Štandardná kontrola a hodnotenie cloudu dokumentov Adobe

Adobe je značka go-to, pokiaľ ide o publikovanie na počítači a kreatívny obsah. Zároveň je spoločnosť lídrom v oblasti súborov PDF aj v aplikácii Acrobat. Kombináciou týchto dvoch oblastí sily je spoločnosť Adobe schopná ponúknuť platformu na správu dokumentov, ako je napríklad Adobe Document Cloud (ktorý začína na 12, 99 dolárov mesačne).

Nebudete prekvapení, že vzhľadom na značku Acrobat a jej silné stránky sa spoločnosť zameriava na väčšinu nástrojov Adobe Document Cloud na manipuláciu so súbormi PDF, ako aj na oblasti, ktorým zvyčajne dominuje zvýrazňovač, papier, pero a kuriér. Aj keď to znamená, že je pre vás menej obmedzený ako pre tých správcov dokumentov, ktorí sú menej špecifickí pre formát, ako sú napríklad víťazi našich editorov Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud je stále dobrou voľbou pre malé podniky, ktoré majú štandardizáciu PDF alebo len chcete zbierať podpisy a zdieľať a sledovať dôležité dokumenty.

Balíky dokumentov Adobe Cloud

Môžete si predplatiť Adobe Document Cloud samostatne alebo ako súčasť Creative Cloud, balíka deviatich nástrojov Adobe, ktoré zahŕňajú aj Adobe Illustrator a Adobe Photoshop. Program Adobe Document Cloud je dodávaný s produktom Adobe Acrobat DC, produktom pre stolné počítače, každý však môže byť aj samostatný. Je tiež dodávaný s programom Adobe Sign na vyžiadanie digitálnych podpisov a sledovanie súvisiacich dokumentov. Neexistuje žiadna bezplatná verzia ani bezplatná skúšobná verzia programu Adobe Document Cloud, je však súčasťou balíka Adobe Creative Cloud, ktorý má bezplatnú 30-dňovú skúšobnú verziu.

Adobe Document Cloud má dva platené plány. Štandardný plán stojí 12, 99 dolárov mesačne (ktoré sme preskúmali) s ročným predplatným, alebo môžete ísť mesačne za 22, 99 dolárov mesačne. Pomocou tohto plánu môžete vytvárať, upravovať a exportovať súbory PDF a odosielať dokumenty na elektronický podpis. Štandardný plán obsahuje Acrobat Standard DC, ktorý je kompatibilný iba s Windows 7, 8 a 10.

Plán Pro stojí 14, 99 dolárov mesačne za celoročné predplatné alebo 24, 99 dolárov mesačne za mesačné predplatné. Dodáva sa s licenciou pre Acrobat Pro DC, ktorá pridáva možnosť vkladania zvukových a obrazových súborov do súborov PDF a úpravy naskenovaných dokumentov. Acrobat Pro DC je kompatibilný s Windows aj Mac (OS X v10.9 a v10.10). Zahŕňa tiež 30-dňový prístup k programom Adobe Photoshop, Lightroom a ďalšiemu softvéru Creative Cloud. Oba programy predplatného zahŕňajú bezplatné aktualizácie. Ak sa rozhodnete zakúpiť službu Creative Cloud, potom plány, ktoré zahŕňajú Adobe Document Cloud, začínajú na 49, 99 dolárov mesačne.

Začíname s programom Adobe Document Cloud

Ak sa chcete zaregistrovať v aplikácii Adobe Document Cloud, môžete sa prihlásiť do svojho existujúceho účtu alebo si pomocou Adobe vytvoriť účet. Či už sa rozhodnete prihlásiť sa na odber služby Creative Cloud alebo len Adobe Cloud Cloud, musíte zadať svoje kontaktné a platobné informácie a rozhodnúť sa, či chcete mesačný alebo ročný plán.

Pravdepodobne ste už predtým použili produkt Adobe, aj keď len na prezeranie súborov PDF, takže používateľské rozhranie aplikácie Adobe Document Cloud (UI) môže vyzerať dobre známe. Funkcie sú rozdelené medzi služby PDF a služby Adobe Sign. Na hlavnom paneli môžete pristupovať k svojim súborom a exportovať, upravovať a vytvárať súbory PDF. Môžete tiež kombinovať súbory a používať tri obchodné funkcie: Vyplniť a podpísať, Poslať a sledovať a Poslať na podpis. Adobe Document Cloud je kompatibilný s používateľskými rozhraniami dotykovej obrazovky.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Adobe Document Cloud sa netýka iba ukladania súborov a viac informácií o kolaboratívnych pracovných postupoch s PDF, či už upravujete a zdokonaľujete firemné dokumenty, alebo potrebujete odoslať zmluvy na viac podpisov. Program Adobe Document Cloud podporuje ukladanie viacerých typov súborov, ale tieto súbory je potrebné skonvertovať do formátu PDF, aby bolo možné úpravy upravovať. Toto obmedzenie je použiteľné v určitých prípadoch použitia, napríklad pri spolupráci medzi pracovníkmi so spolupracovníkmi s vlastnou licenciou Acrobat, môže to však byť kritické opomenutie pre organizácie, ktoré koordinujú prácu s externými používateľmi pri vytváraní dokumentov. Súbory je možné exportovať ako programy Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint alebo iné súbory. Na druhej strane, Adobe Acrobat DC (nie Adobe Cloud, ale desktopová aplikácia Acrobat, ako aj mobilné aplikácie) môžu osloviť poskytovateľov cloudových úložísk, ako je Microsoft OneDrive for Business a DropBox Business, aby spravovali súbory PDF, ktoré môžete mať v jedno z týchto miest.

Existuje niekoľko nástrojov na spracovanie bežných úloh so súbormi PDF v aplikácii Adobe Document Cloud, vrátane vytvárania súborov PDF (skutočne konvertovanie dokumentov do PDF, pretože ich nemôžete vytvoriť od začiatku), kombinovania viacerých súborov do PDF, reorganizácie stránok PDF a exportu. súbory do PDF. Tieto nástroje určite nie sú výhradné pre používateľské rozhranie Adobe Document Cloud, pretože licencovaní používatelia môžu vykonávať rovnaké úlohy v aplikácii Adobe Acrobat DC alebo mobilných aplikáciách v systéme Android alebo iOS. Ale možnosť cloudovej voľby pre tieto úlohy určite ponúka určité výhody používateľom, ktorí môžu vykonávať prácu z viacerých počítačov. Súbory PDF upravené v aplikácii Adobe Document Cloud môžu dokonca využiť funkciu optického rozpoznávania znakov (OCR) na konverziu naskenovaných súborov PDF do upraviteľného alebo prehľadateľného textu. Toto je funkcia, ktorá je obzvlášť užitočná pre organizácie s existujúcou knižnicou papierových dokumentov.

Tam, kde Adobe Document Cloud skutočne prichádza do úvahy, je jeho schopnosť zvládnuť úlohy, ktoré sú bežne potrebné potom, ako dokument dosiahne konečný alebo takmer konečný stav. Nie je to náhoda, že toto je to isté miesto, ktoré Adobe obýva už viac ako desať rokov v aplikácii Acrobat a vo formáte PDF. Funkcie, ktoré mnohí používatelia považujú za samozrejmosť, ako napríklad schopnosť vkladať písma, komprimovať obrázky a spracovávať schopnosti formulárov, robia z Acrobatu solídnu voľbu pre všetko od publikovania predajných dokladov po produktové príručky po právne dokumenty a medzi tým.

Spoločnosti, ktoré trávia akékoľvek množstvo času smerovaním dokumentov tam a späť za účelom kontroly alebo podpisu, môžu z programu Adobe Document Cloud nesmierne profitovať. Použitie e-mailu na odoslanie dokumentov určených na tlač, podpísanie, skenovanie a odoslanie späť e-mailom je neuveriteľne neefektívne v porovnaní so schopnosťou Adobe Document Cloud zvládnuť smerovanie dokumentu viacerým signatárom. Možnosti ako ochrana heslom, denné alebo týždenné pripomenutia a možnosti sledovania sú, celkom povedané, posledné nechty v rakve akéhokoľvek argumentu, pokiaľ ide o nákladová výhoda programu Adobe Document Cloud. Je tiež potrebné poznamenať, že možnosti podpisu získané pomocou programu Adobe Document Cloud sú ľahko na špičkovej úrovni systémov správy dokumentov, ktoré sme preskúmali. Microsoft SharePoint Online prináša do hry niektoré podobné funkcie a podporuje viac formátov súborov, ale nezaobchádza so súbormi PDF rovnako dobre ako s Adobe Document Cloud.

Formuláre môžete ľahko vyplniť pomocou funkcie Vyplniť a podpísať. Pohodlne si môžete uložiť bežne používané polia, vrátane mena, adresy, e-mailu a telefónu, takže tieto informácie nemusíte opakovane zadávať. Po vyplnení formulára ho môžete uložiť ako súbor PDF alebo ho vytlačiť. Súbory môžete zdieľať s kýmkoľvek (za predpokladu, že máte e-mailovú adresu) pomocou funkcie Odoslať a sledovať a rozhodnúť sa, či budete dostávať upozornenia, keď príjemca súbor uvidí. Tieto funkcie sú k dispozícii aj pre všetky súbory, ktoré ste mohli uložiť v účte Creative Cloud.

Po výbere súboru môžete pridať pole na podpis, počiatočné pole alebo blok na podpis, ako aj meno a dátum. Konečný dokument sa potom môže uložiť do knižnice dokumentov na budúce použitie, čo je užitočné, ak rovnakú zmluvu posielate konzistentne. Príjemcovia sa môžu rozhodnúť delegovať podpis na niekoho iného. V opačnom prípade môžu potom vyplniť všetky požadované polia a vytvoriť elektronický podpis zadaním ich mena, nakreslením alebo nahraním obrazového súboru. Voľba písania generuje niekoľko možností podpisu. Keď príjemca predloží podpísaný súbor, môže si stiahnuť kópiu alebo sa zaregistrovať na bezplatnú 14-dňovú skúšobnú verziu programu Adobe Sign (9, 99 dolárov mesačne a vyššie).

Jedným z problémov s touto funkciou je to, že vás presmeruje na používateľské rozhranie Adobe Sign a nie je okamžite jasné, ako sa dostať späť do nástroja Adobe Document Cloud alebo na informačný panel Creative Cloud. Ušetríme vám nejaký čas: Kliknite na logo Adobe Sign v ľavej hornej časti obrazovky.

Adobe Document Cloud tiež podporuje šablóny knižnice, ktoré sú opakovane použiteľnými objektmi (buď dokumentom alebo prekrývaním formulárov), ktoré je možné využiť na efektívnejšie vykonávanie opakujúcich sa úloh. Šablóny dokumentov obsahujú obsah a formu dokumentu poľa, a sú ideálne na odosielanie úplné dokumenty na podpis (zmluvy o zákazníkoch, dohody o mlčanlivosti atď.). Prekrytia formulárov sú trocha tupejšie, ale umožňujú vám pridať vopred nakonfigurovaný formulár do ľubovoľného dokumentu s rovnakým rozložením. Je to užitočné pri veciach, ako sú bloky na podpis obchodných listov, formuláre, ktoré si vyžadujú rôzne značky alebo verbifikácie v závislosti od zákazníka, a nespočetné množstvo ďalších prípadov použitia.

Spoločnosť Adobe má niekoľko mobilných aplikácií pre Android a iOS, ktoré rozširujú funkcie aplikácie Adobe Document Cloud. Aplikácia Acrobat Reader Mobile odráža to, čo vidíte na pracovnej ploche a online. Môžete prezerať a upravovať súbory PDF na cestách. Ak ste pripojili svoj účet, máte tiež prístup k súborom z Dropboxu, OneDrive alebo iných poskytovateľov cloudového úložiska. Aplikácia Adobe Sign Mobile vám umožňuje elektronicky podpisovať dokumenty, vyžadovať elektronické podpisy od ostatných a sledovať pokrok. Svoj podpis môžete tiež ľahko zachytiť pomocou dotykovej obrazovky telefónu, uložiť ho a použiť v aplikácii Adobe Document Cloud. Do aplikácie sa môžete prihlásiť pomocou svojho prihlasovacieho ID alebo Adobe ID, aby bola prepojená s vaším účtom.

Aplikácia Fill & Sign Mobile sa dá použiť na vypĺňanie a podpisovanie formulárov na cestách, hoci táto aplikácia nie je pripojená s váš účet Adobe. V skutočnosti nepotrebujete Adobe ID. Pomocou neho môžete dokonca nasnímať obrázok formulára a vyplniť ho na svojom mobilnom zariadení. Keď už hovoríme o snímkach, aplikácia Adobe Scan zmení kameru vášho mobilného zariadenia na prenosný skener dokumentov, dokonca vám umožní nahrať súbor PDF do programu Adobe Document Cloud, kde OCR dokáže previesť váš dokument z jednoduchého obrázka na text, ktorý môžete upravovať alebo kopírovať.

Spoločnosť Adobe ponúka rozsiahlu pomoc v prípade problémov. Môžete vyhľadávať v aplikácii Adobe dôkladný dokumentáciu online podpory, pri jednoduchých vyhľadaniach sa však vyskytlo niekoľko chybových hlásení. Môžete tiež navštíviť fóra používateľov. Ak sa potrebujete spojiť s Adobe, môžete použiť live chat, ktorý je k dispozícii 24/7 alebo 7 volanie podporný tím v pracovné dni medzi 17:00 - 19:00 (PST). Predtým, ako budete môcť priamo kontaktovať spoločnosť Adobe, musíte najprv vyplniť interaktívny formulár špecifický váš problém. Je to trochu nepríjemnosť (aj keď sa snaží ponúknuť možné riešenia skôr, ako zavoláte alebo začnete chat).

Spoľahlivá služba elektronického podpisu a spolupráce

V októbri spoločnosť Adobe predstavila aktualizácie programu Adobe Document Cloud, ktoré zahŕňajú centrálne centrum dokumentov a podporu pripojených mobilných aplikácií. Spoločnosť tiež uviedla, že zjednodušila kontrolu dokumentov a pridala dotykové úpravy na tabletoch. Okrem toho funkcia umelej inteligencie (A) s názvom Adobe Sensei pomáha automatizovať opakujúce sa úlohy pri používaní programov Adobe Scan a Adobe DC.

Adobe Document Cloud nie je určený na plnohodnotnú službu správy dokumentov, čo znamená, že sa neporovnáva s Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online, pokiaľ ide o širokú podporu typov súborov, synchronizáciu, robustné zabezpečenie a prispôsobenie. Aby som bol spravodlivý, však , Adobe Document Cloud vyniká v poskytovaní kľúčových funkcií v oblastiach zamerania pre svojich zákazníkov. Spoločnosť Adobe navyše ponúka integráciu do hlavných podnikových cloudových systémov, ako je Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce a niekoľko ďalších. Tieto integrácie slúžia na zefektívnenie vášho podnikania využitím silných stránok viacerých cloudových služieb, čo vám umožňuje vykonávať bežné pracovné úlohy v kontexte vašej oblasti zamerania - či už ide o zaslanie dokumentu na webovú lokalitu SharePoint na pripomienkovanie alebo zaslanie zmluvných dokumentov pre podpis zákazníkom v rámci Salesforce.

Ak vaša firma potrebuje zefektívniť zdieľanie a sledovanie dôležitých dokladov a zbieranie podpisov, Adobe Document Cloud to urobí. Je to najmä v prípade, že je spárovaný s aplikáciou Acrobat DC, ktorá má väčšiu kompatibilitu súborov, integrácie a možnosti úprav. Pre úplné možnosti správy dokumentov budete pravdepodobne hľadať inde, aj keď existuje veľká možnosť, aby ste zvážili program Adobe Document Cloud, aj keď to nie je vaša voľba pre systém správy dokumentov. Čas sú peniaze a vďaka schopnostiam digitálneho podpisu a formulárov by sa Adobe Document Cloud stal užitočnou investíciou a nevyhnutnou súčasťou vášho podnikania.