Efilecabinet online hodnotenie a hodnotenie

efileCabinet Online (ktorý začína na $ 15 na užívateľa za mesiac) je plnohodnotný systém na správu obchodných dokumentov (DM), ktorý integroval nové webové používateľské rozhranie (UI), ktoré je intuitívnejšie, so silnejšou digitalizáciou súborov a funkciami ukladania. eFileCabinet Online vyniká v ponuke riadenia verzií, zdieľania súborov a funkcií uchovávania a dodržiavania dokumentov. Jeho sada funkcií je prispôsobená potrebám malých a stredných podnikov (SMB). Ak sa zdá, že tieto pokročilé funkcie sú ohromujúce alebo ak je spolupráca na vašom zozname želaní vyššia, potom náš výber editorov vyberie Zoho Docs Standard, ponúka lepšie funkcie spolupráce.

Online balíky eFileCabinet

eFileCabinet Online ponúka používateľom širokú škálu možností pre ich potreby DM. Nie je však k dispozícii žiadna bezplatná skúšobná verzia a štruktúra cien sa od poslednej kontroly zmenila. eFileCabinet Online začína na $ 15 na užívateľa za mesiac (účtované ročne) s 25 GB úložného priestoru, ale iba na zdieľanie súborov a bez akejkoľvek DM funkcie. Úroveň $ 30 na používateľa a mesiac Advantage je spoľahlivejším východiskovým bodom, pretože ponúka 1 terabajt (TB) úložného priestoru, prístup k systému eFileCabinet DM, bezpečné zdieľanie súborov a prístup k užitočným šablónam. Úroveň Advantage zahŕňa aj integráciu Microsoft Office, uchovávanie (správu), nástroje na zabezpečenie súladu a dvojfaktorové overenie (2FA). Jedinou nevýhodou tejto úrovne je jej minimálna požiadavka pre troch používateľov. Tento plán zahŕňa aj integráciu s eSignature a Intuit QuickBooks.

Úplnejšou ponukou je obchodná úroveň, ktorá stojí 55 dolárov na používateľa mesačne bez minimálnych požiadaviek na používateľa. Zahŕňa všetky funkcie úrovne Advantage, ale do zmesi pridáva automatizáciu podnikových procesov, smerovanie súborov špecifických pre údaje, automatické pomenovávanie / ukladanie súborov a rozpoznávanie optických znakov podľa zóny (OCR). K dispozícii je aj úroveň Enterprise, jej cena sa však bude líšiť v závislosti od licencie a funkcií.

Začíname pracovať s eFileCabinet online

Ak sa chcete zaregistrovať v službe eFileCabinet Online, musíte si najprv s obchodným tímom vytvoriť ukážku vyplnením online formulára alebo volaním na bezplatné číslo. Zástupca spoločnosti vám potom ponúkne 15-minútovú ukážku, pomôže vám určiť, ktorý plán je pre vás najvýhodnejší a pomôže s nastavením. Od nášho posledného preskúmania bol produkt eFileCabinet Online prepracovaný a prestavaný na platforme HTML5, takže už nevyžaduje Microsoft Silverlight. To znamená, že sa teraz dá použiť v akomkoľvek prehliadači a je tiež kompatibilný s Mac.

Nové používateľské rozhranie eFileCabinet Online je omnoho čistejšie ako staré používateľské rozhranie so zjednodušenými ponukami a zabudovanými funkciami pomocníka. V hornej časti informačného panela sú rozbaľovacie ponuky Nové, Zdieľať, Upraviť, Začíname a Potrebujete pomoc? Tlačidlá. Súbory sú usporiadané ako ich papierové náprotivky, tj v skrinkách, zásuvkách a priečinkoch. V ponuke Nové môžete vytvárať zásuvky, priečinky a skrinky. Ponuka Zdieľať obsahuje možnosti zdieľania prostredníctvom e-mailu, SecureDrawer a ďalších. Začíname a „Potrebujete pomoc?“ Pomocou tlačidiel môžete otvoriť zasúvacie okno s dvoma kartami: Pomoc a Naučiť sa základy, z ktorých druhá ponúka prehliadku softvéru a návody na jednoduché úlohy. Ponuka hamburger na ľavej strane palubnej dosky vám umožňuje prístup k administratívnym nastaveniam, možnostiam elektronického podpisu, možnosti prepnutia do klasického zobrazenia softvéru a ďalšie.

Medzi nové funkcie patrí integrácia s Citrix ShareFile. Ak na spoluprácu na dokumentoch používate Citrix ShareFile, môžete namapovať priečinky Citrix ShareFile vo vnútri eFileCabinet Online. Text dokumentu môžete prehľadávať, pokiaľ je čitateľný; efileCabinet Online automaticky OCR PDF a obrazové súbory.

eFileCabinet ponúka svoju bezplatnú stolnú aplikáciu SideKick. Je predstavovaná plávajúcou kruhovou ikonou, ktorú môžete presunúť kdekoľvek na obrazovke. Kliknutím na ňu rozbalíte a získate prístup k svojmu účtu, spravovať dokumenty, odovzdávať nové dokumenty, vyhľadávať a ďalšie. Desktopová aplikácia SideKick sa synchronizuje s vaším účtom v reálnom čase a predstavuje pohodlný spôsob prístupu k súborom bez prihlásenia do prehliadača.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

S eFileCabinet Online môžete zdieľať súbory s internými a externými používateľmi a sledovať neobmedzené verzie dokumentov. Funkcie nahlásenia a odhlásenia vám umožňujú sledovať súbory a viacnásobné úpravy toho istého dokumentu súčasne. Jednou z vynikajúcich funkcií je, že keď zdieľate súbor, môžete ho chrániť heslom a dokonca aj uviesť dátum vypršania platnosti, ak pracujete s citlivým obsahom. Používatelia môžu do každého súboru pridať metadáta, aby sa zlepšilo vyhľadávanie a poskytli okamžité informácie. Všetky súbory je možné prezerať vložené, takže nemusíte čakať na stiahnutie.

Ak máte účet v aplikácii DocuSign alebo Citrix RightSignature, každý z nich môže byť integrovaný do hlavného panela eFileCabinet Online, aby ste mohli zaznamenávať elektronické podpisy. Dokumenty môžete poslať komukoľvek na podpis a iba odosielateľ potrebuje účet, rovnako ako v aplikácii Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online tiež ponúka úplnú integráciu so službou Salesforce. Od spoločnosti Salesforce môžete pristupovať k súborom a presúvať ich do eFileCabinet Online.

Existujú aj užitočné nástroje organizácie. Ako správca môžete vytvárať a používať šablóny pre svoje kabinety. Napríklad, ak chcete vytvoriť kabinet pre niekoľko oddelení, všetky s rovnakými zložkami vo vnútri, potom to môžete nastaviť raz a použiť šablónu na každé z nich. Ak však chcete vytvoriť šablónu, musíte najprv vytvoriť knižnicu. Páčilo by sa mi, keby v mojom účte už bola vzorka knižnice.

Ak chcete vytvoriť knižnicu, použite rozbaľovaciu ponuku Nová ponuka, ktorá na stránke správcu obsahuje knižnicu, subknižnicu a šablónu. Na tejto stránke je uvedený postup „Ako pridám šablónu“, ale keď som na ňu klikol, objavila sa správa, že nie je k dispozícii. Po dvoch pokusoch sa objavila správa s pokynmi. Podobne môžete vytvárať pracovné postupy zložené z automatických akcií vyvolaných určitými udalosťami. Toto je však k dispozícii iba pri použití klasického zobrazenia. Medzi ďalšie pokročilé funkcie patrí uchovávanie dokumentov, auditovanie a plány likvidácie.

eFileCabinet Online má aplikácie pre Android a iOS. Pomocou týchto aplikácií si môžete prezerať, spravovať a zdieľať svoje súbory. Fotoaparát môžete použiť aj na zaznamenávanie a ukladanie dokumentov na cestách. Pomoc online, ktorú je možné vyhľadať, je k dispozícii priamo z používateľského rozhrania softvéru a obsahuje články, videá a používateľské príručky, ktoré je možné stiahnuť. K dispozícii sú tiež tipy na používanie niektorých funkcií. Môžete tiež kontaktovať eFileCabinet Online priamo prostredníctvom živého chatu, e-mailu a telefónu. Na hlavnej stránke Pomocníka sa zobrazuje priemerná doba čakania na telefón a rozhovor, čo je pekné. Živá podpora prostredníctvom rozhovoru alebo telefónu je k dispozícii v pracovné dni od 8:00 do 17:00 (horský čas).

Všetky funkcie DM na jednom mieste

eFileCabinet Online nemusí mať najzaujímavejšie meno, ponúka však množstvo funkcií, ktoré pomôžu vášmu organizovanému a vyhovujúcemu pracovnému pobytu. Či už potrebujete sledovať dokumenty alebo spravovať projekty, eFileCabinet Online vám môže pomôcť. Jeho prepracované používateľské rozhranie to všetko ešte uľahčuje a nové integrácie ponúkajú viac možností zdieľania a elektronického podpisu. Ale pre podobnú skupinu funkcií spolupráce plus možnosť upravovať dokumenty online a na mobilných zariadeniach je našou voľbou nášho editora výber Zoho Docs Standard vynikajúce riešenie.