Bezdrôtový skener dokumentov es-300wr od spoločnosti Epson - kontrola a hodnotenie účtovných vydaní

Vysoko prenosný bezdrôtový skener dokumentov Epson WorkForce ES-300WR - účtovná edícia (399, 99 dolárov) je vylepšenou verziou editora WorkForce ES-300W s možnosťou výberu, ktorú sme preskúmali minulý rok. Táto posledná iterácia vlajkovej lode prenosného skenera dokumentov spoločnosti Epson uvádza iba ďalších 100 dolárov, ale jej softvér zameraný na podnikanie, ako aj prepracované a premenované rozhranie na zachytávanie dokumentov ho robia presnejším a priateľskejším k účtovníctve, čím sa zvyšuje jeho celková hodnota. Ak zhromažďovanie finančných údajov na cestách a ich exportovanie na použitie vo vašej účtovníckej aplikácii - vylučujúce potrebu ich zadávania ručne - znie atraktívne, mali by ste zvážiť ES-300WR.

Dobre premyslený spoločník na cestách

Všimnite si, že ak dávate prednosť menej mobilnému skeneru dokumentov pre stolné počítače, spoločnosť Epson tiež ponúka účtovnícke vydanie bezdrôtového skenera dokumentov WorkForce ES-500WR, ktoré je o niečo rýchlejšie, väčšie a ťažšie. Keď je prenosný model uzavretý a pripravený na cestu, meria HWD 2, 6 x 11, 3 x 3, 5 palca a váži 2, 9 libry. Veľká časť jeho výšky a hmotnosti pochádza zo vstavanej nabíjateľnej batérie. Niektoré ďalšie prenosné skenery s nabíjateľnými batériami zahŕňajú o niečo menšie a ľahšie aplikácie Canon EditorForula P-215II Scan-Tini s voľbou editorov a oveľa menšie a ľahšie Apparent Doxie Q. Prvé, ako napríklad ES-300WR a jeho dvojča ES-300W, prichádza s 20-listovým automatickým podávačom dokumentov (ADF), ktorý skenuje obidve strany obojstranných strán naraz v jednom priechode. Na druhej strane ADF Doxie Q má iba osem strán; a ak chcete naskenovať obe strany obojstranných strán, musíte naskenovať jednu stranu originálov a potom ich ručne otočiť, aby ste naskenovali ďalšie strany.

Aj keď ľahšie stroje ako cestovný skener Xerox Duplex s ručným podávaním, Visioneer Patriot P15 a vlastný prenosný skener dokumentov DS-320 od spoločnosti Epson a WorkForce ES-200 sú menšie, ľahšie a ľahšie sa prenášajú, nemajú batérie, čo znamená, že budete pripútaní k sieťovej zásuvke.

Ako rýchlo sa batérie nabíjajú v závislosti od zdroja napájania a rovnako ako mnoho iných prenosných modelov, aj model ES-300WR bude bežať a nabíjať sa zo zdrojov striedavého alebo USB napájania súčasne. Epson mi povedal, že keď sa skener používa, nabíja sa batéria zo sieťových zásuviek za pár hodín; USB 3.0 trvá približne štyri hodiny a USB 2.0 potrebuje približne 20 hodín. Skener sa nabíja rýchlejšie, samozrejme, keď je vypnutý. Spoločnosť Epson nenárokuje konkrétne hodnotenie životnosti batérie na jednu stránku, počas môjho testovania som však naskenovala stovky stránok na jedno nabitie.

Pracovný cyklus ES-300WR je 500 skenov za deň, čo je rovnaké ako pri DS-320, ES-200 a Canon P-215II, zatiaľ čo objemové hodnotenia Patriot P15 a Doxie Q sú dvojnásobné.

Kryt sa otvorí, aby sa odhalil 20-listový automatický podávač dokumentov a ovládací panel, ktorý je rozdelený medzi pravú hornú stranu skenovacej strany a pravú prednú hranu šasi. Samotné ovládacie prvky pozostávajú zo štyroch tlačidiel - napájanie, zastavenie (zrušenie), spustenie, pripojenie Wi-Fi (nastavenie Wi-Fi Protected Setup alebo WPS) - a päť stavových diód LED: Chyba, režim automatického podávania, pripravený, zapnutie / vypnutie Wi-Fi. a Batéria. Na obrázku nižšie si tiež všimnite, že v blízkosti ľavej strany tváre, takmer v malom rohu od ovládacích prvkov, je prepínač režimu prepínania medzi prepínaním medzi štandardnými dokumentmi a hrubými plastovými kartami (napríklad ID karty a kreditné karty)). Na pravom prednom okraji je prepínač na výber pripojenia Wi-Fi alebo USB.

ES-300WR môžete bezdrôtovo pripojiť k sieti prostredníctvom Wi-Fi a pripojiť k jednému počítaču pomocou USB, buď 2.0 alebo 3.0. Pomocou aplikácie Epson DocumentScan môžete skenovať do zariadení Apple iOS aj Android.

Vydanie účtovníctva ScanSmart

Od premiéry produktu ES-300W začiatkom roku 2017 spoločnosť Epson vykonala významné zmeny v zbierke softvéru, ktorú obsahuje so svojimi skenermi. Najvýznamnejšou zmenou je nový nástroj spoločnosti ScanSmart, nástroj na správu, ktorý integruje skener, podporný softvér a ďalšie aplikácie, čo im pomáha plynulejšie spolupracovať. Nové funkcie priateľské k účtovaniu sú špecifické pre softvér; sú súčasťou rozšírenej verzie pomôcky s názvom ScanSmart Accounting Edition.

Program ScanSmart vám umožňuje konfigurovať a vykonávať úlohy skenovania, ako aj vytvárať profily pracovných postupov (skenovanie do súboru, skenovanie do e-mailu atď.) Alebo prednastaviť, že spoločnosť Epson volá akcie, ktoré definujú všetky aspekty skenovacej úlohy. Aplikácia ScanSmart Accounting Edition zjednodušuje získavanie údajov zhromaždených zo skenovaných finančných dokumentov do vašej aplikácie na vedenie účtovníctva, konkrétne QuickBooks Online a Excel.

Inovácia Účtovnícke vydanie v podstate pozostáva z rozšírenia ScanSmart s názvom Správca príjmu, ktorý automaticky identifikuje a extrahuje relatívne finančné údaje z potvrdení, faktúr a iných finančných kópií a pomôže vám ich masírovať do údajov kompatibilných s programami QuickBooks Online alebo Excel. To môže potenciálne eliminovať zdĺhavé a časovo náročné manuálne zadávanie. Export v Exceli je CSV, formát akceptovaný väčšinou účtovníckych programov. Podľa spoločnosti Epson, ako používate softvér na automatické pomenovávanie súborov a rozpoznávanie potvrdení softvéru, program ScanSmart sa naučí, ako identifikovať opakujúce sa údaje, ako sú mená a logá predajcov, opakujúce sa výdavky atď. procesy kritických dát a dokumentov.

Softvérový balík obsahuje okrem softvéru ScanSmart Accounting Edition aj softvér Nuance Power PDF, alternatívu k programu Adobe Acrobat na vytváranie a úpravu PDF; Nuance PDF Converter for Mac; a NewSoft Presto! BizCard, nástroj na skenovanie a archiváciu vizitiek.

Jeden rýchly prenosný dokumentový skener

Spoločnosť Epson hodnotí rýchlosť ES-300WR rýchlosťou 25 strán za minútu (ppm) v simplexnom (jednostrannom) režime a 50 obrázkov za minútu (alebo ipm, kde každý obrázok predstavuje jednu stranu obojstrannej stránky) v duplexnom režime. Testy som vykonal cez USB 3.0 pri 300 dpi zo štandardného testovacieho počítača Intel Core i5 spoločnosti PCMag so systémom Windows 10 Professional. Skóre ES-300WR je dosť blízko k ostatným diskutovaným modelom Epson (ES-200W, ES-300W a DS-320), takže je možné povedať, že samotný skener a jeho BIOS neprešli významnými vylepšenia týkajúce sa výkonu a skutočnosť, že program ScanSmart nespracováva údaje znateľne rýchlejšie ako nedávno vymenené pomôcky Epson Scan 2 / Image Capture Pro, ktoré som použil pri testovaní minuloročného produktu ES-300W.

Pozrite si Ako testujeme skenery

Po znížení času oneskorenia (obdobie medzi skenovaním poslednej stránky a softvérom sa uloží skenovacia úloha do použiteľného obrázka alebo súboru PDF, ktorý je možné prehľadávať), ES-300WR naskenoval môj 25-stranný jednostranný dokument rýchlosťou 28, 3 strán za minútu a 25-stranový obojstranný (50-obrázok) dokument pri 54, 5 obr./min. Pre obidva dokumenty je to o 1 ppm rýchlejšie ako u modelu ES-300W. Skóre ES-320 a ES-200W sa v podstate zhodovali s hodnotami ES-300WR. Modely Visioneer P15 a Canon P-215II majú nižšie rýchlosti ako 10ppm a 20ipm, než prenosné počítače Epson. P15 skóroval 17, 1ppm a 34ipm a Canon P-215II spravoval 15, 9ppm a 30, 9pm.

V nasledujúcom teste som načasoval ES-300WR, keď naskenoval rovnaké dva dokumenty a ako ich ScanSmart spracoval a uložil do obrázka PDF. Ako sa očakávalo z mojich skúseností s predchádzajúcimi modelmi Epson, časy skenovania obrazového PDF boli takmer totožné s výsledkami v predchádzajúcom teste.

Ďalej som načasoval ES-300WR tak, ako to bolo, pomocou ScanSmart, naskenoval a skonvertoval 25-stranový, 50-obrazový dokument do viac univerzálneho prehľadávateľného PDF. Úlohu dokončili za 55 sekúnd, s iba 0, 5-sekundovým oneskorením medzi skenovaním do prehľadávateľného PDF a skenovaním do pamäte bez konverzie alebo formátovania.

Ostatné modely Epson samozrejme fungovali podobne a P15 zvládal rovnakú úlohu asi o 40 sekúnd pomalšie, ale P-215II porazil ES-300WR asi o 5 sekúnd.

Presnosť a export

Radšej by som mal skener pomalý ako nepresný. Za týmto účelom ES-300WR bez problémov previedol obe stránky písiem Arial a Times New Roman na 6 bodov, čo z nich robí najpresnejšiu zo všetkých tu uvedených skenerov. čo je o niečo presnejšie ako DS-320. Ďalšie dva prenosné fotoaparáty Epson, ES-200W a ES-300W, boli ešte o niečo menej presné. Obrátil som sa tiež na všetky prenosné skenery dokumentov, ktoré spoločnosť PCMag preskúmala za posledné dva roky, a zistila som, že ES-300WR so ScanSmart doteraz dosiahla najvyššie skóre presnosti pre prenosný skener dokumentov.

Taktiež som sa pozrel na funkcie účtovníctva v softvéri ScanSmart Accounting Edition. Získanie finančných údajov z papierovej kópie do účtovnej aplikácie je proces pozostávajúci z dvoch častí, skenovania a exportu. Naskenujete svoje príjmové doklady, faktúry atď. Do ScanSmartu, ako by ste použili akýkoľvek iný dokument, a keď skončíte, pomocou akcie ScanSmart Action odošlete údaje Správcovi potvrdení na kontrolu a dobre ich spravujte.

Kliknutím na položku Exportovať a uložiť získate možnosti exportovať do QuickBooks alebo Uložiť ako CSV. Ak vyberiete prvú, uistite sa, že sú QuickBooks otvorené, aby ich ScanSmart mohol nájsť. Program ScanSmart potom otvorí okno QuickBooks, ktoré vás najskôr vyzve na prihlásenie do aplikácie QuickBooks, a potom vás prevedie procesom priradenia polí a exportu údajov. Aj keď som to neurobil pomocou ScanSmart a QuickBooks, späť v deň, keď som robil vlastné účtovníctvo, exportoval som údaje do a z QuickBooks často. Mám podozrenie, že tento proces je podobný. Prvých niekoľko krát si vyžiadalo priradenie štítkov dátových polí QuickBooks (napríklad „Výdavky / Automobily / Údržba“) k zodpovedajúcim štítkom v prichádzajúcich údajoch. (Mám podozrenie, že program ScanSmart robí väčšinu svojho učenia.)

Keď exportujete do súboru CSV, jednoducho vyberiete túto možnosť, názov súboru a softvér odtiaľto vyberie. Ako potom údaje použijete, je len na vás. Vo väčšine scenárov, napríklad pri získavaní údajov do FreshBookov, budete ich pravdepodobne musieť trochu masírovať, prinajmenšom porovnaním a označením každého záznamu CSV s príslušnými záznamami v účtovnom softvéri. Ak máte skúsenosti s programom Excel, jedná sa iba o úvodné tabuľky 101 a online sú k dispozícii rozsiahle informácie (a najpravdepodobnejšie dokumentácia k aplikácii účtovníctva) o príprave súborov CSV na import. Aj napriek tomu by som chcel vidieť, ako ScanSmart Accounting Edition podporuje niekoľko ďalších účtovných balíkov, pretože nie každý používa QuickBooks.

Dobré pre podnikanie

Rozdiel medzi voľbou editora ES-300W a týmto novším modelom ES-300WR je v softvéri. Takže, pokiaľ ide o rozhodovanie o tom, či sa vyplatí prémia vo výške 100 dolárov, musíte premýšľať o svojom podnikaní. Ak táto nová účtovná iterácia nášho súčasného obľúbeného prenosného skenera dokumentov zachráni vás alebo niekoho iného vo vašej organizácii z hodín manuálneho zadávania finančných údajov (čo okrem nudy zvyšuje pravdepodobnosť chýb pri zadávaní) každý mesiac, samozrejme je to tak. Ak však nevidíte, že by váš podnik využíval výhody tohto zosilneného softvéru, model ES-300W je spôsob, ako ísť.