Obsah:
Počnúc 95 USD mesačne pre ľudí, ktorí chcú spracovať iba 50 zmlúv, predstavuje zmluvný chrt moderný a ľahko použiteľný vstup na trh správy zmlúv. Táto platforma kombinuje intuitívne webové rozhranie so zameraním na ukladanie a organizovanie zmlúv, ponúka však aj komplexné zabezpečenie a oznámenia, pracovné postupy schvaľovania typu drag-and-drop a mierny stupeň prispôsobenia. Aj keď je to skvelé pre malé podniky, tie, ktoré hľadajú úplnú správu životného cyklu zmluvy, budú pravdepodobne musieť pokračovať v hľadaní, čo ho drží za víťazmi našich redaktorov v tomto priestore, Agiloft a Updraft.
stanovenie ceny
Cena psa je cenovo jednoduchá podľa počtu zmlúv, ktoré potrebujete. Všetky plány prichádzajú so 14-dennou skúšobnou verziou a neobmedzeným počtom používateľov a priečinkov. Platíte iba za zmluvy, ktoré odovzdáte do systému. Všetky funkcie sú k dispozícii bez ohľadu na cenu. Cena na základnej úrovni je 95 dolárov za mesiac pri 50 zmluvách (mesačná cena, bez ročného blokovania). Ceny za väčšiu zmluvnú kapacitu sú tieto:
100 zmlúv: 190 dolárov mesačne
150 zmlúv: 285 dolárov mesačne
200 zmlúv: 380 dolárov mesačne
250 zmlúv: 475 dolárov mesačne
300 zmlúv: 570 dolárov mesačne
350 zmlúv: 665 dolárov mesačne
400 zmlúv: 760 dolárov mesačne
450 zmlúv: 855 dolárov mesačne
500 zmlúv: 950 dolárov mesačne
500+ zmlúv: cena na základe obvyklej ponuky
Správa životného cyklu zmluvy
Contract Hound patrí medzi najjednoduchšie použiteľné platformy, ktoré sme testovali. Po prihlásení vám čisto rozložené používateľské rozhranie (UI) poskytuje niekoľko základných možností. Contract Hound nevytvára ani neupravuje zmluvy priamo. V skutočnosti neexistuje ani prehliadač zmlúv, ktorý by preskúmal súbor PDF a hľadal zmluvu s optickým rozpoznávaním znakov (OCR), ako nájdete v Zmluve o bezpečnosti. Preto budete musieť nahrať písomné zmluvné dokumenty a vykonávať úpravy, revízie a aktualizácie mimo systému. Contract Hound sleduje všetky zmeny a rôzne verzie, ale iba po nahraní nových verzií daného zmluvného dokumentu. Táto platforma je o sledovaní a správe.
Informačný panel je rovnako jednoduchý, ako sa dostane: Existujú dve tlačidlá hore, pomocou ktorých môžete pridať novú zmluvu alebo vytvoriť priečinok (ktorý zmluvný chrt tiež nazýva „tabule“). Na ľavej strane je krátka navigačná ponuka, ktorá zobrazuje zmluvy a zložky vo vašom systéme. V pravom hornom rohu je ikona Bell, ktorá vyvolá chronologický zoznam vašich upozornení. Hlavná schránka v strede obrazovky je vyhradená pre pripomenutia. Tieto pripomenutia vás upozorňujú na nadchádzajúce schválenie v pracovnom postupe alebo na zmluvný termín, ktorý si vyžaduje vašu pozornosť. Zodpovedajú to aj e-mailovým oznámeniam, ktoré sa objavili v mojej doručenej po prijatí, keď som na rade prišiel v pracovnom postupe schvaľovania. Celkovo sú možnosti pripomenutia a varovania jednoduché, ale účinné v porovnaní so zložitejšími schopnosťami varovania počas životného cyklu zmluvy v programe Concord.
Keď pridávate nové pripomenutie na stránku Podrobnosti zmluvy, jednoducho nastavíte používateľov, dátum a pridáte popis. Bohužiaľ, neexistuje žiadna funkcia na nastavenie opakujúcich sa upozornení alebo upozornení vo vlastných intervaloch, ako to môžete robiť s inými testovanými produktmi vrátane Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant a Great Minds Software Contract Advantage.
Upozorňujeme, že všetko začína odovzdaním novej zmluvy. Po kliknutí na „Nová zmluva“ vám obrazovka odovzdávania dáva možnosť nahrať naraz až päť zmlúv. Môžete tak urobiť buď prehľadaním súborov v počítači alebo pretiahnutím súborov do okna. Po odovzdaní dokumentu si vyberiete priečinok alebo dosku, do ktorej sa má vložiť. Vytvoril som priečinky pre rôzne oddelenia vrátane ľudských zdrojov (HR), financií a práva. Potom vyberiete používateľov, ktorí budú mať možnosť zobraziť, upraviť, schváliť alebo podpísať zmluvu. Potom nastavíte pracovný tok schválenia.
Ktorúkoľvek z týchto akcií môžete vykonať aj na samotnej stránke zmluvy, ak to nechcete urobiť okamžite. Po dokončení procesu odovzdania sa dostanete priamo na túto stránku. Tu som mohol upraviť základné podrobnosti zmluvy. Tieto podrobnosti zahŕňali pridruženú spoločnosť, dátum začatia, dátum ukončenia a typ zmluvy (predajca, zákazník alebo typ zákazky). Tu spravujete aj oprávnenia používateľov.
Správa používateľov nie je rozdelená do podrobných úrovní zabezpečenia alebo úrovní oprávnení podmnožiny, ako je to v prípade Agiloft a Updraft. Namiesto toho sa používateľom udeľujú povolenia na základe zmluvy. Som niekedy pre svoju zmluvu o teste PCMag som bol schopný pridať používateľov pomocou prístupu Editor alebo iba na prezeranie. Povolenia môžete spravovať aj podľa jednotlivých používateľov na karte Správa používateľov v ponuke Nastavenia. Na tomto mieste môžete určiť používateľov ako vlastníkov konkrétnych zmlúv alebo odvolať konkrétne zmluvné práva.
Ďalej prichádza jedna z najlepších funkcií programu Contract Hound: možnosť pracovného postupu schvaľovania presunutím myšou. Nemôžete získať zložité spúšťače a akcie, ako to robíte v nástrojoch na automatizáciu pracovných postupov v Agiloft a Coupa Contract Lifecycle Management. V programe Contract Hound je však jednoduché a ľahké zobrať všetkých používateľov so zmluvným prístupom a pretiahnuť ich do pracovného postupu schvaľovania, aby určili cestu k zmluve. V rámci testovacej zmluvy som do pracovného postupu pridal troch používateľov a potom som opäť na konci ako jediný používateľ vyžadujúci podpis. Môžete určiť ľubovoľný počet signatárov. Pre samotný podpis budete potrebovať účet DocuSign, pretože neexistuje zabudovaný modul elektronického podpisu. Integráciu DocuSign môžete povoliť v ponuke Nastavenia.
Keď som prostredníctvom schvaľovacích zmlúv poslal zmluvu o teste PCMag, v protokole auditu na pravej strane stránky Podrobnosti zmluvy sa zobrazili všetky dokončené kroky v pracovnom postupe. Protokol auditu zaznamenáva všetky zmeny alebo aktualizované verzie, ak používatelia upravujú a odovzdávajú nové verzie zmlúv. Ako základný prvok spolupráce môžete tiež pridať poznámky do protokolu auditu. V porovnaní s funkciami spolupráce a natívneho vyjednávania, ktoré sa nachádzajú v programoch Agiloft a Concord, je to bledé, ale je to pekný spôsob komunikácie v rámci tímu pracujúceho na zmluve.
Ak kliknete na tlačidlo Zobraziť na stránke Podrobnosti zmluvy, stiahne sa aktuálna verzia zmluvy. Ponuka Akcie v pravom hornom rohu (vedľa tlačidla Zobraziť) vám umožňuje nahrať novú verziu zmluvy. Umožňuje tiež presunúť zmluvu do iného priečinka, skontrolovať jej históriu verzií, vrátiť sa k predchádzajúcej verzii zmluvy alebo odstrániť zmluvu.
Poslednými aspektmi správy platformy sú jej priečinky a vlastné polia. Ako nájdete v ContractWorks, neexistuje zložitá štruktúra označovania a kategorizácie šablón. Stačí kliknúť na ikonu Plus (+) vedľa položky Priečinky na ľavom navigačnom paneli a pomenovať priečinok. Do tohto priečinka potom pridáte ľubovoľný počet zmlúv. Contract Hound sa strieda medzi volaním tejto zložky správy a adresárov do používateľského rozhrania, ale je to rovnaká funkcia.
Nakoniec v ponuke Nastavenia karta Vlastné polia zobrazuje predvolené polia pre všetky položky kontraktu. To vám umožní pridať svoje vlastné parametre. Ak chcete vytvoriť vlastné pole, stačí pridať štítok, popis, typ poľa (text alebo viacriadkový) a to, či je pole povinné alebo nie. Contract Hound ponúka bázu poznatkov (KB) so zdrojmi pomoci pre zmluvy, pripomienky, tabule a ďalšie prvky používateľského rozhrania. Ale použitie Hound je asi také jednoduché, ako sa dá.
Správa zákaziek bez problémov
Contract Hound nie je najúčinnejšou dostupnou platformou na správu zmlúv. Neexistuje tvorba zmlúv ani natívne prezeranie a žiadne správy a analýzy. Kategorizácia a funkcie správy používateľov sú základné už od návrhu. Pre podniky ohromené nekonečnými možnosťami zložitosti a prispôsobenia platforiem, ako sú Agiloft, Správa životného cyklu zmluvy Coupa a Výhoda softvérovej zmluvy Great Minds, je zmluva o psa intuitívne navrhnutá a ľahko použiteľná alternatíva. Je to za prijateľnú cenu a prichádza s pevným jadrom funkcií správy, spolupráce, auditu a riadenia verzií a schvaľovania. Vďaka týmto vlastnostiam bude každodenné riadenie zmlúv v spoločnosti Hound hračkou.
