Účtovné hodnotenie a hodnotenie

AccountingSuite je novinkou v našich každoročných revíziách účtovníctva malých firiem, ale je k dispozícii od roku 2012. AccountingSuite je niekde medzi účtovným softvérom na základnej úrovni, ktorý zvyčajne skúmame a zaraďujeme medzi aplikácie, ako sú NetSuite a Intaact. účtovnú webovú stránku, ktorú sme testovali. Jeho nástroje na sledovanie zásob sú najrobustnejšie, aké sme v tomto cenovom rozpätí videli, a služba je v čase a projektoch dosť kompetentná. Užívateľská skúsenosť by však mohla využiť nejakú prácu.

Vzhľadom na všetko, čo robí, spolu so svojimi veľkorysými možnosťami podpory, AccountingSuite je vynikajúcou voľbou pre malé podniky, ktoré sa musia posunúť nad rámec QuickBooks a sú ochotné sa naučiť, ako ich nastaviť a prispôsobiť službu pre individuálne použitie. Spoločnosť s tým môže tiež pomôcť.

Plány a ceny

AccountingSuite ponúka štyri úrovne služieb. Spúšťanie (19 dolárov mesačne) zahŕňa základné možnosti účtovania, nástroje na sledovanie projektov a času a správy pre jedného používateľa. Firma (25 dolárov mesačne) pridáva predaj, nákupy a daň z obratu pre dvoch používateľov. Za 55 dolárov mesačne obsahuje profesionálna verzia pre päť používateľov komplexnú správu zásob. Plán pre profesionálov s elektronickým obchodovaním stojí 129 dolárov mesačne pre 10 používateľov. Všetky verzie sa môžu pochváliť neobmedzeným počtom miest CPA a účtovníkmi.

Pre porovnanie, QuickBooks Online začína na svojom pláne Simple Start s 20 USD mesačne. Ďalšou úrovňou sú Essentials, ktoré pridávajú možnosti fakturácie, viacužívateľov a sledovania času za 35 dolárov mesačne. Plán Plus (60 dolárov mesačne) ponúka úplné sledovanie projektov a inventára. Sage Business Cloud Accounting začína na $ 25 za mesiac. Štartér ZipBooks je bezplatný a ponúka neobmedzené kontakty a fakturáciu, jeden bankový tok a správu výnosov a výdavkov. Wave sa tiež môže používať zadarmo, hoci účtuje transakčné poplatky.

AccountingSuite neponúka stovky doplnkov ako Xero a QuickBooks Online; bol navrhnutý tak, aby zahŕňal pokročilé funkcie bez potreby doplnkov. Integruje sa však s lídrami v odvetví, ako sú mzdy (ADP a SurePayroll), daň z obratu (Avalara), CRM (Zoho) a online platby (Stripe a Dwolla).

Vážne nastavenie

Vzhľadom na svoju hĺbku, šírku a prispôsobiteľnosť nie je AccountingSuite typom stránok, do ktorých by ste mali skočiť a vytvárať faktúry za päť minút (aj keď by ste to mohli). Ak chcete najlepší a naj individualizovanejší zážitok, mali by ste si naozaj vyhradiť veľa času na to, aby ste sa dostali na stránky.

Spoločnosť ponúka niekoľko spôsobov, ako vás sprevádzať procesom nastavenia. K dispozícii je prehľadávateľná príručka používateľa, ako aj účtovnícka akadémia. Môžete sa spojiť s odborníkmi podpory prostredníctvom rozhovoru, e-mailu a telefónu. A na domovskej stránke pracovného toku je odkaz na testovaciu spoločnosť; môžete to načítať a precvičiť pomocou funkcií stránok skôr, ako začnete zadávať vlastné živé údaje.

Prostredníctvom služby WalkMe je k dispozícii aj rozšírenie prehľadávača, ktoré vám pomôže vykonať včasné aj pokročilejšie kroky; pridáva „Ukáž mi ako!“ na navigačnú lištu nástrojov. S týmto nástrojom som zaznamenal zmiešané výsledky; niekedy to nedokončil konkrétny proces. Na pracovných obrazovkách neexistuje žiadny odkaz na pomoc a vôbec neexistujú žiadne kontextovo orientované pokyny.

Jedným z prvých miest, ktoré by ste mali zastaviť, je ponuka Nastavenia (k dispozícii na viacerých stránkach na celom webe). Tu môžete zadať preferencie pre desiatky možností na celom webe, ako sú mena, daň z obratu, predvolené účty, merné jednotky, miesta a zostavenie inventára. Pri prvom použití AccountingSuite sú niektoré funkcie vypnuté, preto je veľmi dôležité, aby ste navštívili každú časť Nastavenia. Táto služba ponúka špecializované poradenstvo, ak vykonávate inováciu z QuickBooks.

Zjednodušenie zložitosti

AccountingSuite musí do svojich obrazoviek zabaliť veľa obsahu, a to úspešne. Stále to môže byť strašne preplnené užívateľské rozhranie. Jedna možnosť domovskej stránky sa v priebehu rokov podobá domovským stránkam mnohých aplikácií pre malé podniky. Toto zobrazenie pracovného toku je rozdelené do šiestich sekcií: Predaj, Účtovníctvo / Bankovníctvo, Nákupy, Zásoby, Sledovanie projektu / času a Podpora. Každá oblasť zobrazuje farebné tlačidlá, ktoré predstavujú konkrétne úlohy alebo nástroje, ktoré sú v nej obsiahnuté. Napríklad predaj má štyri: Obchodné ponuky, predajné objednávky, faktúry a zásielky. Kliknutím na jednu z nich prejdete na tieto pracovné obrazovky.

Priamo naľavo od nej sa nachádza vertikálna navigačná tabla, ktorá zostáva v zobrazení bez ohľadu na to, kam sa na webe nachádzate, slúži ako váš hlavný sprievodca na obchádzanie. Rozdeľuje sa na rýchle menu, tržby, nákupy, zásoby, banky, účtovníctvo, projekty / čas, výkazy a zoznamy. Povedzme, že vyberiete možnosť Predaj. Zobrazia sa tri zoznamy textových odkazov. Jeden obsahuje odkazy na zoznamy súvisiacich formulárov a ďalšie nástroje (predajné faktúry, pokladničné doklady, výpisy, cenníky). Druhá sa dostanete na skutočné obrazovky na vytváranie formulárov. A tretí zobrazuje zoznam správ pre túto sekciu.

Keď budete pokračovať v práci na rôznych obrazovkách, vodorovný panel s nástrojmi v hornej časti obrazovky zobrazuje tlačidlo pre každú navštívenú stránku, aby ste sa mohli ľahko vrátiť. Kliknutím na znak x napravo od každého štítku ho zatvoríte, alebo ich môžete všetky zatvoriť naraz. V ľavom hornom rohu sa objaví prístup k štandardnej ponuke systému Windows, musíte však vedieť, že ju nájdete, pretože to nie je vôbec zrejmé. Malá žltá šípka nadol otvára vysúvacie ponuky pre operácie, ktoré sa zvyčajne nachádzajú v položkách Súbor, Upraviť a Zobraziť. Zoznam obsahuje veľmi dôležitú položku: „Nastavenia domovskej stránky“, kde určíte preferencie pre zobrazenie domovskej stránky; okrem vyššie uvedeného pohľadu Workflow sú štyri.

Vyplnenie medzier

Veľa šablón záznamov a formulárov transakcií AccountingSuite obsahuje polia bežne používané malými podnikmi. Napríklad záznamy o zákazníkoch a dodávateľoch majú polia pre kontaktné informácie a nie o nič iné. Nie sú tak dôkladní ako povedzme v zoho knihách. Formy, ako sú faktúry, sú oveľa komplexnejšie. Okrem štandardných polí, ktoré ponúkajú weby, ako sú Xero a Sage (zákazník, dátum, podmienky, číslo faktúry), existujú polia pre možnosti, ako je pôvod prepravy, spôsob dopravy, sledovacie číslo, merná jednotka a zodpovedajúce číslo predajnej objednávky. Na obrazovke faktúry môžete vidieť históriu každej transakcie a generovať dobropisy, prepravné štítky a baliace zoznamy.

Ale toto sú iba predvolené konfigurácie. AccountingSuite je neuveriteľne prispôsobiteľný, viac ako ktorýkoľvek konkurent na účtovných webových stránkach, ktoré sme skontrolovali. Kliknite na „Zmeniť formulár“ a otvorí sa okno obsahujúce desiatky možností pre aktuálny formulár alebo záznam. Môžete kliknúť pred všetky začiarknuté políčka a odstrániť ich a kliknutím pridať ďalšie, ktoré tam ešte nie sú.

Keď sa nachádzate na pracovnej obrazovke, v hornej časti stránky, na ktorú kliknete, sa nachádza najmenej jeden rad malých tlačidiel, pomocou ktorých získate prístup k súvisiacim funkciám. Napríklad na stránke Sledovanie času môžete robiť napríklad vytvorenie nového záznamu času, priloženie súborov, vygenerovanie faktúry za fakturovateľný časový blok alebo zobrazenie možností prispôsobenia formulára. Samotné formuláre, napríklad faktúry a nákupné objednávky, používajú trochu odlišný prístup k rozbaľovacím zoznamom, ktoré používate na výber vecí, ako sú zákazníci a položky. Kliknutím na šípku nadol otvoríte zoznam a získate tri možnosti. Môžete zadať hľadaný reťazec a vyhľadať požadovaný záznam, zobraziť zoznam všetkých dostupných položiek alebo vytvoriť nový za chodu.

Postupne môžete do zoznamu možností pre každé pole pridávať. Súčasťou inštalácie by však malo byť zostavenie týchto zoznamov v predstihu, ako len môžete. Po kliknutí na položku Zoznamy na ľavom zvislom paneli s nástrojmi sa zobrazia všetky typy údajov, ktoré sú k dispozícii na webe, napríklad Projekt / Úloha, Spôsob platby, Trieda a Cena. Odtiaľto môžete vytvoriť ľubovoľný počet. Kliknite napríklad na „Prepravný dopravca“ pod nadpisom Vytvoriť a zobrazí sa tabuľka so zoznamom už definovaných položiek (napríklad DHL, FedEx alebo UPS). Otvorí sa malé okno obsahujúce polia typu fill-in-the-blank pre ďalšie pridanie.

Osobitnú pozornosť si zasluhujú dve položky v tomto zozname (tie sa objavia aj po kliknutí na kartu Rýchle menu na ľavom vertikálnom paneli s nástrojmi). Customer / Vendor Central umožňuje prístup ku komplexným zoznamom zákazníkov a dodávateľov vašej spoločnosti. Zvýraznite jednu kliknutím na ňu a na pravej table obrazovky sa zobrazia príslušné transakcie. Môžete si ich podrobne rozobrať a otvoriť príslušné transakcie.

Ak máte viac zamestnancov pomocou AccountingSuite, musíte ich nastaviť, aby mohli začať pracovať. Kliknutím na Zoznam používateľov otvorte túto obrazovku a mali by ste vidieť záznam pre seba. Ak chcete pridať používateľa, kliknite na + Pridať na paneli nástrojov. Uvidíte polia s informáciami vrátane mena, e-mailu a názvu. Ďalej uvádzate, aký druh prístupu má jednotlivec v každej primárnej oblasti webu: Úplný prístup, Iba zobrazenie alebo Žiadne práva (môžete tiež začiarknuť políčko Iba správy, ktoré zobrazuje všetky ostatné položky). Je to porovnateľné s webmi, ktoré ponúka spoločnosť Xero, ale od tejto pokročilej stránky som očakával viac; napríklad povolenia, ktoré idú nadol na úroveň obrazovky.

Správy a mobil

Takáto robustná účtovná webová stránka potrebuje stálu správu, ktorá zodpovedá jej právomoci. AccountingSuite má, že aj keď jeho správy nie sú tak prispôsobiteľné ako QuickBooks Online, ani ich nie je ich toľko. Môžete vytvoriť štandardné prehľady očakávané pre každú časť webu (Nákupy, Zásoby atď.) A zložitejšie finančné správy, ktoré účtovníci zvyčajne vytvárajú a analyzujú (napríklad súvaha a výkaz ziskov a strát).

AccountingSuite v súčasnosti pracuje na aplikácii pre Android pre túto službu a spoločnosť tvrdí, že stránky sú optimalizované pre mobil. Bol som schopný získať prístup k iPadu pomocou prehliadača Chrome (Safari nie je podporované), a hoci sa otvoril na Samsung Galaxy S8, obsah bol príliš malý na to, aby som ho videl.

Hlboké nástroje, slabá pomoc a používateľské rozhranie

AccountingSuite má pôsobivú hodnotu: za svoje peniaze získate veľa funkcií a prispôsobiteľnosť. Spoločnosť je veľmi otvorená úzkej spolupráci s používateľmi pri vytváraní účtovného prostredia na mieru, aj keď AccountingSuite sa určite dá použiť tak, ako je. Chcel by som vidieť viac kontextovo citlivej pomoci a aktuálnejšiu skúsenosť používateľa, ktorá by sprevádzala všetky účtovnícke nástroje.

Celkovo je AccountingSuite odporúčanou službou pre malé podniky, ktoré potrebujú viac, ako ponúka spoločnosť Xero, najmä v oblasti sledovania zásob. Avšak pre väčšinu účtovníckych potrieb malých firiem zostáva QuickBooks Online našou voľbou editorov.