Kontrola a hodnotenie výdavkov

Spoločnosť Concur Technologies získala v roku 2014 spoločnosť SAP. Výsledkom je, že jej súbor cestovných a nákladových riešení sa teraz nazýva SAP Concur a jeho nákladový produkt pre malé a stredne veľké podniky (SMB) sa nazýva Concur Expense. Ceny do značnej miery závisia od vašich potrieb. Štandardná edícia začína na 8 USD za prehľad (približne na základe približne 250 transakcií za mesiac). Aplikácia na sledovanie a správu výdavkov softvéru ako služba (SaaS) poskytuje komplexnú sadu funkcií pre svoju vstupnú cenu, vrátane vytvárania a schvaľovania výkazov výdavkov, posilňovania politiky, zachytávania potvrdení, integrácie osobných a podnikových kariet a preddefinovaných správ.,

Existuje množstvo voliteľných služieb (napríklad pokročilé vykazovanie a integrácia so službami tretích strán) a Professional Edition pre stredne veľké spoločnosti. Aj keď možnosti editorov certifikovať, expenzifikovať a Rydoo majú porovnateľne robustné sady funkcií s oveľa väčšou transparentnosťou pri určovaní cien, Concur Expense je spravodlivou možnosťou pre malé a stredné podniky, ktoré sa rozrastajú v podnik alebo majú medzinárodnú prítomnosť v podporovaných krajinách.

Nákladné tajomstvo

Ako už bolo spomenuté vyššie, ceny Concur na základe prehľadu začínajúc na 8 USD za správu. Minimálny poplatok pre organizáciu, ktorá si kúpi produkt SaaS spoločnosti Concur prvýkrát, je približne 994 dolárov za rok alebo 82, 90 dolárov za mesiac, čo nie je neprimerané pre produkt, ktorý je rovnako vybavený ako výdavky spoločnosti Concur, najmä vzhľadom na to, že nie sú potrebné žiadne náklady na nastavenie. Ostatné produkty, ako napríklad Certifikovať poplatky za nastavenie poplatkov vo výške 1 500 USD a vyššie.

Concur nás nastavil pomocou testovacieho účtu. V časti Osobné údaje sme pridali svoju vlastnú e-mailovú adresu pre oznámenia o výdavkoch a hláseniach. Spoločnosť Concur nám poslala e-mail na overenie zabezpečenia. V časti Informácie o výdavkoch sme určili našu menu úhrady a ako schvaľovateľa našich prehľadov sme pridali sekundárneho fiktívneho manažéra. Overili sme tiež e-mailovú adresu testera, aby sme mohli posielať elektronické potvrdenky od zúčastnených dodávateľov priamo na náš účet, kde sa zhromažďujú a mapujú do výkazov výdavkov. Bol to skvelý šetrič času, pretože nebol vložený žiadny údaj ani papierové potvrdenky, ktoré by sme chceli odovzdať spolu s naším výkazom výdavkov.

Plnohodnotné rozhrania

Mobilné nastavenie pre nedávno prepracovanú aplikáciu bolo také ľahké ako Certify alebo Abacus. Mobilná aplikácia SAP Concur je k dispozícii pre iPhone, Android, Blackberry a Windows Phone. Poznámka: Aj keď je aplikácia ExpenseIt stále k dispozícii na stiahnutie, je tu hlavne pre pohodlie existujúcich používateľov, ktorí sa nakoniec presunú do novšej aplikácie. Noví používatelia by sa s tým pravdepodobne nemali obťažovať.

Keď sme prvýkrát spustili aplikáciu Concur pre Android, hneď sme vedeli, že ide o obchodnú aplikáciu. Zastavili sme sa a povedali sme, že aplikácia vyžaduje na zaistenie zabezpečenia zámku obrazovky na našom zariadení.

Mobilná aplikácia má čisté rozhranie s niekoľkými kategóriami v závislosti od toho, kto ste a aké funkcie vaša spoločnosť používa. Môžu obsahovať kategórie ako Výlety (pre cestovné služby spoločnosti Concur), Výdavky (zoznam vašich výdavkov), Výkazy výdavkov, Schválenia, Žiadosti (autorizácie) a Rozpočty. Ak chcete pridať výdavky, klepnite na kameru v dolnej časti obrazovky (ktorá je do istej miery mätúca, označená ako výdavok) a odfotografujte potvrdenie. Potom sa preloží pomocou optického rozpoznávania znakov (OCR). Skúsili sme to s tromi príjmami. Všetci potrebovali menej ako minútu na presné skenovanie.

E-mailom sme zaslali aj zložitejšie príjmy z dvoch rôznych hotelov. Jeden z príjmov bol uvedený s jedným z jeho výdavkov (hotelová daň). Náklady sa nám však podarilo opraviť, aby sa zaúčtovala celá suma. Druhý príjem bol zadaný s nákladom 0 dolárov, pretože hotel ho uviedol ako platený. Aj to bolo manuálne opravené.

Program Concur vám umožňuje manuálne vytvárať výdavky alebo vypočítať počet najazdených kilometrov jedným z troch spôsobov: manuálnym zadaním adries, ktoré ste začali a končili, pomocou systému GPS alebo pomocou plánovania aplikácie na zachytenie kilometrov v konkrétnych hodinách. Táto úroveň podrobností v jej organizačných schopnostiach sa odzrkadľuje v najlepšej konkurencii, ako je napríklad Expensify.

Po dokončení presuniete výdavky do prehľadu (ktorý sa dá zostaviť automaticky pomocou funkcie nazývanej Asistent výdavkov). Softvér označuje akékoľvek problémy. Potom správu odošlite na schválenie. Výdavky účtované na firemnú kartu sa automaticky priraďujú k uvedeným príjmom. Manažéri, ktorí musia prehľady schvaľovať, to môžu robiť aj z mobilnej aplikácie.

Webové rozhranie spoločnosti Concur prešlo v čase písania tohto textu kompletným prepracovaním. Nový dizajn by mal byť k dispozícii všetkým používateľom do konca roka alebo začiatkom roku 2019. Súčasné rozhranie ponúka to, čo by ste od očakávaného produktu s plnou funkciou očakávali. V hornej časti hlavičky sú samostatné rozbaľovacie ponuky pre rôzne aplikácie spoločnosti Concur vrátane cestovného (ak sa používa), výdavkov a jeho centra aplikácií. V pravom hornom rohu je rozbaľovacia ponuka profilu používateľa a odkaz na pomoc. App Center je veľmi skvelá stránka, ktorá obsahuje šialené inovatívne aplikácie optimalizované pre aplikáciu Concur, ktoré používateľom pomáhajú pri vykazovaní cestovných výdavkov a výdavkov. V týchto aplikáciách by som mohol stráviť celé hodiny. Toto je iba jeden z príkladov, keď Concur prináša hodnotu na podporu svojej ceny.

Vytvorili sme dva účty na testovanie Concur: Jeden pre fiktívneho zamestnanca a jeden pre manažéra; ten by mohol schvaľovať správy. Z hľadiska individuálneho zamestnanca nám program Concur Expense umožnil prispôsobiť niekoľko nastavení preferencií. Nakonfigurovali sme e-mailové upozornenia tak, aby sa odosielali pri zmene stavu odoslaného prehľadu výdavkov, pri odoslaní hlásenia o výdavkoch alebo po poklese nových transakcií na firemných kartách na môj účet. Páčilo sa nám, že mal možnosť vybrať delegáta, ktorý bude konať v rámci aplikácie v našom mene. Concur ukladá údaje za požadované sedemročné obdobie, ak nie dlhšie, na splnenie pravidiel auditu IRS zákazníka.

Ak používate službu Concur Travel, všetky údaje z tejto aplikácie - hotel, cestovné, náklady na firemnú kartu - sa vložia priamo do služby Concur. Akvizícia spoločnosti Concur spoločnosťou SAP umožňuje zákazníkom prístup k riešeniam SAP prostredníctvom preddefinovaných šablón konektorov vytvorených okolo štruktúr súborov SAP. Zaisťuje údaje o nákladoch zachytené v príspevkoch spoločnosti Concur presne v riešení SAP, čo znamená, že spoločnosť Concur má teraz pevné miesto na strednom a väčšom obchodnom trhu.

Použitie Concur Expense je rovnako jednoduché ako ExpensePath, ale trochu viac zapojené ako Abacus, Certify alebo Rydoo. Ak si dáte čas na nastavenie svojho profilu, vaše správy o výdavkoch na budovanie skúseností sa urýchlia. Aplikácia OCR na zachytenie mobilného obrázka výrazne zvyšuje kvalitu obrázka a znižuje množstvo úderov potrebných na dokončenie správy o výdavkoch, čím sa zlepšuje celkový dojem.

Veľa vylepšené

Od posledného preskúmania tohto produktu bola mobilná aplikácia ExpenseIt zložená s programom Concur Expense, čím bol proces omnoho jednoduchší ako bol. Pri spoločnom používaní ako koncový používateľ prináša produkt všetky potrebné riešenia na sledovanie výdavkov a oveľa viac.

Concur Expense je riešenie vhodnejšie pre SMB, ktoré má najmenej 10 - 15 zamestnancov alebo viac, ktorí predkladajú správy o výdavkoch. Keď bude redizajn webu aktívny, pravdepodobne bude konkurovať kvalite našich certifikátov Editors 'Choices Certify a Rydoo.