Kontrola a hodnotenie výdavkov

ExpensePath je typom toho, koľko hráčov v našom {ZIFFARTICLE id = "340113"}} sledovaní výdavkov usilujú sa o Roundup, a to ľahko použiteľné riešenie s dobrou úpravou za cenu, ktorá je príťažlivá pre malé a stredné podniky (SMB). Táto platforma ponúka mobilným zamestnancom intuitívne užívateľské rozhranie (UI) spolu s jednoduchým procesom predkladania výkazov výdavkov. Celkovo ExpensePath (so základnou cenou 9 dolárov za používateľa) ponúka kompletnú sadu funkcií, vrátane komplexných nástrojov a optického rozpoznávania znakov (OCR), ale ten, ktorý spadá o niečo pod úroveň štandardu Certifikáty vydavateľov a Rydoo. Jeho jednoduché funkcie mobilného odosielania však môžu uspokojiť potreby niektorých finančných manažérov bez toho, aby obetovali presnosť.

Ceny a plány

ExpensePath zriaďuje počiatočný účet bezplatne a poskytuje zákazníkom bezplatné skúšobné verzie, ktoré zvyčajne bežia približne mesiac. 30-dňové obdobie poskytuje primeraný zmysel toho, ako bude produkt fungovať pre používateľov, finančné oddelenie a spoločnosť.

ExpensePath ponúka flexibilné oceňovanie, ktoré môže dobre fungovať pre menšiu spoločnosť. Každý mesiac sa zameriava na počet používateľov a množstvo použitia (inými slovami, výkazy výdavkov vytvorené počas mesiaca) a potom zákazníkovi účtuje nižšiu z týchto dvoch súm. Ceny začínajú na 8 alebo 9 dolárov za používateľa za mesiac a potom klesnú na 5 dolárov za používateľa za mesiac v závislosti od počtu používateľov; použitie ceny sa tiež líšia. To umožňuje ExpensePath súťažiť priamo s nízkonákladovými riešeniami, ako je Rydoo, a stavia sa výrazne pod podnikovo orientovaných hráčov, napríklad Concur Expense.

Napríklad, ak má zákazník 15 používateľov, obyčajne by to bolo 135 dolárov za 9 dolárov na používateľa. Ak má SMB v tom mesiaci vytvorené 10 alebo menej prehľadov výdavkov, potom sa namiesto toho účtuje 80 dolárov, čo je paušálna sadzba za menej ako 10 prehľadov. Ak SMB vytvoril viac ako 10, účtuje sa im $ 135, nie 150 dolárov, čo je paušálna sadzba pre ďalšiu úroveň pre 10 až 20 prehľadov. Tento cenový model je vynikajúci pre zákazníkov, pretože zabraňuje preplatkom na základe použitia alebo plateniu používateľom, ktorí predkladajú prehľady iba niekoľkokrát do roka.

Rezanie na Chase

Rozhranie webového panela a rozhrania mobilných aplikácií ExpensePath sú premyslené a vzájomne sa dopĺňajú rôznymi procesmi. Ani jeden z nich nie je príliš prepracovaný a obe jasne označujú ikony úloh v logickom poradí. Dizajn a vizuálny dojem súčasnej webovej stránky sú menej moderné ako Abacus alebo Rydoo, ale stále sú roztočmi lepšími ako tie, ktoré nájdete pre Expensify; podľa predstaviteľov spoločnosti sa má stránka prepracovať do konca roku 2018.

Záhlavie webového rozhrania obsahuje rozbaľovacie zoznamy Dashboard, Výkazy výdavkov, Konfigurácia, Účtovníctvo a výkazníctvo a Moje výdavky. Správcovský informačný panel jednoducho uvádza počet používateľov (z ktorých každý môže byť rozbalený), počet správ o výdavkoch, pre ktoré je potrebná akcia, a zoznam položiek akcie. Výkazy výdavkov predvídateľne zobrazujú buď čakajúce alebo všetky prehľady.

Rozbaľovacia ponuka Konfigurácia je miestom, kde pre administrátora začína ťažká prevádzka. Tu riešite všetko od profilov spoločnosti až po kódy projektov vrátane profilov používateľov a skupín používateľov, profilov oddelení, univerzálnych zásad výdavkov, zásad kategórií výdavkov a zásad oddelení.

Účtovníctvo je tiež vážne. Tu sa rozhodnete, či chcete exportovať svoje údaje do účtovných programov Intuit QuickBooks, Intacct Online alebo Oracle NetSuite. Môžete tiež exportovať náhrady a schválené prehľady vo formáte CSV. Okrem toho ExpensePath spolupracuje s účtami American Express, MasterCard a Visa. Údaje z týchto kariet môžete importovať prostredníctvom priameho bankového toku, odkazov na jednotlivé karty alebo odovzdaním súboru. Funkcie prehľadov sú rovnaké ako pri certifikácii a nie sú také všeobecné, ako sú náklady na správu. Je usporiadané tak, ako by ste mohli očakávať, usporiadané používateľom, kódom projektu, kategóriou alebo trendmi.

Mobilné aplikácie sú k dispozícii pre iPhone a Android. Zamestnanci môžu snímať obrázky z potvrdení, vytvárať, upravovať a odosielať správy o výdavkoch priamo zo svojho zariadenia alebo z webového rozhrania v celom svojom systéme. Správcovia sú automaticky informovaní e-mailom o prehľadoch, ktoré je potrebné skontrolovať, a môžu ich schváliť alebo zamietnuť zo svojho telefónu bez stiahnutia mobilnej aplikácie.

Prebieha online

ExpensePath urobil počiatočné nastavenie na testovacom účte a označil ma za správcu. ExpensePath integruje zákazníkov nastavením každého nového zákazníckeho účtu s údajmi zadanými z financovania zákazníka. Raz som pridal svojho testera ako používateľa na testovanie schopností mobilnej aplikácie.

Ako správca som sa podrobne venoval pravidlám univerzálnych výdavkov, pridal som nový limit pre predajný tím a zmenil som vekový limit pri odosielaní prehľadov z 30 na 15 dní. Páčila sa mi flexibilita nastavení a procesu konfigurácie pravidiel, pretože nie všetci zamestnanci sú si rovní.

praktický

Určenie jednoduchosti použitia pre produkty na sledovanie výdavkov je najmenej dvojaký proces. Pozrel som sa na to z pohľadu finančného oddelenia a manažéra, ako aj z pohľadu predkladateľa správy zamestnancov alebo výdavkov.

Po prihlásení ako správca som išiel do rozbaľovacej ponuky konfigurácie. V časti Nastavenia spoločnosti som označil východiskovú menu, mieru automatického preplatenia, začiarknite políčko, ktoré vyžaduje od manažérov, aby sa vyjadrili k schváleniu alebo zamietnutiu správy, a ďalšie políčko, ktoré vyžaduje, aby sme ako správcovi zaslali e-mail, keď bude správa pripravená. na preskúmanie a schválenie. Páčilo sa mi, že existuje aj možnosť požadovať predbežnú autorizáciu na veľké výdavky, ako sú cestovné, letenky, hotely a požičovne áut, možnosť, ktorú Rydoo tiež poskytol, ale nebol k dispozícii v systéme Abacus. Ostatné konfigurácie a úlohy týkajúce sa kontroly a schvaľovania správ boli jednoducho bezproblémové.

Ako používateľ som si uvedomil, že naše zásady výdavkov sa dajú ľahko dosiahnuť pomocou rozbaľovacej ponuky v pravom hornom rohu webového rozhrania. Zamestnancovi to uľahčí udržiavanie súladu s predpismi a predkladanie správ, ktoré sa rýchlo schvália, čím sa šetrí každý čas. Žiadny z ďalších produktov nemal prehľad o zhode, kde by používatelia mohli vidieť svoje limity na prvý pohľad.

Novo prerobená mobilná aplikácia (stiahla som si verziu pre Android) sa tiež ľahko dohodla. Jeho úvodná obrazovka nám poskytla možnosť koncepcie prehľadov, vytvorenia záznamu o výdavkoch (čo aplikácia označuje ako „nepridelené výdavky“), nájdenie predtým vyfotografovaného potvrdenia v galérii potvrdení alebo vytvorenie rýchleho potvrdenia. To vám umožní rýchlo vyfotografovať účtenku; neskôr môžete vytvoriť záznam a pripojiť k nemu fotografiu. Vypracovanie správy bolo také jednoduché ako zadanie názvu, pridanie výdavkov, ktoré ste zadali, a odoslanie.

Žiadny OCR

Nevýhodou je, že ExpensePath nemá možnosti OCR, ktoré dokážu na obrázku rozpoznať informácie, ako sú ceny alebo dátumy; všetky svoje informácie musíte zadať ručne. To je dosť významné opomenutie, keď sa vezme do úvahy, že mnoho konkurentov vrátane certifikátov Editors 'Choices Certify a Rydoo robí z OCR hlavnú časť procesu zachytávania výdavkov. E-mailové upozornenie, že správa bola pripravená v potrubí nášho správcu na kontrolu, bolo doručené podľa očakávaní.

Celkovo je ExpensePath cenovo výhodné riešenie na sledovanie výdavkov SaaS, ktoré by malo robiť pre väčšinu malých a stredných podnikov, pokiaľ vám nevadí manuálne zadávanie údajov. Jeho ľahko použiteľné funkcie prispôsobenia dávajú finančným ľuďom aj zamestnancom dostatok priestoru na prispôsobenie parametrov tak, aby vyhovovali individuálnym situáciám a firemnej politike, zabezpečovali súlad a uľahčovali audity vrátane užitočných kódov GL. Zatiaľ čo certifikáty Editors 'Choices Certified a Rydoo ponúkajú väčšiu funkčnosť s mierne vyššou ranou za vaše peniaze, ExpensePath je riešenie, ktoré stojí za zváženie.