10 nesprávnych tipov pre hlavného multitaskera

Wrike je jednou z najlepších možností pre podnikanie, ktoré potrebuje rýchlo vybudovať platformu pre riadenie projektov. Správcovia a vedúci tímov, ktorí riadia tímy, úlohy a projekty, sú vo svojej podstate multitaskers a Wrike vyniká tým, že im pomáha žonglovať so všetkými týmito informáciami a zároveň udržiavať organizáciu úloh a pracovné toky projektov v pohybe. Nasleduje 10 funkcií, nástrojov a skrytých trikov Wrike, vďaka ktorým je správa viacerých projektov čo najtransparentnejšia a bez stresu.

1. Vlastné pracovné postupy

Jedným z najväčších prírastkov funkcií spoločnosti Wrike v roku 2015 boli vlastné pracovné postupy, ktoré správcom účtov umožnili upraviť predvolené pracovné postupy tak, aby premenovali alebo obnovili stavy a vytvorili ďalšie pracovné postupy pre konkrétne tímy. Tieto vlastné pracovné postupy dávajú kontextovému zmyslu pre konkrétne priečinky, projekty a tímy, najmä ak sú rozložené na informačný panel rozdelený do rôznych fáz. Najmä pre správcu projektu alebo vedúceho tímu, sledovanie pracovných tokov rozdelených do stĺpcov, ako sú Schválené, Prebieha, Prebieha kontrola, atď., Uľahčuje proces prehľadu a správy pri prepínaní medzi viacerými zložkami a úlohami.

Samotné vlastné pracovné toky sú farebne koordinované v etapách ako pri bežných pracovných tokoch, v rámci pracovného toku sa rozpisujú aktívne, zrušené, dokončené alebo pozastavené úlohy. Zároveň môžete pridať vlastné pracovné postupy umiestnené paralelne na prístrojovej doske, ktoré zobrazujú konkrétne asociované fázy v tímoch dizajnu, vývoja alebo marketingu, napríklad percentuálny podiel dokončenia v ďalšom pracovnom postupe. Ak vaša firma presiahla účet Wrike Enterprise, využite vlastné pracovné toky spravované z vášho centrálneho panela.

2. Priečinky, priečinky a ďalšie priečinky

Priečinky sú pravdepodobne najviac všadeprítomné organizačné nástroje spoločnosti Wrike. Platforma obsahuje rôzne typy priečinkov pre všetko, každý s inou sadou povolení a prispôsobiteľným dizajnom na vytvorenie intuitívnej skrinky na správu projektov. Najprv je dôležité v každej zložke zabaliť časť Informácie s čo najväčším počtom podrobností o cieľoch projektu, o členoch tímu, o kontaktných informáciách o tíme ao postupe pri rôznych úlohách. Wrike navrhuje priečinky tak, aby ich bolo možné jednoducho prenášať z tímu do tímu, a čím viac informácií uvediete na obale, tým menej bude musieť kopať ďalší používateľ.

Pokiaľ ide o samotné priečinky, môžete ich rozdeliť na rôzne typy pre konkrétne prípady použitia. Aby sa ušetrila čas na správu úloh, organizácia môže vytvoriť priečinok sprintu, v ktorom tímy zrušia rôzne úlohy, aby boli všetci informovaní o priebehu projektu. V prípade e-mailov s formulármi môže tím podpory vytvoriť priečinok Šablóny, z ktorého sa môžu získavať konzistentné odpovede počas interakcie so zákazníkmi. Existujú tiež súkromné ​​priečinky pre problémy s citlivými ľudskými zdrojmi (HR) alebo jednoducho priečinok nastavený na oprávnenie „Iba pre vás“, ktorý sa používa ako podrobný organizačný nástroj. Tímy môžu nakoniec použiť podpriečinky na zdieľanie informácií o projektoch mimo Wrike v konkrétnych časových obdobiach, ktoré sa exportujú ako Ganttov diagram alebo súbor Microsoft Excel.

3. Správy v reálnom čase

Ďalšou novšou funkciou je správa Wrike Reports, ktorá automaticky generuje správu o stave projektu a pokroku v reálnom čase s funkciou jediného kliknutia na paneli Wrike. Na karte Prehľady môže správca projektu alebo vedúci tímu vybrať konkrétne projekty alebo úlohy, rozhodnúť sa, z ktorých tímov bude získavať údaje, pridávať filtre (napríklad vlastníka projektu, stav alebo dátum začatia / ukončenia / vytvorenia) a vygenerovať buď stĺpec alebo tabuľkový graf. Tieto druhy prehľadov sú užitočné pri denných alebo týždenných aktualizáciách postupu, ale môžu byť prispôsobené tak, aby zobrazovali metriky, ako je aktivita tímu a výkonnosť. Vizualizácie údajov nie sú fantastické, ale je možné ich rýchlo vytvoriť pomocou najrelevantnejších údajov.

4. Označte všetko

Nesprávni používatelia môžu vytvárať neobmedzené značky pre priečinky a úlohy; fungujú podobne ako rýchle označovanie nájdené v nástrojoch na spoluprácu, ako je Evernote Business, v tom, že značky fungujú nielen ako organizačné nástroje, ale aj na spájanie rôznych prvkov projektu a dokumentov dohromady. Úlohu môžete označiť viacerými relevantnými zložkami jednoducho tak, že ju presuniete do priečinkov a označíte úlohu ako priradenú ku každej zložke bez jej duplikovania. Wrike sleduje všetky meniace sa značky priradené k úlohe, takže to tiež pomáha mapovať stav úlohy v priebehu času v rôznych projektoch a tímoch, s ktorými je spojená.

5. Zoradiť podľa nevybavených úloh

Triedenie úloh je prirodzenou súčasťou riadenia pracovných postupov projektu, ale pri stanovovaní priorít je ľahké nechať priveľa úloh prejsť do sekcie Nevybavené úlohy, čím zaberá čoraz viac vašej časovej osi Wrike. V rámci priečinka sú teda úlohy zoradené chronologicky alebo podľa vlastného poradia, v ktorom ste ich zoradili. Wrike vám umožňuje usporiadať úlohy podľa priority, dátumu, stavu a názvu. Ak chcete prinútiť svoj tím, aby riešil nevybavenú úlohu, nastavte priečinok na prioritu a potom pretiahnuté úlohy pretiahnite do poradia, v ktorom ich chcete skontrolovať. Zoradenie podľa priority má prednosť pred dátumami, stavom alebo nadpisom, pričom tieto nevybavené úlohy ostávajú vpredu a na stred, kým ich nezrušíte z hromady.

6. Integrácia a automatizácia

Spoločnosť Wrike nepretržite pridáva nové integrácie do rôznych aplikácií typu Software-as-a-Service (SaaS), vrátane kancelárskych balíkov spoločnosti Google a Microsoft, rôznych služieb ukladacieho priestoru v cloude, marketingových platforiem a platforiem technickej podpory, nástrojov online prieskumu (napríklad SurveyMonkey) a aplikácií na spoluprácu (napríklad Slack a Atlassian HipChat).

Toto všetko sú užitočné spôsoby, ako zlúčiť viac vašich prekrývajúcich sa obchodných procesov na jedno miesto, ale tieto integrácie môžu byť užitočné najmä na automatizáciu niektorých manuálnych aspektov riadenia projektov a úloh. Wrike sa integruje do služby Wufoo pre automatizáciu formulárov a automatizovaného akčného nástroja Zapier, čo používateľom umožňuje automatizovať opakujúce sa záznamy o projektoch pomocou zúženia na žiadosti o projekt do automaticky vyplnených formulárov spoločnosti Wufoo (vykonávané spoločnosťou Zapier do nových projektov bez manuálneho odovzdávania žiadostí o projekty alebo vyplňovania nových záznamov o projektoch a úlohách).).

7. Hromada na šablónach a miniaplikáciách

Integrácia Wufoo / Zapier je vynikajúca pre automatizáciu opakujúcich sa pracovných postupov, ale sú to aj vlastné šablóny spoločnosti Wrike. Ak chcete vytvoriť vlastnú šablónu z existujúceho projektu alebo úlohy, kliknite pravým tlačidlom myši na túto úlohu v priečinku a duplikujte ju s novým nadpisom. Umožňuje tiež kopírovať popisy a poznámky, ktoré ste uviedli spolu s úlohou alebo projektom, a dokonca umožňuje kopírovať tých istých používateľov, ak je to konkrétny tím, ktorý bude šablónu opakovane používať. Nikdy by ste nemali manuálne znova vytvárať projekt alebo úlohu. Šablónu môžete vytvoriť aj na základe viacerých úloh nastavením týchto konkrétnych úloh do stavu „odložené“ a opakovaním procesu duplikácie. Šablóny sú jednou z oblastí, ktoré Wrike naozaj žiari, čo im dáva náskok a produktivitu oproti podobným riešeniam riadenia projektov, ako je napríklad Basecamp.

Widgety sú ďalším spôsobom, ktorý vám Wrike pomôže ušetriť čas. Existujú preddefinované widgety, ako napríklad Priradené ku mne a Due Today / This Week, ale táto funkcia je cennejšia pri vytváraní vlastných widgetov na monitorovanie konkrétnych projektov, úloh alebo členov tímu. V priečinku projektu alebo úlohy kliknite pravým tlačidlom myši na položku a vyberte možnosť Pridať na informačný panel. Vytvoríte tak jednoduchý widget, ktorý podľa potreby potiahnete myšou na panel.

8. Choďte nad rámec jednoduchého vyhľadávania

Základné vyhľadávanie pomocou kľúčových slov Wrike je rýchle a užitočné pri hľadaní úlohy alebo projektu obsahujúceho určité slová, ale funkcia rozšíreného vyhľadávania na platforme vám poskytuje omnoho výkonnejší nástroj na vyhľadávanie v konkrétnych poliach na nájdenie kľúčového slova v komentári, popise alebo názve. Rozšírené vyhľadávanie vám tiež pomôže nájsť prílohy umožnením vyhľadávania názvov súborov. Pre rozšírené vyhľadávanie neexistuje žiadne špeciálne tlačidlo alebo možnosť; jednoducho začnete písať na hlavnom vyhľadávacom paneli (alebo na vyhľadávacom paneli v konkrétnom priečinku) a pomocou úvodzoviek určíte pole, slová alebo projekty, ktoré sa majú vynechať. Môžete tiež určiť ďalšie parametre, ako napríklad pridanie značky „@me“, aby ste našli výsledky vyhľadávania, v ktorých ste boli uvedení podľa názvu.

9. Znova urobte e-mail užitočným

Vďaka integrácii e-mailov od spoločnosti Wrike je ľahké vytvárať a upravovať úlohy z Gmailu alebo Microsoft Outlook na stolných aj mobilných zariadeniach, čo vám umožňuje premeniť e-maily na akčné položky a priradiť ich priamo členom tímu. Prostredníctvom týchto integrácií môžete v doručenej pošte tiež vidieť upozornenia Wrike @mention, pridávať e-maily priamo do priečinkov Wrike a odpovedať na komentáre priamo z e-mailu.

Na mobilných zariadeniach ponúkajú aplikácie Wrike Android a iOS tiež novú funkciu inteligentnej doručenej pošty, ktorá umožňuje skenovať, triediť a archivovať správy pomocou rýchlych posunov prstov, spolu s možnosťou dočasne skryť jednotlivé alebo skupinové správy do rôznych balíkov, čím sa konsoliduje to, čo bolo predtým Wrikeovou aktivitou. Centrum streamov a upozornení. Rovnako ako v novej aplikácii Inbox od spoločnosti Google je to spôsob, ako znížiť neporiadok a urobiť z e-mailu platformu, na ktorej môžu používatelia skutočne robiť veci (namiesto neustáleho preosievania a čistenia).

10. Zmeňte svoj smartfón na centrum príkazov projektu

Spolu s novým inteligentným doručeným môžu mobilné aplikácie Wrike pre Android a iOS robiť takmer všetko, čo webová aplikácia dokáže. Medzi aplikácie Wrike patrí zobrazenie jednej úlohy s funkciou dátumu a priradenia, rýchle vytvorenie úlohy a akcie potiahnutia a (v prípade aplikácie Android) dvojité zobrazenie pre tablety. Projektoví manažéri a tímy by sa v roku 2016 nemali cítiť obmedzovaní iba webovým prístupom. Väčšinu času je jednoduchšie otvoriť mobilnú aplikáciu za behu, skontrolovať úlohu a pokračovať vo svojom dni.