Kontrola a hodnotenie kontraktov

ContractSafe je solídne riešenie správy zmlúv s dobrým súborom funkcií a veľkým počtom možností stanovenia cien. Rovnako ako niekoľko ďalších hráčov v tomto kole súťaží sa však ContractSafe vyhýba autorstvu a namiesto toho sa zameriava na uchovávanie a zdieľanie zmlúv, vyhľadávanie a vykazovanie, bezpečnosť a upozornenia. Tieto nástroje sú zamerané skôr na cielené využívanie správy než na úplné riadenie životného cyklu, a preto sa zriecť tvorby a rozsiahleho prispôsobovania. Z tohto dôvodu mierne zaostáva za víťazmi našich editorov, Agiloft a Updraft.

Ceny a plány

ContractSafe začína na úrovni 99 dolárov mesačne pre podnikateľský plán, ktorý vám poskytuje 100 zmlúv a prístup k vyhľadávaniu zmlúv s automatickým optickým rozpoznávaním znakov (OCR). Podnikateľský plán tiež prichádza s predvolenou bezpečnosťou, správou užívateľských rolí a oprávnení a so schopnosťou posielať dokumenty e-mailom priamo do platformy. Všetky plány tiež prichádzajú s bezplatnou skúšobnou verziou, neobmedzeným počtom používateľov a pripomenutím dátumu. Spoločnosť má štyri ďalšie plány, ktoré ponúkajú väčšiu zmluvnú kapacitu a vyššiu funkčnosť:

Základný plán: 299 dolárov mesačne na 500 zmlúv. Tento plán obsahuje základnú sadu funkcií plus vlastné typy dokumentov, sledovanie zmien a doplnenie a schopnosť ukladať neobmedzené súvisiace dokumenty.

Štandardný plán: 4 000 dolárov na 1 000 zmlúv. Medzi ďalšie funkcie patrí jednosmerná integrácia DocuSign, stopa auditu, vlastné polia a šablóny.

Profesionálny plán: 699 dolárov za 2 500 zmlúv. Tento plán prichádza aj s prístupom do virtuálnej dátovej miestnosti, integrovaným prihlásením jedným vstupom (SSO), integráciou Active Directory (AD) a obojsmernou integráciou DocuSign. DocuSign je v súčasnosti jediným podporovaným poskytovateľom elektronických podpisov, ale spoločnosť uviedla, že pracuje na ďalších integráciách.

Podnikový plán: 899 dolárov na 5 000 zmlúv. Podnikový plán zahŕňa aj integráciu so spoločnosťou Salesforce. Spoločnosť ponúka vlastné ceny pre podniky, ktoré potrebujú viac ako 5 000 zmlúv.

• Plán Enterprise +: posledný prírastok, ktorý je rovnaký ako plán Enterprise, ale dosahuje najvyššie 25 000 zmlúv za 1 299 dolárov mesačne.

Správa životného cyklu zmluvy

ContractSafe udržuje veci jednoduché. Platforma nezahŕňa vytváranie zmlúv ani bohaté možnosti tvorby a úprav nástrojov, ako sú Concord a Updraft, ani používateľské rozhranie (UI) nie je nekonečne prispôsobiteľné ako Agiloft. Neexistuje ani pokročilá spolupráca a správa úloh ani automatizácia pracovných postupov schvaľovania. Získate priamu používateľskú skúsenosť (UX), ktorá je hračkou na navigáciu a vyhľadávanie v rámci vlastných filtrov a značiek. Získate tiež všetky súvisiace údaje, dokumenty, termíny a upozornenia, ktoré potrebujete pre každú zmluvu v systéme.

Keď sa prihlásite do dashboardu ContractSafe, dostanete sa priamo do hlavného archívu zmlúv. Namiesto mätúceho množstva kariet a ponúk, ktoré získate pri správe životného cyklu kupónov Coupa, všetko, čo vidíte v ContractSafe, je váš zoznam zoznamov zmlúv a univerzálny vyhľadávací panel. Všetky značky, šablóny a štítky v systéme sú prispôsobiteľné, takže pri každej položke zmluvy uvidíte typ zmluvy, názov a akúkoľvek peňažnú hodnotu, protistrany a dátumy spojené so zmluvou.

UI je rozložené podobne ako v prípade Concord a ContractWorks, ale je ešte viac zamerané. Neexistujú žiadne karty ani možnosti, ktoré vás zavedú do iných oblastí platformy. Dostanete iba tlačidlá na pridávanie zmlúv, tlač alebo export zmlúv a prepínanie na zobrazenie kalendára, ktoré zobrazuje nadchádzajúce dátumy zmlúv. Vstavané prehľady alebo analytické postupy nemajú príliš veľa, takže ak chcete spustiť akékoľvek podrobné prehľady, budete musieť exportovať údaje zo zmluvy ako súbor CSV alebo Microsoft Excel do aplikácie tretej strany.

Najpokročilejšími oblasťami hlavného panela sú vyhľadávací panel a možnosti filtra. Ak kliknete na ikonu filtra v ľavej hornej časti, môžete vykonať rozšírenejšie vyhľadávanie. Môžete vyhľadávať podľa hodnoty zmluvy, dátumu podpísania, dátumov skončenia platnosti, spoločností, strán, značiek, typov, vlastných polí a ďalších.

Všetky vlastné značky, typy a polia sú nakonfigurované na karte Nastavenia na pravej hornej strane. Možnosti „Vlastné polia a šablóny“ a „Typy zmlúv“ vám poskytujú jednoduché rozbaľovacie pole, do ktorého môžete pridať ľubovoľný počet vlastných parametrov a kategórií na správu a označovanie zmlúv. Štruktúra vyhľadávania a označovania služby ContractSafe je pri svojej jednoduchej úprave veľmi podobná štruktúre spoločnosti ContractWorks a Contract Hound. Patrí medzi najjednoduchšie funkcie kategorizácie a správy zmlúv, ktoré sme testovali.

Ponuka Nastavenia tiež umožňuje každému používateľovi prispôsobiť si informačný panel a nakonfigurovať, ktoré polia sa majú zobraziť vo svojom úložisku. Tu nájdete aj svoju vyhradenú e-mailovú adresu pre zasielanie zmlúv priamo do ContractSafe, možnosti na upgrade vášho plánu a kde môžete nakonfigurovať dvojfaktorovú autentifikáciu (2FA), SSO a integráciu DocuSign, ak ste sa prihlásili na odber účet s týmito funkciami. Najdôležitejšie pre správcov IT alebo manažérov právnych oddelení, ktorí dohliadajú na proces správy zmlúv, môžete pozvať používateľov na platformu a spravovať roly a oprávnenia. Používateľom môže byť udelený plný prístup, prístup len na čítanie alebo prispôsobené povolenia na základe konkrétnych typov zmlúv a značiek, ktoré pomôžu určiť, čo môžu vidieť rôzne oddelenia.

Na otestovanie platformy som pridal niekoľko základných typov zmlúv a značiek na zoradenie zmlúv do rôznych oddelení a použití a potom som do systému nahral niekoľko vzorových zmlúv. Môžete nahrať zmluvy výberom súborov alebo pretiahnutím dokumentov do systému, ako aj odoslaním zmlúv e-mailom v systéme Windows.

Pri pridávaní mojej zmluvy o skúške PCMag mi ContractSafe poskytla rôzne možnosti kategorizácie a súvisiace informačné polia. Najprv nastavím typ zmluvy (zo zoznamu dostupných možností alebo môžete vytvoriť nový typ priamo zo stránky zmluvy). Ak by som chcel, mohol by som spojiť zmluvu s konkrétnym účtom. Tiež som bol schopný stanoviť zmluvnú hodnotu. Zaškrtnite aj políčka, či je zmluva aktívna alebo nie a či boli v zmluve vykonané zmeny a doplnenia. Môžete tiež pridať vyhľadávané značky. ContractSafe vám tiež umožňuje priradiť súvisiace dokumenty k zmluve, a to buď odovzdaním iného dokumentu alebo prepojením zmluvy s iným súborom v systéme.

Posúvaním nadol existuje pre každú zmluvu množstvo ďalších záložiek podrobností. V časti Dátumy a pripomenutia som pridal svoj dátum účinnosti a dátum ukončenia. Môžete tiež pridať akékoľvek ďalšie kľúčové dátumy, ktoré chcete sledovať, spolu s pripomienkami. Môžete nastavovať automatické e-mailové pripomenutia, sledovať automatické obnovovanie zmlúv pomocou upozornení s upozornením a nastaviť opakujúce sa dátumy platieb a ďalších parametrov zmluvy, ktoré sú viditeľné v nadchádzajúcom kalendári dátumov na hlavnom paneli.

Ďalej uvádzame niekoľko ďalších podrobností o zmluve. Karta Strany vám umožňuje pridať podrobnosti o spoločnosti a protistrane spolu s kontaktnými informáciami. Karta Vlastné polia je ďalšou oblasťou, v ktorej môžete nakonfigurovať vlastné polia a šablóny, ktoré môžete priradiť k akejkoľvek zmluve. Najunikátnejšou sekciou je karta Legal, ktorá ponúka niekoľko podrobnejších polí pre váš právny tím. Polia zahŕňajú čísla formulárov, rozhodné zákony, jurisdikcie, rozhodcovské a dôverné ustanovenia a ďalšie parametre, ktoré môžete priradiť k zmluve.

Nakoniec je tu časť Poznámky, v ktorej môžete pridať ďalšie informácie. K dispozícii je tiež časť Zobraziť dokument, v ktorej sa môžete skutočne pozrieť na svoju zmluvu. Vyhľadávací panel v prehliadači zmlúv spúšťa automatický OCR pre kľúčové slová a hľadané výrazy nielen v databáze, ale aj v samotných dokumentoch o zmluvách. ContractSafe neponúka žiadne funkcie na tvorbu alebo úpravu zmlúv, takže všetko, čo môžete so svojimi zmluvami v systéme urobiť, je ich prezeranie a vyhľadávanie. Celkovo vzato majú skúsenosti so zmluvou o skladovaní a správe najbežnejšie spoločné so spoločnosťou ContractWorks, hoci zmluvaSafe tieto skúsenosti ešte viac zjednodušuje. K dispozícii je funkcia sledovania auditov a zmien a doplnení, ale nie do stupňa hlbších schopností riadenia verzií a spolupráce so zmluvami, ktoré získate v programoch Agiloft, Concord alebo Coupa.

Priame a bezpečné skladovanie zmlúv

ContractSafe sa nesnaží riadiť celý životný cyklus vytvárania, revízií a riadenia zmlúv. Táto platforma je zameraná na zjednodušenie a zabezpečenie ukladania a sledovania zmlúv, s vynikajúcim vyhľadávaním a prispôsobiteľnou kategorizáciou, a to je to, čo robí. Bezpečnostné funkcie ponúkané na všetkých úrovniach plánu sú rozsiahle, vrátane dátových centier certifikovaných podľa ISO 27001 a PCI DSS, 256-bitového šifrovania AES, automatického núdzového prepnutia, zálohovania mimo pracoviska, plus narušenia, škodlivého softvéru a detekcie vírusov a testovania zraniteľnosti a penetrácie.

Nástroje, ako sú Concord, Advantage Advantage a Editors 'Choice Agiloft, poskytujú firmám, ktoré hľadajú kompletnú komplexnú platformu riadenia životného cyklu zmlúv, dynamické vytváranie a úpravy zmlúv, natívnu spoluprácu viacerých strán a revízie s kontrolou verzií, ako aj pokročilá automatizácia pracovných postupov a komplexné vstavané výkazníctvo a analytika. Ak sú však vaše potreby cielenejšie a tieto zvončeky a píšťalky sú nadbytočné v porovnaní s jednoduchou, bezpečnou a ľahko konfigurovateľnou platformou na správu dokumentov pre všetky typy zmlúv, potom ContractSafe môže byť ideálnym riešením pre vašu organizáciu.