Microsoft Sharepoint online hodnotenie a hodnotenie

Začíname so službou SharePoint online

Registrácia do služby Microsoft SharePoint Online je jednoduchá. Stačí si vybrať plán a uviesť svoje meno, e-mail, telefónne číslo, spoločnosť a adresu. Potom vytvorte ID používateľa, heslo a jedinečnú adresu URL (napr. Yourname.onmicrosoft.com). Potom overte, či nie ste robot zadaním kódu, ktorý vám bude zaslaný prostredníctvom textového alebo telefonického hovoru. Nakoniec zadajte svoje informácie o platbe a vyberte, či chcete platiť mesačne alebo ročne. Informácie o platbe sa nevyžadujú, ak sa rozhodnete pre bezplatnú skúšobnú verziu.

Ak je to vaša prvá skúsenosť s balíkom Office 365, môžete sa pri prvom prihlásení stretnúť s malým množstvom informácií. Ak ste sa zaregistrovali na bezplatnú skúšobnú verziu balíka Microsoft Office 365 Enterprise E3, bude na vašom hlavnom paneli viac ako tucet prepojených dlaždíc. k rôznym programom a funkciám spoločnosti Microsoft zahrnutým do triedy Enterprise E3. Jedným z týchto prvkov je Microsoft SharePoint Online. Okrem toho môžete pristupovať k administratívnym aspektom Microsoft SharePoint Online v rámci modulu Správca pomocou ponuky Správcovské strediská na ľavej strane.

Microsoft SharePoint Online umožňuje používateľom vytvárať jednotlivé weby ako organizačnú a riadiacu jednotku. Každá webová lokalita SharePoint môže mať vlastnú knižnicu dokumentov, poznámkové bloky, zabezpečenie a dizajn. Okrem toho môžu byť stránky usporiadané ako samostatné stránky alebo v hierarchii pomocou použitia podstránok. Pri vytváraní webu sa zobrazí výzva na výber medzi tímom alebo komunikačným serverom. Webové stránky tímov sú tradičné weby SharePoint, ktoré sú určené na spoluprácu v rámci organizácie, najmä tam, kde bude do správy dokumentov zapojených značné percento používateľov. Komunikačné stránky sú užitočné pre scenáre, v ktorých jednotlivec alebo malá skupina vytvára obsah, ktorý má konzumovať väčšia skupina používateľov; myslieť na to ako na kríž medzi knižnicou dokumentov a blogom. Obe možnosti lokality sa dajú použiť na zdieľanie dokumentov a sú vysoko prispôsobiteľné.

Tímové weby v Microsoft SharePoint Online sú flexibilné za predpokladu, že niekto je ochotný navigovať vzdelávaciu krivku. Knižnicu dokumentov lokality možno napríklad nakonfigurovať pomocou mnohých polí metaúdajov, ktoré je možné využiť na množstvo rôznych funkcií. Pohľad dokumentu môžete prispôsobiť tak, aby zobrazoval konkrétne polia, ktoré môžete použiť na vyhľadávanie a triedenie. Pohľad možno filtrovať aj tak, aby zobrazoval iba dokumenty s zhodnými metadátami, ktoré vám umožnia vytvoriť viac pohľadov, pričom každý z nich je prispôsobený tak, aby zobrazoval špecifickú skupinu dokumentov.

Knižnice dokumentov Microsoft SharePoint Online sa dajú synchronizovať s počítačom alebo mobilným zariadením pomocou klienta Microsoft OneDrive. Používatelia desktopu môžu jednoducho kliknúť na tlačidlo Sync v knižnici dokumentov a nakonfigurovať pripojenie (alebo si stiahnuť softvér). Nové súbory môžete pridať do knižnice dokumentov presunutím myšou, kopírovaním súborov do synchronizovaného priečinka na pracovnej ploche alebo pomocou rôznych aplikácií balíka Office na desktop alebo mobilné zariadenia. Mnoho úderov proti Microsoft SharePoint Online bolo spôsobené nepredvídateľnosťou synchronizačného klienta OneDrive. Spoločnosť Microsoft odvtedy vydala nového klienta OneDrive, ktorý pravdepodobne robí oveľa lepšiu prácu pri synchronizácii vašich súborov.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Microsoft SharePoint Online je v jadre platforma na správu dokumentov. Okrem základných funkcií správy dokumentov, ako sú nahrávanie a sťahovanie súborov, úpravy a zdieľanie, Microsoft SharePoint Online zvláda aj sledovanie zmien. Vedenie protokolu o tom, kto vykonal úpravy, a umožnenie stiahnutia predchádzajúcich vydaní dokumentu na kontrolu zmien alebo návrat k predchádzajúcej revízii, poskytuje Microsoft SharePoint Online dosť flexibility. Používatelia môžu tiež nakonfigurovať výstrahy v knižnici dokumentov tak, aby dostávali upozornenie na vykonanie zmien. Dokumenty je možné skontrolovať, aby sa predišlo problémom s úpravou toho istého súboru viacerými ľuďmi, aj keď spoluautorstvo (viacerí používatelia upravujú ten istý súbor súčasne) sú podporovaní aj pre moderné dokumenty balíka Office, za predpokladu, že všetci používatelia používajú balík Office 2010 alebo novší.

Spoločnosť Microsoft ponúka niektoré pomerne silné funkcie zabezpečenia a zhody v balíku Office 365, z ktorých mnohé môžu byť využívané proti Microsoft SharePoint Online. Väčšina ďalších podnikových balíkov na správu dokumentov, napríklad Ascensio System OnlyOffice, ponúka základné bezpečnostné funkcie, ako sú povolenia a sledovanie auditov. Microsoft SharePoint Online tieto funkcie tiež podporuje, ale obsahuje aj funkcie s veľkosťou nad konkurenciou. Pre začiatočníkov môžete vytvárať politiky, ktoré sa zaoberajú napríklad štítkami dokumentov, prevenciou straty údajov, uchovávaním dokumentov a prístupom nadriadeného. Štítky dokumentov sa používajú na identifikáciu dokumentov, ktoré môžu obsahovať citlivé údaje, ako sú kreditné karty, čísla sociálneho zabezpečenia alebo údaje o zákazníkoch.

SharePoint ponúka nástroje nielen na vytváranie a správu týchto štítkov, ale aj na ich aplikáciu na existujúce dokumenty (alebo dokonca e-maily, ak používate kompletnú sadu Office 365) na základe obsahu dokumentu. Podobné nástroje sú k dispozícii na zabránenie strate údajov, napríklad na zabránenie zdieľania dokumentov, ktoré obsahujú citlivé informácie mimo vašej organizácie. K dispozícii sú aj nástroje na správu uchovávania dokumentov, a to ako na zabránenie používateľom natrvalo odstrániť dokumenty, ako aj na vynútenie archivácie alebo odstránenia po definovanom časovom období. V mnohých z týchto prípadov spoločnosť Microsoft ponúka preddefinovanú skupinu filtrov určených na uľahčenie dodržiavania predpisov v rôznych krajinách vrátane zákona o prenosnosti a zodpovednosti v zdravotnom poistení (HIPAA) a príslušných predpisov. Aplikáciu politiky môžete tiež nakonfigurovať pomocou hľadaných výrazov. Tieto zásady je možné aplikovať na Microsoft SharePoint Online alebo na jednotlivé weby.

Protokolovanie auditu možno použiť na sledovanie aktivít na úrovni používateľa alebo administratívnych zmien. Po povolení protokolovania môžete v protokole auditu vyhľadať konkrétne akcie, používateľov, časové okná alebo hľadané výrazy, aby ste mohli zamerať svoje zobrazenie. Jednou z funkcií, ktorá už bola spomenutá, eDiscovery, je komplexný nástroj na lokalizáciu dokumentov súvisiacich s konkrétnou témou, napríklad súdnym konaním. Pomocou služby eDiscovery môžete vyhľadávať dokumenty, ktoré sú v rámci predvolania alebo inej žiadosti o informácie, chrániť príslušné dokumenty tak, že podržíte im, alebo dokonca exportovať príslušné súbory, aby vyhoveli žiadosti.

Ak tieto bezpečnostné funkcie znie zastrašujúco, potom vedzte, že sú úplne voliteľné a ak sa rozhodnete ich ignorovať, nedostanú sa do cesty. K dispozícii sú aj štandardnejšie bezpečnostné možnosti, ako napríklad skupinové alebo užívateľské povolenia. Môžete tiež nakonfigurovať, ako funguje zdieľanie súborov mimo vašej organizácie, napríklad zdieľanie iba s autentifikovanými používateľmi, nastavenie období vypršania platnosti pre anonymný prístup alebo použitím skupiny na riadenie toho, kto môže externe zdieľať dokumenty. Môžete tiež nakonfigurovať zdieľané odkazy tak, aby poskytovali prístup k dokumentom iba na čítanie.

Flexibilný a rozšíriteľný pracovný tok

Microsoft SharePoint už nejaký čas podporuje vytváranie pracovných postupov a SharePoint Online nie je výnimkou. Zatiaľ čo väčšina systémov na správu dokumentov s modulom workflow podporuje základné úlohy správy dokumentov, ako sú napríklad smerovanie kontroly alebo žiadosti o podpis, Microsoft SharePoint Online sa úzko integruje s Microsoft Flow, nástrojom na vytváranie pracovných tokov medzi rôznymi platformami. Pomocou aplikácie Flow môžete odosielať žiadosti o schválenie, keď sa dokumenty načítajú do knižnice, integrujete sa s Microsoft Forms, aby ste smerovali informácie k príslušnému kontaktu, alebo prepojte knižnicu dokumentov s platformou cloudových úložísk tretích strán, ako sú DropBox Business alebo Google Drive for Práca. Spoločnosť Microsoft ponúka viac ako sto šablón toku, alebo si môžete posúvať svoje vlastné.

Ďalšou oblasťou, ktorú spoločnosť Microsoft presadzuje ako integračný bod do svojej holistickej platformy na správu informácií, je Microsoft PowerApps. Zámerom technológie PowerApps je, že používatelia môžu veľmi ľahko (relatívne) vytvárať aplikáciu, ktorá dokáže zachytávať a ukladať údaje v aplikácii Microsoft SharePoint (dokonca aj pomocou aplikácie Flow). Tieto PowerApps môžu byť uvedené v Microsoft Store a môžu byť použité pre interné obchodné procesy alebo ako portály orientované na zákazníka.

Keď už hovoríme o aplikáciách, dlhodobý vzťah spoločnosti Microsoft s vývojármi znamená, že katalóg aplikácií Microsoft SharePoint je plný aplikácií, ktoré môžete integrovať do svojich lokalít Microsoft SharePoint. Tieto aplikácie prichádzajú v platených aj bezplatných možnostiach, mali by ste si však uvedomiť, že aj bezplatné aplikácie prichádzajú s cenou. Povolenia aplikácie Microsoft SharePoint sú rovnaké, ako by ste očakávali od svojho mobilného zariadenia. Každá aplikácia obsahuje zoznam vecí, ktoré bude aplikácia schopná robiť s vašimi dokumentmi a údajmi, preto by sa s nimi malo zaobchádzať s náležitou starostlivosťou. Za správnych okolností môžu aplikácie Microsoft SharePoint pridávať funkcie, ako sú vylepšené možnosti upozorňovania, ďalšie možnosti kalendára, integrácia do iných služieb a množstvo ďalších možností.

SharePoint Online je výkonná platforma

Reputácia Microsoft SharePoint za to, že je ťažké ho spravovať alebo dokonca používať, je výsledkom zamerania sa na funkcie nad použiteľnosťou. Vďaka zvýšenému zameraniu Microsoftu na sprístupnenie Office 365 a jeho rôznych komponentov správcom na čiastočný úväzok (najmä tým, ktorí sa do úlohy dostanú nevyhnutne), je Microsoft SharePoint Online odhalením, pokiaľ ide o ponúkanie pokročilých funkcií, ktoré oslovujú podnikových zákazníkov bez toho, aby riešenie tak zložité, že ho nemôžu využívať menšie IT obchody. Aby som bol spravodlivý, stále existuje niekoľko komplikácií správy Microsoft SharePoint, vrátane viacerých umiestnení pre administratívne nastavenia. Konfigurácia väčšiny funkcií je však omnoho jednoduchšia ako v minulosti.

Ceny balíka Microsoft Office 365 sú agresívne a Microsoft SharePoint Online je možné získať za veľmi rozumných 5 dolárov na používateľa mesačne. Stále je to však ďaleko od stanovenia ceny $ 1 na užívateľa a mesiac, ktorú môžete získať od konkurenta Ascensio System OnlyOffice, nášho výberu ostatných editorov. Napriek tomu, vďaka svojmu novému zameraniu na jednoduché použitie, pokročilým funkciám spolupráce a zabezpečenia ponúknutým s technológiami Flow, eDiscovery a širokej škále konfigurovateľných zásad správy, Microsoft SharePoint Online ľahko získava jednu z ocenení našich editorov za správu dokumentov. kategórie.