automatizovanými pracovnými postupmi, vytváraním šablón a zdieľaním súborov s kontrolou verzií zameranou na zvýšenie efektivity, ktorá sa pekne hodí k Microsoft SharePoint Online, našej voľbe editorov pre riešenia DM. Nájdete tu aj širšiu škálu možností spolupráce z Ascensio System OnlyOffice, ktorá je našou druhou voľbou editorov pri výbere nášho softvérového prehľadu softvéru DM.

Správa dokumentov a bezpečné úložisko

Rubex by eFileCabinet je integrovaný webový portál na zdieľanie súborov a súborov, ktorý prináša vlastnosti služieb spoločnosti eFileCabinet Online a SecureDrawer do jedného moderného webového riešenia. Rubex by eFileCabinet je zameraný na pomoc malým a stredným podnikom bez papierovania a na zvýšenie ich účinnosti. Obsahuje funkcie inteligentnej organizácie dokumentov, ukladania a zdieľania. Pridáva tiež podrobné kontroly povolení súborov a správy politík uchovávania údajov.

Rubex by eFileCabinet, navrhnutý na základe spolupráce, je najnovším vývojom eFileCabinet Online, ktorý obsahuje kompletnú sadu funkcií DM na bezpečné zdieľanie súborov. Na zvýšenie bezpečnosti ukladania a zdieľania dokumentov používa Rubex by eFileCabinet 256-bitové šifrovanie a používa Amazon Web Services (AWS).

Rubex by eFileCabinet je veľmi nový; webová stránka eFileCabinet stále zdôrazňuje staršie, ale ešte zreteľnejšie služby eFileCabinet a SecureDrawer, ktoré môžu byť mätúce. Budúcnosť je jednoznačne Rubex by eFileCabinet, ktorá podľa všetkého ponúka všetky funkcie, ktoré tieto dve aplikácie majú, ale v novom novom používateľskom rozhraní (UI). Aplikácie eFileCabinet Online pre Android a iOS podobne odkazujú na eFileCabinet Online, aj keď prístup k nim je Rubex od eFileCabinet.

Ceny a schopnosti

Rubex by eFileCabinet, ktorý začína na $ 15 na používateľa mesačne, ponúka bezpečné zdieľanie súborov s 25 GB úložného priestoru, ale neobsahuje žiadne funkcie ani funkcie DM. Postupné predplatné je úroveň výhod, ktorá stojí 30 dolárov na používateľa mesačne s 1 TB úložného priestoru. Toto je robustnejšia ponuka, ktorá osloví väčšinu malých a stredných podnikov, ale je dostupná iba pre minimálne troch používateľov. Medzi výhody predplatného patrí systém eFileCabinet DM, bezpečné zdieľanie súborov, aplikácia SideKick, uchovávanie (správa), dvojfaktorové overenie (2FA), individualizované nastavenia zabezpečenia, nástroje súladu a integrácia elektronických podpisov. Zahŕňa tiež integráciu balíka Microsoft Office, integračný prístup k aplikačnému programovaciemu rozhraniu (API), audit trail, podporu a služby a mobilný prístup. Táto sada funkcií tejto úrovne bude ideálna pre väčšinu malých a stredných podnikov, ktoré vypĺňajú svoje potreby v oblasti cloud computingu. Ceny tohto produktu sú približne priemerným produktom tohto rozsahu, ale požiadavka mať pre prístup najmenej troch používateľov sa javí ako stratégia, ktorá núti používateľov posunúť sa o úroveň vyššie.

Ďalšou úrovňou je predplatné firmy, ktoré stojí 55 dolárov na používateľa mesačne a zahŕňa 5 TB úložného priestoru. Úroveň Business obsahuje všetky funkcie úrovne Advantage a zahŕňa tiež automatizáciu obchodných procesov, snímanie podľa optického rozpoznávania zón (OCR), automatizáciu pracovných tokov, návrhárov pracovných tokov a knižnice automatizácie. Táto úroveň zahŕňa aj palubné nástroje, schválenia, procesy v časovom rámci, automatické eskalácie procesov, smerovanie súborov špecifických pre údaje a automatické pomenovávanie a ukladanie súborov. K dispozícii je aj podniková možnosť, ale jej cena závisí od konkrétnych požiadaviek na prispôsobenie a ukladanie. Všetky cenové plány pre Rubex od eFileCabinet sa fakturujú ročne.

Funkčnosť zameraná na organizáciu

Rubex by eFileCabinet sa zameriava na organizáciu a efektívnosť pri digitalizácii, správe a zdieľaní dokumentov. Kľúčové funkcie a ovládanie webových stránok začínajú z ľavej strany obrazovky a pri pohybe smerom k pravej strane sa stávajú podrobnejšími. Online riešenie predstavuje atraktívne a intuitívne užívateľské prostredie (UX). Horná lišta, ktorá je zafarbená na tmavo modrú, obsahuje ponuku s tromi pruhmi hamburger, pomocou ktorej môžete získať prístup k podponukám Domov, Správca, Vyhľadávanie, Požiadavky na súbory, Odhlásené a Moje nastavenia. Toto menu možno ľahko skryť, aby sa maximalizoval priestor na obrazovke.

V sekcii Správca môžete pridávať používateľov, hostí a skupiny. Odtiaľto môžete spravovať licencie pre používateľov a hostí a zobraziť relácie používateľov. V sekcii Správca je možné pridať šablóny a určiť politiky správy a zabezpečenia. Možnosti politiky zabezpečenia sú komplexné s rôznymi zložitými požiadavkami na heslo, frekvenciou zmeny hesla a výberom dvojfaktorovej autentifikácie (2FA), ktoré sú k dispozícii pre optimálnu bezpečnosť.

Modrý pruh obsahuje aj rozbaľovacie ponuky Nové, Zdieľať, Upraviť a odkaz na použitie šablón. Oranžová „Potrebujete pomoc?“ Tlačidlo vyvoláva často kladené otázky (FAQ) a na pravej strane sa nachádza veľké vyhľadávacie pole. K dispozícii sú tiež odkazy na Sprievodcu rýchlym štartom pre nových používateľov a ikona Úlohy odhaľuje časť Centrum aktivít, v ktorej je uvedený zoznam najnovších odovzdaní a upozornení.

Tri hlavné ikony spadajú pod logo Rubex. Prvou z nich je ikona domu pre domov, ktorá otvára môj účet, ktorý má ikonu budovy na označenie firmy. Užívatelia môžu vytvárať viac skriniek na ukladanie svojich súborov; v skriniach na spisy je možné vytvárať aj vnorené zásuvky. Vytvorenie intuitívnej a logickej štruktúry súboru je jednoduché.

Druhou hlavnou ikonou sú Moje akcie. Pozostáva z vzájomne prepojených bodiek a uvádza zoznam všetkých zdieľaných dokumentov a ich stav o tom, či boli prístupné alebo nie, a ako dlho zostávajú k dispozícii. Tretia ikona, Aktovka, je určená pre Moje portfóliá, kde môžete ukladať všetky dokumenty spojené s konkrétnym projektom alebo klientom.

V sekcii Môj účet sa nachádzajú kontextové ikony na pravej strane vrátane podrobností, komentárov (kde môžu používatelia zanechávať virtuálne poznámky po vydaní), profilu a povolení (na prepínanie povolení na čítanie, zápis a odstraňovanie pre Používatelia a skupiny). K dispozícii je kontextové okno správy, ktoré chráni súbory pred úpravami (alebo vymazaním), automatizáciou a denníkmi auditu. Správa vecí verejných sa stáva kritickou črtou, pretože viac zamestnancov má prístup k dôležitým dokumentom. Dobré nastavenie správy zaručuje, že správcovia môžu zobraziť, ktoré súbory boli odstránené a kým, a okrem toho je potrebné, aby manažéri schválili súbory skôr, ako budú súbory úplne skartované zo systému.

Kombinácia prehľadnej a vrstvenej navigácie a ovládacích prvkov založených na ikonách uľahčuje používateľom akejkoľvek úrovne zručností zoznámiť sa s Rubexom od eFileCabinet. Pre používateľov prichádzajúcich zo staršieho používateľského rozhrania eFileCabinet Online však bude existovať krivka učenia, ktorá mala na prvý pohľad k dispozícii viac nástrojov a možností. V porovnaní s používateľským rozhraním eFileCabinet Online je Rubex od eFileCabinet vizuálne minimalistický, ale funkčne dynamickejší. Zatiaľ čo eFileCabinet Online vyzerá a vyzerá ako natívna aplikácia v štýle Microsoft Office, doplnená používateľským rozhraním so stuhou, Rubex by eFileCabinet vyzerá ako mobilná aplikácia, ktorá vyžaduje niekoľko kliknutí, aby ste sa dostali k niektorým položkám ponuky. Niektorí používatelia môžu oceniť čistý vzhľad, je však výhodné mať vždy k dispozícii viac možností ponuky.

Sprievodcovia mobilnej aplikácie eFileCabinet pre iOS a Android pridávajú určité pohodlie a umožňujú používateľom odovzdávať fotografie a dokumenty priamo zo svojich mobilných zariadení. Rôzni používatelia však nahlásili problémy s prihlásením alebo odovzdaním svojich súborov. Počas testovania som použil aplikáciu pre Android a narazil som aj na problémy s nahrávaním súborov.

Uvádzanie sily vyhľadávania do DM

Používanie ikon pre skrinky, zásuvky a priečinky prináša do digitálneho priestoru kancelárske spisy a organizovanie konvencií v skutočnom svete. Vďaka tomu je práca na DM známa a je možné vytvoriť prehľadne usporiadanú a vnorenú štruktúru súborov. Jednou z najväčších funkcií systému Rubex by eFileCabinet je jeho modul optického rozpoznávania znakov (OCR), ktorý dokáže skenovať dokumenty a súbory PDF a vyhľadávať ich obsah. Keď kliknete pravým tlačidlom myši na dokument v aplikácii Rubex by eFileCabinet, môžete zvoliť nastavenie „Urobiť prehľadateľné (OCR)“ a pridať obsah tohto dokumentu do vyhľadávacej základne. Pomocou Zonal OCR, ktorý je súčasťou obchodného predplatného 55 dolárov na používateľa a mesiac, extrahuje zo skenovaného dokumentu iba najdôležitejšie dátové polia a extrahované hodnoty ukladá do štruktúrovaných databáz.

K dispozícii je tiež možnosť pridať metadáta, značky a názvy profilov, aby sa uľahčilo ukladanie a vyhľadávanie dokumentov. Vyhľadávanie šetrí veľa času, keď objem súborov a dokumentov rastie. Používatelia môžu nastaviť metadáta, značky a názvy profilov, ktoré môžu pomôcť pri prispôsobovaní toho, čo sa najviac vyhľadáva, v závislosti od toho, čo spoločnosť potrebuje. Funkcia vyhľadávania pracuje rýchlo a presne a dokonca pomáha nájsť kľúčové slová, ktoré sú v naskenovaných dokumentoch PDF.

Úpravy dokumentov a súborov priamo z aplikácie Rubex pomocou nástroja eFileCabinet nie sú možné, existuje však proces registrácie / odhlásenia, ktorý umožňuje používateľom dokument skontrolovať a vykonať zmeny v natívnom formáte dokumentu. Keď používatelia skontrolujú dokument späť so zmenami, ktoré vykonali, Rubex by eFileCabinet vytvorí novú verziu dokumentu pre presnejšiu kontrolu verzií a audit. Aplikácia Rubex by eFileCabinet umožňuje používateľom počas programu anotovať, redigovať a elektronicky podpisovať dokumenty, ale skutočné zmeny je potrebné vykonať vonku.

Je možné pridať elektronické podpisy pre dokumenty, ale webová stránka odvedie používateľov mimo stránky na overenie z Citrix RightSignature; integrácia s DocuSign je tiež k dispozícii. Funkcie zdieľania sú integrované do ponuky s pravým tlačidlom myši. Ak umiestnite kurzor myši na súbor v zásuvke alebo skrinke, kliknutím pravým tlačidlom myši zobrazíte ďalšie možnosti. Po kliknutí na možnosť Zdieľať sa otvorí okno, ktoré zdôrazňuje zdieľaný súbor a umožňuje zadať e-mailovú adresu a správu pre príjemcu. Zdieľané súbory sú v predvolenom nastavení iba na čítanie, ale kliknutím na kartu Spresnenie sa zobrazia rôzne možnosti vrátane oprávnení na čítanie, zápis a odstránenie; Nahrať, stiahnuť a odstrániť oznámenia, ako aj dátum vypršania platnosti pomocou ľahko použiteľného používateľského rozhrania kalendára.

Komplexné riešenie pre malé a stredné podniky

Rubex by eFileCabinet úspešne spája univerzálnosť eFileCabinet Online a bezpečné funkcie ukladania a zdieľania SecureDrawer a dodáva výkonné OCR a komplexné vyhľadávacie funkcie. Rubex by eFileCabinet, so zameraním na organizovanie dokumentov, ľahkú kontrolu a správu administratívy, je pomerne komplexným riešením DM, ktoré môže pomôcť malým a stredným podnikom dosiahnuť ich cieľ modernizácie a rozvoja na efektívnu kanceláriu bez papiera. Ak však potrebujete širšiu škálu možností spolupráce, najskôr si pozrite naše možnosti editorov Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online.