Preskúmanie a hodnotenie firmy Dropbox

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Používatelia môžu zdieľať dokumenty niekoľkými rôznymi spôsobmi. Najprv bude každý súbor, ktorý umiestnite do priečinka tímu, automaticky k dispozícii každému v rovnakom štandardnom účte. Po druhé, môžete zdieľať odkaz na priečinok alebo dokument rovnako ako na Disku Google, ktorý môžete nastaviť ako verejný (ktokoľvek s odkazom má prístup) alebo ho môžete obmedziť niekoľkými spôsobmi. Ak nechcete, aby bol súbor alebo priečinok verejný, môžete ho chrániť heslom, obmedziť ho iba na členov tímu a / alebo nastaviť dátum vypršania platnosti. Môžete tiež nastaviť oprávnenia na úpravy pre priečinky aj súbory.

Vo Dropboxe nemôžete upravovať dokumenty; Keď kliknete na tlačidlo Otvoriť v súbore, budete presmerovaní na server Microsoft Office 365 online, kde musíte buď nastaviť podnikový účet, alebo sa prihlásiť do existujúceho. Toto nie je ideálne najmä preto, že program Box (pre firmy) zahŕňa bezplatný prístup k online kancelárskym aplikáciám spoločnosti Microsoft. (Účty Dropbox Basic a Pro zahŕňajú aj bezplatný prístup.)

Prípadne sa môžete zaregistrovať pre Dropbox Paper, ktorý je vo verzii beta, ale je otvorený pre všetkých používateľov Dropbox. Pomocou Dropbox Paper môžete vytvárať a upravovať dokumenty, komentovať a priradiť súvisiace úlohy. Po prepojení štandardného účtu s Dropbox Paper môžete získať prístup k dokumentom Dropbox Paper z hlavného panela Dropbox. Dokumenty Dropbox môžete vložiť do dokumentov Dropbox Paper, ale nebude ich možné upravovať. Ak chcete na dokumentoch spolupracovať, mali by ste ich najprv vytvoriť v Dropbox Paper.

Nedostatok skutočných možností úprav dokumentov sa neporovnáva s nástrojom Google Drive for Work, ktorý má online úpravy a sleduje zmeny. Túto funkciu ponúkajú aj iné systémy DM, napríklad Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online a Zoho Docs Standard.

Ak si stiahnete aplikáciu Dropbox na pracovnej ploche, môžete použiť funkciu s názvom Odznak Dropbox, ktorá rozširuje niektoré funkcie Dropboxu na súbory Microsoft Excel, PowerPoint a Word. Na všetkých dokumentoch uložených v Dropboxe sa objaví odznak, takže môžete vidieť, kto súbor prezerá alebo upravuje, pridávať komentáre, zdieľať súbor a prezerať históriu súborov. Dropbox tiež odporúča používať aplikáciu pre stolné počítače na nahrávanie celých priečinkov a veľkých súborov, pretože uploader webových stránok má limit 10 GB.

Všetky súbory, ktoré označíte ako obľúbené, budú k dispozícii aj v režime offline, musíte ich však vykonať jeden po druhom, rovnako ako v Citrix ShareFile. Je to pekná funkcia, aj keď aplikácie Evernote for Business a Google Drive for Work vám umožňujú prístup k všetkým vašim súborom offline.

Okrem aplikácie pre stolné počítače má Dropbox aj mobilné aplikácie pre Android a iOS. Dropbox Business nedávno pridal niekoľko nových mobilných funkcií v systéme iOS, ktoré používateľom umožňujú vidieť aktivitu súboru a spätnú väzbu tímu v ukážke súboru. Spoločnosť plánuje tieto funkcie čoskoro pridať do systému Android. Všetky tieto mobilné aplikácie sa synchronizujú s vaším online účtom. Mobilné aplikácie vám umožňujú vytvárať súbory a priečinky a zdieľať ich. Zahŕňa tiež ďalšiu dôležitú mobilnú funkciu, a to skenovanie dokumentov pomocou telefónu, buď z existujúceho priečinka fotoaparátu alebo zhotovením fotografie a jej transformáciou na dokument. Dropbox robí dobrú prácu, keď načrtáva akýkoľvek dokument, ktorý sa snažíte skenovať, či už je to malý ako vizitka alebo stránka v plnej veľkosti. Vyrovnáva obrázok (aj v prípade mierne pokrčeného dokladu, ktorý sme počas testovania hodili) a umožňuje vám zachytiť naraz až 10 strán, ktoré môžete uložiť do ľubovoľného priečinka Dropbox buď vo formáte PDF alebo súbor PNG. Rovnako ako u iných dokumentov v systéme Dropbox môžete k nemu pridať komentáre alebo @mention niekoho, aby ste jej oznámili, že by sa mala pozrieť.

Aplikácia Dropbox Business je vynikajúca, pokiaľ ide o zdieľanie alebo komentovanie dokumentov týmto spôsobom, pokiaľ stále pracujete s mobilnou aplikáciou. Ak máte nainštalovaný Adobe Acrobat, môžete k dokumentu pridať podpis, alebo to môžete urobiť priamo z aplikácie. Obrázok môžete tiež označiť dátumom alebo vlastným textom.

Jedinou chybou je pomocný text, ktorý obsahuje iba stručnú zmienku o tom, ako rozpoznávať text, a tento záznam bol väčšinou zbytočnou informáciou. Dokonca sme kontaktovali technickú podporu pre ďalšie informácie (bez toho, aby sme ich informovali, že sme boli v tlači), jednoducho požiadali o ďalšie informácie a potom ich nikdy neodpovedali potom, ako sme im ich poskytli. Dôvodom dotazu je, že mobilná aplikácia obsahuje vyhľadávacie pole, z ktorého vyplýva, že môžete naskenovať dokument, ktorý ste uložili do PDF, pomocou textového vyhľadávania. Hľadanie slova „čokoláda“ v dvojstránkovom dokumente, ktorý sa konkrétne týkal čokolády, však prinieslo nulové výsledky. Pokiaľ to dokážeme povedať, používatelia by mali funkciu mobilného skenovania považovať skôr za mechanizmus snímania obrázkov než za nástroj na optické rozpoznávanie znakov (OCR). Ak je vaša budúca hromada dokumentov vyžadujúcich OCR, mali by ste mať lepšie výsledky s jedným z víťazov Editors 'Choice v našej mobilnej skenovacej aplikácii, Abbyy FineScanner alebo Evernote Scannable.

Ostatné schopnosti boli podobne zmätené, napríklad zdieľanie. Naskenovaný dokument môžete poslať e-mailom niekomu alebo môžete vytvoriť odkaz, ktorý môžete zdieľať takmer so všetkým, ale stráviť niekoľko frustrujúcich minút hľadaním týchto funkcií v rozhraní. Keď ich však nájdete, mobilné skenovanie Dropboxu je dosť slušný nástroj, aj keď úplné OCR by bolo v budúcich verziách vyhľadávaným doplnkom.

Integrácia a bezpečnosť

Dropbox je v hre cloud storage už dlhú dobu a má významnú prítomnosť API pre vlastné integrácie. Podpora Dropboxu bola všade všadeprítomná medzi niektorými z najpopulárnejších aplikácií od spoločností ako Adobe, Microsoft, Salesforce a Slack. Je to tiež jedno z najdostupnejších API, ktoré podporuje širokú škálu prístupných programovacích jazykov. To sa premieta priamo do splnenia budúcich obchodných požiadaviek popri súčasných potrebách procesov a spolupráce. Platforma Dropbox DBX ponúka integráciu s viacerými nástrojmi a poskytuje centrálnu polohu na pripojenie obsahu, zariadení a aplikácií.

Pokiaľ ide o bezpečnosť údajov, Dropbox udržuje certifikácie ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a ISO 22301. Zachováva tiež záruky SOC1, SOC2 a SOC3. Zhoda so zákonom o prenosnosti a zodpovednosti v zdravotnom poistení (HIPAA) nie je v predvolenom nastavení aktívna a vyžaduje si obchodnú dohodu (BAA) s vašou organizáciou pred splnením. Protokoly auditu aktivít sú tiež k dispozícii pre správcov, čo môže byť užitočné pri udržiavaní súladu so zákonom Sarbanes-Oxley Act (SOX). Dropbox tieto regulačné úspechy ovplyvňuje a vo veľkej miere ich pripisuje investícii do vlastníckych dátových centier. Na rozdiel od napríklad Jungle Disk, ktorý jednoducho ponúka svoje softvérové ​​riešenie nad úložnou infraštruktúrou Amazon Web Services (AWS) alebo Rackspace Managed Cloud, investoval Dropbox do svojich vlastných dátových centier. To mu poskytuje priamejšiu kontrolu nad bezpečnosťou údajov a možnými problémami s dodržiavaním predpisov než konkurenti, ktorí ich prenechávajú tretím stranám.

Dropbox zatiaľ nevytvoril funkciu správy šifrovacích kľúčov používateľa, takže všetky kľúče sú pod kontrolou Dropboxu. Majú však veľmi prísne kontroly nad tým, ktoré údaje sú k dispozícii technikom na účely riešenia problémov, a to iba vtedy, keď je to absolútne nevyhnutné. Nie je to úplné súkromie, ale usilovne pracovali na tom, aby si získali svoju dôveru. Aj keď to nemusí stačiť na kvalifikáciu pre FedRAMP, je to s najväčšou pravdepodobnosťou dosť dobré pre mnoho prípadov.

Dropbox tiež podporuje niekoľko stratégií dvojfaktorového a viacfaktorového overovania (MFA), ktoré zahŕňajú použitie textovej správy SMS, ktorá doručuje samostatný kód do mobilného zariadenia používateľa, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA alebo Windows Authenticator. Dropbox dôrazne odporúča, aby používatelia využívali tieto funkcie, pretože pridávajú príjemnú vrstvu bezpečnosti okolo citlivých údajov.

Takmer komplexný obchod

Dropbox ponúka veľa pomoci, ak by ste narazili na problémy, vrátane sprievodcu PDF, samostatnej podpory, prehľadávateľného centra pomoci a podpory prostredníctvom živého chatu, e-mailu a telefónu (pracovné dni, 8:00 - 20:00 ET). Pre telefonickú podporu musíte vygenerovať PIN kód, ktorý môžete urobiť priamo z hlavnej stránky pomocníka.

Prostredníctvom jednoduchého používateľského rozhrania (UI), neobmedzeného ukladania a získavania súborov a rozsiahlych používateľských povolení, Dropbox Business pomáha vášmu tímu efektívnejšie spolupracovať. V skutočnosti sa Dropbox pýši tým, že 300 000 tímov používa Dropbox Business. Ak chcete súbory upravovať online, musíte si vytvoriť samostatný účet Microsoft 365, ktorý môže zvýšiť náklady, alebo použiť Dropbox Paper, ktorý nie je úplne integrovaný. Najlepšie softvér pre správu dokumentov nájdete v dokumente Editors 'Choice Zoho Docs Standard. Pre univerzálne riešenie cloudového ukladania a zdieľania súborov v podnikovej triede je Dropbox Business vynikajúcim riešením a úplne si zaslúži označenie PCMag Editors 'Choice.