Kontrola a hodnotenie podnikových počítačov Quickbooks

Názov Intuit a jeho úctyhodná platforma QuickBooks pozná každý, kto je aj vzdialene zapojený do účtovníctva malých firiem. Aj keď sa spoločnosť Intuit QuickBooks Online začala zameriavať na cloudovú verziu, ktorá sa nazýva Intuit QuickBooks Online, kde čelí tvrdej konkurencii, zostáva neuveriteľne silnou značkou a dokonca aj športuje stredným partnerom, ktorý tu skúmame, nazvaným QuickBooks Desktop Enterprise edition. Táto verzia softvéru pokrýva stredné účtovníctvo, vrátane hlavnej knihy a správy zásob, a je licencovaná na jedno sedadlo, pričom ceny začínajú na 1 100 dolárov za rok pre jednorázové ročné predplatné. Vďaka rôznym predplatným, ktoré sú k dispozícii na prístup k rôznym úrovniam funkčnosti, vrátane pokročilého vykazovania, pokročilého mzdy a rôznych stupňov podpory, môžu zákazníci aplikácie QuickBooks Desktop Enterprise navrhovať riešenia, ktoré sú pomerne dobre zacielené na konkrétne potreby. Vlastná databáza, pomerne nízky limit pre maximálny počet používateľov a spoliehanie sa na svoju komunitu používateľov, pokiaľ ide o pomocnú dokumentáciu, však tento systém mierne zaostávajú za spoločnosťami Acumatica a Intacct, súčasnými víťazmi editorov v tejto kategórii.

Za predplatné môžete platiť aj mesačne, pri licencii s jedným sedadlom od 75, 60 dolárov mesačne. Väčšina malých a stredne veľkých podnikových aplikácií (SMB), ktoré boli v tomto kole zhrnuté, beží na špičkových databázach, ako sú Microsoft SQL Server, Oracle alebo SAP HANA. Aplikácia QuickBooks Desktop Enterprise používa vlastnú databázu a škálovateľnosť je obmedzená na iba 30 súčasných používateľov. Toto je vážne obmedzenie, keď je možné škálovať aplikácie ostatných dodávateľov na stovky alebo dokonca tisíce používateľov. Na druhej strane, mnohí z týchto konkurentov, vrátane spoločností Intacct a NetSuite OneWorld, majú v konečnom dôsledku rozšíriť zákazníka na rozšírenie platformy na skutočné prostredie plánovania podnikových zdrojov (ERP). QuickBooks Desktop Enterprise nemá také ciele, ktoré sú navrhnuté výlučne pre účtovníctvo.

Okrem toho boli QuickBooks Desktop Enterprise a Microsoft Dynamics GP jedinými dvoma produktmi, ktoré som musel inštalovať priamo na mieste, aj keď sú obe dostupné ako cloudové hostované platformy (prostredníctvom rôznych hostingových služieb, ktoré pôsobia ako partneri s pridanou hodnotou pre svojich príslušných výrobcov). Intuit tiež ponúka cloudovú hostenú verziu QuickBooks Desktop Enterprise ako takú, za miernu prémiu v porovnaní s miestnou verziou.

Inštalácia prebehla rýchlo a bez problémov. Počas procesu inštalácie sú k dispozícii predvolené typy entít, ako sú napríklad konštrukcia, neziskové organizácie, profesionálne služby, poradenstvo a ďalšie, a je potrebné ich vybrať, aby sa systém správne nakonfiguroval. Výber typu firmy ovplyvní predvolenú účtovnú osnovu a tento proces je úplne rovnaký ako v iných verziách QuickBooks, takže bude známy aj pre predchádzajúcich zákazníkov. Na rozdiel od väčšiny iného softvéru v tomto kole, môžete si kúpiť QuickBooks Desktop Enterprise priamo od spoločnosti Intuit alebo prostredníctvom rozsiahlej siete predajcov dodávateľa. Aj keď je úplne možné nakonfigurovať a prispôsobiť produkt QuickBooks Desktop Enterprise sami, môžete zvážiť použitie certifikovaného poradcu, ak si myslíte, že budete potrebovať rozsiahle prispôsobenie alebo ak si myslíte, že vaše nastavenie môže vyžadovať neštandardnú konfiguráciu. Je tiež veľmi možné, že váš účtovník je buď certifikovaným progresorom, alebo s ním spolupracuje, vzhľadom na rozšírené používanie aplikácie, takže ak si myslíte, že platformu budete dlhšiu dobu používať, môže byť prospešný rozvoj vzťahov v tomto smere.

Ak sa nepozeráte pozorne, potom sa zdá, že QuickBooks Desktop Enterprise používa striktne pomenovanú Účtovnú osnovu, bez známych čísel, ktoré používajú iné účtovnícke systémy. V skutočnosti sú čísla účtov tam, v predvolenom nastavení sa nezobrazujú. V ponuke Upraviť predvoľby je začiarkavacie políčko Použiť čísla. QuickBooks Desktop Enterprise používa rovnaký štvorciferný číselný systém (série 1000 pre aktíva, 2000 pre pasíva, 3000 pre majetkové účty, 4000 pre príjmy a 5 000 pre výdavky), ktoré používajú iné verzie QuickBooks. Rovnako ako v iných verziách QuickBooks, aj tu môžete mať viac vrstiev podúčtov, ktoré vám poskytujú podrobnejšie sledovanie hlavných účtov alebo nastavujú oblasti alebo umiestnenia. Z mínus strana, QuickBooks Desktop Enterprise neposkytuje skutočné multi-spoločnosť funkcie, aj keď by ste pravdepodobne mohli opraviť Účtovná osnova, aby to kludge. Má však schopnosť manipulovať s viacerými menami.

Všetky úlohy na palube

Spustenie aplikácie QuickBooks Desktop Enterprise vás zobrazí na domovskej stránke, ktorá je súborom vývojových diagramov. Aplikácia QuickBooks bola jedným z prvých dodávateľov, ktorí začlenili toto používateľské rozhranie (UI), a stala sa tak niečo štandardným, pretože veľmi pomáha používateľom pomáhať prostredníctvom série úloh špecifických pre daný proces. To, čo sa zobrazuje na vývojovom diagrame na domovskej stránke, závisí od toho, ako odpoviete na niekoľko otázok počas nastavovania. Testovacia spoločnosť, ktorú som použil na tieto recenzie, zahŕňala tri horizontálne vrstvy: Predajcovia hore, Pracovné úlohy dole a Zákaznícke úlohy v strednej vrstve. Konkrétne úlohy sú zahrnuté alebo vylúčené v závislosti od toho, či túto funkciu používate. Ak napríklad nepoužívate vyhlásenie zákazníka, ikona na vykonanie tejto konkrétnej úlohy sa nezobrazí (hoci ju môžete pridať neskôr). Dve ďalšie zvislé tabule na pravej strane obsahovali úlohy spoločnosti a bankovníctva. Ďalšiu navigáciu zaisťuje horná lišta s pruhom a zvislá lišta s ponukou na ľavom okraji obrazovky, ktorá sa môže podľa potreby skryť.

Všetky účtovné aplikácie, ktoré som skontroloval, ponúkli nejaký informačný panel. QuickBooks Desktop Enterprise to tiež robí a nazýva sa to Štatistiky. Prístrojová doska sa prepína pomocou karty v ľavom hornom rohu plochy. Rovnako ako u mnohých dashboardov, umiestnenie kurzora nad dátový bod vyvolá číselnú hodnotu bodu a z jednotlivých štatistík môžete z obrazovky Štatistiky prejsť niekoľko vrstiev. K dispozícii je tiež niečo, čo Intuit nazýva Snímky, dostupné z ľavého bočného menu. Predstavuje to, čo väčšina ostatných výrobcov nazýva kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI).

Tweak Here, Tweak There

Niektoré z programov, ktoré som skontroloval, vrátane SAP Business One Professional a NetSuite, vám umožňujú prispôsobiť takmer všetky aspekty aplikácie. Výhodou flexibility je, že môžete softvér doladiť tak, aby presne vyhovoval pracovným tokom vašej spoločnosti. Nevýhodou je, že prísť na to, ako to urobiť, je zviera, a preto sa zákazníci pri takýchto projektoch vo všeobecnosti spoliehajú na partnerov s pridanou hodnotou.

QuickBooks Desktop Enterprise neponúka taký stupeň prispôsobenia. Vo formulároch a prehľadoch však môžete pridať a odstrániť stĺpce a dátové polia. Tvorba týchto vylepšení je jednoduchá a do značnej miery intuitívna. Filtre prehľadov vám tiež poskytujú primeranú kontrolu nad tým, čo sa v správe deje. Filtre aplikácie QuickBooks Desktop Enterprise sa ľahko používajú, ale pravdepodobne ich nebudete potrebovať. Pre mnoho spoločností, ktoré považujú aplikáciu QuickBooks Desktop Enterprise za vhodnú, bude rozsiahly počet štandardných správ fungovať dobre. Existujú dokonca prehľady, ktoré spájajú účty s konkrétnymi riadkami týkajúcimi sa daňového priznania a upraveného (tj pracovného) skúšobného zostatku. Na konci roka sú obe skvelé.

Mnoho zákazníkov nebude musieť vôbec prispôsobovať zostavy alebo šablóny na zadávanie údajov. Rozsiahla komunita používateľov QuickBooks slúži nielen ako vynikajúci zdroj podpory, ale ponúka veľké množstvo vlastných správ a šablón vytvorených inými používateľmi a bezplatne si ich môžete stiahnuť online. Sú tu na prevzatie. A keďže program QuickBooks existuje už tak dlho, sú k dispozícii aj doplnky tretích strán, ktoré rozširujú možnosti programu QuickBooks Desktop Enterprise, ale najskôr si pozrite zadarmo.

Nevýhodou je, že QuickBooks Desktop Enterprise neposkytuje skutočnú exportnú funkciu. Niektoré zoznamy, ako sú zákazníci a dodávatelia, môžete exportovať do formátu CSV. Ak však chcete získať prístup k základnej databáze, budete potrebovať pomocný program tretej strany. QuickBooks Desktop Enterprise má schopnosť exportovať kópiu svojich údajov do svojho účtovníka, ktorý môže robiť záznamy a úpravy denníka na diaľku do „kópie účtovníka“ a zlúčiť tieto zmeny do vašich existujúcich údajov. Môžete však importovať súbory programu Microsoft Excel do systému a sťahovať výpisy z bánk a kreditných kariet z veľkého počtu bánk a spoločností vydávajúcich kreditné karty, ktoré podporujú platformu QuickBooks.

Zhodnotenie riadenia zásob

Vydanie Quickbook Enterprise, ktoré mi Intuit poskytla na testovanie, obsahovalo vyššie uvedené prvky Advanced Reporting, Enhanced Payroll, Field Support a Data Protection, ale tiež Advanced Inventory. Tento modul je všeobecný v tom zmysle, že ho Intuit plánuje pre väčšinu typov entít, ale rozdeľuje ho na nasledujúce možnosti, z ktorých si budete musieť vybrať pri nastavovaní modulu: Konštrukcia, Neziskový, Maloobchod a Výroba a veľkoobchod, čo je vybraný typ entity.

Povolenie modulu Advanced Inventory poskytuje funkcie dôkladnú škálu funkcií na správu zásob, vrátane nákladov na prvý výbeh (FIFO) okrem váženého priemeru nákladov poskytovaného v základnej verzii, čiarových kódov, sledovania bin a sériových čísel a podpory. pre viacnásobné skladovanie. Na rozdiel od systémov, ako je Acumatica, produkt Advanced Inventory QuickBook nepredstavuje skutočnú aplikáciu typu výroby, pretože neposkytuje funkcie, ako napr. Nedokončená výroba a sledovanie inventára naprieč výrobnou úrovňou. Ďalej je to podstatne lacnejšie ako väčšina systémov podnikového plánovania zdrojov (ERP), ktoré tieto funkcie poskytujú.

Zadanie modulu Zásoby je jednoduché. Na hornom paneli pásky sa nachádza karta Inventár a ikona Inventory Activities (Činnosti inventára) na obrazovke Launch / Home (Spustenie / Domovská stránka) v sekcii Spoločnosť. Obe vás privedú do Centra inventára, v ktorom sú uvedené dostupné položky inventára a ich stav. Centrum inventára je prispôsobiteľné a môžete ľahko pridávať správy a ďalšie kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI).

Inventár je tiež úzko integrovaný do predaja aj nákupu, podľa toho, ako by mal byť aktualizovaný pri predaji alebo pri zakúpení nového inventára. Inventár QuickBooks nepovoľuje negatívny inventár, ale poskytuje poradie a vlajky, ak nemáte dostatok častí na dokončenie zostavenia produktov na prepravu. Bolo by pekné mať nejaký druh predpovedania zásob, ako je napríklad ekonomické objednávkové množstvo (EOQ), ale to je vlastnosť, ktorá sa zvyčajne nachádza v pokročilejších systémoch inventúry ERP. Čo získate v zozname QuickBooks je schopnosť kusovníka (BOM), kde môžete zostaviť zostavu komponentov. Chýba však podrobnejšia funkčnosť zostavovania, ktorá podporuje aj aplikácie na správu zásob na nižších úrovniach, ako je napríklad samit Cougar Mountain Denali Summit.

QuickBooks je tiež trochu obmedzený, pokiaľ ide o metódy kalkulácie. Nedostatok kalkulácie nákladov na prvé vydanie (LIFO) nebude pre väčšinu používateľov významný, pretože sa v súčasnosti používa len zriedka. Viac znepokojenia je však nedostatok štandardných a špecifických nákladov. QuickBooks sa spolieha väčšinou na priemernú kalkuláciu ako na základnú metódu kalkulácie zásob, aj keď v rozšírenom inventári som testoval pridaný FIFO, ktorý je veľmi populárny.

Reporting je zmiešaná taška. Existuje iba niekoľko štandardných prehľadov inventára, ale dostupné sú užitočné. Pozitívne je, že tieto prehľady je ľahko prispôsobiteľné a rozšírené prehľady vám umožňujú generovať prehľady ad hoc podľa potreby. Príjemné vylepšenie je, že ak hráči na nižších úrovniach, ako sú Cougar Mountain alebo Zoho Inventory, spoliehajú na vlastný prehľad, ako napríklad SAP Crystal Reports alebo Zoho Reports, aby robili vlastné alebo ad hoc vykazovanie, QuickBooks zahrnie túto spôsobilosť do základného balíka. Tieto prehľady je možné uložiť pre budúce použitie.

Vzhľadom na trh, na ktorý Intuit zacieľuje s QuickBooks Enterprise, by funkcie, ktoré obsahuje, zahŕňali pokročilé vykazovanie, možnosti formátovania vlastného prehľadu a obrovské množstvo prehľadov prispievaných používateľmi, by mali spĺňať požiadavky mnohých používateľov za dostupnú cenu. To vlastne prináša jednu požadovanú funkciu ponúk Intuit, ktorá nie je obsiahnutá v softvéri, a to obrovskú základňu používateľov QuickBooks a profesionálnych konzultantov. Ak máte problém alebo potrebujete prispôsobenie, potom je pravdepodobné, že táto široká sieť má pre vás niekde riešenie a pravdepodobne také, ktoré banku nezlomí.

Existuje však niekoľko potenciálnych prerušovačov obchodov. Ak potrebujete kalkuláciu nad rámec toho, čo sa ponúka, ako je napríklad štandardná cena alebo kalkulácia konkrétnej položky, máte smolu. Softvér neponúka ani sledovanie predajní, čo je do značnej miery štandard v skutočných produkčných / výrobných zásobách. Chýba tiež akákoľvek kapacita množstva ekonomických objednávok, ktorá je vždy príjemnou vlastnosťou v systéme zásob. Ak tieto funkcie potrebujete (alebo chcete), je pravdepodobné, že budete musieť prejsť na skutočný ERP systém a nájsť ich. Ale pre mnoho z mnohých používateľov QuickBooks tam, upgrade na Advanced Inventory a Advanced Reporting sa zmestí docela pekne.

Lepší ako ERP na základnej úrovni, ale nie celkom

QuickBooks Enterprise je určite životaschopnou možnosťou pre existujúcich používateľov QuickBooks, ktorí majú pocit, že prevyšujú verziu, ktorú v súčasnosti používajú. Je to bezbolestný prechod so známymi ponukami a ľahkou cestou na aktualizáciu. V porovnaní s ostatnými aplikáciami, ktoré som preskúmal, je to skôr účtovný systém pre malé podniky ako pravá účtovná aplikácia pre menšie podniky, ktoré potrebujú rozsiahle funkcie viacerých spoločností alebo viacerých krajín. Aby sme boli spravodliví, Intuit sa v skutočnosti nezameriava na podnikové riešenia na týchto používateľov.

Bol som tiež sklamaný dokumentáciou spoločnosti Intuit, ktorá je väčšinou súbormi pomocníka. Do určitej miery je to spôsobené obrovskou a hlasnou komunitou používateľov a je pravdepodobné, že na všetky otázky, na ktoré sa nedá odpovedať pomocou tlačidla Pomocník, už niekde odpovedá online príspevok. Ak máte v úmysle investovať do QuickBooks Desktop Enterprise (alebo do akejkoľvek inej verzie QuickBooks), potom minúť trochu viac peňazí a vyzdvihnite si kópiu QuickBooks 2016, The Missing Manual by Bonnie Biafore. Je to prakticky potrebný zdroj pre správcu QuickBooks a stojí menej ako 30 dolárov.

Nakoniec, ak chcete mať prístup k QuickBooks Desktop Enterprise z mobilného zariadenia, musíte ísť o hostovanú verziu. Vnútorná verzia, ktorú som skontroloval, nepodporovala vzdialený prístup zo smartfónu alebo tabletu; poskytuje iba doplnkovú službu.

Všetko, čo už bolo povedané, ak ste súčasný zákazník QuickBooks, ktorý potrebuje len pridať ďalších používateľov, potom zistíte, že QuickBooks Desktop Enterprise je bezbolestná aktualizácia s minimálnymi požiadavkami na rekvalifikáciu. Uistite sa však, že účtovníctvo a spravovanie všeobecných zásob je všetko, čo chcete. Ak si myslíte, že sa ERP niekedy môže stať v budúcnosti vašej spoločnosti, potom budete chcieť platformu, ktorá z toho vyrastie bez toho, že by vyžadovala migráciu vysokozdvižných vozíkov, a spoločnosť Intuit nevytvorila QuickBooks Desktop Enterprise s touto cestou rastu.