Obsah:
Bezproblémové nastavenie
Nastavenie pre plán Small-Business Certify je samoobslužné a vykonáva sa prostredníctvom bezplatnej 15-dňovej skúšobnej verzie bez toho, aby bolo potrebné spočiatku vyhodiť kreditnú kartu. Na testovanie tohto produktu som použil kombináciu predkonfigurovaného účtu Certify a účtu, ktorý som si nastavil, aby som lepšie porozumel konfigurácii účtu Admin. Po vytvorení môjho účtu ma Certify okamžite sprevádzala dostupnými zdrojmi, kde som našla Sprievodcu implementáciou samoobsluhy a odkaz na jeho školiaci tábor Certify. Boli to skvelé zdroje, ktoré ma krok za krokom absolvovali počas procesu palubného rybolovu. Aj keď to nie je také jednoduché ako niečo ako Abacus, proces nastavenia Certify by nemal byť prekážkou pre zákazníkov na akejkoľvek technickej úrovni.
Začal som založením oddelení, pretože v certifikácii musí byť každý používateľ členom oddelenia. Ďalej som pridal požadované kategórie a potom určil nastavenia politiky, nastavil počet najazdených kilometrov (môžete jednoducho ísť s najnovšími sadzbami IRS, ktoré sa automaticky pridajú) a pridať používateľov. K dispozícii je video o tom, ako presne vykonať každú z týchto úloh, vďaka čomu bolo nastavenie služby hračkou. Mobilné aplikácie sú bezplatné a dostupné pre Android, iOS, Windows Phone a dokonca aj BlackBerry z ktoréhokoľvek z príslušných obchodov s aplikáciami, ako aj na webových stránkach Certify. Spoločnosť vďaka sprievodcovi nastavením pre nových používateľov ešte uľahčila nastavenie a pripojenie. Zahŕňa to panel „Čo bude ďalej“, ktorý používateľov povedie procesom na palube, aby nastavil aplikáciu Certify Mobile, nakonfiguroval priamy vklad, pridal kreditné karty a využil školenia a výukové programy v školiacom kempe Certify.
Beyond the Basics
Podpora a zdroje Certify boli najlepším a najdôkladnejším zo všetkých kontrolovaných produktov, komplexnejšie ako podpora Concur Expense alebo ExpensePath.
V sekcii podpory som našiel niekoľko rôznych spôsobov získania akejkoľvek potrebnej pomoci, vrátane e-mailovej adresy môjho sysadminu, telefónneho čísla na rozhovor so živou technikou (k dispozícii 24/5), databázy znalostí a často kladených otázok. Na porovnanie, Abacus ponúka vyhľadávacie pole zo svojho odkazu na podporu.
Webový dashboard bol prepracovaný od posledného preskúmania tohto produktu a je ešte lepšie organizovaný ako predtým, čo umožňuje ľahký prístup k rôznym funkciám. Mohol by som mať prístup k svojej certifikácii Peňaženka, ktorá obsahuje všetky moje čakajúce potvrdenky a výdavky; pridávať nové príjmy a výdavky prostredníctvom mobilu, e-mailu, nahrávania a dokonca faxu; začať novú správu alebo skontrolovať stav existujúcich; používať funkciu ReportExecutive na automatické zostavovanie a plánovanie správ; a pomocou služby SpendSmart vyhľadajte skvelé reštaurácie, hotely a ďalších dodávateľov.
Sada funkcií zamestnanca spoločnosti Certify je bohatá nad rámec štandardných funkcií sledovania výdavkov a obsahuje funkcie, ako je zachytávanie účtenky z vášho smartfónu, ukladanie účtenky, služby určovania polohy a bezplatné mobilné aplikácie. Sada funkcií Správca obsahuje typické úlohy, ako je kontrola nad schválením smerovania, viacnásobné užívateľské role, integrácia osobnej kreditnej karty, úložisko cloudu a testovaná verzia SMB sa integruje s účtovným softvérom Intuit QuickBooks Online Plus. Pre tých, ktorí nepoužívajú QuickBooks, sa Certify Professional Plan integruje okrem iného do iných účtovných balíkov vrátane Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite a SAP - aj napriek tomu budete potrebovať spoluprácu s Certify Integration Services, aby sa tieto pripojenia stali. Napríklad s NetSuite môžete mapovať a synchronizovať položky v NetSuite do dátových polí v certifikácii. Táto integrácia by mohla zabezpečiť väčšiu viditeľnosť rozhodnutí o výdavkoch. Umožňuje to aplikačné programové rozhranie (API) spoločnosti Certify.
Certifikácia vám umožňuje pridať priame náhrady vkladov, integráciu podnikových kariet, úhrady v cudzej mene, správy o viacerých menách a podávanie správ v reálnom čase. Denné výdavky na dochádzanie do zamestnania môžete odpočítať aj výberom kategórie vzdialenosti na dochádzanie do výkazu výdavkov. Certify vylepšil svoje vykazovacie funkcie od našej poslednej kontroly s možnosťou tlačiť podnikové informačné panely ako súbory PDF, ako aj nové zobrazenia prehľadov politiky výdavkov, aktualizácie tlačových správ a nový stĺpec s údajmi o spracovaní, ktorý bol pridaný do časti Moje správy o výdavkoch. Ďalšou užitočnou funkciou je schopnosť Certify vytvárať na stanovenom časovom pláne návrh správy, ktorú môže správa skontrolovať.
Aplikácia ukladá všetky existujúce údaje o zákazníkoch počas požadovaných siedmich rokov, ale ak sa zákazník odpojí od certifikácie, odstráni všetky údaje po 90 dňoch. Úložisko príjmu cloudu je súčasťou všetkých programov Certify. Pre zvýšenie pokoja ponúka Certify tiež službu aktivácie, ktorá umožňuje zákazníkom sťahovať kópie mesačných údajov, čo stojí 25 dolárov mesačne.
Zabezpečenie všetkých plánov Certify je komplexné, používa certifikáty Symantec Secure Sockets Layer (SSL) a spúšťa týždenné testy na posúdenie zraniteľnosti Verisign. Spoločnosť spolupracuje so spoločnosťou ControlScan na štvrťročnej a ročnej certifikácii zhody s PCI a využíva certifikované dátové centrá Rackspace SSAE 16. Certify má tiež k dispozícii aplikačné programovacie rozhranie (API) pre hlbšiu integráciu.
OCR Magic
Aplikácia pre Android je jedna z najlepších, ktoré som zažil, a jedna z najpresnejších. Na hlavnej stránke môžete buď odfotiť účtenku, alebo ručne napísať výdavky. Ak vyberiete príjem, zobrazí sa výzva na výber rozlíšenia obrázkov medzi vysokou, strednou alebo nízkou. Môžete si tiež vyzdvihnúť predtým fotografovaný obrázok z galérie telefónu. Po nasnímaní fotografie ju môžete prijať alebo odmietnuť (vo verzii pre systém Android bohužiaľ chýbajú možnosti vyčistenia, ktoré ponúka aplikácia pre iOS). Potom sa odošle na stránku Enter Expense a pomocou tlačidla automatického dopĺňania sa za pár sekúnd odčíta príjem pomocou technológie označenej ako ReceiptParse. Potom môžete vykonať akékoľvek požadované opravy. Sprievodca vyčistením vám umožní skontrolovať všetky výdavky, ktoré si vyžadujú akúkoľvek pozornosť - napríklad tie, ktoré prechádzajú povolenými nákladmi - a neskôr sa môžete vyhnúť nepríjemným prekvapeniam. Certify má tiež priamu integráciu s niekoľkými predajcami, ako je napríklad Uber.
Po zadaní potvrdení sa musíte vrátiť na hlavnú obrazovku a ručne ich zosynchronizovať pomocou tlačidla v ľavom hornom rohu.
Po zadaní všetkých vašich potvrdení alebo výdavkov môžete potom vytvoriť novú správu, skontrolovať, či niektorý z výdavkov nie je v rozpore s niektorými pravidlami, a potom správu odoslať. Ak máte viac ako jednu osobu, ktorá môže schváliť vaše výdavky, môžete si vybrať osobu, ktorej by ste ich chceli poslať. Potom ju môžete odoslať po prejdení po obrazovke, ktorá vás požiada o ohodnotenie niektorých miest, ktoré sa zobrazujú vo vašej správe o výdavkoch (napríklad v mojom prípade to boli Staples a Dunkin Donuts).
Ostatné tlačidlá na hlavnej obrazovke vám umožňujú skontrolovať a odpovedať na všetky otázky, ktoré sa týkajú vašich výdavkov, a môžete použiť cestovnú aplikáciu Certify na rezervovanie letov, hotelov, požičovní automobilov atď.
Celkovo možno povedať, že Certify je mimoriadne dobre zaokrúhlený produkt na sledovanie výdavkov, ktorý vyhovuje prostrediu SMB a bude k dispozícii s podnikovou podporou, keď bude SMB pripravený. Produkt odvedie skvelú prácu, keď si vezme administratívne a finančné požiadavky, pričom mobilný užívateľ potrebuje jednoduchosť vykazovania výdavkov na konci účtov. Z produktov, ktoré som testoval, je Certify spojený s Rydoo pre náš výber editorov ako softvér na sledovanie výdavkov, ktorý ponúka najviac pre malé a stredné podniky.
