Obsah:
Concord (ktorý začína zadarmo až pre troch používateľov) je mimoriadne jednoduchá, ale klamlivo výkonná platforma pre správu zmlúv počas celého životného cyklu zmluvy. Športovo intuitívne navrhnuté rozhranie, bohaté úpravy dokumentov a pôsobivá škála vyjednávania, správy, podpisovania a integrácie kontraktov patrí medzi najlepšie navrhnuté a dostupné platformy, ktoré sme testovali, pre podniky všetkých veľkostí. Aj keď spoločnosť Concord neponúka úroveň podnikového přizpůsobování, automatizaci pracovního postupu, správu úkolů ani podrobné metriky reportingu a vizualizace editora Choice Agiloft, je to výkonná platforma životného cyklu kontraktov. Dodáva sa v elegantnom balení, ktoré je ideálne pre priame a komplexné spravovanie zmlúv.
Ceny a plány
Program Concord je zadarmo až pre troch používateľov a obsahuje základné úpravy dokumentov, diskusiu, upozornenia o termínoch, elektronický podpis a funkcie audit trail. Neexistujú žiadne obmedzenia na zmluvy alebo varovania a spoločnosť Concord neúčtuje poplatky za implementáciu, školenie alebo podporu. Svojich používateľov však rozdeľuje do troch kategórií s rôznymi cenami. Tvorcovia majú prístup ku všetkým funkciám aplikácie Concord v ľubovoľnom pláne, ktorý si zákazník predplatil. Organizačná kamera prispôsobuje úlohy a prístup k funkciám pre každého tvorcu. Spolupracovníci majú k dispozícii menej funkcií, sú schopní vykonávať obmedzené akcie na vytváranie, úpravu a spoluprácu dokumentov. Diváci môžu konečne zobraziť iba dokumenty a exportovať informácie o životnom cykle zmluvy.
Ak vezmeme do úvahy tieto tri skupiny používateľov, plán skupiny začína na 100 USD na tvorcu mesačne, 50 USD na spolupracovníka mesačne a pre divákov je zadarmo. (Všetky tieto čísla sú uvedené v prípade, že sa náklady účtujú ročne). Plán skupiny zahŕňa správu verzií, pokročilú kontrolu prístupu (dohľad správcu, vlastné role, pravidlá prístupu a skupiny používateľov) a správu dodatkov na aktualizáciu zmlúv.
Cena programu Professional je 150 dolárov za tvorcu mesačne, 75 dolárov za spolupracovníka mesačne a opäť je pre divákov bezplatná. Úroveň Professional obsahuje funkciu hromadného odosielania, pracovné postupy schvaľovania zmlúv a prístup k analytickému panelu spoločnosti Concord, k vlastným zásadám identifikácie a exportu údajov. Nakoniec sa plán Enterprise rozbehne na 195 dolárov za tvorcu mesačne a 95 dolárov za spolupracovníka mesačne, pričom diváci budú opäť zadarmo. Tento plán pridáva vlastné značky, lokalizáciu údajov, podporu protokolu LDAP, pomocnú správu, prístup k aplikačnému programovaciemu rozhraniu aplikácií (API) spoločnosti Concord a integráciu s programami Box, Dropbox, Disk Google a Salesforce. Zatiaľ čo bezplatný plán spoločnosti Agiloft je o niečo robustnejší, celkovo sa však ceny medzi týmito dvoma platformami porovnávajú pomerne dobre.
Správa životného cyklu zmluvy
Rozhranie spoločnosti Concord je také jednoduché, ako sa dá. Platforma je navrhnutá tak, aby vyzerala ako Gmail. Prvá obrazovka, ktorá sa zobrazí po prihlásení, je doručená pošta v službe Gmail, ktorá zobrazuje všetky zmluvy, ktoré sa momentálne nachádzajú vo vašom plynovode. Farebné ikony stavu ukazujú, či je zmluva stále šablónou. schválené atď. Doručená pošta tiež zobrazuje spoločnosť alebo stranu, s ktorou je zmluva spojená a kedy bola naposledy zmenená. Keď zmluva prechádza potrubím, Concord automaticky aktualizuje stav svojej doručenej pošty. Concord sa cíti rovnako ako e-mailová schránka, že zoznam môžete dokonca filtrovať podľa „prečítania“ alebo „neprečítaného“.
V ľavom navigačnom menu nájdete zvyšok funkčnosti Concordu. Existuje niekoľko výberových ikon: ikona plus na pridanie nového dokumentu alebo šablóny, ikona doručenej pošty, karta Analytics a ikona, ktorá vás privedie k uzávierke zmlúv a hláseniu o činnosti. Ďalej dole sú ikony na pridávanie nových používateľov, pomocníka a nastavení. V samotnej doručenej pošte sa zobrazí ďalšia ponuka, ktorá napodobňuje štruktúru priečinkov Gmail.
Hore je veľké červené tlačidlo „Nový dokument“ a pod ním môžete filtrovať svoju doručenú poštu tak, aby zobrazovala iba zmluvy, pre ktoré sú potrebné akcie, zmluvy s konkrétnym stavom, koncepty a zmazané zmluvy a vlastné priečinky na triedenie zmlúv do rôznych oddelenia, ako sú financie, právo, marketing, obstarávanie a predaj. V systéme Concord sa tieto možnosti nazývajú značky a vy môžete pridať nové značky a usporiadať značky s neobmedzenými podpriečinkami a ďalšími kategorizáciami, napríklad typ opakovanej zmluvy, s ktorou obchodujete, či už ide o kúpnu zmluvu, pracovnú zmluvu alebo iné - dohoda o zverejnení (NDA).
Univerzálny vyhľadávací panel spoločnosti Concord dokáže spúšťať celosystémové dotazy nielen na text, ale aj na štítky a šablóny, a na optické skenovanie rozpoznávania znakov (OCR) na skenovaných súboroch PDF a iných nahraných dokumentoch na konkrétne kľúčové slová, oddiely alebo klauzuly. Funkcia vyhľadávania a štruktúra označovania je podobná štruktúre ContractWorks, okrem toho, bez toho, aby sa do šablón kategorizácie zmlúv začlenil výber značiek. Pretože Concord, na rozdiel od ContractWorks, nezahŕňa funkcie na tvorbu zmlúv, úpravy a vyjednávanie, templating sa zaobchádza inak.
Program Concord vám umožňuje vytvoriť zmluvu od nuly, vytvárať šablóny zmlúv a nahrávať existujúce zmluvy na revíziu, vyjednávanie a podpisovanie. Keď v doručenej pošte stlačíte ikonu plus alebo tlačidlo Nový dokument, môžete vytvoriť tri typy dokumentov: nový dokument na podpis, novú šablónu alebo môžete pridať vykonaný dokument. Pri vytváraní nového dokumentu, ktorý sa má podpísať, ma Concord priviedol k úplnému rozhraniu textového editora s možnosťami formátovania pripomínajúcimi dokumenty Microsoft Word a Google Docs. Bol som schopný vytvoriť a naformátovať svoju zmluvu o teste PCMag, akoby som používal celý textový procesor, vrátane možnosti prepínať sledovanie zmien a navrhovať úpravy a vykonávať inline zmeny zmluvy. Agiloft má tiež modul na vytváranie kontraktov, ale nie je to taký silný alebo prirodzený pocit, ako plne spracovaný textový procesor, ktorý sa natrvalo dostane do programu Concord.
Vedľa editora dokumentov sa nachádza karta Súhrn, do ktorej môžete pridať tretie strany, polia a klauzuly; prepojiť zmluvu s inými dokumentmi a nastaviť pracovné postupy schvaľovania s cieľom určiť poradie, v ktorom používatelia musia skontrolovať a podpísať zmluvu, aby mohla byť schválená a vykonaná. Tiež som tu mohol nastaviť oznámenia o životnom cykle zmluvy s možnosťou zadania dátumu podpisu a trvania zmluvy a potom nakonfigurovať oznámenia o obnovení a ukončení. Spoločnosť Concord automaticky odosiela výstrahy v ľubovoľných intervaloch, ktoré nastavíte v šablónach zmluvy alebo nakonfigurujete na mieru. Klauzuly môžu mať aj samostatné termíny s oddelenými e-mailovými upozorneniami.
Vedľa karty Súhrn je jednoduchá karta Diskusia, ktorá je v podstate interným protokolom rozhovoru pre zmluvu. Jednoduchým vstavaným spôsobom môžete odosielať komentáre a správy pri úprave a pridávaní zmien sledovania zmluvy počas vyjednávania. Program Concord vám tiež umožňuje zvoliť, či sa akýkoľvek komentár bude zobrazovať verejne alebo iba interne, a každému používateľovi, ktorý upravuje zmluvu, priradí farby.
Tieto podrobnosti sú rozbalené po ad nauseum na karte História, ktorá vám poskytuje prehľad verzií, komentárov a úplnú revíziu pre zmluvu, ktorú si prezeráte alebo upravujete. Môžete sa vrátiť späť k predchádzajúcej zmluvnej verzii alebo pripnúť verziu, aby ste mohli vykonať porovnanie zmien vedľa seba, a potom sa ponoriť do kontrolného záznamu, kde nájdete históriu všetkých vykonaných úprav s časovou pečiatkou. Funkcie riadenia verzií a auditovacích stôp spoločnosti Concord sú na rovnakej úrovni ako funkcie Agiloft, Správa zmlúv Onit a Kontrola a schvaľovanie zmlúv a Správa životného cyklu zmlúv Coupa. Program Concord's je však prirodzenejšie integrovaný do jedného rozhrania na úpravu dokumentov a je roztavený funkciami zmluvnej spolupráce a vyjednávania. To vám poskytuje komplexnejšie skúsenosti so spravovaním zmlúv a poskytuje úplnú transparentnosť v zákulisí.
Zabudovaná je aj funkcia eSignature od spoločnosti Concord; platforma sa nedá integrovať s poskytovateľmi tretích strán, ako sú napríklad Adobe Sign a DocuSign. To vám umožní vložiť podpisové pole do dokumentu v dolnej časti zmluvy alebo do viacerých polí. To vám umožňuje priraďovať konkrétnych signatárov a posielať upozornenia týchto používateľov ako súčasť pracovného postupu schvaľovania. Celkovo poskytuje spoločnosť Concord jednotný proces životného cyklu správy zmlúv, ktorý sa cíti obozretne vo svojej pozornosti k podrobnostiam zmluvy, ale napriek tomu je intuitívny pri vykonávaní a používateľskej skúsenosti (UX).
Karta Nastavenia nad rámec hlavných funkcií životného cyklu umožňuje správcom konfigurovať integráciu, vlastné značky pre podniky a čo je najdôležitejšie, rozhranie na nastavenie a dohľad nad podrobnými skupinami používateľov, viditeľnosť funkcií a prístupové práva k zmluvám. Rovnako ako v prípade Agiloft, aj program Concord vám umožňuje vytvárať vlastné skupiny používateľov pre rôzne oddelenia a potom ich priradiť k značkám. Tým sa zabezpečí, že tím predaja bude vidieť iba predajné zmluvy a tím obstarávania uvidí iba zmluvy o dodávateľskom reťazci a správe dodávateľa atď. Jednotlivé prístupové práva rôznych úrovní používateľov môžete upraviť aj pomocou oprávnení správcu, používateľa, len na čítanie alebo vlastných oprávnení. ContractWorks a Coupa Contract Lifecycle Management ponúkajú podobné kontroly prístupu používateľov.
Nakoniec vám program Concord poskytuje karty na sledovanie konečných termínov zmlúv, správu o činnosti, v ktorej sú zhrnuté všetky akcie používateľa v systéme, a kartu Analytics s niektorými základnými prehľadmi a vizualizáciami údajov. Správy sú dosť základné. Môžete vidieť vizualizácie, ako sú čiarové alebo stĺpcové grafy stavov dokumentov a chronologické čísla pri vytváraní dokumentu, počet elektronických podpisov a niekoľko ďalších možností. V porovnaní so správami v Agilofte, riadení životného cyklu zmluvy Coupa a správe zmluvného vzťahu a schválenia zmluvy a schválenia spoločnosti Onit je podávanie správ pravdepodobne najslabším prvkom platformy, ale svoju prácu dokončí. Karta Termín je užitočná na to, aby vám poskytla rýchlu vizuálnu informáciu o obnovení a ukončení zmluvy v danom časovom období a môžete exportovať všetky údaje prehľadov vo formáte CSV alebo Microsoft Excel alebo si stiahnuť obrázok ľubovoľného grafu.
Bezproblémové skúsenosti so správou zmlúv
Spoločnosť Concord zjednodušuje správu zmlúv tak, ako je to možné, bez straty komplexnosti a podrobnej kontroly, ktorú právne tímy a podnikové oddelenia požadujú z platformy životného cyklu zmluvy. Rozhranie podobné produktu v Gmaile a silné prostredie na tvorbu zmlúv a spoluprácu sú v porovnaní so staršími zastaralými rozhraniami pôsobivé samy o sebe. Pridajte si silné administratívne kontroly a hlbokú sledovateľnosť, ktorú získate vďaka histórii kontroly verzií a auditovacích záznamov spoločnosti Concord, čo vytvára silnú podnikovú kombináciu.
Editors 'Choice Agiloft má Concord porazil schopnosti prispôsobenia, reportovania a analýzy a automatizácie pracovných postupov, plus malú výhodu v cenových balíčkoch. Ale Concord's UX a manažment životného cyklu kontraktu sú to najlepšie, čo sme v tomto kole testovali. Bez ohľadu na veľkosť vašej firmy alebo konkrétne potreby správy zmlúv, Concord je hračka na používanie a športovanie súboru funkcií, ktorý má pre každého niečo.
