Bezdrôtový skener dokumentov es-500wr od spoločnosti Epson - kontrola a hodnotenie účtovných vydaní

Bezdrôtový skener dokumentov Epson WorkForce ES-500WR - účtovná edícia (499, 99 dolárov) je ľahký až stredne odolný stolný skener dokumentov na podávanie listov vhodný na použitie v malých kanceláriách a pracovných skupinách. Ide o variáciu WorkForce ES-500W, ktorá je súčasťou vylepšeného nástroja na skenovanie a spracovanie dokumentov spoločnosti Epson, ScanSmart a doplnku pre účtovníctvo ScanSmart Accounting Edition. Ak vaše podnikanie vyžaduje opakované manuálne zadávanie finančných údajov, bude ES-500WR príťažlivou alternatívou k našej voľbe editorov spomedzi skenerov dokumentov základnej úrovne, Brother ADS-2700W.

Výučba starého psa nové triky

Najväčší rozdiel medzi ES-500WR a ES-500W je v softvéri Accounting Edition, takže tu nie je veľa aktualizácií hardvéru. Rovnako ako model ES-500W meria 6, 6 x 11, 6 x 6, 9 palca (HWD) so zatvorenými zásobníkmi a hmotnosťou 8, 1 libier. Je to o niečo väčšie a o 2, 5 kilogramu ťažšie ako zariadenie Brother ADS-2700W, jeho veľkosť je približne o 2, 1 kilogramu ľahšia ako pri modeli Panasonic KV-S1026C-MKII a o niečo menšie vo všetkých rozmeroch ako je voľba editorov HP ScanJet Pro 3000.

Nezabúdajte však, že kým sú zatvorené a mimo prevádzky, žiadny z týchto strojov nezaberá veľa miesta na stole. Ale s automatickým podávačom dokumentov (ADF) a výstupnými zásobníkmi otvorenými a pripravenými na prácu sa zvyčajne zdvojnásobujú na výšku a na trojnásobok (alebo viac) na dĺžku.

Podávač ADF na modeli ES-500WR pojme až 50 originálov a jeho denný pracovný cyklus je 4 000 skenov. Tu uvedené konkurenčné modely sa dodávajú aj s 50-hárkovým podávačom ADF. Pokiaľ ide o pracovný cyklus, ES-500WR spadá do stredu balenia, s ADS-2700W a KV-21026C-MKII, ktoré podporujú 1 000 ďalších skenov denne a skenovanie ScanJet 3000 je o 500 menej.

K jednotke ES-500WR sa môžete pripojiť priamo prostredníctvom rozhrania USB 3.0, káblovej alebo bezdrôtovej siete prostredníctvom siete Ethernet alebo Wi-Fi alebo pomocou smartfónu alebo tabletu s komunikáciou v blízkom poli (NFC). NFC je sieťový protokol typu peer-to-peer, ktorý umožňuje skenovať listy vložené do vstupného zásobníka do mobilného zariadenia klepnutím na hotspot NFC umiestnený oproti ovládaciemu panelu na čelnej strane skenera. K svojim mobilným zariadeniam sa môžete pripojiť pomocou rozhrania Wi-Fi Direct alebo skenovať na pamäťové jednotky Flash a ďalšie pamäťové zariadenia cez port USB na zadnej strane šasi.

Ovládací panel je jednoduchý a má sedem tlačidiel: Napájanie, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi zap./vyp., Vynechanie detekcie dvojitého posuvu, pomalý režim, zastavenie, spustenie a NFC. K dispozícii je tiež sedem stavových svetiel: režim AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, chyba, režim automatického podávania, pripravený, detekcia dvojitého posuvu a režim pomalý. Všimnite si, že neexistujú žiadne tlačidlá ani displej na výber profilov, výber jednostranného alebo obojstranného skenovania alebo poskytnutie skenera akýmkoľvek iným pokynom. Všetko, čo sa spracúva z programu ScanSmart, buď manuálne po naskenovaní stránok alebo automaticky, podľa sady predkonfigurovaných pokynov uložených v profiloch pracovného toku, ktoré spoločnosť Epson volá.

Robustný obchodný softvér

ES-500WR sa dodáva s prístupom na stiahnutie do ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (pre Windows), Nuance PDF Converter (pre Mac) a Presto! BizCard. Skôr než skutočné rozhranie skenera a program na spracovanie a správu dokumentov, ScanSmart je skôr škrupina, ktorá integruje existujúce obslužné programy a programy a pomáha im plynulejšie interagovať so skenerom samotným a navzájom. Epson Scan 2 a Document Capture Pro sú dodávané ako súčasť programu ScanSmart.

S ES-500WR získate doplnok Accounting Edition, známy tiež ako Manager príjmu. Okrem schopnosti spoločnosti ScanSmart prijímať rozšírenia doplnkov a integrovať aplikácie sa podľa spoločnosti Epson tiež učí, ako identifikovať opakujúce sa údaje, ako sú mená a logá predajcov, mesačné výdavky atď. Inými slovami, čím viac ho použijete, tým efektívnejšie spracúva vaše finančné skenovanie Správca príjmu. Rozpoznáva a extrahuje údaje z naskenovaných potvrdení, faktúr a iných finančných dokumentov a potom ich ukladá do svojej vlastnej vstavanej databázy. Manažér príjmu potom môže exportovať dáta do QuickBooks Online alebo do súborov kompatibilných s Microsoft Excel, ktoré potom môžete importovať do jedného alebo do mnohých iných účtovných programov, to znamená s určitou manipuláciou s dátovými stĺpcami v Správcovi príjmu alebo v exportovanom súbore CSV. v Exceli alebo v oboch.

Moja jediná skutočná sťažnosť týkajúca sa účtovného vydania ScanSmart je, že priamo nepodporuje iné populárne účtovnícke programy.

Pred balením

Spoločnosť Epson hodnotí ES-500WR pri 35 jednostranných stranách za minútu (ppm) a 70 obojstranných obrázkoch za minútu (alebo ipm, kde každá strana je obrázkom). Testoval som ES-500WR cez Ethernet pri 300 dpi s ScanSmart Accounting Edition na našom štandardnom testovacom počítači Intel Core i5 so systémom Windows 10 Professional. Nový softvér nezvýšil rýchlosť skenovania a spracovania dokumentov v porovnaní s modelom ES-500W, ktorý už bol veľmi výkonný.

Pozrite si Ako testujeme skenery

Zníženie času medzi okamihom, keď sa posledná strana dotkne výstupného zásobníka a keď ScanSmart uloží dokument do použiteľného formátu súboru - tým, čo nazývame „oneskoreným“ časom, ES-500WR naskenoval náš 25-stranový jednostranný textový dokument rýchlosťou 40 str./min. A náš 25-stranný obojstranný dokument rýchlosťou 75, 7 obr./min, podstatne rýchlejšie ako hodnotenie spoločnosti Epson. Model ES-500WR naskenoval, spracoval a uložil rovnaké testovacie dokumenty do obrázka PDF rýchlosťou 37, 7 str./min. A 67, 7 obr./min, čo je slušný výkon v porovnaní so svojimi ratingmi a so svojimi konkurentmi.

Je to asi o 2, 5 ppm rýchlejšie a 1, 5 x pomalšie ako u modelu ES-500W, o 3 ppm rýchlejšie a o 2, 3 mil. Metrov pomalšie ako ADS-2700W od spoločnosti Brother, 2, 4 ppm a 2, 5 mil. S1026C-MKII.

Pri skenovaní do prehľadávateľného PDF, formátu, ktorý je priaznivejší pre vyhľadávanie a vyhľadávanie dokumentov, ES-500WR naskenoval a uložil náš 25-stranový obojstranný (50 obrázkov) testovací dokument za 44 sekúnd. Toto skóre zviazalo jeho súrodenec ES-500W a je o dva alebo dva rýchlejšie ako modely Brother a HP. Po 1 minúte a 6 sekundách sa Panasonic zdvihol dozadu.

Skenovanie podnikového skenovania

Aký dobrý je nehorázne rýchly skener, ak výsledný upraviteľný text vyžaduje hodiny na opravu chýb? Dnešná technológia OCR je našťastie omnoho presnejšia. Napríklad model ES-500WR naskenoval a skonvertoval naše štandardné stránky Arial a Times New Roman bez chýb až na 6 bodov, čo je pre väčšinu podnikových aplikácií dosť presné. To predbehne 8 bodov z predchádzajúcich ES-500W za obe písma bez chýb.

Na 5 stránkach bez chýb na našej testovacej stránke Arial a na bezkonkurenčných 4 bezchybných miestach na stránke Times New Roman zostáva impozantný skener ADS-2700W od spoločnosti Brother najpresnejším skenerom, ktorý tu bol skontrolovaný asi za rok. Medzitým Panasonic KV-S1026-MKII zviazal model ES-500WR a tlačiarni HP ScanJet 3000 sa podarilo skenovať až na 8 bodov, pričom obe písma boli bezchybné.

Tiež som naskenoval niekoľko stôp kreditných kariet a faktúr a potom som použil profil ScanSmart Action na presun údajov do a otvorenie Správcu potvrdení.

Ďalšia fáza zahŕňa export údajov do QuickBooks Online alebo do súboru CSV Excelu. Integrácia manažéra príjmu s QuickBooks je dobre automatizovaná. Keď po otvorení QuickBooks na vašom počítači kliknete na Export do QuickBooks v ScanSmart, otvorí sa okno, ktoré vás vyzve na prihlásenie do QuickBooks a potom postupujte podľa pokynov, ktoré vás prevedú zvyškom procesu.

Pri exportovaní do súboru CSV jednoducho vyberte túto akciu v ScanSmart a pomenujte a uložte súbor. To, čo sa bude diať ďalej, závisí od toho, čo chcete s údajmi robiť. Jeho príprava na import do účtovného programu si pravdepodobne vyžaduje aspoň nejakú manipuláciu v Exceli. Ak máte základné znalosti programu Excel, príprava súborov CSV na import do iného programu je jednoduchá. V závislosti od toho, do akého programu chcete importovať údaje, môže byť postup opísaný v dokumentácii daného softvéru.

Ak nie, existuje množstvo dokumentov pokrývajúcich označovanie záznamov a manipuláciu s CSV na stránkach spoločnosti Microsoft a inde. Aj keď to niekedy môže byť komplikovaná práca, nie je to naozaj komplikované. Bolo by však oveľa jednoduchšie, keby ScanSmart Accounting Edition podporoval niekoľko populárnejších účtovníckych aplikácií.

Časovo úsporný softvér

Pri podnikaní v domácnosti alebo v malej kancelárii možno jedným z náročnejších opakujúcich sa prác je zadávanie údajov z tlačených dokladov, faktúr a iných finančných dokumentov do účtovníckeho programu. Vďaka podpore skenovania finančných dokumentov, získavaniu relevantných údajov a ich príprave a exportu do tabuliek QuickBooks Online alebo Excel sa Epson ES-500WR dôkladne pustil do automatizácie tohto procesu. Integrácia aplikácie QuickBooks je dobre vyvinutá a mala by vám alebo vašej organizácii ušetriť čas automatizáciou procesu zadávania finančných údajov. Na druhú stranu, s integráciou do Excelu budete možno musieť masírovať údaje do záznamov CSV kompatibilných s vašou účtovnou aplikáciou.

Kým širšia integrácia s inými účtovnými programami by poskytla väčšiu hodnotu organizáciám, ktoré nepoužívajú QuickBooks, proces prípravy záznamov CSV na import v Exceli je základný. Aj keď to stojí o 100 dolárov viac, ako je voľba editora Brother ADS-2700W, ES-500WR stojí za vyššiu cenu, ak schopnosť skenovania a exportovania finančných údajov ušetrí drahocenný čas pre vaše podnikanie.