Meeteorové hodnotenie a hodnotenie

Príliš často nevyužívame naplno potenciál našich každodenných obchodných stretnutí, takže je ľahké cítiť, že strácajú čas. Keď si nikto nie je istý cieľom stretnutia, jeho cieľmi a očakávanými výsledkami alebo rozhodnutiami, ktoré je potrebné urobiť, spolupráca sa stáva ťažkou. Ľudia skončia strávením hodiny hovorením o veľkom pláne, po ktorom sa v skutočnosti nič nestane. Cieľom Meeteor, ktorý začína na 9 dolárov na používateľa mesačne, je pomôcť tomuto problému pomôcť.

Meeteor pomáha členom tímu organizovať ciele a materiály skôr, ako sa stretnú, zapisujú si poznámky a priraďujú položky akcie počas akcie a sledujú úlohy aj potom, čo všetci opustili miestnosť. Zámerom je zachytiť závery a nápady, ktoré vychádzajú z konkrétnej diskusie, a potom povzbudiť a sledovať následné rozhodnutia o všetkých prijatých rozhodnutiach.

Skvelý predpoklad, „šikovný“ výkon. Aj keď má softvér niekoľko vynikajúcich nápadov, má slabú implementáciu. Ak je možné funkcie rozdeliť, Meeteor by sa mohol stať skutočne užitočným nástrojom porovnateľným s niektorými z našich produktov Editors 'Choice pre online spoluprácu vrátane Podio a Slack.

Nechajte svojich ľudí, aby zavolali mojim ľuďom

Proces registrácie je jednoduchý. Meeteor je zadarmo pre tímy s maximálne piatimi členmi, čo uľahčuje kopanie pneumatík. Pre väčšie organizácie sa za webovú aplikáciu účtuje poplatok 9 dolárov za používateľa mesačne, pričom podnikové licencie sú k dispozícii za konkrétne ceny dostupné iba pri predaji Meeteor. Stretnutia s hosťami (mimo vašej organizácie) sa do licenčných podmienok nezapočítavajú, takže za jednorazového návštevníka nemusíte platiť poplatok. Softvér je integrovaný do programov Microsoft Outlook a Atlassian HipChat. Podľa Meeteor bude čoskoro k dispozícii podpora pre Kalendár Google.

Počiatočné nastavenie určuje členstvo v tíme a konfiguráciu systému. Napríklad správcovia kontrolujú, kto sa môže pripojiť k tímu a koľko tímov je. Zamestnanci s e-mailovým identifikačným číslom v doméne spoločnosti môžu mať povolenie na automatické pripojenie alebo môžu potrebovať povolenie. tímy a pracovné priestory môžu byť súkromné, pokiaľ nie sú pozvaní členovia.

Pravdepodobne budete chcieť preskúmať voliteľné pripojenie Meeteoru k programu Microsoft Outlook, pretože bez neho by nastavenie tímu mohlo byť bolesť, najmä pre väčšie organizácie. Vytvorenie organizácie - najmä ad hoc, napríklad priemyselného výboru - znamená kopírovanie a vkladanie e-mailových ID do polí Pozvánka. To je v poriadku pre pár účastníkov, ale toto rýchlo starne. IT administrátori so stromom Microsoft Windows Server Active Directory (AD), ktorý obsahuje stovky alebo tisíce používateľov, preto budú chcieť rýchlo využiť niektoré možnosti hromadného exportu. Meeteor by mal prinajmenšom požiadať o povolenie na prístup k aplikácii kontaktov alebo povoliť odovzdanie súboru CSV. V ideálnom prípade by sa mal integrovať s existujúcimi aplikáciami na správu vzťahov so zákazníkmi (CRM) alebo s obchodmi na správu identity, pretože zoznam členov Meeteor obsahuje iba meno a e-mailovú identifikáciu. Často to nestačí na to, aby ste našli správnych ľudí.

Pracovné priestory vám pomôžu zorganizovať súvisiace stretnutia na základe projektu, tímu alebo akejkoľvek inej štruktúry, ktorá pre vás pracuje. Je to v podstate zdieľaný adresár, takže môžete byť takí podrobní alebo všeobecní, ako chcete.

Pred schôdzou: Získajte pozvánku, organizujte sa

Organizácia pred stretnutím sa často skladá z snehových búrok e-mailov s rôznymi prílohami, z ktorých je aspoň jeden dôležitý príjemca nevyhnutne vyradený z distribučného zoznamu. Toto je miesto, kde Meeteor svieti najjasnejšie: Meeteor dáva každému miesto na zdieľanie súvisiacich informácií, ktoré sú prístupné, zatiaľ čo každý premýšľa o téme stretnutia. Ak nič iné, vyzýva organizátorov stretnutí, aby stanovili jasné ciele a jasný program.

Stretnutie vytvoríte definovaním jeho účelu (napríklad „Rozhodnite sa, na ktorých konferenciách by sme sa mali tento rok zúčastniť“ alebo „Vybrať príjemcov ocenenia“) a priradiť ho k pracovnému priestoru. Budete vyzvaní, aby ste vybrali účastníkov, dátum a čas stretnutia, miesto a logistiku. Toto je ďalšia oblasť, v ktorej je integrácia programu Microsoft Outlook užitočná, ak vaši správcovia IT pridali konferenčné miestnosti do globálneho zoznamu adries. Vyplnenie formulára vás neprekvapí. Ak sa tak stane, nebudete dlho zmätení. Text pomocníka je dobre navrhnutý.

Meeteor vás prevedie procesom vytvorenia štruktúrovanej agendy, ktorý vás vyzve, aby ste poskytli požadované výsledky, konkrétne body programu a pokyny „pred prácou“, ktoré pomôžu účastníkom pripraviť sa na stretnutie. Môžete nahrať dokumenty, ktoré vám pomôžu s týmto úsilím. Môžete tiež poskytnúť materiály na schôdzky, základné pravidlá a nastaviť roly, napríklad sprostredkovateľ a zapisovateľ poznámok. Žiadne z týchto polí nie sú povinné, čo je plus a mínus. Na jednej strane to uľahčuje jednoduchosť ad hoc stretnutia. Na druhej strane to podporuje kroky, ktoré tento nástroj podporuje.

Pozvanie účastníkov stretnutia zo zoznamu členov tímu je ľahké, ale na stretnutie môžete pozvať kohokoľvek e-mailom. Každý dostane agendu v predstihu spolu s pozvánkou na kalendár a zhrnutím po ukončení stretnutia. Iba používatelia Meeteoru môžu prispievať k stretnutiu s programami a poznámkami, k spravovaniu úloh alebo k spravovaniu pracovných priestorov. Je to dobré, pretože keď niekto požiada, aby sa prihlásil na Meeteor (alebo na inú službu) na jednorazové stretnutie, žiada o problémy, nehovoriac o preplnení organizačného zoznamu kontaktov.

Tam sa však problém začína, pretože plánovanie schôdzky sa začína písaním dňa, času a miesta (virtuálneho alebo fyzického). Ak nepoužívate skupinový kalendárový program programu Microsoft Outlook, budete musieť skontrolovať rozvrh svojich kolegov osobitne. To znamená, že v prípade menších organizácií alebo stretnutí s ľuďmi z rôznych organizácií budete musieť viesť osobitnú konverzáciu (napríklad „Kedy ste k dispozícii? Je utorok dobrý?“). Vynútil som si nejakú funkčnosť typu „Prosím, uveďte, kedy bude pracovať pre vás“, ako je napríklad funkcia poskytovaná spoločnosťou Doodle alebo Calendly. Ak potrebujem päť alebo desať e-mailových rozhovorov, aby som nastavil prijateľný čas na stretnutie, potom mi stačí, keď budem premýšľať, prečo potrebujem Meeteor.

Keď je schôdzka naplánovaná, je tiež na samostatnom zozname v aplikácii. Po príchode pozvánky si musím pamätať, že ju pridám do môjho iCal (alebo do ktorejkoľvek aplikácie) ručne, pokiaľ ste ju nezačlenili do aplikácie Microsoft Outlook. Ani v rámci Meeteoru nie sú stretnutia prezentované vizuálnym kalendárom; preto je ťažké vidieť, že vás niekto pozval na stretnutie v 7:30 alebo zmapoval váš deň. Zrátané a podčiarknuté: Hodnota Meeteor je zameraná skôr na vedenie a optimalizáciu potenciálu stretnutia než na plánovanie a logistiku.

Vedenie záznamu stretnutia

Účastníci môžu robiť poznámky s Meeteorom počas stretnutia, čo je pre väčšinu stretnutí výkonná a užitočná zmena procesu. Vďaka funkcii poznámok je Meeteor atraktívny, najmä pre ľudí, ktorí sa zúčastňujú mnohých stretnutí. Väčšina z nás si čmárala poznámky pre seba, ale nie sú zdieľané v časti „Čo s tým teraz urobíme?“ spôsobom, najmä po stretnutí.

Tieto poznámky môžu byť vo formáte obyčajného textu alebo označené ako úlohy, rozhodnutia alebo „učenia“. K rozhodnutiu alebo učeniu sa môžete pripojiť textom, ktorý vysvetľuje jeho odôvodnenie a dosah, ale vo svojej podstate sú to jednoducho zvýraznené poznámky. To nie je zlá vec, pretože povzbudzuje účastníkov, aby sa opýtali: „Tak, o čom sa tu rozhodlo?“

Úlohy môžete priradiť aj účastníkovi schôdzky alebo niekomu inému v organizácii. Každému je možné priradiť dátum splatnosti a uložiť ho podľa prispôsobiteľnej kategórie (napríklad „ďalšie kroky“ alebo „spätný horák“). Na najjednoduchšej úrovni je to to, za čo nakupujete. Chceli by sme však vidieť, že úlohy majú nastavenie priority alebo časové pole, ktoré v aktuálnej verzii neexistuje. Tento nedostatok môže byť problematický pre ľudí, ktorí sa zúčastňujú na viacerých projektoch alebo na početných tímoch - presne také druhy zákazníkov, ktorí sa stretávajú s veľkým stretnutím a ktorí sa o Meeteor zaujímajú.

Nemôžete tiež prideliť úlohu niekomu, kto nie je v organizácii, čo je ďalší dohľad. Predstavte si akčnú položku: „Uistite sa, že konzultant webdizajnu nám do utorka dostane nové makety.“ Dizajnér nedostane toto zadanie úlohy alebo oznámenie priamo, pokiaľ nie je účastníkom stretnutia alebo používateľom Meeteor. To nie je kritický dohľad, pretože ten, kto spravuje webdizajnéra, je pravdepodobne na tomto stretnutí. Určite by však bolo pohodlnejšie a efektívnejšie, keby sa úlohy mohli nasmerovať priamo na externých pracovníkov.

V nadväznosti

Po skončení schôdzky môžete účastníkom zaslať zhrnutie, aby mohli integrovať svoje úlohy do svojich kalendárov, čo opäť závisí od funkcií vašej e-mailovej aplikácie. Zhrnutie neukazuje, kto bol pozvaný, kto sa zúčastnil a kto bol no-show. To je ďalšia vlastnosť, ktorú by sme chceli vidieť, pretože často dostanú tieto súhrny, môže byť užitočná.

Úlohy priradené účastníkom stretnutia sa zobrazia v zozname úloh, ale riadenie úloh Meeteor je minimálne. Pravdepodobne ste ešte lepšie s plnohodnotnejšou aplikáciou na riadenie projektov alebo správu úloh, ako je Asana. Meeteor vám umožní kliknúť na položku a povedať, že ste to urobili; to je o tom. Neexistujú žiadne pokročilejšie funkcie, ako napríklad spôsob zaznamenávania, či sú všetky pridelené úlohy splnené, keď boli dokončené, alebo dokonca spôsob, ako ich oficiálne odovzdať niekomu inému („Bill to urobí“).

Relatívne málo integračných možností spoločnosti Meeteor poškodzuje službu, najmä v porovnaní s mnohými inými aplikáciami Softvér ako služba (SaaS), ktoré sa všeobecne snažia obslúžiť čo najviac integračných možností pre softvér tretej strany a ďalšie služby. Najmä nedostatočná podpora rozhrania REST API spoločnosti Meeteor, ktorá by umožnila interným vývojárom zákazníka vybudovať vlastnú integráciu, je dohľadom, na ktorý by sa spoločnosť mala zamerať. Obchodné stretnutia majú potenciál ovplyvniť akýkoľvek obchodný proces, a teda rozšírením mnohých rôznych obchodných softvérových platforiem. Dokonca aj niekoľko ďalších integrácií pre zjavných kandidátov, ako sú kalendáre a manažéri kontaktov, by bolo skvelé. Aby som bol spravodlivý, Meeteor hovorí, že sa objavuje viac takýchto funkcií. Urýchlenie tohto zlepšenia a pridanie podpory pre rozvoj nezávislej integrácie by určite pomohlo, namiesto toho, aby spoločnosť udržiavala všetko interne (ako sa zdá byť súčasná stratégia spoločnosti Meeteor).

Z praktického hľadiska musím založiť stretnutie v Meeteor po konzultácii s ostatnými ľuďmi o tom, aký deň a čas pre nich pracuje. Potom musím počas schôdzky zachytiť pridelené úlohy (a pridať ich ručne do môjho kalendára). Potom musím tieto úlohy robiť manuálne alebo pomocou inej aplikácie na riadenie projektov. Vďaka viacerým spôsobom pripojenia Meeteor k iným aplikáciám má tento softvér potenciál byť potešením pre pretrvávajúcu bolesť, ktorú zažívajú mnohí v podnikaní. Ale vo svojej súčasnej podobe to núti dosť informácií, aby ste ich mohli manuálne prerokovať alebo zadať dvakrát, aby ste si pred nákupom mali vyskúšať dôkladne vyskúšať jazdu Meeteor.