Recenzia a hodnotenie Asana

Nadšenci produktivity milujú Asanu - az dobrého dôvodu. Tento nástroj na spoluprácu v tímoch online sa špecializuje na riadenie pracovných tokov, ale tiež zabezpečuje nemilou drzosť správy úloh s aplombom. To znamená, že Asana by sa nemala zamieňať s plnohodnotným softvérom na riadenie projektov, a to napriek svojej novej funkcii časovej osi. Neobsahuje ani natívne sledovanie času ani iné pokročilé nástroje, ktoré očakávame pri plnom rozsahu riadenia projektov. Ale pre správu úloh a pracovných postupov je to flexibilný a elegantný nástroj, ktorý môžete ohýbať podľa svojej vôle. Asana je jednou z najlepších aplikácií pre spoluprácu a produktivitu pre tímy a voľba editorov.

Ceny a plány

Ak chcete vidieť, o čom je Asana, služba ponúka bezplatnú úroveň účtu pre tímy s 15 a menej členmi. Jediné ďalšie hlavné obmedzenia sú v tom, že nemôžete použiť zobrazenie Asany na časovej osi, rozšírené informačné panely alebo rozšírené vyhľadávacie nástroje. O všetkých týchto prvkoch sa podrobne diskutuje neskôr. Používatelia účtu zdarma získajú všetky ďalšie funkcie správy úloh, vrátane schopnosti vytvárať úlohy, priradiť k nim ľudí, pridávať termíny splatnosti, písať komentáre a priložiť súbory. Počet úloh alebo projektov, ktoré môžete vytvoriť, nie je nijako obmedzený. Pred prechodom na platenú úroveň služieb vám odporúčame používať bezplatný účet najmenej niekoľko týždňov v malej testovacej skupine.

Asana Premium stojí 119, 88 dolárov na osobu za rok alebo 11, 99 dolárov na osobu, ak platíte mesačne. Účet Premium zahŕňa všetko v bezplatnom účte a odstraňuje obmedzenia veľkostí tímov, dashboardov a vyhľadávacích nástrojov. Prémiové účty prichádzajú s niekoľkými ďalšími výhodami, vrátane funkcie Asana's Timeline, súkromných tímov a projektov, vlastných polí, závislostí úloh, administratívnych kontrol a podpory priorít. Súkromné ​​projekty sú prístupné iba pozvaným členom, zatiaľ čo projekty, ktoré nie sú súkromné, sú prístupné všetkým členom tímu.

Veľmi malé tímy s 15 alebo menej osobami, ktoré chcú prémiové funkcie, platia nižšiu sadzbu: 75 dolárov na osobu za rok alebo 7, 50 dolárov na osobu za mesiac. Študentské skupiny môžu tiež spoločnosť kontaktovať a získať bezplatnú šesťmesačnú skúšobnú verziu služby Asana Premium. Cena sa v posledných rokoch zvýšila, ale ľudia, ktorí majú existujúce a aktívne dohody z Asany, môžu pokračovať za nižšie ceny.

Pre porovnanie, Todoist Premium stojí 29 dolárov ročne na osobné použitie alebo 29 dolárov na osobu za rok v tímoch. Na najvyššej úrovni Podio začína na 9 dolárov na osobu za mesiac alebo zhruba 86 dolárov na rok, ak sa platí ročne. Asana je teda oveľa drahšia ako todoista, ale cena je blízko k plánom Podio Basic a Plus.

Asana má tiež funkcie kanbanových dosiek, takže aj ďalšie obľúbené kanban aplikácie, ako napríklad Trello, Wrike a Volerro, sú na porovnanie tiež spravodlivou hrou. Trello účtuje 119, 88 dolárov za osobu za rok, rovnako ako Asana. Volerro účtuje iba 7, 99 dolárov na osobu a mesiac. Spoločnosť Wrike si za svoju profesionálnu úroveň služieb (117, 60 dolárov na osobu za rok) účtuje takmer rovnakú sumu ako prémia Asana Premium a oveľa vyššiu sadzbu za služby na úrovni Business (297, 60 dolárov na osobu za rok)

Čo je Asana?

Asana je nástroj na správu pracovných tokov, ktorý primárne používate na správu úloh. Od tradičných aplikácií na riadenie projektov sa líši najmä tým, že nemá štruktúru. Asana je ako balíček kariet, zatiaľ čo softvér na riadenie projektov je ako stolová hra. Doskové hry sú navrhnuté tak, aby sa hrali so sériou prednastavených pravidiel. Pre hráčov je neobvyklé, že sa príliš vzdialia od týchto nastavených pokynov, hoci každý môže občas súhlasiť s niektorými úpravami.

S balíčkom kariet máte viac možností. Napríklad by ste mohli hrať dobre známu hru so zavedenými pravidlami, ako je napríklad päť kariet, alebo si vymyslieť vlastnú hru. Povedzme, že sa rozhodnete hrať rummy. Každý pri stole sa musí najprv dohodnúť, na ktorej verzii rummy sa má hrať (rovný rum, 500 rumov, gin rummy atď.). K dispozícii je šablóna pre hru, ale presné pravidlá musia vopred stanoviť všetci hráči.

V prípade Asany existuje toľko preddefinovaných spôsobov, ako ich môžete použiť, ako sú zvyčajné spôsoby. Ďalším rozdielom je, že Asana je vhodnejšia na prebiehajúcu prácu, zatiaľ čo aplikácie na riadenie projektov sú zvyčajne lepšie pre projekty s jasným dátumom začiatku a ukončenia, ako aj výstupom. Vytvorenie a spustenie spravodajskej webovej stránky je projekt. Písanie denného obsahu pre spravodajskú webovú stránku stále prebieha.

Konkrétnejšie povedané, Asana sleduje, kto je zodpovedný za akú úlohu, informácie týkajúce sa každej úlohy a všetky ďalšie informácie týkajúce sa postupu tejto úlohy. Ak to stále znie mätúce, vedzte, že nastavenie Asany pre vaše potreby je najťažšia časť. Po tomto počiatočnom období je Asanina otvorená povaha tiež jedným z jej najlepších aspektov. Pozrite sa na príručku Asany o tom, ako začať a ako zvládnuť všetky jej vlastnosti.

Štruktúra Asany

Pred otvorením Asany všetkým v organizácii musí skupina administrátorov urobiť konečné rozhodnutie o tom, ako bude Asana implementovaná a použitá. Aj keď niektoré nástroje spolupráce uľahčujú jednoduchosť, v prípade Asany to tak nie je. Asana je intuitívna, ale akonáhle pôjdete, jej úplná absencia štruktúry môže skomplikovať ponorenie sa bez veľkého úsilia. Asana poskytuje nejakú pomoc so štruktúrou so šablónami projektov, o ktorých diskutujeme neskôr, ale perspektíva prekladu organizačnej štruktúry spôsobom, ktorý dáva zmysel, by mohla byť zastrašujúca.

Pokiaľ ide o základnú hierarchiu pracovných postupov, každý tím je zodpovedný za celý rad projektov s jednotlivými zoznamami úloh. Každá úloha môže mať podúlohy, ako aj nadobúdateľa, dátum splatnosti, prílohy, komentáre, značky a sledovateľov. Tieto úlohy a podúlohy sa používajú na sledovanie práce. Komentáre a ďalšie údaje vám pomôžu pochopiť, čo sa deje s úlohou, takže nemusíte diskutovať o záležitostiach prostredníctvom e-mailu alebo iným spôsobom. Keď sú úlohy a podúlohy dokončené, celá ich história a všetko, čo sa stalo, sa nakoniec pripojí k samotnej úlohe. Každá pracovná akcia má teda zmysluplný kontext.

Okrem schopnosti sledovať drobnosti je Asana užitočná aj na získanie širšieho pohľadu na zodpovednosť každého člena tímu. Vlastné vyhľadávania, o ktorých budeme podrobnejšie diskutovať neskôr, alebo dokonca len pozeráme na zoznam úloh niekoho iného, ​​je efektívnym spôsobom, ako zistiť, či je niekto nadmerne rezervovaný alebo má slabý výkon. Tieto informácie môžete použiť na vykonanie efektívnych zmien.

Ochrana osobných údajov a bezpečnosť

Asana zabezpečuje pripojenia na svoje stránky pomocou protokolu najmenej TLS 1.1 a svoje údaje hostuje v „bezpečných dátových centrách s auditom SSAE 16 cez Amazon v USA“. Asana tiež ponúka program odmien o chybách na odhalenie slabých miest služby. Asana nedávno získala certifikát SOC 2 typu 1. Audity Soc 2 vykonáva Americký inštitút CPA a podľa tejto organizácie sa týkajú „kontrol v servisnej organizácii, ktoré sa týkajú bezpečnosti, dostupnosti a integrity spracovania systémov, ktoré servisná organizácia používa na spracovanie údajov používateľov a dôvernosť a súkromie informácií spracovaných týmito systémami. ““ Rovnako ako v prípade Slack môžete stav Asany skontrolovať aj prostredníctvom online dashboardu.

Na úrovni použitia Asana zahŕňa spoluprácu medzi všetkými členmi tímu. V Asane môžete určite zachovať súkromné ​​projekty a úlohy, ale povahou tohto nástroja je umožniť všetkým členom tímu rovnaký prístup k informáciám o aplikácii, ich editácii a interakcii s nimi. To znamená, že Asana vám umožňuje označiť projekty ako komentáre alebo prideliť túto úroveň oprávnenia jednotlivým členom.

V prípade tímov, ktoré používajú Asanu ako otvorenú platformu, je veľmi dôležité udržiavať dialóg o pravidlách zapojenia, aby sa zaistilo, že každý súhlasí s tým, že bude používať aplikáciu rovnakým spôsobom, neprepisovať si prácu ostatných a tak ďalej. Asana nedávno pridala nové možnosti zabezpečenia podniku, vrátane možnosti ovládať, ktoré aplikácie sú použiteľné počas integrácie, a obmedziť, kto môže pridávať hostí.

Pozri a cíť

Asana je k dispozícii na webe a prostredníctvom obchodu App Store a Google Play, ale neponúka aplikáciu pre stolné počítače. Niektoré aplikácie na spoluprácu, ako napríklad Slack, ponúkajú varianty stolových počítačov, ale nejde o prerušovač obchodov.

Webové rozhranie Asany je efektívne a pohotovo reagujúce, s dostatočnou farbou a dizajnovým vkusom, aby zostalo zaujímavé a užitočné bez toho, aby bolo príliš preplnené. Má aj niektoré prekvapenia, napríklad slávnostné animácie, ktoré sa občas objavujú na obrazovke, aj keď tieto mimoriadne efekty môžete zakázať, ak sa na vás nebudú lákať. Asana tiež obsahuje sériu klávesových skratiek s názvom Hacks v sekcii nastavení, ktoré pridávajú rôzne druhy funkcií a osobnosti. Napríklad po aktivácii súvisiaceho hacku zasiahnite napríklad TAB + B na trochu zábavy s mačkami.

Webový prístrojový panel je rozdelený do troch hlavných oblastí: ľavá koľajnica; hlavné okno, ktoré sa mení podľa toho, čo vyberiete zľava; a správne informačné pole, ktoré sa prehĺbi do všetkého, čo vidíte v hlavnom okne. Hlavné okno obsahuje tiež tlačidlo na rýchle pridávanie položiek, ako sú úlohy alebo projekty, vyhľadávací panel a ikona profilu. V nastaveniach profilu môžete pridať základné informácie o účte, nastaviť predvoľby upozornení, upraviť predvoľby displeja a vyššie uvedené vizuálne efekty a nakonfigurovať integráciu s inými aplikáciami, ako sú Harvest a Zapier. Asana udržuje úplný zoznam podporovaných aplikácií a integrácií.

Pri poslednej aktualizácii dizajnu prejdete cez rozhranie cez ponuku na ľavej lište, ktorú môžete tiež úplne skryť, ak sa chcete zamerať na hlavnú stránku. Hlavné možnosti sú zhora nadol, a to Domov, Moje úlohy, Doručená pošta a Informačný panel. Tieto možnosti sa môžu líšiť v závislosti od globálnych nastavení vašej organizácie. Domov je nová sekcia, ktorá zobrazuje vaše obľúbené a posledné projekty, zatiaľ čo Moje úlohy zobrazujú všetko, čo je vám priradené alebo ktoré sledujete. Ak uvidíte nový banner na ktoromkoľvek projekte na karte Domovská stránka, môžete naň prejsť kurzorom myši a zobraziť tak poslednú aktivitu. Doručená pošta je iba informačným kanálom aktivít v Asane. Do sekcie Dashboards môžete pridať konkrétne projekty, aby ste mohli sledovať aktualizácie a získať prehľad o dokončení úloh. Ak máte neprečítané upozornenia, vedľa priečinka Doručená pošta sa zobrazí žltá bodka.

Vďaka premyslenému dizajnu sa hlavné okno v Asane prispôsobí vašim potrebám. Napríklad, keď kliknete na projekt vľavo, v hlavnom okne sa objaví kontextové menu pod názvom projektu s časovou osou, kalendárom, konverzáciami, priebehom a súbormi. Položky môžete zoradiť napríklad podľa Postupníka alebo Dátumu splatnosti v ľubovoľnom zobrazení úloh, alebo si môžete zvoliť zobrazovanie iba dokončených alebo neúplných úloh. Úlohy sa po kliknutí posúvajú po obrazovke a potiahnutím sa zmení ich poradie, čím je zmena poradia naozaj jednoduchá. Ak chcete, môžete tiež usporiadať úlohy do sekcií, ale všimnite si, že tieto sekcie neovplyvňujú žiadne klasifikácie úloh inde.

Ďalšie funkcie a použitie

Asana nepochádza z funkcií. Keď vytvoríte úlohu, môžete ju priradiť členovi tímu, naplánovať dátum splatnosti alebo pridať opakujúci sa dátum, nahrať alebo odkazovať na súvisiace dokumenty, písať komentáre, pridávať značky a dokonca sa prihlásiť na odber alebo odhlásenie seba a ostatných na prijímanie upozornení kedykoľvek v úlohe nastanú zmeny. Časť Poznámky je obzvlášť užitočná, pretože okrem iného podporuje formátovanie formátovaného textu, úpravu poznámok a priame odkazy prostredníctvom symbolu @.

Značky pomáhajú lepšie prehľadávať úlohy a funkcia rozšíreného vyhľadávania, do ktorej sa neskôr ponoríme, je celkom dobrá. Interaktívne začiarkavacie políčka vám umožňujú začiarknuť úlohy hneď po ich dokončení - a rovnako ľahko ich odškrtnúť, ak vy alebo iný člen Asany niečo omylom zahodíte. Asana vám tiež dáva možnosť vytvoriť vlastné pole. Môžete pridať pole, ktoré označuje prioritu úlohy (nízka, stredná, vysoká), alebo môžete použiť vlastné polia na označenie stavu úlohy (čaká sa, prebieha, čaká sa na konečné schválenie).

Asana tiež integruje kalendár, ktorý môžete použiť na sledovanie splatnosti. Pozitívne je, že Asana berie spätnú väzbu od používateľov vážne. Po prijatí prevažne negatívnej spätnej väzby o zmenách v kalendári Asana aktualizáciu aktualizoval a pracuje na zabezpečení toho, aby sa okrem vylepšenia výkonu zachovali aj staršie funkcie.

Asana neponúka funkcie četu, čo je sklamaním, hoci sa integruje so spoločnosťami Slack a Microsoft Teams. Asana poskytuje priestor nazývaný konverzácie, nástenka, na ktorej môžu členovia tímu diskutovať o problémoch, ktoré priamo nesúvisia s konkrétnou úlohou. Členovia môžu napríklad diskutovať o rozsahu budúcich projektov, tvorivých nápadov alebo postupu. Toto však stále nie je účinné pre priame správy alebo bežné rozhovory.

Asana nie je ani najnáročnejším nástrojom pre graficky náročné projekty, ale v priebehu rokov sa zlepšila. Kanban pohľad, o ktorom diskutujeme neskôr, je jedným z takýchto zlepšení. Obrázky môžete odovzdávať do úloh, nemôžete ich však označiť v samotnej aplikácii. Môžete si však zobraziť ukážku priložených obrázkov z aplikácie.

Šablóny a pohľady

Ak si nie ste istí, ako nastaviť projekt, Asana ponúka rad šablón, ktoré môžete použiť. Ak chcete začať, stlačte tlačidlo Plus> Projekt. Šablóny sú prostredné karty. Príklady vopred navrhnutých šablón zahŕňajú program schôdzky, cestovnú mapu produktu a palubnú dosku zamestnancov. Samozrejme si môžete vytvoriť svoju vlastnú šablónu, ktorá tiež nebude prilepená k týmto štruktúram. Predstavte si ich ako východiskový bod.

Ďalšou užitočnou vlastnosťou je schopnosť Asany vytvárať závislosti medzi úlohami. Povedzme, že máme úlohu A, úlohu B a úlohu C prihlásenú v Asane. Ak sa úloha C nedá splniť, kým sa úlohy A a B nedokončia, môžeme medzi tieto tri pridať závislosti.

Potom by ste, samozrejme, mohli očakávať, že Asana bude mať nejakú funkčnosť Ganttovho diagramu. Zadajte relatívne nedávne zobrazenie časovej osi. Tu môžu používatelia vidieť všetky svoje úlohy stanovené vo formáte Ganttovho štýlu. Závislosti sú znázornené čiarami medzi úlohami a môžete vykonať ľubovoľné zmeny. Ganttov diagramy sú obzvlášť užitočné pri sledovaní toho, ako oneskorenie v jednej úlohe alebo predĺžená neprítomnosť člena tímu môžu ovplyvniť cieľové dátumy nadol. Asana tiež rozvinula schopnosť organizovať úlohy podľa pohľadu do sekcií. Tímová práca ponúka zobrazenie Ganttovho diagramu, ale nie je to tak dobre navrhnuté.

Kanban Nástenky v Asana

Asana teraz obsahuje pohľad na predstavenstvo, ktorého cieľom je dať tímom spôsob riadenia práce pomocou kanban. Aplikácie Kanban sa špecializujú na pomoc pri vizualizácii všetkej práce, ktorú je potrebné urobiť, a všetkej prebiehajúcej práce, s dôrazom na to, aby tímy neboli preťažené toľkými úlohami, že sa stratia zameranie a stanú sa menej produktívnymi. Kanban to robí obmedzením počtu úloh, ktoré môžu byť priradené osobe alebo oddeleniu v danom čase.

Trello je ďalšia aplikácia na zvýšenie produktivity, ktorá používa štýl Kanban. Jednou z metód je nastavenie niekoľkých stĺpcov, ktoré zodpovedajú stavu dokončenia. Môže mať zmysel napríklad mať stĺpce pre DEV, QA a Production. Ak chcete presunúť úlohu z jednej fázy do druhej, jednoducho ju presuňte na ďalšiu.

Upozorňujeme, že použitie tohto zobrazenia Board vyžaduje, aby ste vytvorili projekty špecificky v tomto štýle. Inými slovami, v čase tejto kontroly nemôžete jednoducho prepnúť z predvoleného zobrazenia úlohy na tento štýl. Ak chcete zmeniť svoj pohľad, počas fázy vytvárania projektu sa jednoducho pozrite do časti rozloženia a vyberte možnosť Doska.

Ako už bolo spomenuté, zobrazenia správ môžu byť užitočnejšie pre tímy, ktoré pracujú s vizuálnymi materiálmi, pretože pre každú úlohu môžete v stĺpci nastaviť krycie obrázky. Rovnako ako v prípade iných pohľadov Asany, aj v zobrazení Board si môžete vytvoriť vlastné polia a označiť komentáre priamo ľuďom so symbolom @, čo je užitočná, ale menej bežná funkcia vyhradených kanban aplikácií. Asana však nemá všetky potrebné vlastnosti kanban. Chýbajú plávajúce pruhy a nedokončené limity. KanbanFlow má všetky tieto vlastnosti.

Rozšírené vyhľadávanie a správy

Asana obsahuje vynikajúcu funkciu rozšíreného vyhľadávania. Pri vyhľadávaní výrazu na najvyššej úrovni môžete určiť, či hľadáte úlohu alebo konverzáciu. Medzi ďalšie predvolené polia patria: Priradené, V projektoch; a nasledoval. Ďalej môžete určiť, či má úloha prílohu, ak je dokončená, ako aj jej dátum splatnosti. Ak chcete podrobnejšie rozobrať, môžete pridať filtre pre vlastné polia, osoby, značky, závislosti a dokonca podúlohy. Ak nemôžete nájsť to, čo hľadáte pomocou týchto nástrojov, pravdepodobne na prvom mieste neexistuje.

Asana uľahčuje uloženie ktoréhokoľvek z týchto zložitých vyhľadávaní ako interaktívnych správ, ktoré sa nachádzajú v ľavom menu a umožňujú rýchly prístup. Tieto prehľady sa aktualizujú, keď sa nové položky zhodujú s výrazmi, a výrazy vyhľadávania môžete kedykoľvek upraviť. Ceníme si túto funkciu, pretože môže byť neoceniteľná pre manažérov, ktorí sa snažia zistiť, kto je produktívny. Dokonca aj pre jednotlivcov je to dobrý spôsob, ako sledovať individuálny pokrok v priebehu času.

Asana's Mobile Apps

Asana ponúka bezplatné mobilné aplikácie pre Android a iOS. Na testovanie sme nainštalovali Asana do zariadenia Google Pixel so systémom Android 9.0. S načítaním aplikácie a spievaním na účet sme nemali problém.

Aplikácia je nastavená trochu inak ako na webe, ale rozhranie si zachováva čistý vzhľad. Napríklad väčšina navigačných odkazov a štruktúr sa nachádza na pravej strane obrazovky namiesto naľavo. Po prihlásení vás Asana zavedie priamo do vášho zoznamu úloh, čo je pravdepodobné miesto, kde strávite väčšinu času. Aj keď všetky základné funkcie vrátane schopnosti vytvárať, sledovať a plniť úlohy sú v aplikácii, Asana má tendenciu pracovať najlepšie na veľkej obrazovke, kde môžete vidieť veľa informácií naraz, takže malá veľkosť obrazovky nie je „ t ideálne.

To znamená, že je určite možné byť produktívnym z vášho telefónu a oceňujeme, že k Asane máte prístup odkiaľkoľvek, kde máte pripojenie na internet. Najmä aplikácie majú veľa možností offline. Keď v mobilných aplikáciách pracujete offline, uvidíte sivé mraky, ktoré naznačujú, že sa obsah ešte nesynchronizoval, takže ho nikto z vašich spolupracovníkov nebude môcť vidieť, kým sa vaše zariadenie znova nepripojí a nesynchronizuje.

Balíček kariet

Premyslený dizajn Asany, plynulé interaktívne prvky a veľkorysé pridelenie členov vo svojej bezplatnej verzii z nej robia výkonnú aplikáciu na správu úloh pre osobné projekty a tímovú prácu. Chvályhodná je aj jeho flexibilita, rozsiahla sada funkcií a rôzne pohľady na pracovné postupy. Z týchto dôvodov Asana získala možnosť výberu editorov za aplikácie na spoluprácu. Aj keď to nie je lacné a jeho nedostatok štruktúry môže spočiatku spôsobiť určitú úzkosť, sľubujeme, že sa jedná o nástroj, ktorý stojí za to ho použiť.